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Provvedimento del 6 ottobre 2016 [5890450]

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[doc. web n. 5890450]

Provvedimento del 6 ottobre 2016

Registro dei provvedimenti
n. 403 del 6 ottobre 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante in data 16 maggio 2016 da XY, rappresentata e difesa dall´avv. Carlo De Marchis, nei confronti di Azienda agricola Medici Claudio S.r.l.  e di Società agricola Medici Claudio a r.l., succeduta alla prima nel rapporto di lavoro con l´interessata dal marzo 2015, con il quale quest´ultima, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), ha chiesto di avere accesso al proprio fascicolo personale ed in particolare:

di avere conferma dell´esistenza di un trattamento di dati personali che la riguardano relativi ad una transazione intervenuta tra le parti, ivi compresa l´acquisizione del relativo contenuto in forma intelligibile, nonché del trattamento derivato da quest´ultima;

di ottenere la comunicazione dei dati riferiti all´"orario di lavoro e di presenza nei locali aziendali risultante dalle timbrature", nonché "dalla contabilità aziendale e dai sistemi di rilevazione della presenza effettiva sul lavoro";

di ottenere la comunicazione del nominativo del responsabile del trattamento, nonché dei soggetti abilitati ad avere accesso alle relative informazioni;
l´interessata ha chiesto altresì la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

CONSIDERATO che la ricorrente ha rappresentato:

di aver prestato la propria attività lavorativa, sino al febbraio 2015, alle dipendenze dell´Azienda agricola Medici Claudio S.r.l. e, dal marzo successivo, della Società agricola Medici Claudio a r.l., siglando, in occasione del suddetto passaggio, un accordo transattivo per la definizione delle spettanze maturate;

che in costanza del rapporto di lavoro, ai fini del pagamento della retribuzione, "veniva effettuata una "doppia" registrazione delle ore di lavoro, una "ufficiale", nella quale risultavano un numero di giornate di lavoro ed un monte ore inferiore, ed una "reale" nella quale risultavano le giornate di lavoro effettivo e le concrete ore lavorate";

di aver impugnato, a seguito dell´intervenuta cessazione del rapporto di lavoro per effetto dell´intimazione di licenziamento avvenuta nel gennaio 2016, il contenuto della conciliazione, il cui testo peraltro non risultava essere stato mai consegnato alla medesima;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 1° giugno 2016 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessata, nonché la nota dell´8 luglio 2016 con cui è stata disposta, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTE le note del 15 giugno 2016 con le quali Azienda agricola Medici Claudio S.r.l. e Società agricola Medici Claudio S.r.l., nel manifestare la loro disponibilità a consentire alla ricorrente di accedere, presso la propria sede ed in una data dalle medesime precisata, a tutta la documentazione attinente "l´intercorso rapporto di lavoro", hanno:

precisato che presso i locali aziendali "non sussistono (…) sistemi automatici di rilevamento della presenza dei lavoratori e che l´acquisizione delle prestazioni lavorative avviene mediante sottoscrizione del foglio firma giornaliero", tenuto conto del fatto che "i dettagli dell´orario di lavoro sono esposti nei singoli reparti";

confermato, con esclusivo riguardo all´Azienda agricola Medici Claudio S.r.l., l´esistenza di un accordo transattivo, sottoscritto nell´aprile 2015 con la dipendente alla presenza di un rappresentante sindacale da questa delegato, allegandone copia unitamente al mandato conferito dall´interessata al suddetto rappresentante sindacale;

VISTE le note del 21 giugno e del 1° luglio 2016 con le quali la ricorrente ha eccepito:

che le resistenti "si sono astenute dal fornire la documentazione attestante i sistemi elettronici e/o i registri di rilevazione della presenza dei dipendenti in azienda, negandone l´esistenza", limitandosi a fornire parte della documentazione solo a seguito della presentazione del ricorso;

che, contrariamente a quanto affermato dalla Società agricola Medici Claudio S.r.l., le sarebbe stata negata, presso gli uffici della società ove la medesima si era recata in data diversa da quella indicata dalla resistente, la possibilità di accedere al proprio fascicolo personale, né sarebbe stata successivamente manifestata "alcuna disponibilità aziendale finalizzata ad assicurare concretamente" l´esercizio del predetto diritto di accesso;

VISTA la nota del 15 luglio 2016 con la quale le resistenti, rappresentate e difese dall´avv. Massimiliano Renzi, nel contestare quanto affermato dalla ricorrente, hanno:

rilevato che quest´ultima, nonostante la disponibilità manifestata al riguardo dall´azienda, non si sarebbe recata presso la relativa sede nel giorno e nell´ora indicati dalle medesime, né avrebbe dato altrimenti avviso della mancata presentazione, aggiungendo altresì che "tutta la documentazione inerente il rapporto di lavoro è già stata fornita alla lavoratrice, come del resto (…) fatto per tutti gli altri dipendenti";

ribadito che presso gli uffici aziendali non vi sono sistemi automatici di rilevamento delle presenze, ma solo "fogli firma giornalieri nei quali vengono, appunto, annotate le presenze";

VISTA la nota del 23 settembre 2016 con la quale l´interessata ha reiterato le proprie richieste, rilevando che la "Società agricola Medici Claudio S.r.l. (…), pur ammettendo pacificamente la presenza in azienda di fogli firma giornalieri ha omesso di consegnarli", negando peraltro la presenza di sistemi di rilevamento automatico delle presenze, nonostante le contrarie dichiarazioni rese sul punto da ex dipendenti della medesima di cui ha allegato copia;

PRESO ATTO che, nel corso del procedimento, l´Azienda agricola Medici Claudio S.r.l. ha provveduto a comunicare alla ricorrente i dati personali che la riguardano contenuti nell´atto transattivo sottoscritto dalle parti il 14 aprile 2015, attraverso la consegna di copia del relativo documento;

PRESO ATTO, altresì, che le resistenti hanno più volte dichiarato, con attestazione di cui l´autore risponde ai sensi dell´art. 168 del Codice "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante", di non disporre di strumenti automatici di rilevazione delle presenze, e dunque neppure dei relativi dati in formato elettronico, effettuando la registrazione delle presenze dei lavoratori attraverso l´utilizzo di fogli firma giornalieri;

RITENUTO, pertanto, con riferimento a tali specifici aspetti e salva restando ogni verifica delle dichiarazioni rese dalle resistenti, di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso avendo le resistenti fornito un riscontro sufficiente, sia pure solo dopo la presentazione del ricorso;

CONSIDERATO, invece, con riguardo alla richiesta di accesso ai dati riguardanti lo svolgimento della prestazione lavorativa, anche se trattati con modalità cartacea, nonché con riguardo all´ulteriore richiesta di comunicazione del nominativo del responsabile e dei soggetti abilitati ad avere accesso alle informazioni relative all´interessata, che le resistenti non hanno fornito un riscontro adeguato essendosi limitate a manifestare, quanto al primo profilo, una generica disponibilità a consentire all´interessata di prendere visione del proprio fascicolo personale presso la sede aziendale;

RILEVATO, infatti, che l´istanza di accesso dei dati personali avanzata ai sensi dell´art. 7 del Codice presuppone per essere soddisfatta, laddove non emergano particolari profili, che il titolare del trattamento provveda all´estrazione e successiva comunicazione all´interessato dei dati richiesti secondo le modalità individuate dall´art. 10 del Codice;

RITENUTO pertanto, alla luce di quanto sopra esposto, di dover accogliere parzialmente il ricorso e, per l´effetto, di dover ordinare alle resistenti, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, di comunicare alla ricorrente, secondo le modalità indicate nell´art. 10 del Codice, i dati personali, ulteriori rispetto a quelli comunicati nel corso del procedimento, richiesti dalla medesima nell´atto introduttivo del procedimento, nonché il nominativo del responsabile del trattamento e dei soggetti eventualmente abilitati ad accedere agli stessi, nel termine di trenta giorni dalla data di ricezione del presente provvedimento;

VISTE le decisioni dell´Autorità del 15 gennaio e del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria delle spese e dei diritti per i ricorsi e ritenuto congruo, nel caso di specie, quantificare detto importo nella misura di € 500,00, da addebitarsi per € 300,00 a carico di Azienda agricola Medici Claudio S.r.l. e di Società agricola Medici Claudio S.r.l., nella misura di € 150,00 ciascuna, in considerazione degli adempimenti connessi alla presentazione del ricorso, compensando la restante parte per giusti motivi e, in particolare, in ragione del parziale riscontro fornito dalla resistente;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) accoglie parzialmente il ricorso e, per l´effetto, ordina alle resistenti di comunicare alla ricorrente, secondo le modalità indicate nell´art. 10 del Codice, i dati personali, ulteriori rispetto a quelli comunicati nel corso del procedimento, richiesti dalla medesima nell´atto introduttivo del procedimento, nonché il nominativo del responsabile del trattamento e dei soggetti eventualmente abilitati ad accedere agli stessi, nel termine di trenta giorni dalla data di ricezione del presente provvedimento;

b)  dichiara non luogo a provvedere sul ricorso con riguardo ai dati comunicati nel corso del procedimento;

c) determina l´ammontare delle spese del presente procedimento nella misura forfettaria di € 500,00, di cui € 300,00 da addebitarsi alle resistenti, nella misura di € 150,00 ciascuna, che dovranno liquidarli direttamente a favore della ricorrente; compensa la restante parte per giusti motivi.

Il Garante, nel chiedere ad Azienda agricola Medici Claudio S.r.l. ed a Società agricola Medici Claudio S.r.l., ai sensi dell´art. 157 del Codice, di comunicare quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione al presente provvedimento e di fornire comunque riscontro entro quarantacinque giorni dalla ricezione dello stesso, ricorda che l´inosservanza di provvedimenti del Garante adottati in sede di decisione dei ricorsi è punita ai sensi dell´art. 170 del Codice. Ricorda altresì che il mancato riscontro alla richiesta ex art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all´art. 164 del Codice.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. 1° settembre 2011, n. 150, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 6 ottobre 2016

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia