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Dati sensibili - Conservazione separata nel fascicolo personale del lavoratore dei dati relativi alla salute - 30 ottobre 2001 [39085]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
39085
Data:
30/10/01
Argomenti:
Gruppo di lavoro Art. 29 , INPS , Lavoro dipendente , Dati sanitari su Internet
Tipologia:
Decisione su ricorso

 [doc web n. 39085]

Dati sensibili - Conservazione separata nel fascicolo personale del lavoratore dei dati relativi alla salute - 30 ottobre 2001

Il trattamento dei dati personali idonei a rivelare lo stato di salute dei dipendenti di un soggetto pubblico è sottoposto dalle disposizioni del d.lg. n. 135/1999 a particolari obblighi e cautele che impongono, tra l'altro, la conservazione separata di dette informazioni da ogni altro dato personale dell'interessato; tale principio di tendenziale separazione, che si concreta soprattutto sul piano della custodia dei dati, deve trovare attuazione anche con riferimento ai fascicoli personali cartacei dei dipendenti dell'Inps, con conseguente obbligo dell'Istituto di preporre alla loro custodia apposito personale, specificamente istruito sulle finalità e sulle cautele indicate dal citato decreto.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. XY

nei confronti

dell'INPS, Area territoriale di Casarano;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dottor Mauro Paissan;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente dell'INPS in servizio presso la sede di Casarano, lamenta di non aver ricevuto riscontro ad una istanza con la quale aveva chiesto all'istituto la cessazione di alcune modalità di trattamento dei dati sulla salute che lo riguardano, raccolti specie in occasione di visite mediche.

I dati sensibili, oltre ad essere raccolti da personale medico non legittimato nel caso di specie a svolgere le visite di controllo, verrebbero inseriti nel fascicolo personale, anziché essere "segretati, come da disposizioni di legge", e sarebbero pertanto conoscibili anche da personale diverso da quello medico.

Pertanto, prendendo spunto da alcuni impropri commenti e "battute" espressi da suoi colleghi nell'ambiente di lavoro circa propri disturbi psichici, il ricorrente ha chiesto di estrapolare i medesimi dati "dal fascicolo personale, in modo da inibirne l'accesso incontrollato a soggetti diversi dal responsabile medico", con specifico riferimento alla conoscenza da parte di altri dipendenti operanti nella medesima sede INPS di dati relativi non solo alla prognosi, ma anche alla diagnosi redatta dai medici.

Nel richiamare, con il ricorso, le proprie richieste, l'interessato ha rappresentato una serie di circostanze riferite alle modalità di custodia e di trattamento dei dati, che evidenzierebbero talune irregolarità da parte dell'ente, riferite in particolare agli anni 1997 e 1998.

Le posizioni dell'interessato sono state ulteriormente precisate nella memoria anticipata via fax in data 18 ottobre 2001 e nell'audizione tenutasi presso gli uffici di questa Autorità il 24 ottobre 2001. In tali atti il ricorrente ha evidenziato che il trattamento dei dati personali sarebbe avvenuto senza il proprio consenso scritto ed ha altresì rilevato che, a causa del rifiuto opposto dal direttore della sede INPS, non avrebbe "potuto prendere visione del proprio fascicolo personale" (questione che si riservava peraltro di prospettare al Garante con ulteriore ricorso).

All'invito a fornire un riscontro alle istanze dell'interessato, inoltrato da questa Autorità in data 8 ottobre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con note del 10 e del 23 ottobre 2001 con le quali ha asserito di trattare in piena liceità i dati dell'interessato, sottolineando in particolare che:

  • la conoscenza da parte dell'ente di alcuni dati concernenti lo stato di salute dell'interessato conseguirebbe alla prassi adottata spontaneamente da quest'ultimo, il quale, antecedentemente al 6/9/1998, avrebbe giustificato "talune assenze dal servizio facendo spontaneamente pervenire alla segreteria del personale certificati medici comprensivi di prognosi e diagnosi";
  • solo successivamente a tale data l'interessato avrebbe inviato "certificazioni contenenti la sola prognosi, inoltrando contemporaneamente al dirigente sanitario di sede le corrispondenti certificazioni contenenti le diagnosi in busta chiusa";
  • presso l'ufficio sanitario di sede esisterebbe "un apposito archivio ove vengono custoditi i fascicoli contenenti notizie da proteggere".

CIÒ PREMESSO, IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675 può essere proposto nei confronti di un individuato titolare del trattamento in relazione alle sole posizioni giuridiche elencate nell'art. 13, comma 1, della legge n. 675, trascorsi almeno cinque giorni dalla presentazione di una istanza rivolta al medesimo titolare o al relativo responsabile del trattamento, ai sensi del predetto art. 13.

Nel caso in questione è stata prodotta un'istanza in data 20 marzo 2001 la quale può essere qualificata alla stregua di un'opposizione nei confronti di determinate modalità di trattamento dei dati (sebbene sia stata formulata in modo generico e riguardi anche alcuni aspetti relativi alle modalità di svolgimento delle visite mediche non interamente collegati alla protezione dei dati). L'opposizione riguarda poi alcuni profili relativi alle modalità di raccolta e custodia dei dati sensibili e alla loro conservazione nei fascicoli personali dei dipendenti dell'Istituto resistente.

Il ricorso verte quindi su un trattamento di dati personali comuni e sensibili svolto da un ente pubblico previdenziale relativamente ad un proprio dipendente. A tale trattamento si applicano, in particolare, le disposizioni di cui agli artt. 27 e 22, commi 3 e 3 bis, della legge n. 675, relative al trattamento dei dati personali da parte dei soggetti pubblici, i quali, contrariamente a quanto sostenuto dal ricorrente, non devono acquisire il consenso degli interessati.

Per quanto riguarda più specificamente il trattamento dei dati sensibili, le norme di riferimento sono anzitutto contenute nel già citato art 22, commi 3 e 3 bis, della legge n. 675, modificato dal d.lg. 11 maggio 1999, n. 135.

L'art. 3 del citato decreto n. 135 ha introdotto a carico dei soggetti pubblici una serie di obblighi e cautele da rispettare relativamente alle finalità e alle modalità di trattamento dei dati personali, senza porre peraltro un obbligo di assoluta e integrale "segretazione" dei dati personali sensibili da parte dell'ente pubblico datore di lavoro.

L'ente è però tenuto ad impiegare tecniche, codici o altri sistemi che permettano di identificare gli interessati solo in caso di necessità e unicamente per lo svolgimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico per le quali il trattamento è effettuato (art. 3, comma 4 e 5, d.lg. cit.).

Inoltre, i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale devono essere conservati "separatamente da ogni altro dato personale trattato per finalità che non richiedano il loro utilizzo".

Quest'ultimo principio, che mira a realizzare una tendenziale separazione dei dati personali del tipo anzidetto da quelli di altra natura, riguarda in modo particolare la custodia di dati che vertono specificamente sullo stato di salute o sulla vita sessuale, i quali vanno conservati separatamente rispetto ad altri dati personali che siano oggetto di operazioni di trattamento e che non presuppongono l'utilizzazione degli indicati dati sensibili.

Il medesimo principio della conservazione separata rileva in modo parzialmente diverso rispetto ad una specifica raccolta di atti e documenti di vario tipo qual è il fascicolo personale cartaceo del dipendente. Tale fascicolo presenta infatti alcune caratteristiche di unitarietà e, per le varie finalità di cui all'art. 9 del d.lg. n. 135, può richiedere il periodico utilizzo anche di dati riguardanti lo stato di salute o relativi a varie vicende del dipendente medesimo.

Questa particolarità non elimina la necessità di dare congrua applicazione al principio della conservazione separata anche in riferimento ai fascicoli personali cartacei, i quali, pur dovendo mantenere la loro unitarietà in relazione ai singoli dipendenti interessati, richiedono l'adozione di cautele per assicurare, con opportuni accorgimenti, l'osservanza del richiamato principio di separazione (ad esempio, utilizzando sezioni o sottofascicoli dedicati alla custodia di eventuali dati sensibili, da conservare chiusi o comunque con modalità che circoscrivano la possibilità di una indistinta consultazione nel corso di ordinarie attività amministrative).

Contrariamente a quanto ipotizzato dal ricorrente, il d.lg. n. 135/1999 e il d.P.R. n. 318/1999 non hanno poi introdotto un divieto assoluto e generalizzato, per il personale non medico, di trattare dati sullo stato di salute.

Ad identiche conclusioni è dato altresì pervenire, con riferimento alla tenuta dei fascicoli personali, in virtù dell'art. 40, comma 2, dell'Accordo 14 febbraio 2001 [Contratto collettivo nazionale di lavoro ad integrazione del Contratto collettivo nazionale di lavoro per il personale non dirigente degli Enti pubblici economici (16 febbraio 1999)], secondo il quale "agli atti e ai documenti conservati nel fascicolo personale è assicurata la riservatezza dei dati personali secondo le disposizioni vigenti in materia"; obbligo questo, che viene fatto gravare dall'art. 40, comma 1, del medesimo Accordo sulla "struttura organizzativa cui compete la gestione delle risorse umane".

Il titolare del trattamento non ha però fornito indicazioni idonee a ritenere che i principi sopra richiamati siano compiutamente osservati, in particolare per quanto riguarda:

  • la preposizione del personale addetto alla custodia dei fascicoli (art. 19 legge n. 675) e le istruzioni impartite per evitare che i dati sulla salute siano utilizzati anche occasionalmente per finalità diverse da quelle di cui al d.lg. n. 135/1999;
  • le cautele da adottare ai sensi dell'art. 3, commi 4 e 5, del d.lg. n. 135/1999;
  • la disciplina integrativa del trattamento dei dati sensibili, che l'INPS avrebbe dovuto promuovere ai sensi dell'art. 22, comma 3-bis, della legge n. 675/1996 entro il 31 dicembre 1999 e che non risulta né adottata, né richiamata dall'Istituto, con conseguenti effetti sulla complessiva liceità del trattamento effettuato anche in termini più generali.

Alla luce delle considerazioni suesposte e sulla base dei riscontri forniti dal titolare del trattamento il ricorso è parzialmente fondato, nella parte riguardante i profili di segretazione del fascicolo sollevati dal ricorrente con l'istanza ai sensi dell'art. 13, e con esclusione pertanto degli altri aspetti relativi all'acquisizione delle diagnosi e alle modalità di raccolta dei dati in occasione di visite mediche, che questa Autorità ritiene peraltro di dover approfondire –unitamente ai punti a) e c) poc'anzi menzionati- nell'ambito di un autonomo procedimento attivato ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera b), della citata legge n. 675.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara parzialmente fondato il ricorso nei termini di cui in motivazione, nella parte riguardante la richiesta di diversa custodia del fascicolo personale del ricorrente;

b) instaura un autonomo procedimento ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera b), della legge n. 675 nei confronti dell'Istituto, per la verifica di quanto indicato in motivazione.

Roma, 30 ottobre 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli