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Parere sullo schema tipo di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari delle assemblee regionali, dei consigli regionali e dei...

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[doc. web n. 1210939]
[v. Provv. 12 giugno 2008

Parere sullo schema tipo di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari delle assemblee regionali, dei consigli regionali e dei consigli delle province autonome - 29 dicembre 2005

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI


Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema tipo di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso le regioni (limitatamente alle assemblee o consigli regionali) e alle province autonome (limitatamente ai consigli) presentata dalla Conferenza dei presidenti dell´assemblea, dei consigli regionali e delle province autonome (prot. n. 102/AT/2005);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;


PREMESSO:


La Conferenza dei Presidenti dell´assemblea, dei consigli regionali e delle province autonome ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema tipo di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari svolti presso le regioni (limitatamente a quelli effettuati da assemblee o consigli regionali) e le province autonome (limitatamente a quelli effettuati dai consigli).

Il documento costituisce lo schema tipo in conformità al quale le regioni-assemblee o consigli regionali- e le province autonome-consigli possono adottare i propri atti regolamentari al fine di poter lecitamente trattare i dati sensibili e giudiziari. L´adozione di un regolamento conforme allo schema tipo valutato positivamente in questa sede dal Garante, non rende necessario chiedere all´Autorità il parere ai sensi dell´art. 20, comma 2, del Codice.

Le regioni e le province autonome dovranno invece sottoporre all´Autorità uno schema di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari e chiedere al Garante un parere specifico, solo se apporteranno modifiche sostanziali o integrazioni non formali riguardanti il trattamento di dati personali, oppure lo svolgimento di operazioni non considerati in questo o in altro schema tipo.

OSSERVA:


1. Considerazioni introduttive
Considerata la struttura della deliberazione prevista per i singoli regolamenti da adottare a livello regionale in conformità allo schema tipo, si ravvisa la necessità di integrarne o modificarne il preambolo:

a) dando atto che il regolamento è conforme allo schema tipo oggetto del presente parere;

b) menzionando le garanzie previste per i dati sensibili e giudiziari, evidenziando in particolare che i tipi di dati individuati con il regolamento vanno trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza ed indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie quando la raccolta non avvenga presso gli interessati, e che la comunicazione e la diffusione sono ammesse se indispensabili per adempiere agli obblighi o per svolgere i compiti indicati;

c) espungendo dal medesimo preambolo e dall´art. 1 (v. anche la relazione di accompagnamento dello schema) i riferimenti che prevedono un atto deliberativo di identificazione della qualità di titolare del trattamento dei dati che non forma oggetto dell´identificazione prevista con il regolamento in esame riguardante unicamente i tipi di dati sensibili e le operazioni eseguibili (art. 20 del Codice);

d) in relazione a quanto specificato nelle "avvertenze per la consultazione" riportate in calce allo schema tipo, sostituendo il termine "automatizzato" con "informatizzato".

Devono essere infine integrati i riferimenti che, in calce alle descrizioni del trattamento riportate nelle schede relativamente al "flusso informativo", menzionano la possibilità di dettagliare ulteriormente le procedure ivi indicate "sulla base della normativa regionale/provinciale in materia", precisando che eventuali adattamenti che apportino modifiche sostanziali od integrazioni non formali possono essere apportate solo previo parere conforme del Garante.
 
2. Nomine e designazioni (scheda n. 1)
Le finalità di interesse pubblico perseguite nella designazione e nomina di rappresentanti in commissioni, enti e uffici regionali sono riconducibili all´art. 65 del Codice, anziché al relativo art. 66, che si riferisce invece agli specifici trattamenti effettuati in materia tributaria. Occorre pertanto espungere il riferimento all´art. 66 dalla scheda n. 1.

Con riferimento alle comunicazioni individuate, si evidenzia che il dare conoscenza ai singoli consiglieri delle candidature proposte o delle nomine disposte nello svolgimento di attività relative a nomine e designazioni di competenza dell´assemblea o del consiglio regionale è un´informativa interna all´organo-consiglio che non configura un´operazione di "comunicazione" ai sensi dell´art. 4, comma 1, lett. l) del Codice.
 
3. Rapporto di lavoro con il personale (scheda n. 2)
Le operazioni di comunicazione devono essere individuate anche per categorie di casi, ma specificamente, evidenziando le finalità perseguite ed eventuali basi normative; nella parte della scheda n. 2 che si riferisce alla comunicazione deve essere pertanto perfezionato il generico richiamo alla possibilità di effettuare le medesime operazioni "anche sulla base di altre normative di settore", precisando che esse devono necessariamente svolgersi per perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico oggetto della scheda in esame.
 
4. Assicurazione rischi di morte, invalidità permanente e temporanea, dipendenti da infortunio o infermità e assicurazione invalidità dei consiglieri e assessori regionali in carica (scheda n. 3)
Occorre specificare che la comunicazione alla compagnia assicurativa dei dati sanitari di consiglieri ed assessori regionali, ai fini della denuncia del verificarsi di eventi coperti dalle relativa polizza, viene effettuata solo in attuazione di specifici obblighi contrattuali o qualora l´interessato ne abbia fatto richiesta.
 
5. Attività di tutela amministrativa e giudiziaria (scheda n. 5)
Le operazioni di comunicazione devono essere individuate specificatamente, evidenziando le finalità perseguite e l´eventuale base normativa. Non è, pertanto, sufficiente un richiamo generico alla possibilità di effettuare operazioni di comunicazione, in relazione alle attività di tutela amministrativa e giudiziaria, nei confronti delle categorie di destinatari che sono stati indicati.

6. Verifica elettorato passivo e requisiti per l´esercizio del mandato (scheda n. 9)
Nelle fonti normative che legittimano i trattamenti indicati nella scheda occorre menzionare anche la legislazione statale che stabilisce i princìpi fondamentali concernenti i casi di ineleggibilità e di incompatibilità dei consiglieri regionali (l. 2 giugno 2004, n. 165 recante "disposizioni di attuazione dell´articolo 122, primo comma, della Costituzione").

Si segnala l´esigenza di evidenziare (considerata la delicatezza della diffusione individuata nella scheda con riferimento ai dati relativi all´adesione dei consiglieri ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale) la necessità di verificare, prima della diffusione, il rispetto delle cautele previste dal Codice per prevenire l´indebita diffusione di dati sensibili (art. 65, comma 5).


7. Documentazione dell´attività istituzionale (scheda n. 11)
Nella descrizione del trattamento, fermo restando il richiamato rispetto del quadro di garanzie previsto dall´art. 65, comma 5 del Codice, è necessario fare riferimento alle ulteriori garanzie previste dal Codice volte a prevenire l´indebita diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute degli interessati (artt. 22, comma 8), con particolare riferimento alla possibilità di divulgarli tramite le registrazioni dei lavori del consiglio (o assemblea legislativa) tramite reti informatiche, telematiche e con trasmissioni televisive.

In conclusione, il Garante esprime parere favorevole allo schema tipo esaminato a condizione che siano rispettate le indicazioni sopra formulate nei punti da 1 a 7 cui le amministrazioni richiedenti sono tenute a conformarsi.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema tipo di regolamento predisposto dalla Conferenza dei Presidenti dell´assemblea, dei consigli regionali e delle province autonome a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 7 del presente parere, riguardanti:

  • le modifiche al preambolo e all´art. 1 riguardo alla conformità allo schema tipo, alla menzione delle garanzie previste per i dati sensibili e giudiziari, all´espunzione dei riferimenti inerenti all´identificazione del titolare del trattamento, al termine "automatismo" e ai riferimenti inerenti il dettaglio delle procedure nelle schede riguardanti il "flusso informativo";
  • l´eliminazione del riferimento all´art. 66 del Codice (scheda n. 1);
  • l´individuazione più specifica delle finalità perseguite e dell´eventuale base normativa delle comunicazioni di dati attinenti al rapporto di lavoro (scheda n. 2);
  • la specificazione dei casi di comunicazione a compagnie assicurative di dati sanitari di consiglieri e assessori regionali (scheda n. 3);
  • l´individuazione più specifica delle operazioni di comunicazione nei confronti di categorie di destinatari in relazione alle attività di tutela amministrativa e giudiziaria (scheda n. 5);
  • la verifica, prima della diffusione, del rispetto delle cautele per prevenire l´indebita diffusione di dati sensibili in relazione alla pubblicità dell´attività istituzionale e l´indicazione delle disposizioni legislative concernenti i casi di ineleggibilità e di incompatibilità dei consiglieri regionali (scheda n. 9);
  • la verifica, prima della diffusione, del rispetto delle cautele per prevenire l´indebita diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute degli interessati in relazione alla pubblicità dell´attività istituzionale (scheda n. 11).

Roma, 29 dicembre 2005


IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli