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Provvedimento del 5 marzo 2015 [3985524]

[doc. web n. 3985524]

Provvedimento del 5 marzo 2015

Registro dei provvedimenti
n. 136 del 5 marzo 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

CON istanza avanzata in data 5 gennaio 2015, ai sensi degli artt. 7 e 8  d.lgs. n. 196 del  30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), nei confronti dello studio legale "Jenny.Avvocati", corrente in Milano, XY, legato da un rapporto di collaborazione con il predetto studio dal 1° ottobre 2004 al 30 dicembre 2014, ha chiesto la disattivazione dell'account di posta elettronica XY@KK.it attribuito dal titolare del trattamento all'interessato per lo svolgimento della sua attività professionale e risultato attivo nonostante l'intervenuta cessazione del legame professionale tra le parti, chiedendo altresì la cancellazione dei dati personali che lo riguardano detenuti dal medesimo; nella stessa data lo studio  resistente, nel comunicare i dati personali del ricorrente ancora detenuti dal medesimo, ha dichiarato di conservare solo quelli il cui trattamento è reso necessario in adempimento di obblighi fiscali, provvedendo alla cancellazione dei restanti; il titolare del trattamento, con riguardo invece alla richiesta di disattivazione, ha rilevato che l'indirizzo XY@KK.it "è di proprietà dello studio e – come indicato espressamente nella policy (…) – è stato concesso in uso strettamente correlato alle prestazioni professionali (…), con espresso divieto di un uso di tale account per motivi personali", rappresentando altresì che "l'account (che i terzi sanno essere dello studio (…)) resterà attivo fintanto che ad esso continuino ad arrivare messaggi per i quali lo studio sia parte interessata"; il resistente ha inoltre dichiarato di aver comunque provveduto "ad informare i contatti dello studio" del venir meno del rapporto tra le parti, precisando che eventuali messaggi di natura privata, "che non dovrebbero arrivare" salva la violazione del "divieto di usare l'account per motivi personali", saranno distrutti o reindirizzati ad altro account eventualmente indicato dall'interessato;

VISTO il ricorso presentato al Garante in data 8 gennaio 2015 nei confronti dello Studio legale "Jenny.Avvocati", con cui XY, ribadendo parte delle richieste già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice ed inoltrandone di nuove, ha chiesto la disattivazione dell'account di posta elettronica XY@KK.it attribuito all'interessato per lo svolgimento della sua attività professionale, la predisposizione di "un sistema idoneo ad informare tutti i mittenti di comunicazioni inviate" al suo account dell'avvenuta cessazione del rapporto di collaborazione, con contestuale invito rivolto agli stessi ad inoltrare i messaggi diretti al ricorrente ad un diverso indirizzo di posta elettronica del medesimo ed astenendosi dal "creare degli account tipo "anyuser" ovvero delle procedure di "catch all" che (…) consentono la ricezione di mail indirizzate a XY@KK.it", la consegna "(in formato cartaceo od elettronico) di tutte le comunicazioni (…) recapitate" al predetto indirizzo, nonché la cessazione di tutti i trattamenti personali "che non siano necessari e/o per finalità non determinate"; il ricorrente ha in particolare lamentato l'illegittimo perdurante utilizzo da parte dello studio resistente, per il tempo successivo al venir meno del rapporto di collaborazione tra le parti, dell'account di posta elettronica al medesimo assegnato e contenente i suoi dati identificativi, impedendo peraltro allo stesso di accedere ai dati contenuti nel predetto account e omettendo altresì di trasmettergli, in violazione dell'accordo sottoscritto tra le parti in data 30 dicembre 2014, le e-mail ricevute "in relazione alle pratiche di cui al punto 3.1.1. (i.e. per i clienti del ricorrente) e/o 3.1.3. (i.e. per clienti che comunichino di voler proseguire il relativo mandato con il ricorrente)"; l'interessato ha inoltre chiesto la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 12 gennaio 2015 con la quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149 comma 1 del Codice, ha invitato la società resistente a fornire riscontro alle richieste dell'interessato, nonché il verbale dell'audizione svoltasi in data 28 gennaio 2015 presso la sede dell'Autorità;

VISTA la nota del 20 gennaio 2015 con cui lo studio resistente, tramite l'avv. Simona Gallo in qualità di responsabile interno del trattamento, ha precisato che "nel disciplinare interno dello studio legale Jenny.Avvocati (…), facente parte del complessivo assetto contrattuale che regola i rapporti tra lo Studio e i propri collaboratori (…), qualsiasi indirizzo composto secondo la struttura nome.cognome@KK.it è qualificato come strumento di lavoro di proprietà dello studio" costituendo "il canale digitale attraverso il quale transita in entrata e in uscita il flusso delle comunicazioni elettroniche tra i clienti e lo Studio, nella persona dei collaboratori assegnati a ciascuna pratica o a ciascun cliente, secondo l'organizzazione interna al lavoro"; il titolare del trattamento ha inoltre rilevato che l'interruzione repentina del rapporto di collaborazione, comunicata dal ricorrente il 29 dicembre 2014 e divenuta effettiva il 31 dicembre 2014, ha consentito solamente di bloccare il flusso in uscita dei messaggi di posta, ma non di quelli in entrata dipendendo questi ultimi dalla "volontà autonoma di terzi soggetti, i clienti dello studio/controparti/terze parti" nei confronti dei quali lo stesso "è contrattualmente vincolato (…) con piena responsabilità sia contrattuale che deontologica fino a formale revoca del mandato"; il resistente ha comunque dichiarato che "nella fase di transizione - la cui durata non può essere (…) predeterminata, dipendendo dalla volontà di terzi (…) - saranno (…) inoltrate" al ricorrente "tutte le mail ricevute dallo Studio conformemente ai criteri di ripartizione delle pratiche concordati al momento della cessazione del Suo rapporto di collaborazione (…) con scrittura del 30 dicembre 2014", confermando altresì l'imminente adozione di una procedura interna di consultazione della posta elettronica "volta a garantire la continuità operativa nel pieno allineamento ai principi privacy applicabili";

VISTA la nota del 23 gennaio 2015 con cui il ricorrente ha eccepito di non aver ancora ottenuto riscontro in merito alla richiesta di cessazione del trattamento avente ad oggetto i suoi dati personali, sia comuni che sensibili, ribadendo pertanto la richiesta di cancellazione di quelli di cui, alla luce del venir meno del rapporto di collaborazione, non sia più necessario il trattamento; l'interessato ha inoltre rinnovato la richiesta di disattivazione dell'account di posta elettronica oggetto di ricorso, rilevando l'illiceità della condotta tenuta dal resistente e precisando che "l'indirizzo di posta elettronica nome.cognome@azienda.it fornito per realizzare "le sole finalità istituzionali" è e resta comunque un dato personale riferibile a chi è assegnatario dell'account" e che pertanto "anche se un disciplinare esistesse e fosse stato specificamente approvato dal ricorrente (…) non potrebbe legittimamente prevedere la facoltà (…) di mantenere, usare e consultare un account dopo la cessazione del rapporto con il collaboratore cui (…) è stato assegnato, e quindi per un tempo indeterminato e indeterminabile"; il ricorrente ha infine evidenziato che la necessità, rappresentata dallo studio, di continuare ad utilizzare il predetto account in virtù dell'esigenza di riscontrare le comunicazioni pervenute dai clienti o da controparti o da terzi dei procedimenti seguiti può essere soddisfatta anche attraverso l'invio di un messaggio di risposta automatica o di una email diretta ad avvisare la clientela della cessata collaborazione con l'avv. XY, con la contestuale indicazione del recapito di un altro professionista dello studio cui rivolgersi;

VISTA la nota del 23 gennaio 2015 con cui lo studio resistente, nel ribadire la legittimità del trattamento posto in essere, ha chiarito, in primo luogo, che il rapporto di collaborazione professionale intercorso con il ricorrente, "pur non collocabile entro lo schema del lavoro dipendente, allocava comunque in capo allo Studio ogni potere di decisione sull'assegnazione delle pratiche" da cui discendeva che "i clienti rispetto ai quali il collaboratore svolgeva attività (…) erano esclusivamente clienti dello Studio", che ne assumeva perciò la relativa responsabilità contrattuale e deontologica, e che "per la gestione dei rapporti digitali di comunicazione" assegnava comunque ai collaboratori "indirizzi email composti secondo lo schema nome.cognome@KK.it" riconducibili al dominio del titolare del trattamento; quest'ultimo ha inoltre rappresentato che in fase di chiusura del rapporto di collaborazione "la gestione dell'account "XY@KK.it" era stata oggetto di" specifica negoziazione in virtù della quale lo studio, pur impegnandosi a trasmettere all'interessato "copia di tutti i fax, PEC e di tutta la corrispondenza e di tutte le notificazioni" relativi alle pratiche a lui assegnate (o assegnande in virtù di espressa richiesta dei clienti) come da ripartizione delle stesse contenuta nell'accordo del 30 dicembre 2014, si era comunque avvalso della prerogativa di continuare ad utilizzare il predetto account sino a quando ciò si fosse reso necessario per garantire la dovuta assistenza ai clienti, nonché alle controparti e ad eventuali terzi; il resistente ha inoltre rappresentato l'inopportunità, al fine di scongiurare il rischio della possibile violazione delle regole di deontologia nonché del segreto professionale, di aderire alla richiesta avanzata dal ricorrente diretta ad ottenere l'automatico inoltro di tutte le e-mail pervenute all'account di posta oggetto del ricorso ad un nuovo account del medesimo facente capo ad uno studio legale concorrente con cui lo stesso attualmente collabora, eccependo peraltro che la formulazione della richiesta, implicando la consegna di documentazione, andrebbe comunque oltre i limiti di ciò che può essere legittimamente richiesto innanzi all'Autorità; il titolare del trattamento ha infine dichiarato che, secondo quanto "confermato dall'amministratore di sistema, (…) non risulta l'attivazione di alcuna procedura "catch-all" o "anyuser"";

VISTA l'audizione svoltasi presso la sede dell'Autorità il 28 gennaio 2015 nel corso della quale il resistente ha ribadito quanto dedotto nelle memorie già depositate dichiarando che in qualità di titolare dell'account di posta elettronica assegnato al ricorrente "aveva (…) completo accesso ai contenuti della mailbox (…)"; il ricorrente ha chiesto nuovamente la disattivazione del predetto account ribadendo che lo stesso, in quanto contenente il suo nome e cognome, è certamente qualificabile come dato personale ed ha altresì precisato di aver prestato il proprio consenso al solo mantenimento della Pec, espressamente regolamentato nell'accordo del 30 dicembre 2014 sottoscritto tra le parti, eccependo che il perdurante utilizzo della casella di posta elettronica oggetto di ricorso può peraltro indurre in errore i mittenti dei messaggi relativamente all'identità del reale destinatario; il ricorrente ha infine sollecitato l'urgente definizione della vicenda, rilevando di aver appreso solo in sede di audizione dell'avvenuta implementazione da parte dello studio resistente di una procedura di smistamento della posta in entrata sull'account XY@KK.it che prevede l'accesso alla casella da parte di diverse persone incardinate nello studio e disposta senza coinvolgere in alcun modo l'interessato e senza indicare alcun limite temporale di utilizzo;

VISTA la nota del 6 febbraio 2015 con cui il titolare del trattamento ha ribadito l'inammissibilità delle richieste avanzate dal ricorrente, precisando, con riguardo all'istanza volta ad ottenere la disattivazione dell'account di posta elettronica recante il suo nominativo, che l'utilizzo di quest'ultimo "ha fatto parte di accordo civilistico tra le parti, intervenuto al momento della cessazione della collaborazione dell'avv. XY con lo studio legale (…) resistente", rendendo quindi operante il disposto dell'art. 24 comma 1 lett. b) del Codice come confermato dal fatto che nel predetto accordo è espressamente sancito l'impegno, in capo all'Associazione (i.e.  lo studio legale Jenny Avvocati), di "inoltrare prontamente al RP ("XY", n.d.a.) copia di tutti i fax, PEC e di tutta la corrispondenza e di tutte le notificazioni che, indirizzati a RP in relazione alle pratiche di cui al punto 3.1.1. e/o 3.1.3. dovessero pervenire al recapito dell'Associazione"; il resistente, pur dando atto di aver provveduto a disporre, sin dal "primo riscontro all'interessato datato 5 gennaio 2015", la cancellazione di dati personali collegati allo stesso (quali il numero della moglie o il recapito fastweb) la cui conservazione non si reputava necessaria, ha tuttavia eccepito l'inammissibilità delle richieste, avanzate dallo stesso nell'atto di ricorso e nelle successive memorie, diverse ed ulteriori rispetto a quella contenuta nell'interpello preventivo in cui l'interessato si era limitato a chiedere unicamente la "disattivazione dell'account XY@KK.it, attraverso la cancellazione dei relativi dati personali"; lo studio ha infine indicato alcune iniziative intraprese al fine di comporre bonariamente la vicenda rappresentando, in particolare, di aver fissato al 30 settembre 2015 il termine di permanenza in attività del predetto account e giustificando tale scelta con la necessità di far fronte ad alcuni impegni, collocabili nel prossimo periodo autunnale, già assunti dallo studio e a cui era solito partecipare il ricorrente, nonché di aver, a supporto dell'avviso già inviato ai clienti a partire dal 2 gennaio 2015, "autonomamente deciso di implementare (…) l'invio di un messaggio di risposta ai terzi che scrivono all'indirizzo (…) a far data dal 10 febbraio 2015" in cui si rende noto il venir meno del rapporto di collaborazione con l'avv. XY, dando atto del persistente funzionamento della casella sino al termine sopra indicato e della circostanza che il contenuto del messaggio è conoscibile da soggetti diversi dal ricorrente; lo studio resistente ha inoltre ribadito che le modalità di utilizzo della e-mail istituzionale sono espressamente contenute in un disciplinare interno, noto a tutti i collaboratori e dipendenti dello studio, che prevede peraltro, al punto 3.4.2., che "I soci dello Studio J&P o l'Amministratore del Sistema sono autorizzati ad accedere in qualsiasi momento al personal computer ed alla casella di posta elettronica di ciascun dipendente o collaboratore qualora ciò si rendesse necessario ai fini lavorativi laddove il dipendente o collaboratore fosse assente per malattia, infortunio, permesso, vacanza o per qualsiasi altra ragione", non potendosi pertanto parlare "di account esclusivo dell'odierno ricorrente" in quanto "in entrata era assolutamente condiviso con la struttura titolare"; il resistente ha infine rappresentato l'avvenuta implementazione di una procedura interna funzionale allo smistamento, da parte di soggetti appositamente incaricati, dei messaggi ricevuti sulla predetta casella di posta elettronica, nonché al successivo inoltro al ricorrente di quelli di suo interesse, rilevando come dell'esistenza di tale procedura quest'ultimo fosse già stato informato con dettagliata e-mail del 22 gennaio 2015;

VISTA la nota del 6 febbraio 2015 con cui il ricorrente, nel replicare alla memoria del resistente, nonché a quanto emerso nel corso dell'audizione, ha rilevato che il titolare del trattamento "non solo ha confermato ancora una volta (…) di non aver disattivato l'account di posta elettronica XY@KK.it, ma ha pure riferito (…) che il 22 gennaio 2015 lo studio legale "Jenny.Avvocati" ha implementato una procedura interna allo studio (…) che prevede l'accesso alla casella di posta elettronica del ricorrente e ai messaggi ivi recapitati per un periodo di tempo indeterminato da parte di altre persone che con il ricorrente non hanno alcun rapporto, avendo il ricorrente cessato la propria collaborazione professionale con lo studio (…) fin dal 31 dicembre 2014" e che "decidono autonomamente quali comunicazioni inoltrare al ricorrente e quali tenere a disposizione del solo studio legale "Jenny.Avvocati"" senza aver consultato preventivamente l'interessato; quest'ultimo ha dunque ribadito la richiesta di disattivazione del predetto account, di comunicazione delle e-mail indirizzate al medesimo, nonché di blocco della procedura implementata dallo studio per la consultazione della posta in entrata, eccependo l'illiceità del relativo trattamento in quanto non necessario e non autorizzato tenuto conto del fatto che, contrariamente a quanto asserito da controparte, "non esiste alcun accordo tra le parti relativo all'utilizzo dell'account in contestazione dopo la cessazione del rapporto professionale, né tanto meno relativo all'adozione della Procedura", riguardando tale accordo solo "la ultrattività della casella PEC XY@pec-KK.it (…) fino al 31 gennaio 2015" che ad oggi  risulta disattivata; l'interessato ha inoltre rilevato che la condotta posta in essere dal resistente integra un'ipotesi di accesso abusivo a sistema informatico, determinando altresì l'insorgere "nella clientela della falsa e confusoria convinzione che il ricorrente collabori ancora con il resistente" ed esponendolo altresì "a responsabilità disciplinare e deontologica" nei confronti degli stessi "per violazione dei doveri di segretezza e riservatezza (art. 13 cod. deont.) e del riserbo e del segreto professionale (art. 28 cod. deont.)";

VISTA la nota del 23 febbraio 2015 con cui il ricorrente ha ribadito l'illiceità del trattamento posto in essere dallo studio resistente in violazione della disciplina prevista dal Codice, pur avendo quest'ultimo espressamente riconosciuto, nell'ultima memoria inviata, la natura di dato personale dell'account di posta elettronica assegnato per fini istituzionali, ed ha altresì precisato che "la mailbox era personale e veniva letta solo dalle segretarie a ciò eventualmente delegate in caso di necessità del professionista"; l'interessato ha inoltre confermato di non aver mai ricevuto copia delle e-mail che il titolare del trattamento afferma di aver trasmesso al medesimo, eccependo che la documentazione allegata da controparte a dimostrazione riguarderebbe in realtà l'inoltro di messaggi relativi al ricorrente ricevuti dallo studio sulla casella di posta di altro dipendente; il ricorrente ha infine evidenziato la gravità delle affermazioni contenute nelle note di controparte, laddove si dichiara che già in costanza del rapporto di collaborazione con quest'ultima le segretarie erano dotate della possibilità di visualizzare la sua mailbox, tenuto conto del fatto che lo stesso disciplinare interno riserva in realtà tale possibilità, al ricorrere di specifici presupposti, ai soli soci dello studio e all'amministratore di sistema;

VISTA la nota del 23 febbraio 2015 con cui lo studio resistente, nel considerare pacifica la qualificazione dell'account di posta elettronica contenente l'indicazione del nome e cognome dell'utilizzatore come suo dato personale, ha tuttavia ribadito la liceità del perdurante utilizzo dello stesso ritenendo sussistente, nel caso di specie, "un'ipotesi di esclusione del consenso, quale è quella di cui all'art. 24, co. 1, lett. b) cod. priv." in virtù dell'accordo sottoscritto tra le parti al momento della cessazione del rapporto di collaborazione che appunto espressamente prevede "l'impegno dello Studio a inoltrare copia al XY non solo delle PEC a questi indirizzate, ma anche di tutta la corrispondenza (…) quindi anche delle email"; il titolare del trattamento ha inoltre insistito nella richiesta di dichiarare inammissibili le ulteriori istanze avanzate dal ricorrente in quanto non contenute nell'interpello preventivo;

RILEVATO che il presente ricorso, ai sensi dell'art. 148 del Codice, deve essere valutato con esclusivo riferimento alle richieste previamente avanzate con l'interpello preventivo e ribadite nell'atto di ricorso;

RILEVATO che, al di là di quanto espressamente contenuto nell'accordo con cui le parti hanno disciplinato la cessazione del loro rapporto di collaborazione professionale, lo scambio di corrispondenza elettronica (estranea o meno all'attività professionale) tra il ricorrente e soggetti esterni o interni alla struttura organizzativa in cui è inserito configura un'operazione idonea a rendere conoscibili talune informazioni personali relative all'interessato, si pensi (anche a prescindere dal contenuto della corrispondenza che certamente può contenere dati personali che lo riguardano) al trattamento dei nominativi dei mittenti e/o dei destinatari delle e-mail, già di per sé stessi in grado di fornire indicazioni rilevanti in ordine ai contatti e alle relazioni dell'interessato e, quindi, essere considerati dati personali ad esso relativi (cfr., al riguardo, provv. del Garante "Limiti al controllo sulla posta elettronica del dipendente" del 2 aprile 2008, disponibile sul sito www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1519703; provv. del Garante del 27 novembre 2014, disponibile sul sito www.garanteprivacy.it, doc. web n. 3718714);

RILEVATO altresì che, in generale, secondo quanto espressamente enunciato  anche nel provvedimento contenente le "Linee guida del Garante per posta elettronica e Internet" (adottato dall'Autorità il 1° marzo 2007 e pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 58 del 10 marzo 2007, v. punto 5.2 lett.b)), l'eventuale trattamento dei dati riferiti a comunicazioni inviate e ricevute dal lavoratore presso l'account di posta elettronica aziendale deve essere garantito, in un'ottica di bilanciamento con i contrapposti interessi del datore di lavoro e in attuazione dei principi di necessità, correttezza, pertinenza e non eccedenza, da un livello di tutela atto ad impedire interferenze ingiustificate sui diritti fondamentali dei lavoratori, nonché dei terzi mittenti e/o destinatari delle medesime comunicazioni; rilevato che tali principi risultano applicabili anche con riferimento a relazioni professionali che, pur non caratterizzate da una relazione di dipendenza, attribuiscono comunque al titolare del trattamento un ampio potere organizzativo, sia interno che esterno, elemento da ritenersi sussistente anche nel caso di specie sulla base della regolamentazione interna contenuta nel disciplinare allegato dallo studio resistente; rilevato che da tale affermazione consegue che, laddove sia cessato il rapporto di lavoro e/o collaborazione, sia necessario interrompere l'utilizzazione dell'account associato ad un soggetto che non è più parte dell'organizzazione, rendendo altresì opportuna l'adozione di misure idonee ad informare i terzi dell'intervenuta disattivazione con eventuale indicazione di un  indirizzo di posta elettronica alternativo cui inviare le comunicazioni attinenti la sfera lavorativa e/o professionale del datore di lavoro;

RILEVATO, in ordine alla richiesta di disattivazione dell'account XY@KK.it, che il titolare del trattamento ha dichiarato espressamente di non aver provveduto a disattivare l'account di posta elettronica attribuito al ricorrente in costanza di rapporto professionale, ritenendo che lo stesso, in quanto collegato al dominio dello studio e in virtù della particolare tipologia delle relazioni intrattenute attraverso di esso, dovesse reputarsi nella completa disponibilità dello studio medesimo, rappresentando comunque di non utilizzare più il predetto account per inviare messaggi in uscita, ma di impiegarlo solamente per la ricezione di messaggi in entrata e riservandosi tale facoltà sino al 30 settembre 2015 attraverso l'implementazione di un'apposita procedura di consultazione e smistamento delle comunicazioni da parte di soggetti appositamente incaricati; rilevato che  l'account di posta elettronica, pur assegnato per lo svolgimento dell'attività professionale, contiene nome e cognome del ricorrente e dunque risulta identificativo del medesimo e ciò vale a maggior ragione in considerazione dell'attività di prestazione di opera intellettuale svolta dall'interessato che potrebbe essere peraltro chiamato a rispondere di eventuali violazioni dell'obbligo di segretezza in sede di responsabilità deontologica e disciplinare; rilevato pertanto che, in ordine a tale profilo, il ricorso merita accoglimento con contestuale indicazione delle misure più idonee per l'esecuzione della disattivazione in considerazione della natura dei rapporti professionali sottesi alla vicenda;

RILEVATO, in ordine alla richiesta di cancellazione dei propri dati personali avanzata dal ricorrente, che il titolare del trattamento ha comunicato all'interessato, già prima della proposizione del ricorso, i dati dal medesimo ancora detenuti, dichiarando (con dichiarazione della cui veridicità l'autore risponde ai sensi dell'art. 168 del Codice "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") di conservare solo quelli necessari in adempimento di obblighi fiscali e provvedendo altresì alla cancellazione delle restanti informazioni; rilevata l'opportunità, in riferimento ai dati personali riconducibili al ricorrente contenuti nelle comunicazioni pervenute sull'account XY@KK.it successivamente alla cessazione del rapporto professionale tra le parti e fino alla disattivazione di esso, che il titolare del trattamento conservi solo quelle eventualmente connesse a vicende professionali che siano tuttora trattate dallo studio legale resistente dovendosi provvedere, con riguardo alle altre, alla cancellazione del relativo contenuto; rilevato che, al fine di individuare le e-mail di rispettivo interesse, risulta necessario che il ricorrente, in data da concordare tra le parti entro i quindici giorni successivi all'avvenuta disattivazione dell'account, si rechi presso la sede dello studio legale e, in presenza di una persona delegata dallo studio medesimo, nonché dell'amministratore di sistema, verifichi il contenuto delle e-mail a lui indirizzate pervenute dopo la cessazione del rapporto di collaborazione professionale, individuando quelle di carattere privato o che, pur collegate alla sfera professionale, riguardino rapporti che continuano ad essere curati dal medesimo; rilevato infine che, al termine di tale operazione, il titolare del trattamento dovrà provvedere alla cancellazione di tutti i messaggi di posta elettronica di carattere personale dell'interessato o comunque non aventi alcuna attinenza con l'attività professionale attualmente svolta dallo studio;

RITENUTO pertanto, alla luce di quanto sopra esposto, di dover accogliere parzialmente il ricorso e di dover ordinare al resistente di disattivare, nel termine di trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, l'indirizzo di posta elettronica XY@KK.it secondo modalità tali da inibire in via definitiva la ricezione in entrata di messaggi diretti al predetto account, nonché la conservazione degli stessi su server aziendali, con contestuale utilizzo, in conformità di quanto previsto dalle sopra citate "Linee guida del Garante per posta elettronica e Internet" (punto 5.2 lett. b)), di un risponditore automatico che avvisi gli utenti dell'avvenuta disattivazione nei trenta giorni successivi a quest'ultima, indicando altresì un eventuale indirizzo di posta elettronica alternativo cui inviare i messaggi attinenti l'attività svolta dallo studio resistente e con sospensione immediata di qualunque procedura atta a consentire la consultazione del contenuto dei messaggi già pervenuti o che potrebbero pervenire sino all'attuazione del presente provvedimento; ritenuto altresì di dover ordinare al titolare del trattamento, quale ulteriore misura necessaria a tutela dei diritti dell'interessato ai sensi dell'art. 150 comma 2 del Codice, di consentire a quest'ultimo, entro il termine di quindici giorni dall'avvenuta disattivazione, di accedere, recandosi presso la sede dello studio legale e in presenza di persona di fiducia appositamente incaricata dal resistente e dell'amministratore di sistema, al contenuto dei messaggi a lui indirizzati ricevuti sulla predetta casella di posta dal 31 dicembre 2014, data di cessazione del rapporto di collaborazione tra le parti, sino all'effettiva disattivazione, nel senso sopra chiarito, della casella medesima, al fine di individuare quelli di carattere privato o che, pur collegati alla sfera professionale, riguardino rapporti che continuino ad essere curati dal medesimo e di poter così verificare l'avvenuta successiva cancellazione dei predetti messaggi da parte del titolare del trattamento;

RITENUTO di dover dichiarare inammissibili le restanti richieste contenute nell'atto di ricorso, ma non avanzate al titolare del trattamento con l'interpello preventivo;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l'ammontare delle spese inerenti l'odierno ricorso nella misura di euro 500 considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico di Studio legale "Jenny.Avvocati" nella misura di euro 300, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) accoglie parzialmente il ricorso e, per l'effetto, ordina allo Studio legale "Jenny.Avvocati" di disattivare l'indirizzo di posta elettronica  XY@KK.it entro il termine di trenta giorni dalla ricezione della presente decisione secondo modalità tali da inibire in via definitiva la ricezione in entrata di messaggi diretti al predetto account, nonché la conservazione degli stessi su server aziendali, con contestuale utilizzo di un risponditore automatico che avvisi gli utenti dell'avvenuta disattivazione nei trenta giorni successivi a quest'ultima, indicando altresì un eventuale indirizzo di posta elettronica alternativo cui inviare i messaggi attinenti l'attività svolta dallo studio e con sospensione immediata di qualunque procedura atta a consentire la consultazione del contenuto dei messaggi già pervenuti o che potrebbero pervenire sino all'attuazione del presente provvedimento; ordina altresì di consentire all'interessato, quale ulteriore misura a tutela dei diritti del medesimo ai sensi dell'art. 150 comma 2 del Codice, di accedere, entro il termine di quindici giorni dall'avvenuta disattivazione dell'account di posta elettronica, recandosi presso la sede dello studio legale e in presenza di persona di fiducia appositamente incaricata dal resistente e dell'amministratore di sistema, al contenuto dei messaggi a lui indirizzati ricevuti sulla predetta casella di posta dal 31 dicembre 2014, data di cessazione del rapporto di collaborazione tra le parti, sino all'effettiva disattivazione, nel senso sopra chiarito, della casella medesima, al fine di individuare quelli aventi contenuto privato o che, pur collegati alla sfera professionale, siano relativi a rapporti che continuino ad essere curati dal medesimo e di poter così verificare l'avvenuta successiva cancellazione dei predetti messaggi da parte del titolare del trattamento;

b) dichiara il ricorso inammissibile in ordine alle restanti richieste;

c) determina nella misura forfettaria di euro 500 l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento che vengono posti, nella misura di 300 euro, a carico di Studio legale "Jenny.Avvocati" il quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.

Il Garante, nel chiedere a Studio legale "Jenny.Avvocati", ai sensi dell'art. 157 del Codice, di comunicare quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione al presente provvedimento e di fornire comunque riscontro entro quarantacinque giorni dalla ricezione dello stesso, ricorda che l'inosservanza di provvedimenti del Garante adottati in sede di decisione dei ricorsi è punita ai sensi dell'art. 170 del Codice. Si ricorda che il mancato riscontro alla richiesta ex art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all'art. 164 del Codice.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 5 marzo 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia