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Trattamento di dati personali del dipendente mediante sistemi di localizzazione satellitare - 18 febbraio 2010 [1703103]

[doc. web n. 1703103]

Trattamento di dati personali del dipendente mediante sistemi di localizzazione satellitare - 18 febbraio 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale reggente;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Associazione Italiana Allevatori ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale reggente ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali mediante sistemi di localizzazione satellitare.
1.1. L´Associazione Italiana Allevatori ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell´art. 17 del Codice relativa al trattamento di dati personali dei propri dipendenti (in particolare, gli ispettori) connesso all´utilizzo di un sistema di localizzazione satellitare basato prevalentemente su tecnologia Gps (Global Positioning System). Tale sistema, comprensivo della gestione di una banca dati e del portale di accesso alle informazioni, verrebbe reso fruibile all´associazione per il tramite di un soggetto terzo (il c.d. fornitore del servizio).

L´adozione di siffatto sistema sarebbe giustificata, a detta dell´associazione (ente morale riconosciuto operante "su delega e con contributo del Ministero delle politiche agricole, alimentari e forestali"), dalla necessità di organizzare le attività ispettive di propria competenza e di certificare, anche a vantaggio delle proprie strutture periferiche (denominate "Associazioni Provinciali Allevatori"), l´effettività degli accertamenti espletati dal proprio personale presso le aziende di allevamento associate. Trattandosi, infatti, di associazione deputata ad effettuare i controlli e le verifiche sull´attitudine produttiva delle aziende zootecniche (in ottemperanza alle pertinenti "norme disciplinari vigenti" nel settore: cfr., a titolo esemplificativo, il d.m. 7 luglio 2008 del Ministero delle politiche agricole, alimentari e forestali e relativo allegato), la predetta certificazione risulterebbe presupposto indefettibile –anche in relazione alle sovvenzioni pubbliche ricevute a tale scopo– al fine di garantire (e, all´occorrenza, documentare) la corretta esecuzione delle attività alla stessa affidate (assicurando, in pari tempo, l´effettività degli accertamenti ispettivi programmati).

Tale sistema, inoltre, risulterebbe necessario stante la difficoltà di "ottenere dai beneficiari del servizio, in considerazione anche del diffondersi di manodopera straniera, la certificazione del servizio svolto mediante firma della documentazione specifica" ad opera dei responsabili delle aziende zootecniche controllate. Secondo l´associazione, infatti, il difetto di documentazione sottoscritta dagli interessati renderebbe impossibile documentare agli enti pubblici sovvenzionanti l´effettività dei controlli espletati dal personale presso i destinatari dell´accertamento ispettivo.

1.2. Il sistema di cui l´associazione intende dotarsi "prevede che il lavoratore stesso, all´atto dell´inizio della sua attività, ne attivi il funzionamento, in modo da garantire la propria privacy quando non si trova in servizio o deve interrompere la propria attività per motivi diversi". Il lavoratore, in altri termini, avrebbe "la possibilità, in ogni momento, di disattivare [per il tramite di una funzione appositamente dedicata] l´apparato gps, garantendosi [così] la massima riservatezza e libertà di movimento". Peraltro, secondo quanto prospettato, tale sistema sarebbe configurato per la sola rilevazione della posizione del dispositivo utilizzato, unitamente alla data, all´ora e al codice seriale identificativo del dispositivo medesimo; per contro, nessun dato relativo all´utilizzatore dell´apparecchio sarebbe invece trattato dal sistema.

Al riguardo, l´associazione ha tuttavia precisato di essere comunque in grado (per il tramite dei soggetti appositamente autorizzati a trattare tali informazioni) di poter "abbinare" i numeri identificativi dei dispositivi installati ai nominativi dei relativi utilizzatori; ciò, in relazione sia alle "formalità di consegna" del dispositivo, sia alla "possibilità di collegare il tracciato posizionale alle zone di competenza dei lavoratori interessati" (cfr. note del 30 ottobre 2009 e del 15 gennaio 2010). La stessa associazione ha peraltro specificato di poter in taluni casi "prescindere dall´abbinamento dei codici seriali dei dispositivi dei dipendenti, in quanto può essere sufficiente dimostrare la sola presenza nell´azienda di allevamento senza dover specificare il nominativo del dipendente"; ciò, nel caso in cui sia fornita "valida documentazione cartacea" sottoscritta dai responsabili delle aziende zootecniche sottoposte a controllo.

I dati acquisiti confluirebbero "in un database gestito dal fornitore del servizio" e sarebbero resi fruibili all´associazione "attraverso un portale al quale si accede esclusivamente attraverso l´utilizzo di un sistema identificativo (user id e password)"; trattasi, a detta dell´associazione, di credenziali di autenticazione conformi all´allegato "B" del Codice.

L´accesso al portale sarebbe riservato esclusivamente al "responsabile del Servizio Personale [nella sua qualità di responsabile delle attività di rendicontazione alle amministrazioni finanziatrici] e al responsabile dei Servizi Ispettivi", unici soggetti "in possesso dei nominativi abbinati ai codici seriali" dei dispositivi di localizzazione satellitare utilizzati; gli stessi dati, inoltre, sarebbero resi accessibili al Direttore generale dell´associazione, nella sua veste di Responsabile dell´ufficio centrale dei controlli della "produttività animale".

I dati raccolti, alla luce delle dichiarazioni rese, non sarebbero utilizzati per finalità di controllo dell´attività dei lavoratori, né per finalità diverse da quelle dichiarate.

1.3. L´adozione del sistema di localizzazione satellitare (e il trattamento di dati personali ad essa correlato) costituirà oggetto di specifica informativa da parte dell´associazione. Alla luce degli elementi acquisiti, infatti, gli interessati riceveranno un´articolata informativa, da rendersi preventivamente all´inizio del trattamento, con la quale saranno illustrate le caratteristiche del trattamento medesimo.

È prevista, inoltre, la rituale designazione dei soggetti sopra richiamati (responsabile del Servizio Personale; responsabile dei Servizi Ispettivi; Direttore generale) quali incaricati del trattamento, in conformità alle previsioni di cui all´art. 30 del Codice.

L´associazione, poi, intende acquisire il consenso espresso degli interessati in ordine al trattamento dei dati personali oggetto della richiesta di verifica preliminare; ciò, sulla base di due distinte manifestazioni di volontà: la prima, riferita ai dati di localizzazione per le finalità richiamate al precedente punto 1.1. (organizzazione delle attività di controllo e certificazione delle stesse); la seconda, relativa alla comunicazione dei dati a soggetti terzi (segnatamente soggetti pubblici), nei limiti previsti dalle pertinenti disposizioni normative.

Le informazioni acquisite verrebbero conservate sul server del fornitore del servizio per un periodo di sei mesi, dopodiché sarebbero automaticamente cancellate.

Le stesse informazioni, inoltre, sarebbero conservate dall´associazione per un arco temporale pari a circa due anni, al fine di poter "documentare l´attività svolta alla pubblica amministrazione". Tale periodo di conservazione sarebbe giustificato dai "tempi necessari alla chiusura delle rendicontazioni presso le pubbliche amministrazioni e ai successivi controlli svolti dalle stesse"; ciò, anche in considerazione del fatto che "la liquidazione finale del contributo non esauri[rebbe] le possibili attività di verifica e controllo suscettibili di essere svolte anche successivamente, trattandosi di erogazione dei contributi pubblici".

A sostegno di tali dichiarazioni, l´associazione ha prodotto documentazione inerente alla liquidazione del contributo relativo all´anno 2008 (1° gennaio-31 dicembre), avvenuta con comunicazione ministeriale nel novembre 2009.

1.4. Rispetto alle ulteriori funzionalità, pur connesse all´impiego del dispositivo di localizzazione satellitare in esame (ad esempio, per l´acquisizione di informazioni relative a sinistri, ovvero per la rilevazione della velocità del veicolo), l´associazione ha dichiarato che eventuali "dati ulteriori rispetto a quelli del posizionamento […] non saranno oggetto di trattamento in quanto non correlati alle esigenze organizzative" dell´associazione stessa.

Sotto distinto profilo, risulta invece acquisito agli atti un verbale di accordo relativo, tra gli altri, all´impiego del predetto sistema di localizzazione satellitare. Tale accordo, secondo quanto riferito dall´associazione, sarebbe stato sottoscritto in adempimento agli obblighi previsti al riguardo dall´art. 4, comma 2, della legge 20 maggio 1970, n. 300, trattandosi di sistema asseritamente funzionale all´organizzazione delle attività di controllo espletate dall´associazione medesima e alla loro successiva "certificazione" e "documentazione" in sede di rendicontazione alla pubblica amministrazione (anche in relazione alle sovvenzioni ricevute). Secondo la richiedente, infatti, tra le proprie esigenze organizzative rientrerebbe anche quella di rendicontare (acquisendo la documentazione all´uopo necessaria), soprattutto al Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali, i costi delle attività svolte su delega di quest´ultimo, ivi comprese quelle di natura ispettiva.

Il verbale sindacale prodotto dall´associazione risulta firmato da un´unica organizzazione di rappresentanza dei lavoratori; ciò perché, a detta della stessa associazione, le altre sigle sindacali non hanno ritenuto necessario sottoscriverlo, non avendo iscritti tra le loro fila presso l´associazione medesima.

2. Presupposti di liceità del trattamento.
2.1. La richiesta di verifica preliminare formulata dall´Associazione Italiana Allevatori ha per oggetto il trattamento di dati personali dei propri ispettori per finalità di organizzazione delle attività di controllo alla stessa demandate, anche per il tramite della relativa rendicontazione innanzi alle pubbliche amministrazioni finanziatrici. Pertanto, esulano dal presente provvedimento i trattamenti relativi ai dati in questione che abbiano finalità diverse da quelle indicate (ad esempio, la commisurazione dell´orario di lavoro degli interessati e, più in generale, la gestione del rapporto di lavoro), oppure che concernano ulteriori funzionalità del dispositivo, diverse da quella attualmente presa in considerazione (ad esempio, la ricostruzione di eventuali sinistri o la contestazione di eventuali sanzioni amministrative legate a presunte violazioni del codice della strada).

2.2. Nel merito, vale dapprima evidenziare che l´acquisizione dei dati di localizzazione (unitamente alla data e all´ora della rilevazione, nonché al numero seriale del dispositivo satellitare) può costituire un trattamento di dati personali (cfr. sul punto, Provv. Garante 5 giugno 2008, doc. web n. 1531604; cfr. altresì, Parere n. 5/2005 sull´uso di dati relativi all´ubicazione al fine di fornire servizi a valore aggiunto del Gruppo di lavoro ex art. 29, direttiva n. 95/46/Ce, WP115) nella misura in cui tali informazioni siano "associabili" ad altri dati (nel caso di specie, il nominativo dell´utilizzatore del dispositivo), tali da rendere identificabile l´interessato (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice). Ciò, peraltro, anche nel caso in cui i dati di localizzazione non siano immediatamente abbinati dal sistema informativo a dati identificativi dell´interessato, consentendone tuttavia l´individuazione solo a posteriori (per il tramite della loro combinazione con altri dati). Tale è il caso di specie, atteso che l´associazione risulta comunque in condizione di risalire in ogni momento all´utilizzatore del dispositivo, essendo "in possesso delle tabelle di codifica e abbinamento delle matricole dei dispositivi agli incaricati" (cfr. nota del 30 ottobre 2009).

Il trattamento in questione, individuato nei termini sopra descritti, in base alle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali dovrà avvenire con modalità rispettose dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati (art. 2, primo comma, del Codice) e dovrà essere svolto, in ogni caso, in conformità all´art. 11, comma 1, lett. a) del medesimo Codice.

Al riguardo, in considerazione delle dichiarazioni rese nel corso del procedimento (la cui eventuale mendacità può determinare l´insorgenza di responsabilità penale), deve ritenersi che il trattamento di dati personali di localizzazione che l´associazione intende effettuare, in quanto preordinato ad assicurare la corretta ed effettiva organizzazione dell´attività ispettiva alla stessa demandata (anche ai fini della relativa certificazione e documentazione innanzi alle amministrazioni finanziatrici), non sia illecito. Sebbene, infatti, tali dati siano ricavati mediante l´impiego di "apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell´attività dei lavoratori", non può escludersi che il controllo posto in essere sia giustificato da esigenze organizzative e produttive dell´associazione (art. 4, comma 2, l. n. 300/1970); tale può essere ritenuta, anche in ragione delle sovvenzioni pubbliche ricevute, l´esigenza di documentare, per finalità di rendicontazione dell´associazione, l´effettività delle attività di controllo espletate.

Pertanto, ove concretamente osservate le prescrizioni di cui all´art. 4, comma 2 della l. n. 300/1970, l´associazione potrà lecitamente trattare i dati di localizzazione del proprio personale per la finalità dichiarata.

Inoltre, considerata la peculiarità del trattamento svolto, in aggiunta agli ulteriori adempimenti già richiesti dalla legge, si ritiene di dover prescrivere ad Associazione Italiana Allevatori, a garanzia degli interessati, le misure e gli accorgimenti di seguito indicati.

3. Accorgimenti,  misure e ulteriori adempimenti.
L´associazione ha dichiarato di voler trattare i dati personali di localizzazione degli ispettori per finalità connesse all´organizzazione dell´attività ispettiva (specie ai fini della sua successiva rendicontazione alle amministrazioni finanziatrici), qualora impossibilitata ad acquisire documentazione cartacea validamente sottoscritta dai responsabili delle aziende zootecniche associate destinatarie del controllo.

Al riguardo, nel rispetto del principio di necessità (art. 3 del Codice), l´associazione dovrà provvedere, in caso di comunicazione a terzi (segnatamente, le predette amministrazioni) dei dati di localizzazione riferiti agli ispettori per finalità di rendicontazione dell´attività espletata, alla loro opportuna anonimizzazione.

Sotto altro profilo, l´informativa che l´associazione intenderebbe rilasciare agli interessati in ordine al trattamento dei loro dati di localizzazione non risulta idonea a chiarire le finalità del trattamento medesimo (recando genericamente espressioni quali il riferimento "ai controlli sulla produttività in applicazione delle norme disciplinari vigenti").

Di conseguenza, ai lavoratori dovranno essere esplicitate le puntuali finalità del trattamento correlato all´impiego dei menzionati sistemi di localizzazione, nonché forniti in pari tempo compiuti ragguagli circa le caratteristiche del sistema utilizzato.

Inoltre, tenuto conto delle peculiarità del trattamento effettuato, la società dovrà provvedere alla relativa notificazione, in conformità alle previsioni di cui agli artt. 37 e ss. del Codice.

Resta inteso che i dati personali di localizzazione, nel rispetto di quanto previsto dall´art. 11, comma 1. lett. e), del Codice, potranno essere conservati fino all´esaurimento delle attività di controllo delle pubbliche amministrazioni sovvenzionanti e, comunque, non oltre il termine indicato di due anni.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a conclusione della verifica preliminare relativa all´utilizzo di un sistema di localizzazione satellitare che l´Associazione Italiana Allevatori intende adottare per finalità connesse all´organizzazione e alla rendicontazione delle attività di controllo, svolte su delega del Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali, prende atto del trattamento di dati personali oggetto delle dichiarazioni rese, fermo restando, quale prescrizione ai sensi dell´art. 17 del Codice, che:

1. i dati di localizzazione riferiti agli ispettori, qualora siano oggetto di comunicazione a terzi, dovranno essere opportunamente anonimizzati;

2. agli interessati dovranno essere esplicitate le puntuali finalità del trattamento correlato all´impiego del sistema di localizzazione, nonché forniti in pari tempo compiuti ragguagli circa le caratteristiche del sistema utilizzato;

3. l´associazione dovrà notificare al Garante il trattamento nel rispetto degli artt. 37 e ss.;

4. i dati di localizzazione potranno essere conservati fino all´esaurimento delle attività di controllo delle pubbliche amministrazioni sovvenzionanti e, comunque, non oltre il termine indicato di due anni.

Roma, 18 febbraio 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE REGGENTE
De Paoli