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Sicurezza dei dati e dei sistemi - Comune di Roma - Contenuto e caratteristiche dei cedolini dello stipendio dei dipendenti comunali - 31 dicembre...

 [doc. web n. 39324]

Sicurezza dei dati e dei sistemi - Comune di Roma - Contenuto e caratteristiche dei cedolini dello stipendio dei dipendenti comunali - 31 dicembre 1998

Per i dati la cui inclusione nel cedolino dello stipendio appaia necessaria nell'interesse del dipendente, andrebbero adottate, ai sensi dell'art. 15 della legge n. 675/1996, opportune cautele a tutela della riservatezza che possono consistere, ad esempio, nel piegare e spillare il cedolino, nell'imbustarlo o nell'apporvi una copertura delle parti più significative che non riguardino dati di comune conoscenza (generalità, ufficio di appartenenza, ecc.), ovvero nell'introdurre una cd. "distanza di cortesia" agli sportelli.

Roma, 31 dicembre 1998

Comune di Roma
Direzione generale

OGGETTO: Contenuto e caratteristiche dei cedolini dello stipendio dei dipendenti comunali


Si fa riferimento al quesito formulato da codesto Comune e relativo alle misure da adottare a tutela della riservatezza dei dati contenuti nel cd. "cedolino" dello stipendio dei dipendenti comunali.

Si osserva preliminarmente che i dati presenti in tale documento rientrano certamente nella nozione di "dato personale" contenuta nella legge n. 675/1996 in quanto collegati a persone fisiche individuate o individuabili. Alcuni di essi possono avere natura "sensibile" (sussidi di cura, indennità missione handicappati, iscrizione al sindacato, ecc.) o rendono opportune maggiori cautele (multe disciplinari, pignoramenti per alimenti o tasse, ecc.).

Il cedolino è destinato ad essere consegnato, di regola, nelle mani dell'interessato. Ciononostante, si concorda con la necessità di adottare le opportune misure volte a tutelare la riservatezza dei dipendenti per fare in modo che i dati contenuti nel "cedolino" non siano immediatamente accessibili ad altre persone rimanendo conoscibili dai soli incaricati del trattamento che li devono necessariamente utilizzare per la gestione del rapporto di lavoro.

Il dipendente ha ovviamente interesse a poter verificare nel modo più semplice possibile le voci relative a ritenute ed emolumenti.

Ciò non preclude al Comune la possibilità di eliminare dai cedolini determinati particolari relativi a situazioni strettamente personali o familiari (es., la causa del pignoramento, la ragione del sussidio, la sigla del sindacato).

Per gli altri dati la cui inclusione nel cedolino appaia necessaria nell'interesse del dipendente, andrebbero invece adottate opportune cautele che possono consistere, ad esempio, nel piegare e spillare il cedolino, nell'imbustarlo o nell'apporvi una copertura delle parti più significative che non riguardino dati di comune conoscenza (generalità, ufficio di appartenenza, ecc.), ovvero nell'introdurre una cd. "distanza di cortesia" agli sportelli.

Nei comuni dotati di un efficiente sistema informativo si potrebbero poi configurare ulteriori modalità basate sulla riduzione al minimo dei dati contenuti nel cedolino e sulla possibilità per il dipendente di accedere facilmente, con l'uso di una password, a tutte le informazioni che riguardano lo stipendio.

Questa Autorità resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

IL PRESIDENTE