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Provvedimento del 23 ottobre 2014 [3674404]

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[doc. web n. 3674404]

Provvedimento del 23 ottobre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 474 del 23 ottobre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTA l´istanza avanzata in data 20 marzo 2014, ai sensi degli artt. 7 e 8  d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), nei confronti di XY, Dirigente Scolastico presso il Liceo Statale "KW", con cui XX, in qualità di Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (di seguito DSGA) del medesimo istituto scolastico, si è opposta all´ulteriore trattamento dei dati che la riguardano contenuti in una comunicazione, indirizzata alla medesima e relativa ad un procedimento disciplinare a suo carico, in quanto transitata attraverso il Protocollo ordinario con il titolario "FP", come tale visibile a tutti i soggetti addetti all´unità di cui l´interessata è responsabile, e contestando altresì l´avvenuta trasmissione all´Ufficio scolastico territorialmente competente (U.S.T. di Vicenza) ad istruire il predetto procedimento, seppure attraverso un protocollo riservato, del registro firme personale "nel quale sono presenti (…) una lunga serie di dati personali e sensibili" della medesima; l´interessata ha inoltre chiesto di documentare il consenso eventualmente manifestato in relazione al predetto trattamento, nonché di conoscere le modalità di conservazione e custodia di tale comunicazione ed il nominativo dei soggetti incaricati del relativo trattamento; 

VISTA la nota del 9 aprile 2014 con cui il titolare del trattamento, nel fornire riscontro alle richieste avanzate con il previo interpello, ha rappresentato che le comunicazioni cui si riferisce l´interessata, ovvero quella diretta all´U.S.T. di Vicenza e quella diretta alla medesima, rispondono a finalità diverse in quanto la prima "concerne gli atti e la documentazione indispensabili al Dirigente dell´U.S.T. per opportuna e completa valutazione dei fatti al fine di istruire il procedimento (o, eventualmente, archiviarlo)", mentre "la seconda è una mera comunicazione all´interessata dell´avvenuta detta trasmissione"; il Dirigente dell´istituto scolastico ha inoltre evidenziato che il Protocollo Informatico della scuola è unico e che "la collocazione "RIS" o "FP" o altre risponde alla finalità di classificazione (e conservazione) della corrispondenza che transita attraverso il protocollo", precisando che "il titolario "RIS"" è utilizzato per indicare una particolare modalità di conservazione della documentazione contenente dati sensibili o supersensibili o informazioni che, come nel caso di specie, "prudenza e opportunità valutano come riservati e meritevoli di conservazione separata", mentre "il titolario "FP" si riferisce ad atti conservati nel fascicolo personale del dipendente, in custodia presso la segreteria amministrativa, accessibile, oltre che alla DSGA, al solo personale amministrativo che è tenuto al trattamento dei dati (…) per i soli fini relativi ai procedimenti amministrativi di cui sono incaricati, come individuato nel mansionario di lavoro"; il titolare del trattamento ha infine rilevato di aver provveduto a consegnare personalmente alla ricorrente la comunicazione che la riguardava, "formulata in modo generico e non contenente alcun dato sensibile", e che la medesima, in qualità di responsabile della gestione del protocollo, avrebbe comunque potuto adottare o proporre "modalità di conservazione particolari"; con riferimento alla contestata trasmissione del registro firme dell´interessata all´U.S.T. di Vicenza, il dirigente scolastico ha precisato che tale registro, "nel corso del procedimento disciplinare (…), costituisce documento essenziale per la valutazione del merito dei fatti" da parte dell´organo che, in base alla legge, è titolare del relativo procedimento e al quale deve essere necessariamente inviato a prescindere dal consenso dell´interessata, eccependo che il predetto registro "contiene una mera registrazione di date, orari e descrizione dei motivi di assenza che mai eccedono le usuali denominazioni e forme normalmente presenti negli atti ordinari presso la segreteria della scuola e usualmente utilizzate da tutti i dipendenti";

VISTO il ricorso al Garante presentato in data 4 giugno 2014 nei confronti di XY, nella sua qualità di Dirigente Scolastico presso il Liceo Statale "KW", con cui XX, rappresentata e difesa dall´avv. Gilberto Oliboni,  nel contestare l´esaustività del riscontro ottenuto, ha ribadito quanto già rappresentato nell´interpello preventivo invocando la cessazione del contestato trattamento ed eccependo altresì di non aver ancora ricevuto la comunicazione dei nominativi dei soggetti incaricati del trattamento dei dati contenuti nei fascicoli personali dei dipendenti dell´istituto scolastico, conservati presso la segreteria amministrativa e protocollati con la dicitura "FP", né l´esibizione dei "documenti attestanti i relativi formali incarichi"; la ricorrente ha inoltre chiesto la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 9 giugno 2014 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 comma 1 del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessata, nonché la nota del 9 settembre 2014 con cui è stata disposta, ai sensi dell´art. 149 comma 7 del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota trasmessa in data 19 giugno 2014 con cui il prof. XY, nel ribadire quanto già dichiarato anteriormente alla proposizione del ricorso, ha rappresentato di aver preso servizio presso il Liceo Statale "KW" in data 1° settembre 2012 e di aver comunque richiesto alla ricorrente, in qualità di Dirigente dei Servizi Generali e Amministrativi, di produrre "tutta la documentazione già agli atti della scuola a far data dall´entrata in vigore del Codice Privacy, concernente gli incarichi di Responsabile o Incaricato del trattamento dei dati e/o il Documento Programmatico della Sicurezza a suo tempo obbligatoriamente adottato secondo quanto previsto dalle norme allora in vigore, al fine di verificare se tali incarichi, e in particolare quello di responsabile del trattamento, siano stati regolarmente conferiti"; il titolare del trattamento ha inoltre dichiarato di aver comunque provveduto, in via cautelativa, "a conferire (o ad aggiornare, se tale incarico era già esistente) l´incarico di responsabile del trattamento (…) alla sig.ra XX, tra i cui compiti figura anche quello di individuare profili funzionali e mansioni delle varie unità di personale ATA", confermando che la comunicazione trasmessa all´interessata mediante registrazione con titolario "FP" non contiene dati relativi a contestazioni di comportamenti, né di addebiti, ma è una mera nota di informazione;

VISTA la nota del 20 giugno 2014 con cui la ricorrente, nell´eccepire la tardività dell´intervenuto decreto di nomina quale responsabile del trattamento dei dati, nonché l´avvenuto conferimento di tale incarico in assenza di preventivo consenso, ha ribadito le richieste originariamente avanzate con l´atto di ricorso;

VISTA la nota del 20 settembre 2014 cui il titolare del trattamento, rappresentato e difeso dall´avv. Elisa Maria Arena, ha ribadito la legittimità della condotta del Dirigente Scolastico tenuto conto del fatto che la trasmissione all´U.S.T. dei documenti relativi al procedimento disciplinare, trasmissione peraltro doverosa in quanto corrispondente ad un preciso obbligo di legge, è avvenuta attraverso un protocollo riservato con conservazione del relativo fascicolo "in apposito cassetto chiuso a chiave" nell´ufficio del medesimo, mentre il titolario "FP", utilizzato per la protocollazione della comunicazione indirizzata alla ricorrente, "si riferisce ad atti conservati nel fascicolo personale del dipendente in custodia presso la segreteria amministrativa accessibile, oltre che alla DSGA, al solo personale amministrativo secondo i ruoli individuati (…) dall´odierna ricorrente nel mansionario di lavoro", prodotto in copia, "personale che è stato dotato di apposita password individuale per accedere al protocollo"; il resistente ha altresì rilevato come dall´esame del predetto mansionario risulti che la sig.ra XX, in ragione dei suoi doveri di DSGA, "abbia designato la Segreteria Didattica, nelle persone di (…) quale organo competente, tra le altre attività, al "Protocollo/Archiviazione"" e che quindi, per effetto di quanto previsto dall´art. 30, secondo comma, del Codice "la designazione dell´incaricato al trattamento effettuata per iscritto è equiparata a quella risultante dalla "documentata preposizione della persona fisica ad una unità per la quale è individuato, per iscritto, l´ambito del trattamento consentito agli addetti dell´unità medesima""; il titolare del trattamento ha inoltre rappresentato che, da alcuni atti rinvenuti nel corso del procedimento, è emerso che la nomina della ricorrente come responsabile del trattamento risalga al Dirigente Scolastico precedente quello attuale e che pertanto il relativo incarico sarebbe stato solo rinnovato dal decreto di nomina adottato dal prof. XY nel corso del procedimento; il titolare del trattamento ha infine richiamato il Documento programmatico sulla sicurezza, adottato dall´istituto scolastico nel 2005, da cui risulta "l´elencazione dei dati personali effettuati e vi è la distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell´ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati", tra cui appunto il protocollo "la cui struttura di rifermento è anche il Direttore dei servizi generali e amministrativi, ossia la signora XX" la quale, come risultante dal mansionario prodotto dalla medesima, aveva già provveduto all´assegnazione dei diversi incarichi all´interno della struttura di cui era responsabile;

RILEVATO che la ricorrente con il previo interpello, nonché con il successivo atto di ricorso ha lamentato l´avvenuta violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali con specifico riferimento alle modalità adottate per la protocollazione di una comunicazione diretta alla medesima e riferita all´avvenuta trasmissione all´Ufficio scolastico territorialmente competente di documenti necessari al fine di valutare la condotta dell´interessata nell´ambito di un procedimento disciplinare avviato a suo carico che, ad oggi, risulta peraltro archiviato; rilevato altresì che in base a quanto previsto dalla normativa di riferimento, nello specifico l´art. 55 bis, terzo comma, d.lgs. n. 165 del 30 marzo 2001, nel caso in cui la condotta contestata al dipendente comporti l´applicazione di sanzioni particolarmente afflittive, la relativa valutazione compete ad un apposito ufficio che ciascuna amministrazione ha l´obbligo di individuare e al quale deve essere necessariamente trasmessa la documentazione utile alla definizione del procedimento disciplinare, a prescindere dunque dal consenso del soggetto interessato; rilevato inoltre che, alla luce della documentazione in atti, le modalità osservate dal Dirigente Scolastico per il trattamento dei dati in questione non risultano in contrasto con la normativa in materia di protezione dei dati personali, tenuto conto del fatto che il medesimo ha utilizzato un protocollo riservato con riguardo agli atti contenenti dati personali della ricorrente, come il registro presenze personale, trasmessi all´Ufficio territorialmente competente alla valutazione delle condotte contestate all´interessata (l´U.S.T. di Vicenza), utilizzando invece il protocollo ordinario per registrare la comunicazione di avvenuta trasmissione indirizzata a quest´ultima che, come tale, secondo una valutazione effettuata a monte dal titolare del trattamento, non richiedeva l´utilizzo di particolari accorgimenti;  rilevato inoltre, con riguardo alla diversa richiesta di conoscere il nominativo dei soggetti incaricati del trattamento dei dati indicati nel ricorso, che il titolare del trattamento, precisando quanto già comunicato anteriormente alla proposizione del ricorso, ha allegato il mansionario, fornito peraltro dalla stessa ricorrente nella sua qualità di Dirigente dei Servizi Generali e Amministrativi, da cui risulta l´individuazione delle persone che in quanto addette al Servizio cui fanno capo le attività di archiviazione e protocollo possono avere accesso ai documenti che transitano attraverso il protocollo ordinario;

RITENUTO pertanto, alla luce della documentazione in atti, di dover dichiarare infondata l´opposizione al trattamento dei dati indicati nel ricorso attraverso le modalità descritte dalla ricorrente, tenuto conto del fatto che le suddette, a suo tempo adottate per la trasmissione e la conservazione dei relativi atti, non contrastano con la normativa in materia di protezione dei dati personali;

RITENUTO altresì di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149 secondo comma del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso in ordine ai restanti profili, avendo il titolare del trattamento esplicitato maggiormente nel corso del procedimento quanto già comunicato anteriormente alla proposizione dell´atto introduttivo del presente procedimento;

RITENUTO che sussistono giusti motivi per compensare tra le parti le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice ;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

1) dichiara il ricorso infondato in merito all´opposizione al trattamento manifestato dalla ricorrente;

2) dichiara non luogo a provvedere in ordine ai restanti profili;

3) dichiara compensate far le parti le spese del procedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 23 ottobre 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia