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Parere su quattro schemi di provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle entrate in relazione a nuovi flussi di dati per l’elaborazione della dichiarazione dei redditi c.d. precompilata - 18 febbraio 2016 [4716389]

[doc. web n. 4716389]

Parere su quattro schemi di provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle entrate in relazione a nuovi flussi di dati per l'elaborazione della dichiarazione dei redditi c.d. precompilata  - 18 febbraio 2016

Registro dei provvedimenti
n. 63 del 18 febbraio 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito Codice);

Viste la richiesta di parere dell'Agenzia delle entrate del 5 febbraio 2016, prot. n. 20116.05-02-2016-U, relativa ai seguenti schemi di provvedimento del Direttore:

- Comunicazioni all'anagrafe tributaria dei dati relativi alle spese universitarie ai sensi dell'articolo 1 del decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 13 gennaio 2016. Opposizione all'inserimento dei dati relativi alle spese universitarie nella dichiarazione precompilata;

- Comunicazioni all'anagrafe tributaria dei dati relativi alle spese funebri ai sensi dell'articolo 2 del decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 13 gennaio 2016;

- Comunicazioni all'anagrafe tributaria dei dati relativi ai contributi versati alle forme pensionistiche complementari di cui al decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252;

- Modalità e termini di comunicazione all'anagrafe tributaria dei dati relativi alle spese sanitarie rimborsate;

Vista la nota del 5 febbraio 2016, prot. n. 20490.05-02-2016-U, con la quale l'Agenzia ha comunicato gli interventi evolutivi apportati al sistema Entratel;

Vista la nota del 10 febbraio 2016, prot. n. 22751.10-02-2016-U, con la quale l'Agenzia delle entrate ha precisato alcuni aspetti relativi alla comunicazione dei dati relativi alle spese sanitarie rimborsate;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO:

L'Agenzia delle entrate (di seguito anche Agenzia) ha chiesto il parere del Garante in ordine a quattro schemi di provvedimento del Direttore finalizzati, in particolare, all'elaborazione della dichiarazione dei redditi c.d. precompilata ai sensi dell'art. 3 del decreto legislativo 21 novembre 2014, n. 175, che disciplinano le modalità tecniche delle nuove comunicazioni di dati previste, in particolare, dalla legge 28 dicembre 2015, n. 208, e dal decreto del Ministero dell'economia e delle finanze del 13 gennaio 2016.

1. Spese universitarie

Il primo schema in esame disciplina la comunicazione all'anagrafe tributaria dei dati relativi alle spese universitarie ai sensi dell'art. 1 del predetto decreto ministeriale.

Per ciascuno studente, le università statali e non statali sono tenute a comunicare, entro il 28 febbraio di ciascun anno, l'ammontare delle spese universitarie sostenute nell'anno d'imposta precedente con l'indicazione dei soggetti che hanno sostenuto le spese, dell'anno accademico di riferimento e della tipologia del corso di studio cui si riferiscono (ad esempio, laurea, master, dottorato, scuola di specializzazione). L'indicazione della tipologia di corso è necessaria per consentire all'Agenzia l'esatta determinazione dell'importo detraibile per gli iscritti ad università non statali (il cui ammontare sarà individuato da un apposito decreto del Ministero dell'istruzione dell'università e della ricerca sulla base degli importi medi delle tasse e contributi dovuti alle università statali).
Non devono, invece, essere comunicati i dati relativi alle spese sostenute per lo studente da parte di enti, società, imprese e professionisti e, in generale, da parte di soggetti diversi dallo studente o dai suoi familiari.

L'Agenzia ha specificato, nella richiesta di parere, che tali spese sono detraibili anche se sostenute nell'interesse dei familiari fiscalmente a carico. Pertanto, in analogia a quanto disciplinato con il provvedimento del 31 luglio 2015 in materia di spese sanitarie, al fine di tutelare i diritti dei familiari a carico che non intendono far conoscere al soggetto dichiarante le proprie spese, nello schema di provvedimento sono  state previste le modalità per consentire, agli studenti che ne abbiano interesse, di esercitare la propria opposizione all'inserimento delle spese universitarie nella dichiarazione precompilata.

Lo schema, in particolare, prevede che, dal 2 gennaio al 28 febbraio di ciascun anno, lo studente possa esercitare la propria opposizione all'utilizzo dei dati relativi alle spese universitarie sostenute nell'anno precedente per l'elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata, trasmettendo all'Agenzia il modello predisposto, unitamente alla copia di un documento di identità, all'indirizzo e-mail opposizioneutilizzospeseuniversitarie@agenziaentrate.it, oppure, inviando un fax al numero 0650762273. In questo modo, se lo studente è un familiare a carico, i dati relativi alle spese universitarie per le quali ha esercitato l'opposizione non saranno visualizzabili, dai soggetti di cui risulta a carico, né nella dichiarazione precompilata, né nell'elenco delle informazioni attinenti la dichiarazione stessa.

Con riferimento alle spese universitarie sostenute nell'anno 2015, l'opposizione potrà essere esercitata dal giorno successivo a quello di pubblicazione dello schema di provvedimento in esame fino al 21 marzo 2016.

2. Spese funebri

Il secondo schema di provvedimento sottoposto all'attenzione del Garante individua, in attuazione del citato decreto ministeriale, le modalità tecniche di trasmissione in via telematica all'Agenzia delle entrate, da parte dei soggetti che emettono fatture relative a spese funebri, dell'ammontare delle spese sostenute in dipendenza della morte di persone nell'anno precedente.

I dati devono essere comunicati, entro il 28 febbraio di ciascun anno, con riferimento a ciascun decesso secondo il tracciato record allegato allo schema di provvedimento, con l'indicazione dei dati del soggetto deceduto (ovvero, per il 2015, i dati identificativi dell'evento)  e dei soggetti intestatari del documento fiscale.

In questo caso la questione della conoscibilità da parte del dichiarante delle spese funebri eventualmente sostenute dai familiari a carico non si pone, come chiarito dall'Agenzia in quanto la detraibilità è consentita esclusivamente per quelle sostenute dal dichiarante. Le spese funebri eventualmente sostenute dal familiare a carico, non essendo detraibili, non sono elaborate nella dichiarazione precompilata.

3. Contributi versati alle forme pensionistiche complementari di cui al decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252

Il terzo schema di provvedimento in esame disciplina le modalità di trasmissione e il contenuto delle comunicazioni all'Agenzia delle entrate da parte delle "forme pensionistiche complementari" di cui al decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 502, per le quali i contributi non sono versati per il tramite del sostituto d'imposta (art. 25, della legge 30 dicembre 1991, n. 413, e ss. mm. e ii.).

In questo caso i dati relativi ai contributi per tutti i soggetti del rapporto (soggetto iscritto alla forma di previdenza complementare e soggetto che sostiene la spesa) dovranno essere comunicati all'Agenzia, entro il 28 febbraio di ogni anno, così come indicati nel tracciato record allegato allo schema.

4. Spese sanitarie rimborsate

Il quarto schema sottoposto all'attenzione del Garante disciplina le modalità e i termini di comunicazione all'anagrafe tributaria dei dati relativi alle spese sanitarie rimborsate da parte di enti, casse e società di mutuo soccorso aventi esclusivamente fine assistenziale e i fondi integrativi del Servizio sanitario nazionale che, nell'anno precedente, hanno ottenuto l'attestazione di iscrizione nell'apposita anagrafe.

L'art. 78, comma 25-bis, della legge 30 dicembre 1991, n. 413, così come da ultimo modificato dalla legge n. 208 del 2015, ha previsto, infatti, che, entro il 28 febbraio di ciascun anno, debbano essere comunicati, per tutti i soggetti del rapporto, i dati relativi alle spese sanitarie:

- rimborsate per effetto dei contributi di cui alla lettera a) del comma 2 dell'articolo 51 e alla lettera e-ter) del comma 1 dell'articolo 10 del Testo unico delle imposte sui redditi (d. P.R. del 22 dicembre 1986, n. 917);

- comunque non rimaste a carico del contribuente ai sensi dell'articolo 10, comma 1, lettera b), e dell'articolo 15, comma 1, lettera c), dello stesso Testo unico.

L'Agenzia ha precisato nello schema che non devono essere comunicati i dati relativi alle spese sanitarie rimborsate per effetto di contributi per i quali non opera la deducibilità ai fini Irpef, mentre vanno comunque comunicati i contributi per i quali opera, anche per l'importo eccedente il limite di deducibilità previsto.
I dati da comunicare devono essere aggregati secondo le tre tipologie di spesa individuate nel tracciato record allegato allo schema di provvedimento che distingue tra:

- A) rimborsi di spese mediche anche se sostenute all'estero (ad esempio ticket, farmaci, visite mediche);

- B) rimborsi per spese mediche agevolabili solo a determinate condizioni previste per legge (ad esempio, cure termali, protesi, interventi di chirurgia estetica);

- C) rimborsi di spese non sanitarie (ad esempio, diarie da ricovero).

5. Trattamento dei dati

Nei provvedimenti in esame è previsto che i dati trasmessi siano raccolti nei sistemi informativi dell'anagrafe tributaria e vengano utilizzati, in particolare, ai fini dell'elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata e, più in generale, per lo svolgimento delle attività di controllo sugli oneri deducibili e sugli oneri detraibili, anche sulla base dell'art. 7 del d.P.R. n. 605 del 29 settembre 1973, nonché per le altre finalità istituzionali dell'Agenzia, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei contribuenti.

Viene, inoltre, stabilito che i dati vengano conservati per il tempo previsto dalla normativa di riferimento.

6. Modalità di comunicazione e sicurezza dei dati

I soggetti tenuti alle comunicazioni previste nei quattro provvedimenti in esame devono inviare i dati mediante il servizio telematico Entratel o Fisconline.

Per l'invio dei dati, devono essere utilizzati i prodotti software di controllo e di predisposizione dei file resi disponibili dall'Agenzia delle entrate, secondo le specifiche tecniche, comprensive dei tracciati record, in allegato ai rispettivi provvedimenti.

A tal fine, i predetti soggetti possono avvalersi degli intermediari di cui all'art. 3, commi 2-bis e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322, designandoli "responsabili o incaricati del trattamento dei dati" ed impartendo loro le necessarie istruzioni, così come previsto dagli art. 29 e 30 del Codice.

Per quanto riguarda la trasmissione dei rimborsi delle spese sanitarie, i soggetti tenuti alla comunicazione possono avvalersi anche delle compagnie di assicurazione o delle società di servizi che intervengono nella gestione amministrativa dei rapporti in forza di specifici accordi contrattuali, purché appositamente delegati e designati "responsabili o incaricati del trattamento dei dati", avendo impartito loro le necessarie istruzioni, così come previsto dagli art. 29 e 30 del Codice.

Con la nota del 5 febbraio 2016, l'Agenzia delle entrate ha comunicato anche le modifiche apportate al sistema Entratel, anche a seguito di quanto rilevato dal Garante nel parere del 17 aprile 2012 (doc. web n. 1886775), relativo all'utilizzo di tale sistema per la comunicazione integrativa annuale all'archivio dei rapporti finanziari (c.d. dati contabili).

In particolare, gli interventi realizzati sul sistema Entratel hanno riguardato:

- il sistema di profilazione dei servizi, al fine di consentire al "gestore incaricato" di attribuire ad ogni "incaricato" i servizi disponibili sul sistema telematico, in funzione del ruolo assunto dallo stesso;

- l'infrastruttura telematica integrata, in modo tale da permettere l'invio di file di grandi dimensioni nel rispetto dei requisiti di sicurezza e di prestazione;

- la realizzazione di strumenti di analisi e monitoraggio dell'utilizzo delle credenziali e del rilascio delle deleghe.

Con riferimento alle misure di sicurezza, gli schemi in esame prevedono, in particolare, la cifratura del canale trasmissivo e dei dati, nonché l'utilizzo di sistemi di autorizzazione, controllo degli accessi, tracciamento e monitoraggio delle operazioni eseguite.

OSSERVA:

In generale, si rileva che l'adozione dei provvedimenti in esame comporterà un aumento del volume di dati personali trattati dall'Agenzia delle entrate. Pur non essendo in discussione la rilevante finalità di semplificazione degli adempimenti fiscali per i cittadini perseguita con l'elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata, né l'esigenza di disporre di ogni necessaria informazione per l'azione di verifica e contrasto dell'evasione fiscale, si evidenzia che l'ulteriore incremento dell'imponente patrimonio informativo già a disposizione dell'Agenzia pone, in misura ancora più accentuata che in passato, il dovere di rispettare il principio di necessità e di proporzionalità nel trattamento dei dati personali, nonché gli obblighi di sicurezza al fine di ridurre al minimo i rischi di accessi non autorizzati o di trattamenti non consentiti o non conformi alle finalità della raccolta (artt. 3, 11 e 31 del Codice).

Considerato che i quattro schemi di provvedimento presentano analoghi aspetti, dal punto di vista del rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza del trattamento dei dati e della sicurezza, si reputa opportuna una trattazione unitaria degli stessi nell'ambito di un unico parere.

In via preliminare, occorre sottolineare che le versioni degli schemi di provvedimento in esame tengono conto degli approfondimenti effettuati, anche nel corso di incontri di lavoro tenutisi con i rappresentanti dell'Agenzia delle entrate, volti ad assicurare il rispetto del Codice, con particolare riferimento a:

- la pertinenza e non eccedenza dei dati raccolti, così come indicati nei tracciati record (dati relativi alle spese sanitarie rimborsate, spese funebri);

-  la necessaria designazione degli intermediari di cui all'art. 3, commi 2-bis e 3, del d.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 e delle compagnie di assicurazione o delle società di servizi, quali "responsabili o incaricati del trattamento dei dati", comprensiva delle idonee istruzioni, così come previsto dagli art. 29 e 30 del Codice;

- la tutela dei diritti dei familiari a carico che non intendono far conoscere al soggetto dichiarante le proprie spese, in analogia a quanto disciplinato con il provvedimento del 31 luglio 2015 in materia di spese sanitarie, prevedendo anche per le spese universitarie la possibilità, per chiunque ne abbia interesse, di esercitare la propria opposizione all'inserimento di tali spese nella dichiarazione precompilata;

- la corretta individuazione delle finalità del trattamento, evidenziando la necessità di specificare, negli schemi di provvedimento, che, oltre all'elaborazione della dichiarazione precompilata, i dati comunicati possono essere trattati anche per finalità di controllo sugli oneri deducibili e detraibili, anche ai sensi dell'art. 7, comma 5, del d.P.R. n. 605 del 1973;

- le misure di sicurezza, con particolare riferimento ai miglioramenti apportati al sistema Entratel.

La tutela dei diritti dei familiari a carico che non intendono far conoscere al soggetto dichiarante le proprie spese universitarie è stata allo stato individuata nella possibilità dei familiari di esercitare l'opposizione.

Considerata tuttavia la valenza generale della tematica relativa al trattamento delle informazioni dei familiari a carico nell'ambito della dichiarazione precompilata, nell'ottica di contemperare l'esigenza di semplificazione fiscale con la necessaria tutela dei dati personali dei cittadini, il Garante si riserva di individuare ulteriori misure anche all'esito dell'attività svolta con l'Agenzia delle entrate nell'ambito di un apposito tavolo di lavoro congiunto.

In ogni caso, al fine di rendere effettiva la prevista possibilità di opposizione da parte degli studenti all'uso per la dichiarazione precompilata dei dati sulle spese universitarie, si ricorda la necessità che l'Agenzia informi gli studenti, eventualmente anche in collaborazione con le università, in ordine alle modalità di esercizio della stessa, in particolare, per le spese relative al 2015.

Nell'ambito dell'esame dello schema di provvedimento relativo ai rimborsi delle spese sanitarie, è stato rilevato che, in considerazione del fatto che le spese sanitarie relative alle strutture non accreditate al SSN saranno trasmesse solo a partire dal 2016 e che i dati relativi agli acquisti di farmaci, effettuati nel 2015, risulteranno incompleti, è verosimile un disallineamento tra le spese sanitarie elaborate dall'Agenzia delle entrate nella dichiarazione precompilata e i rimborsi comunicati dagli enti e casse con finalità assistenziali che, invece, riguarderanno anche le spese sostenute presso strutture private o relative all'acquisto di farmaci.

Su richiesta dell'Ufficio, l'Agenzia ha precisato che sia sul sito di assistenza dedicato alla dichiarazione precompilata, sia nell'applicazione web della dichiarazione precompilata, verrà fornito un apposito avviso ai contribuenti, con il quale si evidenzierà la necessità di aggiungere, all'importo riportato dall'Agenzia, anche le altre spese sostenute (ad esempio, scontrini per farmaci), affinché risulti corretto il risultato della differenza tra le spese sostenute e i relativi rimborsi.

Sempre in relazione ai rimborsi delle spese sanitarie, nell'ambito dei predetti approfondimenti, è stata posta particolare attenzione ai rimborsi da ricondurre alla tipologia C (spese non sanitarie). Su richiesta del Garante, l'Agenzia ha dichiarato che la richiesta di comunicare anche tali informazioni, non detraibili a fini Irpef, è pervenuta dagli operatori del settore per minimizzare l'impatto dell'adempimento sui sistemi software in uso. L'Agenzia ha, comunque, precisato che gli enti e le casse con finalità assistenziali, come verrà precisato nelle apposite istruzioni, non saranno tenuti a comunicare tali dati e che, ove comunicati, gli stessi non saranno comunque utilizzati per l'elaborazione della dichiarazione precompilata.

Alla luce di questi chiarimenti si rileva pertanto la necessità che, nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati personali, l'Agenzia provveda a cancellare, senza ritardo, i dati relativi ai rimborsi delle spese non sanitarie (tipologia C) eventualmente comunicati dagli operatori di settore.

Con riferimento, invece, alle misure di sicurezza relative ai servizi telematici utilizzati per la trasmissione dei dati, si valutano positivamente i miglioramenti apportati al sistema Entratel.

Resta ferma l'esigenza di adeguare costantemente al progresso tecnico le misure di sicurezza adottate per il trattamento dei dati trasmessi per via telematica, tenendo in considerazione la quantità e la natura dei dati nonché la particolare rilevanza della banca dati (anagrafe tributaria) in cui sono destinati a confluire.

Per quanto riguarda i tempi di conservazione, nei provvedimenti viene genericamente fatto riferimento al "tempo previsto dalla normativa di riferimento".

Su tale aspetto si rileva, tuttavia, che la conservazione dei dati deve essere commisurata al tempo necessario e predeterminato a raggiungere le finalità perseguite (art. 11, comma 1, lett. c) del Codice) e si ritiene, pertanto che, negli schemi di provvedimento in esame, debbano essere esplicitati i tempi di conservazione allo scadere dei quali deve essere disposta l'integrale e automatica cancellazione dei dati.

TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE:

esprime il parere favorevole sui quattro schemi di provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle entrate indicati in premessa a condizione che l'Agenzia:

- provveda a cancellare, senza ritardo, i dati relativi ai rimborsi delle spese non sanitarie (tipologia C) eventualmente comunicati dagli operatori di settore;

- espliciti, nei provvedimenti, i termini di conservazione dei dati raccolti e preveda, allo scadere dei predetti termini, l'integrale e automatica cancellazione degli stessi.

Si ricorda la necessità che l'Agenzia informi gli studenti, eventualmente anche in collaborazione con le università, in ordine alle modalità di esercizio dell'opposizione all'uso dei dati sulle spese universitarie per la dichiarazione precompilata, in particolare, per le spese relative al 2015.

Roma, 18 febbraio 2016

IL PRESIDENTE
Iannini

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia