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Trattamenti di dati sensibili e giudiziari presso il Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali - 19 ottobre 2006 [1356259]

[doc. web n. 1356259]

[v. anche Parere 8 febbraio 2007]

Trattamenti di dati sensibili e giudiziari presso il Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali - 19 ottobre 2006

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visti gli articoli 20, comma 2, e 154, commi 1, lett. g), e 5, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari presentata dal Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali in data 28 settembre 2006;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSA:

Il Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari da esso effettuati.

Il Ministero, al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili e giudiziari solo in base ad un'espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare unicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con un atto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

A tale scopo, il Ministero è tenuto ad adottare un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante.

Il documento che identifica i tipi di dati e di operazioni eseguibili dal Ministero, il quale ne effettua il trattamento in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi, viene sottoposto al parere dell'Autorità ai sensi dell'art. 20, comma 2, del Codice.

OSSERVA:

1. Considerazioni generali
Nell'articolato va espunto il riferimento alle operazioni di interconnessione e raffronto con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal Ministero, che non sono previste nelle schede allegate allo schema (art. 2, commi 3 e 4). Ciò, salvo che si tratti di un'erronea compilazione delle medesime schede che dovranno in tal caso, previa documentata valutazione dell'indispensabilità di tali operazioni, essere integrate e sottoposte al Garante per un nuovo parere.

2.  Tipi di dati
Con riferimento alle tipologie di dati menzionate, nello schema di regolamento in esame, si rileva che non risultano individuate alcune informazioni essenziali per svolgere le attività istituzionali indicate nel predetto schema.

A titolo esemplificativo, si segnala l'eventualità che risulti indispensabile, nell'ambito della gestione del rapporto di lavoro, trattare dati idonei a rivelare le convinzioni religiose dell'interessato –dati che, invece, sono menzionati nella descrizione sintetica del trattamento- nel caso in cui lo stesso richieda, per ragioni attinenti all'appartenenza a determinate confessioni, la concessione di particolari permessi come quelli previsti dalla legge 8 marzo 1989, n. 101 (cfr. schede nn. 1A e 1B).

Si evidenzia altresì la possibilità che possa rendersi indispensabile, per l'attività di riconoscimento di particolari benefici, utilizzare dati idonei a rivelare l'origine etnica degli interessati, ove questi ultimi richiedano l'applicazione della legge 24 maggio 1970, n. 336 in favore di internati e prigionieri di guerra e di loro congiunti (cfr. schede nn. 2A e 2B). Tali dati, insieme a quelli idonei a rivelare l'origine razziale, non risultano inoltre indicati nella scheda n. 5 concernente le attività di gestione del contenzioso, pur essendo suscettibili di venire in rilievo nelle svariate fattispecie che possono interessare tali attività.

Valuti pertanto l'amministrazione richiedente se sia necessario integrare lo schema con un riferimento alle suddette categorie di dati. Nel solo caso in cui da tale valutazione detta esigenza emerga, lo schema integrato dovrà essere sottoposto nuovamente al parere del Garante, evidenziando le nuove tipologie di dati che dovranno essere in tal caso delimitate rigorosamente nel rispetto del principio di stretta indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).

Dalla sintetica descrizione del trattamento non risulta, inoltre, comprovata l'indispensabilità dell'utilizzo dei dati di carattere giudiziario nell'ambito dei procedimenti relativi alla gestione delle indennità per il personale (schede nn. 2A e 2B). Occorre quindi valutare nuovamente tale indispensabilità e, in caso di esito positivo della valutazione, documentarla adeguatamente, sottoponendo le schede così integrate al Garante per un nuovo parere, schede nelle quali dovrà altrimenti espungersi il riferimento ai predetti tipi di dati.

3. Operazioni eseguibili
Con riferimento alle operazioni eseguibili, si osserva che le operazioni di comunicazione a terzi sono considerate tra quelle che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato; esse, pertanto, devono essere delimitate rigorosamente alla luce del principio di indispensabilità ed individuate nello schema in modo più specifico, evidenziando le finalità di volta in volta perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto.

In particolare, le operazioni di comunicazione "per ricompense al valore e merito civile ad altre amministrazioni" sono indicate in modo generico, senza menzionare, anche per categorie, i destinatari del flusso e le basi normative eventualmente esistenti (scheda n. 4).

In relazione poi, all'attività di gestione del contenzioso, non risulta comprovata dalla sintetica descrizione del trattamento l'indispensabilità dell'operazione di comunicazione nei confronti delle "CCIAA per affidamento servizi per attività di istituto" (scheda n. 5). Occorre pertanto verificare tale indispensabilità e, in caso di esito positivo della valutazione, documentarla adeguatamente, sottoponendo la scheda così integrata al Garante per un nuovo parere, scheda nella quale dovrà altrimenti espungersi il riferimento alla comunicazione medesima.

4. Conclusioni
Il Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali è invitato a conformare lo schema in esame alle indicazioni formulate nei punti da 1 a 3 e nel presente punto, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime, e che l'individuazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con un atto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell'art. 20, comma 2, del Codice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

PER QUESTI MOTIVI, IL GARANTE:

ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema di regolamento predisposto dal Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali, a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 4, riguardanti:

  • l'espunzione nell'articolato dei riferimenti alle operazioni di interconnessione e raffronto con altre informazioni sensibili e giudiziarie;
  • la verifica relativa all'eventuale utilizzo di ulteriori tipi di dati rispetto a quelli individuati, indispensabili a realizzare le attività connesse alla finalità di gestione del rapporto di lavoro, del contenzioso e di concessione di benefici (schede nn. 1A, 1B, 5, 2A e 2B); l'indispensabilità dell'utilizzo dei dati di carattere giudiziario nell'ambito dei procedimenti riguardanti la gestione delle indennità per il personale (schede nn. 2A e 2B);
  • la specificazione, in relazione alle operazioni di comunicazione "per ricompense al valore e merito civile ad altre amministrazioni", dei destinatari del flusso e delle basi normative eventualmente esistenti (scheda n. 4); l'indispensabilità della comunicazione nei confronti delle "CCIAA per affidamento servizi per attività di istituto" per la finalità di gestione del contenzioso (scheda n. 5);
  • l'adozione di un atto di effettiva natura regolamentare.

Roma, 19 ottobre 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli