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Provvedimento del 15 novembre 2004 [1102939]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1102939
Data:
15/11/04
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 1102939]

 Provvedimento del 15 novembre 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato da Nadia Giovanna Di Filippo

nei confronti di

Collabora Engineering S.p.A. rappresentata e difesa dall'avv. Massimo Togna;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

La ricorrente ha formulato un'istanza ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice, con la quale ha chiesto "il rilascio in copia" dei dati personali che la riguardano detenuti da Collabora Engineering S.p.A. (società presso la quale l'interessata lavora), compresi quelli raccolti da Master Wheel Associati s.r.l. in occasione di un "corso tenutosi a l'Aquila nel settembre 2002".

Ritenendosi insoddisfatta del riscontro, l'interessata ha presentato ricorso ai sensi dell'art. 145 del Codice con il quale ha ribadito l'istanza chiedendo anche di porre a carico della controparte le spese del procedimento.

All'invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 10 settembre 2004 ai sensi dell'art. 149 del Codice, la società ha risposto in data 5 ottobre 2004 affermando di aver già provveduto, con il riscontro dell'8 giugno 2004, a comunicare all'interessata i dati personali che la riguardano. La resistente ritiene di non poter consentire l'accesso ai dati contenuti nella "relazione attitudinale" elaborata dalla società Master Wheel ritenendo applicabile al caso di specie l'art. 8, comma 4, del Codice. Ha poi affermato che "la relazione valutativa (…) deve includersi tra gli strumenti di cui la società ha inteso dotarsi, nella fase di start-up d'impresa, per addivenire ad una valutazione delle risorse umane integranti l'organico societario"; la società stessa non avrebbe però "mai utilizzato (…) l'elaborato valutativo della Master Wheel (…), privilegiando piuttosto criteri di assegnazione delle risorse umane più oggettivi e di più immediata evidenza, quali il luogo di residenza, il titolo di studio e le esperienze professionali precedentemente acquisite".

La società ha confermato la propria disponibilità nei confronti dell'interessata in ordine ad eventuali chiarimenti relativi "alla cartella matricolare che la riguarda".

Con nota pervenuta il 14 ottobre 2004, la ricorrente ha affermato che durante un incontro con alcuni rappresentanti della società resistente le è stato "di nuovo" negato l'accesso alle informazioni che la riguardano contenute nelle schede valutative elaborate da Master Wheel Associati s.r.l.

Con nota inviata via fax il 15 ottobre 2004, la resistente ha ribadito di aver fornito all'interessata "un prospetto sintetico recante la completa e dettagliata indicazione di tutti i dati personali" che la riguardano in data 8 giugno 2004. Con riferimento alla richiesta di ottenere copia dei dati "elaborati dalla Master Wheel", ha dichiarato:

  • che tale richiesta "si riferiva evidentemente ai report individuali (…) commissionati" a tale società, allo scopo di "tracciare un bilancio delle competenze del personale" alle proprie dipendenze;
  • di non aver "mai aperto i plichi contenenti le schede valutative elaborate dalla Master Wheel, che sono tuttora conservati in apposito plico sigillato (…)", poiché "era stato concordato con le rappresentanze sindacali che l'inquadramento del personale sarebbe stato guidato esclusivamente da criteri oggettivi relativi al titolo di studio posseduto (…)".

Con memoria pervenuta il 25 ottobre 2004, l'interessata ha ribadito la richiesta volta a completare l'accesso ai dati personali che la riguardano, con particolare riguardo a quelli contenuti nella relazione valutativa redatta dalla Master Wheel Associati s.r.l.; ha altresì reiterato la richiesta di rimborso delle spese sostenute per il procedimento.

In merito a tale replica la società resistente, con nota inviata via fax il 12 novembre 2004, ha ribadito quanto già sostenuto nei precedenti riscontri ed ha aggiunto che "non potrebbe, d'altronde, esser rilasciato in copia neppure il risultato del procedimento valutativo svolto dalla Master Wheel", dal momento che l'apertura del plico sigillato comporterebbe a suo avviso "considerevoli oneri organizzativi ed economici, dovuti alla necessità di reperire e retribuire personale adeguatamente qualificato". Nelle procedure di assessment, ha aggiunto, è prassi generalizzata che "la fase (…) di "restituzione" dei risultati della valutazione sia curata esclusivamente da personale specializzato(tecnici psicologi), (…)". La resistente ha infine affermato che "l'atteggiamento, a dir poco diffidente, della ricorrente non lascia prevedere una sua spontanea collaborazione nel sostenere le ingenti spese di estrazione dei dati (…)".

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne una richiesta di accesso formulata dalla ricorrente nei confronti di un datore di lavoro, con particolare riferimento ad alcuni dati personali relativi a test ed altre operazioni valutative delle attitudini e delle competenze cui l'interessata era stata sottoposta nel corso dell'anno 2002.

La richiesta della dipendente di accedere ai dati che la riguardano avanzata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice è legittima e alla stessa il datore di lavoro, in qualità di titolare del trattamento, è tenuto a fornire senza ritardo un riscontro idoneo nel rispetto delle modalità indicate nell'art. 10 del Codice.

La resistente ha fornito un riscontro parziale alla richiesta dell'interessata, mettendo a disposizione della stessa una scheda riepilogativa contenente una serie di informazioni relative al rapporto di lavoro e consentendo poi all'interessata medesima di visionare, presso la sede della società resistente, i documenti contenuti nella "cartella matricolare".

In relazione a quanto provveduto con questi riscontri deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice.

Il ricorso deve essere invece accolto per quanto concerne la richiesta della ricorrente di accedere ai dati personali che la riguardano contenuti nei "report individuali" elaborati dalla Master Wheel Associati s.r.l. Si tratta anche in questo caso di informazioni, anche di carattere valutativo, che rientrano nel concetto di dato personale (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice) e alle quali l'interessata ha diritto di accedere. Come risulta dalla stessa documentazione prodotta dalla resistente (vedi, ad esempio, la nota della società Master Wheel Associati s.r.l. allegata alla memoria inviata in data 15 ottobre 2004) l'operazione di valutazione delle risorse umane presenti nell'ambito di Collabora Engineering S.p.A. ha dato luogo alla raccolta ed alla successiva elaborazione di dati della ricorrente che sono oggetto di attuale trattamento, sia pure sotto eventuale forma di sola conservazione. Contrariamente a quanto sostenuto dalla resistente, non trova applicazione nella fattispecie in esame l'ultimo periodo del comma 4 dell'art. 8 del Codice che ha riguardo non all'esistenza di dati personali chiaramente riferiti alla ricorrente (come nel caso de quo), quanto all'eventuale presenza di indicazioni volte a suggerire condotte che potrebbero o dovrebbero essere tenute dal titolare, oppure l'indicazione di decisioni che lo stesso è in via di assunzione ed è quindi in procinto di adottare (profilo questo che, nella fattispecie in esame, appare chiaramente escluso, vista la manifestata volontà del titolare del trattamento di non avvalersi dei dati valutativi in questione per le operazioni di riorganizzazione del personale).

Nel caso di specie, l'interessata ha chiesto non la rettificazione o l'integrazione di dati personali di tipo valutativo (precluse dal citato art. 8, comma 4), ma solo l'accesso a tali dati. Si tratta di dati personali che, per espressa precisazione della resistente (memoria del 15 ottobre 2004), sono contenuti all'interno di materiale che "contiene esclusivamente valutazioni soggettive, formulate (…) con l'utilizzo di metodi scientifici", la cui futura utilizzazione è del tutto ipotetica ("in attesa di un eventuale nuovo indirizzo di politica del personale che ne renda utile l'esame"), e "attualmente sospesa a tempo indeterminato".

In relazione ai dati personali dell'interessata contenuti nei predetti report valutativi, il ricorso va quindi accolto e la resistente dovrà completare il riscontro fornito, entro il 10 marzo 2005, comunicando alla ricorrente i dati personali in questione nei soli modi previsti dall'art. 10 del Codice (e con eventuale applicazione della modalità prevista dall'art. 150, comma 5, del Codice, in particolare per quanto riguarda l'eventuale presenza anche di indicazioni di condotte da tenersi), dando conferma, entro la medesima data, all'interessata e a questa Autorità dell'avvenuto adempimento.

L'ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento è determinato, ai sensi dell'art. 150, comma 3, del Codice, nella misura forfettaria di euro 250, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Tale ammontare è posto in misura pari a 150 euro a carico di Collabora Engineering S.p.A., previa parziale compensazione ai sensi del predetto art. 150, comma 3, per giusti motivi legati al riscontro fornito dopo la presentazione del ricorso.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso limitatamente alla richiesta della ricorrente di accedere ai dati personali contenuti nei documenti formati nell'ambito dei test valutativi svolti da Master Wheel Associati s.r.l., e ordina alla società resistente di aderire a tale richiesta nei termini di cui in motivazione;

b) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso con riferimento ai dati personali già comunicati alla ricorrente;

c) determina nella misura forfettaria di euro 250 l'ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che è posto in misura pari a 150 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico della resistente, la quale dovrà liquidarlo direttamente a favore della ricorrente.

Roma, 15 novembre 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli