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Parere del Garante in materia di disciplina del trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del Ministero della giustizia - 10 aprile 2014 [3104282]

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[doc. web n. 3104282]

Parere del Garante in materia di disciplina del trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del Ministero della giustizia - 10 aprile 2014

Registro dei provvedimenti
n. 201 del 10 aprile 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero della giustizia;

Visti gli articoli 20, commi 2 e 4, 21, comma 2, e 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

Il Ministero della giustizia ha richiesto il parere del Garante in ordine alle modifiche e integrazioni apportate alla scheda n. 18 del regolamento per i trattamenti di dati sensibili e giudiziari da parte del predetto dicastero, adottato con decreto 12 dicembre 2006, n. 306, sul cui schema l´Autorità ha espresso parere in data 18 maggio 2006.

La scheda 18 allegata al regolamento nel testo ora vigente si riferisce, come trattamento, alla "tenuta del registro revisori contabili" che, però, non è più affidata al Ministero della giustizia, ma al Ministero dell´economia e delle finanze, a norma del decreto 20 giugno 2012, n. 144.

Per altro verso, negli anni successivi al 2006 sono stati istituti presso il medesimo ministero diversi registri, albi o elenchi, la cui tenuta è quindi di competenza del predetto dicastero. Fra questi, l´elenco dei gestori dei siti internet destinati alla pubblicazione degli avvisi di cui all´articolo 490 c.p.c., il registro degli organismi di mediazione e l´elenco dei formatori per la mediazione, il registro degli organismi di composizione della crisi da sovraindebitamento, l´albo degli amministratori giudiziari per la gestione dei beni sequestrati e confiscati.

Inoltre, è a conoscenza dell´Autorità che è in fase di elaborazione uno schema di decreto del Ministro della giustizia recante le regole tecniche e operative  per lo svolgimento della vendita di beni con modalità telematiche nei casi previsti dal codice di procedura civile, ai sensi dell´articolo 161-ter delle disposizioni di attuazione del predetto codice, con il quale, fra l´altro, si istituirebbe presso il ministero il registro dei gestori della vendita telematica.

In conseguenza del mutato quadro normativo -si legge nella relazione illustrativa- si rende perciò necessario aggiornare la scheda dedicata al trattamento di dati effettuato per finalità di tenuta di registri, albi ed elenchi, ai sensi dell´articolo 20, comma 4, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice").

RILEVATO

1. Il trattamento cui si riferisce la nuova scheda 18 è ora, più in generale, la "tenuta di registri, albi ed elenchi"; sono poi individuate le fonti normative dei registri o elenchi già istituiti o di prossima costituzione, i riferimenti normativi recanti le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite (artt. 67 e 68 del Codice), i tipi di dati trattati (solo "giudiziari") e le operazioni eseguibili.

Sotto quest´ultimo aspetto, sono elencate le specifiche operazioni del trattamento effettuabili, come la raccolta (presso gli interessati e presso terzi), la registrazione, l´organizzazione, ed altre ancora.

Nella descrizione del trattamento si precisa, poi, che possono essere acquisiti i "dati relativi ai requisiti di onorabilità" previsti dalla normativa vigente ai fini dell´iscrizione e del mantenimento dell´iscrizione nei registri di persone fisiche o giuridiche. Con ciò si individuano in concreto i dati acquisibili e la finalità per la quale possono essere raccolti e successivamente trattati.

Ciò premesso, nella relazione illustrativa dello schema si legge che "si è ritenuto di indicare soltanto in via esemplificativa le fonti normative che dispongono l´istituzione di registri, albi o elenchi  presso il Ministero della giustizia,  al fine di garantire che l´allegato n. 18 possa essere idoneo ad identificare l´acquisizione di dati personali e le relative operazioni di trattamento anche nei casi di futura istituzione presso il predetto Ministero di nuovi registri, albi o elenchi. Per le stesse ragioni sono state indicate soltanto le principali modalità di trattamento e le relative più importanti finalità."

Al riguardo si richiama l´attenzione dell´Amministrazione sulla circostanza che il trattamento dei dati oggetto della scheda può essere effettuato solo per le finalità ivi indicate, che peraltro rispondono alle ordinarie funzionalità della tenuta di un registro o elenco, anche di futura istituzione (raccolta dei dati relativi ai requisiti di onorabilità ai fini dell´istruttoria per l´iscrizione o la permanenza nei registri, presso gli interessati, presso l´autorità giudiziaria o il Casellario, anche mediante acquisizione dei pertinenti certificati).

RITENUTO

2. Il contenuto della nuova scheda n. 18 del regolamento risponde alle indicazioni rese, in via collaborativa, dall´Autorità all´esito di riunioni e contatti informali avuti con l´amministrazione interessata, volte a completare il testo e a renderlo pienamente conforme alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Resta solo l´esigenza di un miglior coordinamento con la disciplina del trattamento di dati giudiziari in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali, anche in relazione all´autorizzazione del Garante al trattamento dei dati giudiziari da parte di privati, enti pubblici economici e soggetti pubblici n. 7 del 2013 (per altro opportunamente citata nelle premesse dello schema di decreto).

Con riferimento alla tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell´elenco dei formatori per la mediazione, si ritiene, pertanto, necessario:

a) citare fra le fonti normative anche il decreto 18 ottobre 2010, n. 180, recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione nel predetto registro e nell´elenco, adottato in attuazione dell´articolo 16 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28;

b) nella sezione recante le finalità di rilevante interesse pubblico, aggiungere il riferimento all´articolo 69 del Codice (già evidenziato nel capo IV, punto 1, lett. b) della citata autorizzazione n. 7).

IL GARANTE

esprime parere favorevole sullo schema di decreto del Ministro della giustizia concernente "Modifiche al decreto del Ministro della Giustizia 12 dicembre 2006, n. 306, recante la disciplina del trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del Ministero della giustizia", con la seguente osservazione:

a) siano apportate alla scheda n. 18 dello schema le modifiche e integrazioni descritte al punto 2 del presente parere, al fine di un miglior coordinamento del testo con la disciplina del trattamento di dati giudiziari in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali.

Roma, 10 aprile 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia