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Richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini relative agli impianti di videosorveglianza installati presso le filiali di Schenker Italiana S.p.A. - 18 settembre 2014 [3457674]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
3457674
Data:
18/09/14
Argomenti:
Videosorveglianza aziende , Conservazione di dati
Tipologia:
Verifica preliminare

Vedi anche newsletter del 16 ottobre 2014

[doc. web n. 3457674]

Richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini relative agli impianti di videosorveglianza installati presso le filiali di Schenker Italiana S.p.A. - 18 settembre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 409 del 18 settembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Schenker Italiana S.p.A. ai sensi dell'art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice");

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L'istanza della società.

Il 22 luglio 2013, Schenker Italiana S.p.A., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha formulato un'istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice), regolarizzata solo il 25 febbraio 2014, al fine di poter conservare per 90 giorni le immagini registrate attraverso i sistemi di videosorveglianza istallati presso i propri magazzini ubicati nelle filiali di Civitanova Marche, Peschiera Borromeo, Prato e Lallio (BG) (cfr. richiesta del 22 luglio 2013 e successiva nota del 21 febbraio 2014).

In particolare, Schenker Italiana S.p.A., appartenente al "Gruppo Schenker", ha dichiarato di essere uno dei principali fornitori internazionali di servizi logistici integrati, effettuando "trasporto camionistico, ferroviario, marittimo ed aereo internazionale", nonché tutti gli ulteriori "servizi logistici collegati".
A tal fine, la Società ha dichiarato di avvalersi di "magazzini doganali", specificamente autorizzati dall'Autorità doganale, per custodire in sicurezza la merce in attesa dell'invio alla sua destinazione finale, senza che la stessa -così come disposto dal Codice Doganale comunitario- venga assoggettata ad imposizione tributaria (cfr. nota del 22 luglio 2013).
Con specifico riferimento alle attività espletate presso le sue quattro filiali, la società ha dichiarato che i responsabili dei magazzini, una volta giunte le merci, sono dapprima tenuti a controllare i colli in entrata, eventualmente anche attraverso operazioni di screening (come nel caso della filiale di Peschiera Borromeo), per accertare il loro "stato di sicurezza" (cfr. All. 7-8-9-10 della nota del 21 febbraio 2014 – Programma di Sicurezza), per poi custodirli in spazi ben definiti e per smistarli in vista del successivo trasporto multimodale, adempiendo, contestualmente, a tutte le procedure doganali.
In particolare, è stato riferito che, nel caso in cui i controlli di sicurezza evidenzino spedizioni non conformi ai requisiti previsti nel Programma di sicurezza redatti presso le singole filiali o colli palesemente manomessi, le merci, considerate ad alto rischio e, comunque, non sicure, sono collocate all'interno di un'apposita area (detta di "Segregazione") per gli ulteriori controlli e per l'eventuale messa in sicurezza.
La società ha affermato di operare in qualità di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), con conseguente assunzione dell'obbligo di garantire, attraverso l'adozione di adeguate misure di sicurezza, l'effettuazione dei controlli sulle merci presenti nei magazzini.
Inoltre, Schenker Italiana S.p.A. ha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazione all'Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n° 648/2005 e n° 1875/2006- lo status di "Operatore economico autorizzato" (AEO), ottenendo un'apposita certificazione comunitaria attestante la sua affidabilità nella c.d. "catena di approvvigionamento" non solo dal punto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza (in tal senso, cfr. certificato di Operatore economico autorizzato - allegato 11 alla nota del 21 febbraio 2014).
Infine la società ha dichiarato di aderire all'associazione internazionale "Transported asset protection association" (TAPA), i cui standard sono considerati nel settore un parametro di riferimento per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate.

Ciò premesso, Schenker Italiana S.p.A. ha sostenuto che la ragione dell'odierna richiesta di autorizzazione per conservare le immagini fino a 90 giorni risiederebbe nell'esigenza di rafforzare il livello di tutela dei beni aziendali e della merce stoccata nei propri magazzini, per poter prevenire furti o manomissioni delle merci custodite, garantire "la qualità del servizio" e, in caso di necessità, assolvere agli oneri imposti da "ragioni assicurative" (cfr. nota del 21 febbraio 2014 pag. 2). Sotto quest'ultimo profilo, infatti, la società ha asserito che un allungamento dei tempi di conservazione delle immagini si renderebbe necessario poiché la merce, essendo spesso oggetto di trasporto internazionale, sarebbe solita giungere a destinazione alcuni giorni dopo la conclusione del periodo di stoccaggio presso i propri magazzini, con la conseguenza che in alcuni casi eventuali manomissioni risulterebbero rilevabili solo a distanza di molti giorni dalla spedizione; inoltre, le stesse "norme pattizie in tema di trasporto aereo" permetterebbero al destinatario, in caso di danneggiamento della merce, di presentare reclamo entro 14 giorni dal ricevimento della spedizione e, in caso di ritardata consegna, entro 21 giorni dalla data in cui la merce è stata posta a sua disposizione (cfr. nota del 21 febbraio 2014 - Convenzione di Montreal sul trasporto aereo del 1999, art. 31, comma 2); infine, ove siano segnalati danni, rotture e danneggiamenti agli imballaggi, oppure sia verificata la presenza di merci caricate in modo non conforme ai requisiti previsti dal "Programma di sicurezza", "i corrispondenti esteri" della società sono tenuti a redigere "verbali di non conformità o rapporti di scarico della merce", i quali, poi, sono soliti pervenire a Schenker Italiana S.p.a. anche un anno dopo l'effettuazione della spedizione (cfr. nota del 21 febbraio 2014, pag. 2 e all. 1-4).

Riguardo al rispetto della normativa in materia di controllo a distanza sull'attività lavorativa, la società ha dichiarato di aver rispettato la procedura prevista dall'art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970, producendo copia degli accordi sindacali sottoscritti con le rappresentanze sindacali delle singole filiali.

2. Il funzionamento del sistema

Gli impianti di videosorveglianza, di cui Schenker Italiana S.p.a. già si avvale, fanno parte di più ampi apparati di sicurezza -la cui adozione è richiesta a tutti coloro che operano in qualità di "Agente regolamentato"- implementati a protezione degli ambienti (sistemi per il controllo degli accessi (sia dei visitatori, sia degli automezzi); servizi di vigilanza notturna e guardiania diurna; impianti antintrusione, dotati di collegamento diretto con istituti di vigilanza privata, che vengono attivati al di fuori dell'orario di lavoro (cfr. all.19 nota del 21 febbraio 2014).
Le telecamere, in numero variabile a seconda dell'ampiezza di ciascun sito, sono impiegate a tutela delle persone e del patrimonio (cfr. nota del 22 luglio 2013): parte di esse, sono dislocate all'esterno dei magazzini, lungo il perimetro di ciascun sito e presso gli ingressi; altre, invece, sono posizionate all'interno e riprendono le varie aree di deposito dei magazzini.
Dette telecamere si avvalgono anche di una funzione "motion detection", che permette di "registrare soltanto in presenza di movimenti" (cfr. comunicazione del 1 luglio 2014).

Le immagini, attualmente, sono conservate per soli 7 giorni e vengono registrate tramite videoregistratori digitali, posizionati all'interno degli uffici e protetti da armadi di sicurezza, le cui chiavi sono collocate in luogo sicuro all'interno di buste sigillate.
L'accesso alle immagini registrate risulta consentito -oltre all'Autorità giudiziaria, nel caso in cui si verifichino eventuali illeciti- anche al singolo "responsabile pro tempore della filiale" e a due rappresentanti dei lavoratori (RSA/RSU) che, in qualità di "incaricati del trattamento", possono accedere congiuntamente al sistema di registrazione attraverso il contestuale inserimento di singole password in loro esclusivo possesso, custodite all'interno della cassaforte in buste sigillate (cfr. nota del 22 luglio 2013 e all.ti n. 5, 7, 9 e 11).
La Società ha aggiunto che i sistemi di videosorveglianza permettono di visionare anche le immagini dal vivo (ad eccezione del magazzino di Prato), attraverso un accesso riservato ai soli incaricati del trattamento ritualmente nominati (cfr. nota del 1 luglio 2014).
Infine, per quanto riguarda l'obbligo di rendere l'informativa, Schenker Italiana S.p.A., titolare del trattamento dei dati, ha dichiarato di aver affisso la specifica cartellonistica presso tutti i siti (cfr. nota del 22 luglio 2014 e all. 4).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione dell'istanza occorre tenere conto della peculiarità dell'attività svolta dalla Società, che, pur essendo esercitata presso i magazzini, è comunque soggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell'UE: principali risultati e sfide future", pag. 7).
Al riguardo, vale rilevare che l'Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall'Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a  facilitare il commercio.
Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al vigente "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell'Operatore economico autorizzato (già promosso all'interno del programma SAFE).
Con particolare riferimento, poi, al settore dell'aviazione civile, questa stessa Autorità, in occasione dell'esame di precedenti richieste di verifica preliminare, ha avuto modo di appurare che le norme internazionali e comunitarie –ancor prima di quelle poste in sede nazionale- richiedono l'osservanza di un alto livello di sicurezza durante tutte le fasi in cui si articola l'attività di trasporto aereo, anche attraverso l'assunzione di impegni volti a sviluppare standard internazionali per garantire la sicurezza nella catena logistica e, al contempo, per facilitare il commercio (cfr. Provvedimento del 10 novembre 2011, doc. web n. 1877751; Provvedimento del 21 dicembre 2011, doc. web n. 1878871; Provvedimento del 7 febbraio 2013, doc. web n. 2305006).

In ragione di ciò, si deve ritenere che l'utilizzazione, da parte di Schenker Italiana S.p.A., di impianti di videosorveglianza presso i propri magazzini sia del tutto giustificata.

Per quanto concerne, poi, l'odierna richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate sino a 90 giorni, essa deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Schenker Italiana S.p.A. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 90 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimento dell'attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero di poter individuare tempestivamente eventuali anomalie o manomissioni, soprattutto in ragione del fatto che le merci, spesso oggetto di trasporto internazionale, sarebbero solite giungere a destinazione vari giorni dopo il loro stoccaggio presso i magazzini della società, sicché non è infrequente il caso in cui il destinatario si trovi a rilevare eventuali manomissioni dopo un "lasso temporale anche considerevole" rispetto alla data di immagazzinaggio (cfr. nota del 21 febbraio 2014).
Inoltre, la Società ha riferito che l'esigenza di prolungare i tempi di conservazione delle immagini sarebbe connessa anche a ragioni organizzative interne (tempi mediamente impiegati dal personale di controllo per la redazione e l'invio dei verbali contenenti informazioni riguardanti danni, rotture e danneggiamenti degli imballaggi, oppure merci caricate in modo non conforme ai requisiti di sicurezza), nonché alle vigenti norme pattizie in tema di trasporto aereo ed alle stesse previsioni del codice civile che, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", attribuisce all'interessato la possibilità di denunziare il fatto fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione (art. 1698 c.c.).

In secondo luogo, Schenker Italiana S.p.A. ha affermato che il Programma Nazionale per la Sicurezza, redatto dall'Enac ai sensi dell'art. 10 del reg. 300/2008, dispone che siano garantite specifiche misure di sicurezza per il trasporto aereo delle merci e della posta al fine di prevenire atti di interferenza illecita e l'introduzione di articoli proibiti nelle aree potenzialmente a rischio, come gli aeromobili (vedi Capitolo n. 6).
Inoltre, operando attraverso depositi doganali, in caso di richiesta da parte delle Autorità doganali, la società è obbligata a trattenere nei propri magazzini le merci per i controlli richiesti, mentre, in virtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha anche il dovere di segnalare alla Dogana sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate, tenendo a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui intenda effettuare ulteriori verifiche.
Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute nei magazzini per parecchi giorni e che, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che vengano accertate solo al termine del trasporto, o anche vari giorni dopo l'arrivo a destinazione della merce, la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni effettuate diversi giorni prima.

Ad avviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che l'istanza della Società relativa all'allungamento della conservazione delle immagini fino a 90 giorni possa essere accolta.

Infatti, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto delle merci, i tempi concessi al destinatario dalle norme pattizie e codicistiche per denunziare eventuali manomissioni o danneggiamenti e le riferite difficoltà di Schenker Italiana S.p.a. -anche in ragione della propria struttura organizzativa- nell'accertare in tempi più contenuti eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni (circostanze rispetto alla cui veridicità la società ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell'art. 168 del Codice), valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate sino a 90 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degli accadimenti e dell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.

Resta inteso che, ad eccezione della visione da parte dell'Autorità giudiziaria, l'accesso alle immagini in questione potrà avvenire solo nel rispetto di quanto stabilito dagli accordi sindacali aziendali, con conseguente divieto di loro comunicazione a terzi (fatte salve le esigenze dell'Autorità giudiziaria) o di diffusione.

Per quanto riguarda la riferita attivazione della funzionalità "motion detection", si reputa che essa, stanti le sue concrete modalità di funzionamento, non comporti alcun rischio specifico per i diritti degli interessati, consentendo al sistema di telecamere di attivare la funzione della registrazione "soltanto in presenza di movimenti".

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE
 

ai sensi dell'art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 90 giorni delle immagini registrate da Schenker Italiana S.p.A. attraverso gli impianti di videosorveglianza installati nei propri magazzini ubicati nelle filiali di Civitanova Marche, Peschiera Borromeo, Prato e Lallio (BG), nei termini di cui in premessa.

Roma, 18 settembre 2014

 

IL PRESIDENTE
Soro
 
IL RELATORE
       Iannini

 

IL SEGRETARIO GENERALE
       Busia