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Anagrafi delle popolazioni - Utilizzazione di dati anagrafici da parte del sindaco per svolgere attività di informazione e di comunicazione istitu...

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Anagrafi delle popolazioni - Utilizzazione di dati anagrafici da parte del sindaco per svolgere attività di informazione e di comunicazione istituzionale - 19 aprile 2001

In due casi l´Autorità ha esaminato segnalazioni riguardanti l´utilizzazione di dati estratti dall´anagrafe della popolazione per inviare lettere ai cittadini da parte del Sindaco. Il Garante non ha riscontrato un palese contrasto con le norme che regolano la materia, ma ha auspicato un chiarimento legislativo che definisca meglio anche i confini della comunicazione per pubblica utilità e i soggetti competenti a valutare il suo carattere istituzionale.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice-presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Viste le segnalazioni pervenute all´Ufficio il 4 aprile 2001 da parte di alcuni cittadini di Milano;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Relatore il prof. Stefano Rodotà;

PREMESSO:

1. Con segnalazioni pervenute il 4 aprile 2001, alcuni cittadini di Milano hanno chiesto al Garante di verificare se l´inoltro di una lettera inviata ai cittadini nel gennaio del corrente anno sia avvenuto nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali. La lettera richiamava l´attenzione sugli Stati Generali della Città di Milano in programma dal 18 al 20 gennaio u.s., sollecitando un confronto anche attraverso un questionario inviato agli abitanti maggiorenni circa i progetti realizzati, il lavoro svolto ed eventuali loro proposte.

Il 5 aprile sono stati avviati accertamenti presso il Comune, con particolare riguardo:

  • alle disposizioni statutarie e regolamentari in tema di comunicazione istituzionale e di utilizzazione di dati e documenti detenuti dall´ente;
  • ai registri, elenchi o atti da cui sono stati estratti i dati personali relativi ai destinatari delle lettere;
  • alle misure di sicurezza adottate anche per ciò che riguarda l´eventuale collaborazione di terzi all´inoltro delle lettere.

Il 10 aprile 2001 il Segretario generale f.f. del Comune ha fornito i primi elementi di valutazione, evidenziando:

1) le finalità del sondaggio sul gradimento dei servizi resi ai cittadini promosso, nell´ambito della realizzazione degli Stati Generali;

2) che i dati anagrafici e relativi all´indirizzo dei destinatari delle lettere sono stati estratti dall´anagrafe della popolazione residente da "dipendenti appartenenti alla struttura organizzativa di competenza, seguendo le misure minime di sicurezza …e in osservanza a quanto consente l´art. 34 D.P.R. 223/89 contenente il regolamento anagrafico";

3) che l´elaborazione delle risposte al questionario, richieste in forma anonima, sarebbe stata effettuata da una società incaricata sulla base di un contratto, di cui è stata allegata copia, che richiama la disciplina sul trattamento dei dati e l´obbligo del segreto;

4) che analoghe cautele sarebbero state osservate per affidare ad una società le operazioni di stampa e consegna delle lettere ai centri di smistamento di Poste italiane S.p.a.

Ad integrazione di tali elementi il 13 u.s. il Segretario generale f.f. ha precisato che i nominativi e gli indirizzi degli intestatari di schede anagrafiche residenti in Milano erano stati richiesti al settore anagrafe del Comune dagli uffici incaricati dal Sindaco e dal direttore generale dell´organizzazione, con la specificazione del solo numero dei componenti il nucleo familiare maggiorenni. Il direttore del settore anagrafe avrebbe valutato l´utilità pubblica della finalità perseguita con l´uso dei dati, prima di disporre la loro estrapolazione.

OSSERVA

E´ stato chiesto al Garante se la citata lettera del Sindaco Albertini sia conforme a quanto disposto dall´art. 27.1 della legge n. 675/1996 . Ravvisando la propria competenza in materia, il Garante ha esaminato la complessiva documentazione trasmessa dal Comune di Milano.

Il Collegio osserva che dall´esame di tale documentazione possono ravvisarsi anche taluni punti incerti, se rigorosamente confrontati con il paradigma normativo, ma che non sono tali da configurare un palese contrasto con le norme regolatrici della materia.

Nell´ambito del sistema vigente si è da anni sviluppata un´ampia attività di comunicazione verso i cittadini da parte delle istituzioni comunali (lettere, riviste, giornali inviati nominativamente). Nei tempi più recenti sono cresciute in numerosissimi comuni le forme di comunicazione diretta da parte dei sindaci: questo è sicuramente un effetto delle leggi che hanno modificato l´ordinamento degli enti locali e il relativo sistema elettorale, anche al fine di istituire un rapporto più diretto tra amministratori e amministrati. La voluta personalizzazione delle funzioni dei sindaci ha avuto come conseguenza anche una forte personalizzazione delle loro comunicazioni.

Risulta così più difficile tracciare con nettezza il confine tra comunicazione "istituzionale" e comunicazione "non istituzionale", la cui labilità può occasionare abusi, generando anche incertezza nell´opinione pubblica e suscitando reazioni da parte dei cittadini. Si evidenzia in tal modo un problema di chiarimento legislativo, che dovrebbe riguardare una più precisa definizione dell´ambito delle comunicazioni previste dalla legge n. 150/2000 e dei soggetti competenti per una valutazione del loro carattere istituzionale.

Il Garante ritiene inoltre necessario esaminare il profilo del rapporto tra i comuni e Poste italiane S.p.a. nell´ambito di un distinto procedimento, con particolare riferimento alla qualità di titolare del trattamento, alle pronunce già adottate in proposito dal Garante e alle eventuali modifiche normative intervenute a tale riguardo.

Il Comune ha fatto infine presente di aver osservato le misure di sicurezza in occasione dell´inoltro delle lettere.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ritiene che, per quanto riguarda le specifiche competenze di questa autorità, non sia possibile escludere la riconducibilità della lettera in questione all´attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni.

Roma, 19 aprile 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli