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Comunicazione di dati personali riferiti agli operatori di polizia locale al fine di consentire e la realizzazione di tessere di riconoscimento - 28 maggio 2015 [4169391]

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[doc. web n. 4169391]

Comunicazione di dati personali riferiti agli operatori di polizia locale al fine di consentire e la realizzazione di tessere di riconoscimento - 28 maggio 2015

Registro dei provvedimenti
n. 317 del 28 maggio 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTA la richiesta del corpo di polizia municipale di Milano (nota dell´11 febbraio 2015, in atti);

VISTO l´art. 17 del regolamento n. 1/2007 del 14 dicembre 2007, concernente le procedure interne all´Autorità aventi rilevanza esterna, pubblicato in G.U. n. 7 del 9 gennaio 2008 e disponibile sul sito web istituzionale all´indirizzo www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1477480;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.1. Con comunicazione pervenuta l´11 febbraio 2015, effettuata ai sensi degli artt. 19, comma 2 e 39, comma 1, lett. a), del Codice, il Corpo di Polizia locale di Milano ha rappresentato la necessità di ottenere l´autorizzazione a comunicare alla Regione Lombardia alcuni dati personali riferiti agli operatori di polizia locale al fine di consentire alla Regione stessa la realizzazione di tessere di riconoscimento uniformi per il personale operante nel territorio regionale. Tanto, in base al quadro normativo di riferimento (L. Regione L0mbardia del 1 aprile 2015, n. 6, "Disciplina regionale dei servizi di polizia locale e promozione di politiche integrate di sicurezza urbana" - già L. Regione Lombardia 14 aprile 2003, n. 4, "Riordino e riforma della disciplina regionale in materia di polizia locale e sicurezza urbana"- e regolamento Regione Lombardia del 29 ottobre 2013, n. 4, "Simboli distintivi di grado del personale dei corpi e servizi di polizia locale della regione Lombardia") e in attuazione di apposito accordo tra la Regione stessa ed i comuni interessati che disciplina modalità di comunicazione, raccolta ed elaborazione dei dati in questione "ai fini del coordinamento e del monitoraggio regionale, nonché della fornitura agli enti locali delle tessere di riconoscimento degli operatori" (cfr. p. 2, "Schema di accordo per la realizzazione delle tessere di riconoscimento per gli operatori di polizia locale della Lombardia", in atti).

1.2. Con riguardo alla tipologia dei dati richiesti, il Corpo ha rappresentato che, al fine di dare attuazione al menzionato accordo, oggetto di comunicazione saranno i seguenti dati personali: "nome e cognome"; "luogo e data di nascita"; "numero di matricola"; "qualifica/grado nel corpo di Polizia"; "qualifica giuridica (agente o ufficiale di P.G.)"; "qualifica di pubblica sicurezza"; "assegnazione dell´arma"; "codice fiscale"; "fotografia" (cfr. nota 11 febbraio 2015, cit. e punto 3.1.2., allegato tecnico allo schema di accordo, cit.).

1.3. Le informazioni relative agli operatori di Polizia locale in servizio presso gli enti locali della Lombardia verranno rese disponibili e successivamente aggiornate "con sistematicità" per garantire la prima emissione delle tessere e avviare la fase di gestione delle stesse mediante rilascio di duplicati, rinnovi ovvero nuove emissioni, mediante un sistema informatizzato che si collocherebbe nell´ambito del Sistema informativo integrato di protezione civile, polizia locale e sicurezza di cui alla delibera Giunta regionale n. 1914 del 29 giugno 2011 e successiva Convenzione del 30 giugno 2011 (in atti, e citate a p. 2 e agli artt. 3 e 7, lett. d), nonché all´Allegato tecnico, dello schema di accordo, cit.).

È stato peraltro precisato che i dati personali degli operatori di Polizia locale dei comandi e servizi della Lombardia, trattati nell´ambito del sistema informativo per la stampa e per le ulteriori attività necessarie alla gestione delle tessere di riconoscimento, "non verranno utilizzati all´interno di altri servizi del Sistema Integrato di Protezione Civile richiamato nel testo della D.G.R. n. 1914 del 29 giugno 2011"  e che " il sistema informativo sviluppato e i dati raccolti ad esclusione dei soli dati nominativi degli operatori - comunicati dagli Enti locali ex art. 33, comma III° della l. r. 6/2015 - non hanno né avranno alcuna interoperabilità con altri sistemi o altre banche dati" (cfr., nota Regione Lombardia del 13 maggio 2015, in atti).

La gestione del servizio sarà affidata a Lombardia Informatica S.p.A. (società di servizi a capitale interamente regionale) che la Regione si impegna a designare quale responsabile del trattamento ai sensi dell´art. 29 del Codice (cfr. art. 7, lett. g), schema di accordo, cit.).

Le operazioni di trattamento di tali dati – che sarebbero comunicati esclusivamente dai Comandi degli enti locali sottoscrittori dell´accordo in quanti i soli a detenere le informazioni aggiornate − saranno effettuate per le sole finalità di produzione dei tesserini di riconoscimento e i flussi all´interno della piattaforma informatica saranno tracciati nel rispetto delle disposizioni in materia di misure di sicurezza dei dati personali; sarà inoltre consentito l´accesso al sistema ad "un numero circoscritto di soggetti incaricati (sia per gli enti locali che per la Regione)" con l´incarico di inserire nuovi dati o di aggiornare quelli esistenti "attraverso un format concordato che dovrà prevedere solo le informazioni riguardanti gli operatori di polizia locale e i soli dati necessari e non eccedenti" (cfr. p. 2, nota integrativa Regione Lombardia del 13 marzo 2015, in atti; cfr., anche nota integrativa del Corpo di Polizia locale di Milano del 19 marzo 2015, in atti; cfr. allegato tecnico allo schema di accordo, cit.). 

OSSERVA

2. Come noto, la comunicazione tra soggetti pubblici di dati personali, diversi da quelli sensibili e giudiziari, è ammessa se espressamente prevista da norma di legge o di regolamento oppure, in mancanza di tale norma, qualora risulti comunque necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali; in quest´ultimo caso, il titolare deve effettuare una preventiva comunicazione al Garante (artt. 19, comma 2, e 39, del Codice).

3. Occorre premettere che le considerazioni di seguito esposte si riferiscono esclusivamente ai trattamenti di dati effettuati per la finalità di stampa e alle ulteriori attività di trattamento necessarie a perseguire la finalità di gestione delle tessere di riconoscimento e non invece a quelli necessari ai sensi dell´art. 33, commi 3 e 5 della L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit., per la gestione degli Elenchi previsti da tali disposizioni (cfr. già art. 39, comma 4, della L. Regione Lombardia n. 4/2003, cit., e il corrispondente Albo ivi richiamato).

La disciplina quadro in materia di ordinamento di Polizia locale attribuisce alle Regioni il compito di "determinare le caratteristiche delle uniformi e dei relativi distintivi di grado […] e di stabilire i criteri generali concernenti l´obbligo e le modalità di uso" (cfr. art. 6, comma 2, L. 7 marzo 1986, n. 65).

La normativa regionale di settore conferisce alla Regione il compito di fornire, tra l´altro, supporto anche di carattere finanziario ed assistenza tecnica agli enti locali nel settore della sicurezza dei cittadini. In particolare, è previsto che la Regione "promuove e sostiene, anche con strumenti finanziari, la realizzazione dei progetti per la sicurezza urbana […]" e "fornisce sostegno all´attività operativa […] della polizia locale […]", e in senso più generale "promuove il coordinamento tra i servizi di polizia locale, in armonia con la normativa quadro in materia […] e nel rispetto dell´autonomia organizzativa dell´ente locale da cui dipende il personale, per l´erogazione di servizi più efficaci ed efficienti" (cfr., art. 5, comma 1, lett. a) e b), L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit, ma già, art. 3, comma 2, lett. a) e f), della L. Regione Lombardia n. 4/2003, cit., e più in generale art. 1, comma 3, L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit.).

Con regolamento regionale n. 4/2013 sono state stabilite le caratteristiche delle divise e degli elementi distintivi ed identificativi degli appartenenti ai corpi e ai servizi di polizia locale e,  in particolare, il nuovo formato delle tessere di riconoscimento in uso a tutti gli operatori di polizia locale, in attuazione di quanto previsto dagli artt. 17, comma 3, e 19, comma 1, lett. c), L. Regione Lombardia n. 4/2003, cit. (ora artt. 22, comma 2, e 24, comma 1, lett. d), L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit).

In particolare, il regolamento disciplina dettagliatamente la struttura, il testo e le dimensioni delle nuove tessere di riconoscimento, stabilendo inoltre la tipologia di dati personali che devono essere riportati sulle tessere (cfr. art. 9, comma 2, e all. B al regolamento n. 4/2013, cit.); tale regolamento continua a trovare applicazione ai sensi dell´art. 37, comma 1, lett. f), della L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit., fino all´entrata in vigore del regolamento di identico oggetto previsto dalla predetta legge.

4.1. All´interno di tale cornice normativa, la descritta iniziativa della Regione Lombardia, volta ad offrire la fornitura di strumenti operativi omogenei, nel caso di specie le tessere di riconoscimento per il personale di polizia locale, in favore e senza oneri per gli enti locali, assicurando in pari tempo l´uniformità delle caratteristiche dei medesimi, si colloca nell´ambito delle funzioni istituzionali di coordinamento, sostegno e supporto tecnico e finanziario in favore degli enti locali che la disciplina regionale riconosce in capo alla Regione (cfr., art. 5, comma 1, lett. a) e b), L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit, ma già, art. 3, comma 2, lett. a) e f), della L. Regione Lombardia n. 4/2003, cit., e più in generale art. 1 comma 3, L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit.).

Inoltre, i comuni lombardi potranno facoltativamente avvalersi del servizio offerto sottoscrivendo il menzionato schema di accordo (ovvero in alternativa  provvedervi direttamente salvo, in ogni caso, il rispetto delle caratteristiche definite dai regolamenti) in quanto la Regione propone tale iniziativa "quale servizio ed opportunità offerta ai comuni" medesimi  (cfr., nota del 20.04.2015, in atti).

4.2. Tanto premesso, considerata la mancanza di un´espressa previsione di legge o di regolamento che in via diretta ammetta la comunicazione di dati personali degli addetti al servizio di polizia locale da parte dei Corpi operanti presso i singoli comuni lombardi (nel caso di specie quello di Milano) a favore della Regione Lombardia, si ritiene che, ai sensi degli artt. 19, comma 2, e 39, comma 2, del Codice, la Regione Lombardia, tramite le strutture preposte, nel caso di specie la società Lombardia informatica S.p.A., designata responsabile del trattamento, possa lecitamente porre in essere le operazioni di trattamento necessarie all´attività di predisposizione e gestione delle tessere di riconoscimento, acquisendo le informazioni di carattere personale indicate nella richiesta del corpo di polizia municipale di Milano (in atti) ritenute, allo stato delle dichiarazioni rese al Garante, pertinenti e non eccedenti rispetto a tali finalità (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice; cfr., da ultimo, la nota del Comune di Milano del 14 maggio 2015, in atti). In tale contesto, le operazioni di trattamento, ivi compresa la conservazione dei predetti dati, sono ammesse per il tempo strettamente necessario a perseguire in via esclusiva la finalità di stampa, nonché l´ulteriore finalità di gestione delle tessere (artt. 3, 11, comma 1, lett. b) ed e), del Codice), nel rispetto delle misure di sicurezza di cui agli artt. 31, 33 e 34 del Codice.

Resta salvo in ogni caso il trattamento delle informazioni per la gestione degli Elenchi di cui all´art. 33, commi 3 e 5 della L. Regione Lombardia n. 6/2015, cit. (cfr. già art. 39, comma 4, della L. Regione Lombardia n. 4/2003, cit., e il corrispondente Albo ivi richiamato).

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 39, comma 2, del Codice, determina che il Corpo di polizia locale presso il Comune di Milano, così come quelli presso gli altri Comuni aderenti al citato schema di accordo, possano comunicare alla Regione Lombardia, alle condizioni richiamate, i dati innanzi indicati riferiti al personale addetto al servizio di polizia locale per lo svolgimento delle attività di trattamento descritte in premessa che potranno essere espletate anche avvalendosi di un responsabile del trattamento - allo stato individuato dalla Regione nella Lombardia informatica S.p.A. - ritenendosi che tale flusso di dati sia necessario per lo svolgimento della funzione istituzionale della Regione medesima di promozione e sostegno, anche con strumenti finanziari, della realizzazione di progetti per la sicurezza urbana, nonché di sostegno all´attività operativa della polizia locale.

Roma, 28 maggio 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia



Vedi anche (9)