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Provvedimento del 12 aprile 2007

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1402759
Data:
12/04/07
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 1402759]

Provvedimento del 12 aprile 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Graziano Minardo, rappresentato e difeso dagli avvocati Davide Bonsignorio e Pasquale Di Martino presso il cui studio ha eletto domicilio nei confronti di G.S. S.p.A. rappresentata e difesa dagli avvocati Pietro Tamburini e Alberto Savi presso il cui studio ha eletto domicilio;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 ss. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

L'interessato ha ricevuto da G.S. S.p.A., della quale è dipendente, una prima lettera di contestazione disciplinare datata 17 marzo 2004 cui è seguita l'irrogazione di una sanzione disciplinare il 2 aprile 2004. In seguito (in data 10 maggio 2006, 24 maggio 2006 e 30 maggio 2006) la medesima società ha inviato all'interessato tre nuove lettere di contestazione disciplinare cui facevano seguito, in relazione alla prima, l'irrogazione di un'ulteriore sanzione disciplinare (in data 23 maggio 2006) e, rispetto alle successive due, una nuova sanzione disciplinare (in data 14 giugno 2006). Tali contestazioni hanno avuto ad oggetto presunti comportamenti ritenuti difformi rispetto agli obblighi contrattuali gravanti sull'interessato in qualità di impiegato addetto al "call center-ufficio anagrafica".

In particolare, secondo la società, l'interessato non avrebbe prestato diligentemente assistenza telefonica ai fornitori esterni, ad esempio, non rispondendo a numerose chiamate inoltrate al suo recapito telefonico, oppure facendo cadere deliberatamente la linea (in una circostanza, tali disservizi sarebbero stati segnalati anche dal centralino aziendale) o lasciando in attesa i fornitori per diverso tempo o commentando a voce alta (e senza chiudere la comunicazione) la richiesta rivoltagli da un fornitore con l'uso di espressioni irriguardose, ecc..

Con proprie deduzioni, l'interessato si è opposto alle contestazioni ed ha respinto le accuse, ritenute infondate e generiche.

Con lettera datata 31 ottobre 2006 l'interessato ha chiesto, ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg.  n. 196/2003), di conoscere gli estremi del recapito telefonico che è stato a lui associato, cui si fa riferimento nella lettera di contestazione del 17.3.2004, nonché di conoscere l'origine e le modalità di trattamento dei dati personali che lo riguardano contenuti in tutte le lettere di contestazione disciplinare sopra citate; con nota datata 13 novembre 2006, G.S. S.p.A. ha invece sostenuto che le richieste avanzate dall'interessato "riguardano circostanze e fatti non pertinenti l'applicazione della normativa sul trattamento dei dati personali".

Con il ricorso ai sensi dell'art. 145 del Codice l'interessato ha ribadito le richieste avanzate con l'istanza ex art. 7; in particolare, ha sostenuto che esse hanno ad oggetto informazioni che, riguardando il proprio operato durante l'orario di lavoro, rientrerebbero nella definizione di dato personale (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice).

In relazione all'origine dei dati, l'interessato ha chiesto inoltre di conoscere le fonti dalle quali la società avrebbe appreso gli episodi contestati, chiedendo di sapere se ciò è avvenuto tramite "apparecchiature di controllo a distanza dell'attività lavorativa", oppure grazie all'intervento di persone fisiche (chiedendo in tal caso l'indicazione dell'identità dei segnalanti, siano essi fornitori o dipendenti interni della società). Il ricorrente ha infine chiesto di conoscere "sulla base di quali modalità di trattamento egli sia stato individuato responsabile degli episodi", nonché di porre a carico del titolare del trattamento le spese del procedimento.

A seguito della nota inviata dall'Autorità il 10 gennaio 2007 ai sensi dell'art. 149, comma 1, del Codice, G.S. S.p.A. ha risposto con fax inviato il 5 febbraio 2007 con il quale ha sostenuto che il ricorso sarebbe inammissibile ai sensi dell'art. 8, comma 2, lettera e), del Codice. Ciò, in quanto, considerato che il ricorrente ha impugnato tutte le sanzioni disciplinari che gli sono state comminate e che sono decorsi i termini per il tentativo obbligatorio di conciliazione dinanzi alla competente commissione istituita presso la Direzione provinciale del lavoro e della massima occupazione, "il trattamento dei dati oggetto del ricorso (…) è volto esclusivamente a far valere e/o difendere in sede giudiziaria i diritti di GS S.p.A. per il periodo strettamente necessario al perseguimento degli stessi". La società ha inoltre sostenuto che il pregiudizio derivante dalla comunicazione dei dati per l'esercizio dei propri diritti in sede giudiziaria "sarebbe ampiamente comprovato dalla documentazione presentata dal Sig. Minardo con il (…) ricorso".

La società, "al solo fine di evitare lungaggini", ha tuttavia ritenuto di comunicare al ricorrente che:

  • quanto all'origine, "i dati sono stati raccolti attraverso segnalazioni interne ed esterne alla società". La società stessa non si ritiene, invece, tenuta a rivelare "l'identità dei fornitori e/o delle persone fisiche che hanno effettuato le segnalazioni";
  • quanto alle modalità del trattamento, "le predette segnalazioni sono state effettuate sia telefonicamente, sia attraverso altri canali di comunicazione elettronica".

Con memoria inviata il 7 febbraio 2007 e nel verbale dell'audizione dell'8 febbraio 2007 il ricorrente ha replicato che, allo stato, non è in corso tra le parti alcun procedimento giudiziario, posto che "l'esperimento da parte del ricorrente dei tentativi obbligatori di conciliazione ex art. 410 c.p.c. non costituisce inizio di un'azione giudiziaria, né comporta come conseguenza necessaria che questa debba instaurarsi in seguito".

Il ricorrente ha anche contestato che dalla comunicazione dei dati richiesti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto per i diritti che la resistente fosse, eventualmente, chiamata a far valere in sede giudiziaria; ciò, "posto che in un ipotetico procedimento ex art. 414 c.p.c. essa avrebbe comunque l'onere processuale di fornire quelle informazioni (…)" che formano oggetto delle richieste esperite prima con l'istanza ex art. 7 e, poi, con il successivo ricorso.

Nel merito, il ricorrente si è comunque dichiarato insoddisfatto del riscontro dato dalla resistente nel corso del procedimento, in quanto lo stesso non fornirebbe "alcun elemento di conoscenza aggiuntivo rispetto a quanto indicato nelle lettere di contestazione".

Con memoria inviata il 21 febbraio 2007 la resistente ha ribadito che il trattamento dei dati in questione è tuttora volto a "congelare gli elementi probatori per consentire le difese di GS in una successiva ed eventuale azione in sede giurisdizionale"; a suo avviso, la comunicazione dei dati richiesti consentirebbe, invece, al ricorrente di "decidere anticipatamente la possibile strategia da adottare" in un eventuale giudizio, pregiudicando in tal modo la potenziale linea difensiva della resistente.

La medesima resistente ha anche sostenuto che l'art. 8, comma 2, lett. e), del Codice si applicherebbe, a proprio avviso, non solo ai procedimenti giurisdizionali pendenti, ma "anche per l'eventualità dell'instaurazione degli stessi". Infine, la resistente ha precisato che "le condotte del ricorrente sono state a lui attribuite: a) sulla base di segnalazioni interne del personale del centralino; b) sulla base di segnalazioni telefoniche di fornitori esterni; c) sulla base di diverse e-mail inviate al superiore gerarchico del Sig. Minardo da parte di fornitori esterni che lamentavano disservizi".

La resistente ha quindi chiesto che il ricorso sia dichiarato inammissibile o, in subordine, che venga dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso, con compensazione delle spese fra le parti.

Successivamente alla proroga del termine per la decisione ai sensi dell'art. 149, comma 7, del Codice, comunicata alle parti con nota del 26 febbraio 2007, il ricorrente ha inviato, in data 15 marzo 2007, un'ulteriore memoria di replica con la quale ha sostenuto che, anche a voler qualificare, come fa la resistente, la fase del tentativo obbligatorio di conciliazione ai sensi dell'art. 410 c.p.c. come "una situazione precontenziosa rilevante ai sensi dell'art. 8, comma 2, lett. e), del Codice", non risulterebbe comunque provato il pregiudizio effettivo e concreto per l'esercizio dei diritti della resistente in sede giudiziaria.

Con memoria inviata in data 3 aprile 2007 la resistente ha, tra l'altro, sostenuto di essere stata in grado di attribuire al ricorrente la responsabilità degli episodi contestatigli in quanto, "pur concordando sul fatto che lo stesso non era tenuto a fornire le proprie generalità agli interlocutori telefonici, i fornitori facevano riferimento ad una persona di sesso maschile e il ricorrente era ed è tuttora l'unico dipendente di sesso maschile operante presso l'"ufficio assistenza amministrativa" che risponde alle chiamate dei fornitori". La resistente ha concluso ritenendo di aver fornito al ricorrente "tutte le informazioni richieste e necessarie".

CIÒ PREMESSO, IL GARANTE OSSERVA

Il ricorso riguarda la richiesta di un dipendente di conoscere l'origine e le modalità del trattamento dei dati personali che lo riguardano contenuti in alcune lettere di contestazione disciplinare, nonché la richiesta di conoscere anche gli estremi del recapito telefonico che, in una delle citate lettere, viene associato alla persona dell'interessato.

Va preliminarmente osservato che, contrariamente a quanto sostenuto dal titolare del trattamento nella nota del 13 novembre 2006, le richieste formulate dal ricorrente con l'istanza del 31 ottobre 2006 (e ribadite con il ricorso) riguardano un trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. a) e b), del Codice) e devono ricevere un adeguato riscontro in rapporto al medesimo Codice.

In relazione alle richieste del ricorrente va esaminata la possibilità di applicare (secondo quanto eccepito dalla resistente) l'art. 8, comma 2, lett. e), del Codice che prevede il temporaneo differimento dell'esercizio dei diritti previsti dall'art. 7 del medesimo Codice, per il periodo durante il quale potrebbe derivarne un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle c.d. "indagini difensive" o, comunque, per l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria.

La valutazione dell'esistenza di tale effettivo pregiudizio deve essere effettuata caso per caso e sulla base di concreti elementi forniti dal titolare del trattamento o, comunque, risultanti dagli atti.

La resistente non ha fornito nell'odierno procedimento elementi specifici e concreti tali da giustificare l'invocato differimento dell'esercizio dei diritti esercitati, essendosi limitata a rappresentare, in modo generico, alcuni potenziali effetti per la propria strategia difensiva derivanti dall'anticipata conoscenza, da parte del ricorrente, di elementi di prova di cui la società disporrebbe e che intenderebbe per il momento "congelare", in vista della loro utilizzazione in un eventuale giudizio. Dall'esame delle memorie prodotte e dal confronto con le informazioni comunque fornite dal titolare del trattamento nel corso del procedimento non risulta allo stato comprovata la sussistenza di ragioni sufficienti a differire l'accesso ai dati richiesti (l'indicazione dell'utenza telefonica in uso al ricorrente di cui alla contestazione del 2004) e l'ottenimento dell'indicazione dell'origine dei dati, nonché delle modalità del trattamento.

Così disattesa l'eccezione relativa al differimento dell'esercizio dei diritti, il ricorso deve essere esaminato nel merito.

Al riguardo, va considerato il contenuto dei riscontri forniti a più riprese dal titolare del trattamento nel corso del procedimento. Ciò, in relazione alle richieste formulate in modo analitico dall'interessato con riferimento a ciascuna lettera di contestazione disciplinare e volte a conoscere l'origine dei dati e le modalità del trattamento.

I riscontri forniti dalla resistente in modo indifferenziato (e riferiti al complesso dei dati trattati in relazione alle quattro contestazioni disciplinari, senza una specifica distinzione per ciascuna di esse, pur risultando, dalla documentazione in atti, alcuni elementi di diversità fra gli episodi) non risultano del tutto idonei a soddisfare le richieste del ricorrente.

La resistente dovrà pertanto integrare i riscontri forniti nel corso del procedimento precisando, per ciascuna delle contestazioni disciplinari, l'origine dei dati e le modalità del loro trattamento, anche chiarendo in modo inequivocabile che le fonti e le modalità già indicate sono comuni a tutti i singoli episodi. Ciò, con comunicazione da inviare al ricorrente entro il 25 maggio 2007, dando conferma anche a questa Autorità, entro il medesimo termine, dell'avvenuto adempimento.

In ordine ai dati personali già messi a disposizione del ricorrente deve essere invece dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice.

Il ricorso deve essere accolto anche in ordine alla richiesta di conoscere gli estremi del recapito telefonico che nella lettera di contestazione disciplinare del 17.3.2004 viene associato alla persona dell'interessato, richiesta sulla quale la resistente non ha fornito alcun riscontro. La società resistente dovrà pertanto comunicare tali estremi al ricorrente, entro la stessa data del 25 maggio 2007, dando parimenti conferma a questa Autorità, entro il medesimo termine, dell'avvenuto adempimento.

Deve essere invece dichiarata inammissibile la richiesta di conoscere l'identità dei fornitori e dei dipendenti della società resistente che avrebbero effettuato le segnalazioni poste a base delle contestazioni disciplinari. Il titolare del trattamento può legittimamente soddisfare la richiesta di conoscere l'origine di tali dati indicando (come già fatto, sia pure in modo indifferenziato rispetto a tutti gli episodi) solo i ruoli, le categorie, gli uffici aziendali da cui sono provenute le segnalazioni in questione, senza indicare anche l'identità delle persone fisiche che materialmente le hanno effettuate. Ai sensi dell'art. 7 del Codice, l'interessato ha infatti il diritto di conoscere l'origine dei dati che lo riguardano, ma non anche quello di accedere ai dati personali riferiti a terzi (cfr. decisione del Garante del 26 ottobre 2005, doc. web. N. 1192365 ).

Sulla base della determinazione generale del 19 ottobre 2005 relativa alla misura forfettaria dell'ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi, l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti all'odierno ricorso è determinato nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso ed è posto a carico del titolare del trattamento nella misura di euro 250, previa compensazione della residua parte per giusti motivi.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) accoglie il ricorso per quanto riguarda la richiesta di conoscere il recapito telefonico associato alla persona dell'interessato e richiamato nella lettera di contestazione del 17.3.2004, ordinando alla resistente di comunicarlo al ricorrente entro il 25 maggio 2007, dando conferma anche a questa Autorità, entro il medesimo termine, dell'avvenuto adempimento;

b) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di conoscere l'origine dei dati e le modalità del trattamento, ordinando alla resistente di integrare il riscontro fornito nel procedimento comunicando le informazioni richieste in maniera distinta rispetto ad ogni singolo episodio contestato, entro il 25 maggio 2007, dando conferma a questa Autorità, entro il medesimo termine, dell'avvenuto adempimento;

c) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine ai dati personali e alle informazioni già comunicati al ricorrente;

d) dichiara inammissibile il ricorso in ordine alla richiesta di conoscere l'identità dei fornitori e dei dipendenti della società resistente che avrebbero effettuato le segnalazioni contestate;

e) determina nella misura forfettaria di euro 500 l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti nella misura di 250 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico di G.S. S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 12 aprile 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli