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Cos'è la notificazione

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E NOTIFICAZIONE TELEMATICA"

 

LA NOTIFICAZIONE

Che cosa è

La notificazione è una dichiarazione con la quale un soggetto pubblico o privato rende nota al Garante per la protezione dei dati personali l'esistenza di un'attività di raccolta e di utilizzazione dei dati personali, svolta quale autonomo titolare del trattamento.

A chi è trasmessa

Al Garante, telematicamente tramite questo sito e utilizzando la procedura indicata nelle istruzioni.

In quale momento si presenta

La notificazione va effettuata prima che inizi il trattamento dei dati.

Quante volte si notifica

Una sola volta, indipendentemente dalla durata, dal tipo e dal numero delle operazioni di trattamento, sia che si effettui un solo trattamento, sia che si curino più attività di trattamento con finalità correlate tra loro.

Che cosa riguarda

La notificazione riguarda l'attività di trattamento di dati personali (a volte solo se registrati in banche dati o archivi indicati dalla legge o dal Garante), ma non una banca dati o un archivio in quanto tale. Può aversi, infatti, un trattamento anche se materialmente i dati non sono organizzati in una banca dati.

Come si trasmette

Come già detto, solo per via telematica tramite questo sito, anche con la collaborazione di eventuali intermediari autorizzati.

Va ripetuta?

No. Una nuova notificazione è richiesta solo:

a) prima che cessi definitivamente l'attività di trattamento;

b) oppure prima che si apportino al trattamento alcune modifiche agli elementi da indicare nella notificazione.

LA NUOVA NOTIFICAZIONE* 

Cosa è cambiato dal 1° gennaio 2004

A partire da tale data sono tenuti a notificare solo alcuni soggetti, ossia solo i titolari che effettuano una o più attività di trattamento tra quelle specificamente indicate dal Codice (la precedente normativa, invece, prevedeva per tutti i titolari l'obbligo di effettuare la notificazione, a meno che potessero avvalersi dei casi di esonero o di possibile utilizzazione di una notificazione semplificata).

Il Garante ha individuato, con un proprio provvedimento [doc. web n. 852561] alcuni trattamenti, nell'ambito di quelli previsti dall'art. 37 del Codice, che presentano minori rischi per i diritti degli interessati e li ha pertanto esonerati dall'obbligo di notificazione. Il Garante ha inoltre comunicato specifici chiarimenti [doc. web n. 993385] e precisazioni [doc. web n. 996680] che illustrano dettagliatamente l'ambito ed i limiti dei citati esoneri. Il Garante ha altresì adottato un provvedimento che prevede l'esonero dall'obbligo di notificazione del trattamento di dati genetici effettuato da organismi di mediazione [doc. web n. 1823225].

Cosa è cambiato dall'8 gennaio 2009

Con apposito provvedimento il Garante ha proceduto ad una ulteriore semplificazione del modello per la notificazione. Con lo stesso provvedimento ha inoltre precisato le caratteristiche relative al contenuto della notificazione, i casi nei quali la stessa è dovuta ed il momento in cui deve essere effettuata.

Dall 8.1.2009 è stato posto conseguentemente in linea un nuovo modello di notificazione ulteriormente semplificato [doc. web n. 1571196]. L'introduzione del nuovo modello non comporta, per ciò stesso, l'obbligo di effettuare una nuova notificazione da parte dei soggetti che l'abbiano già effettuata.

Tra le novità introdotte vi è anche l'esenzione dal pagamento dei diritti di segreteria (rimasti in ogni caso fissati a 150 euro) per la modifica dei soli dati relativi a telefono, fax ed indirizzo di posta elettronica del titolare.

È necessaria una notificazione distinta se si trasferiscono dati all'estero?

No. Se si trasferiscono dati all'estero, la circostanza va indicata nella stessa, unica notificazione che riguarda tali dati.

Quale uso viene fatto della notificazione?

Le notificazioni sono inserite in un registro pubblico che è consultabile gratuitamente da tutti online. Il cittadino può così acquisire tutte le notizie presenti in notificazione – quest'ultima è infatti stampabile integralmente così come inviata dal titolare in formato pdf - e può utilizzarle per le finalità di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali. Ad esempio, per esercitare il diritto di accesso ai dati o altri diritti riconosciuti dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

Mediante il registro vengono effettuati controlli sui trattamenti oggetto di notificazione, verificando le notizie in essa contenute.

A quale obbligo è soggetto chi non deve notificare?

Il titolare che non è tenuto alla notificazione deve comunque fornire le notizie contenute nel modello di notificazione a chi ne fa richiesta (nell'esercizio del diritto di accesso e degli altri diritti riconosciuti all'interessato), a meno che il trattamento riguardi pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque.

Nel registro dei trattamenti ci sono i nomi delle persone cui si riferiscono i dati?

No. Tuttavia, le notizie accessibili mediante la consultazione del registro permettono di conoscere con esattezza il tipo di dati trattati, le finalità della raccolta, l'eventuale presenza di responsabili, il trasferimento all'estero e numerosi altri dati.

Cosa accade se si omette la notificazione o la si presenta in ritardo o incompleta?

Il titolare è punito con una sanzione amministrativa consistente nel pagamento di una somma da ventimila a centoventimila euro.

Cosa accade se nella notificazione ci sono notizie non veritiere?

La falsa dichiarazione è un reato, punito con la reclusione da sei mesi a tre anni, salvo che il fatto configuri un reato più grave.

* I testi qui presentati hanno una finalità esclusivamente divulgativa