Salta al contenuto

DIRITTI E PREVENZIONE > COME TUTELARE LA TUA PRIVACY

ricerca avanzata

Diritto di accesso - Dati personali detenuti dal datore di lavoro - 23 aprile 2002 [1065065]

[doc. web. n. 1065065]

Diritto di accesso - Dati personali detenuti dal datore di lavoro - 23 aprile 2002

Costituiscono dati personali, come tali suscettibili di accesso da parte dell'interessato, sia le informazioni contenute nel fascicolo personale del lavoratore, sia quelle conservate nelle memmorie dei computer aziendali ed inerenti all'attività lavorativa dal medesimo espletata, ivi compresi i messaggi di posta elettronica.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. XY

nei confronti del

Consiglio nazionale delle ricerche, Istituto di ricerca sull’ingegneria delle telecomunicazione e dell’informazione (IRITI), Torino;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Stefano Rodotà;

PREMESSO:

Il ricorrente, ricercatore presso l’istituto Cnr Iriti di Torino, riammesso in servizio in data 5 febbraio 2002 dal Tribunale di Torino con provvedimento ex art. 700 c.p.c., dopo che il predetto Istituto aveva ritenuto concluso alla data del 31 dicembre 2001 il contratto di lavoro dello stesso, lamenta di non avere ricevuto completo riscontro ad una istanza, presentata ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675, con la quale aveva chiesto di accedere al proprio fascicolo personale detenuto dall’Istituto contenente "valutazioni sulla propria attività scientifica e sulla propria persona", nonché a tutti i propri dati personali contenuti nei computer utilizzati fino al 31 dicembre 2001. L’interessato aveva altresì chiesto che tutte le informazioni contenute nei medesimi computer non venissero "rese accessibili, visionate o diffuse" senza il proprio consenso.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675/1996 l’interessato ha ribadito le proprie richieste con particolare riferimento all’esistenza di un fascicolo a proprio nome, nonché all’esigenza di salvaguardare i dati contenuti nei file "in corso di back-up" di cui viene altresì richiesta la successiva cancellazione.

All'invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità con nota del 4 aprile 2002, il direttore dell’istituto Cnr Iriti di Torino ha risposto con nota anticipata via fax l’11 aprile 2002 nella quale ha precisato:

  • di non essere mai stato designato quale responsabile del trattamento;
  • di conservare "in apposito fascicolo i documenti relativi alla carriera" dell’interessato che potrà avere accesso al fascicolo "nelle forme di legge";
  • che solo uno dei computer cui l’interessato ha fatto riferimento era in uso esclusivo allo stesso, mentre gli altri erano utilizzati, nei laboratori o in altri locali dell’istituto, anche da altre persone;
  • gli strumenti ed i beni dell’istituto possono essere utilizzati solo per finalità istituzionali;
  • prima della scadenza del contratto di lavoro con il Cnr l’interessato avrebbe dovuto procedere al salvataggio delle informazioni contenute nei computer consegnandole poi al direttore dell’istituto in quanto "di esclusiva proprietà del CNR".

L’interessato ha inviato una memoria in data 16 aprile 2002 nella quale ha, tra l’altro, sostenuto:

  • di non essere mai stato nominato incaricato del trattamento e di non aver mai ricevuto disposizioni in ordine alla salvaguardia ed al trattamento dei dati;
  • che i "dati personali che eventualmente dovessero essere rinvenuti nel corso delle procedure di back-up in corso dovranno essere salvati su apposito supporto di memoria in unica copia, consegnati al ricorrente e poi cancellati dall’hard disk".

Le posizioni delle parti sono state ribadite nel corso dell’audizione del 19 aprile 2002.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne l’accesso ai dati personali di un dipendente di un istituto di ricerca, con riferimento sia alle informazioni allo stesso relative contenute nel fascicolo personale detenuto presso gli uffici amministrativi dell’ente, sia ai dati personali comunque conservati in forma automatizzata nella memorie dei computer utilizzati dall’interessato medesimo presso le strutture di ricerca dell’istituto Cnr Iriti di Torino.

Il ricorso deve essere accolto in ragione del riscontro incompleto fornito, alla data odierna, dal titolare del trattamento.

La nozione di dato personale, adottata dall’art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996 e dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE riguarda espressamente "qualunque informazione" relativa all’interessato riportata in supporti di ogni tipo (cartaceo e automatizzato) e conservata o meno in archivi. Ciò con riferimento sia a dati di tipo amministrativo riferiti alla carriera del dipendente, sia ad eventuali altri tipi di dati personali relativi all’interessato conservati nei computer dell’Istituto e relativi ad attività di lavoro dallo stesso esercitate, ivi compresi i messaggi di posta elettronica.

I dati personali oggetto della richiesta di accesso rientrano in tale categoria ed è pertanto legittima la richiesta dell’interessato di venirne a conoscenza ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675.

Il medesimo art. 13 e l’art. 17 del d.P.R. n 501/1998 obbligano il titolare e il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest’ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L’accesso rende quindi necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative all’interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Quando l’estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, anche in ragione della loro grande quantità, l’adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi il provvedimento dell’11 gennaio 2001, in Bollettino del Garante n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, il titolare del trattamento (in persona del direttore dell’istituto Cnr Iriti di Torino) dovrà consentire nelle forme predette l’accesso ai dati personali dell’interessato contenuti nei fascicoli che lo riguardano, permettendo allo stesso di acquisire copia di tutti i dati personali anche mediante la suindicata modalità dell’esibizione e/o consegna dei documenti che li contengono, e rendendo non intelligibili eventuali altri dati personali riferiti a terzi.

Dovrà essere altresì consentito l’accesso completo ai dati personali del ricorrente eventualmente contenuti nelle memorie dei computer dell’istituto (la cui estrazione risulta già in corso). L’accesso a tutti i predetti dati (anche in considerazione della mole degli stessi, in particolare per quanto concerne i dati in formato automatizzato eventualmente conservati nelle memorie) dovrà avvenire entro un termine che appare congruo fissare al 30 giugno 2002.

Questa Autorità, sulla base della documentazione acquisita nel corso della presente procedura, valuterà con autonomo procedimento ai sensi dell’art. 31, comma 1, lettera b), della legge n. 675, alcuni altri aspetti legati alla corretta applicazione della legge n. 675 e del d.P.R. n. 318 del 1999.

Esula, invece, dall’oggetto del presente procedimento la valutazione di altre pretese del ricorrente estranee alla protezione dei dati personali in ordine alle informazioni ed alle ricerche scientifiche eventualmente comprese nelle memorie dei predetti computer (anche in riferimento agli eventuali diritti sulle opere dell’ingegno), come pure l’esame dei profili relativi all’uso improprio da parte del ricorrente delle apparecchiature di proprietà dell’istituto Cnr Iriti di Torino.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

accoglie il ricorso e ordina a Cnr Iriti di Torino di corrispondere entro il 30 giugno 2002 alle richieste dell’interessato nei termini di cui in motivazione, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all’Ufficio del Garante.


Roma, 23 aprile 2002

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli