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3. Il Garante - Relazione 1999 - 3 maggio 2000

3.5. Attività ispettive e applicazione di sanzioni amministrative

3.5.1. Poteri di accertamento
Al fine di illustrare l´attività svolta in tale ambito nel corso del 1999, è opportuno ricordare che per consentire al Garante di esercitare le funzioni di controllo e di vigilanza enumerate e descritte nell´articolo 31, la legge n. 675/1996 riconosce all´Autorità un complesso di poteri di accertamento anche di tipo "collaborativo".

I poteri di tipo "collaborativo" sono rappresentati, in particolare, dalla richiesta di informazioni e di esibizione di documenti (articolo 32, comma 1), nonché dagli accessi alle banche dati, dalle verifiche e dalle ispezioni effettuati con l´assenso scritto ed informato del titolare o del responsabile del trattamento (art. 15, comma 1, d.P.R. n. 501/1998).

Altri accertamenti previsti dall´articolo 32, comma 2, hanno invece una necessaria natura autoritativa e carattere di esecutività. Essi consistono, parimenti, in accessi alle banche dati con ispezioni, verifiche e altre rilevazioni utili al controllo della regolarità dei trattamenti di dati personali.

In via generale, l´accesso permette di entrare in determinati luoghi e uffici e di soffermarvisi anche senza o contro il consenso di chi ne ha la disponibilità, al fine di eseguirvi le operazioni consentite dalla legge. L´articolo 32 delimita il potere di accesso in primo luogo in riferimento alle banche dati ed ai luoghi ove si svolge il trattamento, permettendo però di disporre accessi, ispezioni e verifiche anche in altri luoghi "nei quali occorre effettuare rilevazioni comunque utili" al controllo del rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali.

Sono, invece, classificabili come ispezioni le attività amministrative di ricerca, analisi, osservazione, ricognizione, ecc. che, condotte nell´ambito delle prassi degli uffici pubblici, mirano ad accertare la liceità e la legittimità di una determinata situazione. Per l´Autorità, il contenuto autoritativo ed esecutivo dell´atto si sostanzia nel potere di pretendere dalla parte la visione, diretta consultazione ed eventuale disponibilità della cosa, nonché -in caso di rifiuto, ritardo o, comunque, mancato o inesatto adempimento- di procedere coattivamente alla sua acquisizione eventualmente necessaria.

I soggetti interessati agli accertamenti sono tenuti a norma di legge a farli eseguire (art. 32, comma 4, legge n. 675/1996) e devono anche prestare la collaborazione necessaria per eseguire l´accertamento (art. 15 comma 5, d.P.R. n. 501/1998). L´accertamento è poi eseguito anche in caso di rifiuto e le eventuali spese (ad esempio, per la remunerazione di un fabbro o di un tecnico informatico) sono poste a carico del titolare del trattamento (articolo 15, comma 5, cit.). Devono invece essere considerate a parte le ipotesi nelle quali si rinvengano, all´interno degli uffici, armadi, borse e casseforti chiusi, pieghi sigillati, ripostigli non accessibili, ecc. In tali casi, per procedere coattivamente all´ispezione, debbono sussistere elementi dai quali desumere che, al loro interno, si trovino elementi utili per la verifica dell´osservanza delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali eventualmente reinvenibili nell´andamento generale.

Il potere di verifica consiste invece nell´esecuzione di tutte quelle operazioni che, specie a seguito dell´acquisizione della disponibilità di una cosa, di un documento, di un registro, ecc. consentono di controllarne la rilevanza ai fini del controllo, l´autenticità, la validità, la regolarità, la conformità alle norme di legge, ecc. Anche la verifica, perciò, presuppone una qualche collaborazione del soggetto verso cui è diretta, oppure l´esercizio del potere di apprensione.

Negli accertamenti del Garante le verifiche vengono effettuate in modo particolare sulla base di un riscontro delle notizie che hanno dato origine all´accertamento sul trattamento, sugli archivi e sulle banche dati, siano esse esibite spontaneamente o acquisite attraverso l´esercizio del potere di ispezione. A tale scopo, è possibile effettuare rilievi, estrarre fotocopie, copiare files e procedere ad altre operazioni tecniche di varia natura.

Con riferimento alla possibile attivazione dalla procedura in esame, questa si sostanzia come ispezione disposta d´ufficio o avviate a seguito di segnalazione, reclamo o ricorso.

Le prime traggono origine da autonome iniziative dell´Autorità finalizzate alla tutela di interessi, di regola, non personalizzati (si vedano, in particolare, i compiti di vigilanza e controllo indicati alle lettere b), f) e p) dell´articolo 31). Sono le ipotesi, ad esempio, degli accertamenti eseguiti motu proprio a seguito di notizie apparse su organi di informazione, o di attività di cooperazione internazionale, ovvero, ancora, degli accertamenti avviati per conoscere lo stato di attuazione della normativa in determinati settori pubblici e privati.

Le ispezioni a seguito di segnalazioni, reclami o ricorsi presentati da soggetti esterni sono, invece, finalizzate alla tutela di diritti e interessi più facilmente soggettivizzabili, ai quali fanno maggiormente riferimento, in particolare, i compiti di cui alla lettera d) dell´articolo 31.

La scelta delle procedure da adottare nel caso concreto dipende strettamente dallo specifico fine istituzionale da raggiungere ed è comunque informata ai principi di proporzionalità, adeguatezza, gradualità. In linea di massima, i poteri ispettivi del comma 2 sono utilizzati, in qualunque fase del procedimento, quando si ritenga inutile o pregiudizievole (ad esempio, per il pericolo di distruzione degli elementi di prova) attivare taluno degli strumenti di tipo collaborativo. Le ipotesi più frequenti riguardano ad esempio i casi di inottemperanza alle richieste di informazioni e di esibizione di documenti, ovvero le ipotesi di risposte incomplete o ritenute non veritiere fornite all´Ufficio.

Gli accertamenti di tipo autoritativo sono subordinati alla preventiva concessione di un´autorizzazione da parte del presidente del tribunale competente per territorio. Si tratta, come osservato in dottrina, di un atto di partecipazione dell´autorità giudiziaria al procedimento amministrativo che investe la legittimità e non il merito del provvedimento, il quale rimane invece di competenza del Garante anche per quanto riguarda l´eventuale necessità di avvalersi della collaborazione di altri organi dello Stato (art. 32, comma 2, legge n. 675/1996).

352. Controllo dei trattamenti e accertamento delle violazioni
Le attività ispettive del Garante rientrano nell´ambito di procedimenti amministrativi finalizzati al controllo della liceità e della correttezza dei trattamenti, ai quali si applicano le disposizioni della legge 7 agosto 1990, n. 241, con particolare riferimento alle norme del capo III, in tema di responsabile del procedimento, e del successivo capo IV, in tema di partecipazione al procedimento amministrativo.

L´avvio del controllo può essere preceduto da una fase preistruttoria nel corso della quale l´Ufficio esamina gli elementi disponibili e può acquisirne ulteriori, anche mediante richieste di informazioni o di esibizione di documenti. Nei casi in cui è necessario procedere nei modi di cui all´art. 32, comma 2, il collegio adotta apposita deliberazione sulla base di un´articolata proposta dell´Ufficio, il quale segue i rapporti con la presidenza del tribunale competente per l´autorizzazione eventualmente necessaria ed esegue il controllo. Si provvede anche alla designazione del personale che effettua il sopralluogo e del responsabile del procedimento amministrativo, nonché al formale avvio del procedimento amministrativo.

All´atto dell´intervento, viene consegnata alla parte una comunicazione anche ai sensi della legge n. 241/1990, mentre notizie del procedimento vengono inviate ai soggetti legittimati ad intervenirvi.

Può accadere peraltro che nel corso dell´intervento siano constatate le violazioni amministrative previste dall´articolo 39 della legge n. 675/1996 o alcuno degli illeciti penali previsti dai precedenti articoli 34-37.

Per le prime si procede in conformità alle disposizioni della legge 24 novembre 1981, n. 689. In particolare, la violazione viene rilevata in un apposito atto di contestazione al suo autore, nel termine di 90 giorni dall´accertamento (360 per i residenti all´estero). Successivamente, qualora non sia pervenuto il pagamento in misura ridotta, l´Ufficio procede all´inoltro del rapporto all´Autorità per l´emissione dell´ordinanza-ingiunzione. Nei casi di rilevazione di fatti costituenti invece reato, il responsabile degli accertamenti procede con i poteri di polizia giudiziaria, secondo le disposizioni del codice di procedura penale, assicurando le fonti di prova, identificando l´indagato e i testimoni e dando attuazione a quanto necessario affinché il reato non venga portato ad ulteriori conseguenze.