[doc. web n. 1121729]

Provvedimento del 23 dicembre 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Paolo Melideo

nei confronti di

Cassa di risparmio della Provincia di Chieti S.p.A.;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

L´interessato, dipendente di Cassa di risparmio della Provincia di Chieti S.p.A., ritenendo inadeguata la valutazione di "sufficiente" contenuta nel giudizio professionale complessivo per l´anno 2003, ha formulato un´istanza di accesso ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice nei confronti della resistente, chiedendo di avere copia delle relazioni eventualmente predisposte dalla società "anche a seguito di richieste di terzi: ad es., istituzioni, legali di fiducia" della società "aventi per oggetto (presunti) episodi o processi di mobbing". Il ricorrente ha inoltre chiesto di avere copia della "proposta (…) della scheda di valutazione delle prestazioni per l´anno 2000", atteso che copia della scheda di valutazione non è stata rinvenuta nel fascicolo che lo riguarda.

Non avendo ricevuto riscontro, la medesima richiesta di accesso è stata riproposta con il ricorso ai sensi degli artt. 145 e s. del Codice, con il quale il ricorrente ha anche chiesto di porre a carico della resistente le spese sostenute per il procedimento. 

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 27 settembre 2004 ai sensi dell´art. 149 del Codice, la resistente ha risposto via fax in data 21 ottobre 2004, al quale ha allegato copia del riscontro fornito al ricorrente, dichiarando che, "dopo un lungo lavoro di ricerca", l´istituto di credito non è in grado di "dare riscontro alla richiesta (…) posto che la stessa è stata formulata in maniera generica ed ipotetica". In relazione alla proposta di scheda di valutazione relativa all´anno 2000, la banca ha dichiarato che tale documento non "è stato rinvenuto tra le evidenze" del fascicolo relativo al ricorrente e che pertanto la stessa non è "allo stato (…) in grado di comunicarlo". 

Con memoria pervenuta il 26 ottobre 2004 il ricorrente ha contestato il riscontro ottenuto e ha ribadito le proprie richieste.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne una richiesta di accesso ai dati personali detenuti da un datore di lavoro con particolare riferimento a dati che lo stesso ipotizza essere detenuti dalla società in ordine all´attività lavorativa prestata. 

L´istanza di accesso del ricorrente (alla luce dei riferimenti, in essa contenuti, ai diritti tutelati dall´art. 7 del Codice e analogamente a quanto già rilevato dal Garante in altra decisione adottata su ricorso proposto dal medesimo ricorrente) può essere presa utilmente in considerazione esclusivamente quale richiesta di accesso ai dati personali che lo riguardano conservati dal titolare del trattamento resistente in qualsiasi forma.

L´esercizio di tale diritto consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del Codice, solo la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali detenuti negli archivi del titolare del trattamento, e non permette di richiedere al medesimo titolare la creazione di dati o di documenti inesistenti nei propri archivi o la loro aggregazione secondo modalità prospettate dall´interessato, né di ottenere necessariamente copia (sia essa fotostatica o autenticata) di documenti detenuti. L´esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è infatti prevista (art. 10, comma 4, del Codice) solo con la dovuta omissione di dati riferiti a terzi, e unicamente nel caso in cui l´estrapolazione dei dati da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare.

Diversamente da quanto ipotizzato dalle richieste in esame, l´estrazione dei dati e la loro messa a disposizione dell´interessato è, quindi, la modalità ordinaria di adempimento alle predette richieste di accesso.

Nel caso di specie, l´istituto di credito resistente ha comunicato di non aver rinvenuto i dati personali oggetto di richiesta del ricorrente relativamente alla proposta di scheda di valutazione redatta nel 2000. Sulla base di tale dichiarazione (della cui veridicità l´autore risponde anche ai sensi dell´art. 168 del Codice: "Falsità nelle dichiarazioni e nelle notificazioni al Garante"), va dichiarato per questa parte non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice.

Per quanto riguarda, invece, l´accesso a dati personali contenuti in presunte relazioni predisposte per soggetti terzi e relative ad ipotetici episodi di mobbing, va rilevato che il Codice non onera l´interessato di specificare i documenti di riferimento e che, contrariamente a quanto eccepito dalla resistente in ordine alla genericità dell´istanza in esame, il Codice obbliga il titolare del trattamento ad adottare idonee misure per agevolare l´accesso sulla base di un´accurata selezione informatizzata dei dati che riguardano singoli interessati (art. 10, comma 1). È, quindi, il titolare del trattamento e non l´interessato che deve precisare se detiene o meno, e indicare quali, dati personali concernenti le relazioni ipotizzate dal ricorrente.

Per questa parte il ricorso deve essere accolto e la resistente dovrà, entro il 15 aprile 2005, fornire riscontro al riguardo, dando conferma dell´avvenuto adempimento entro la stessa data a questa Autorità.

L´ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento è determinato ai sensi dell´art. 150, comma 3, del Codice, nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Il medesimo ammontare è posto in misura pari a 150 euro a carico del titolare del trattamento, previa compensazione della restante parte per giusti motivi legati ai riscontri forniti prima e dopo la presentazione del ricorso.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di conoscere i dati personali del ricorrente eventualmente contenuti in relazioni predisposte dall´istituto di credito ed indirizzate a soggetti terzi e ordina alla società resistente di fornire riscontro a tale richiesta, nei termini di cui in motivazione;

b) dichiara non luogo a provvedere in ordine alla restante richiesta;

c) determina, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l´ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che è posto in misura pari a 150 euro a carico dell´istituto di credito resistente, il quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 23 dicembre 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli