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Provvedimento del 28 maggio 2020 [9480783]

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[doc. web n. 9480783]

Provvedimento del 28 maggio 2020

Registro dei provvedimenti
n. 96 del 28 maggio 2020

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il dott. Antonello Soro, presidente, la dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e la prof.ssa Licia Califano, componenti, e il dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito, “Regolamento”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione del n. 98 del 4/4/2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8/5/2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal Segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, doc. web n. 1098801;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.  Il reclamo.

È pervenuto a questa Autorità un reclamo del 14 febbraio 2019, con il quale XX, responsabile dell’ufficio unico dell’avvocatura pubblica dei Comuni di XX e di XX, ha lamentato un presunto trattamento illecito di dati personali che lo riguardano da parte XX, quale presidente della XX (di seguito, XX).

In particolare, l’avv. XX ha lamentato l’invio di una “segnalazione” datata 7 dicembre 2018 al Comune di XX al Comune di XX al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di XX, al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di XX, al Consiglio Nazionale Forense e, per conoscenza, all’Autorità Nazionale Anticorruzione, nella quale l’XX, nel rappresentare una serie di criticità riguardanti l’istituzione dell’ufficio di avvocatura unica dei Comuni di XX e di XX, invitava anche i predetti Consigli dell'Ordine degli Avvocati a verificare eventuali profili di responsabilità deontologica ad esso ascrivibili.

Il reclamante ha eccepito, da un lato, che tale istanza avrebbe dovuto essere trasmessa esclusivamente agli organi competenti ad istruire il relativo procedimento disciplinare, cioè unicamente al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di XX e al Consiglio Nazionale Forense-C.N.F., senza coinvolgere gli altri enti; dall’altro lato, che una propria PEC del 25 gennaio 2019, da lui inviata per contestare la predetta comunicazione con riserva di esperire ogni rimedio a sua tutela nei confronti dell’XX, sarebbe stata da questi trasmessa, tramite e-mail del 28 gennaio 2019, “ad un numero indefinito di soggetti, presumibilmente tutti i soci della XX”.

2. Attività istruttoria.

In riscontro di una preliminare richiesta di informazioni dell’Ufficio del 4 ottobre 2019 (prot. n. 33897) con la quale sono stati chiesti chiarimenti sull’asserita violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, l’XX, con nota del 21 ottobre 2019, ha rappresentato quanto segue.

In via preliminare, egli ha dichiarato di avere agito in qualità di presidente della XX, che - come indicato nel suo statuto - è un’associazione senza scopo di lucro che persegue, tra i vari scopi sociali, anche quello di proporre azioni stragiudiziali per la tutela dell’esercizio dell’attività professionale in relazione a quanto specificatamente inerente il settore del diritto amministrativo e pubblico (art. 2, comma 2, lett. b), dello statuto).

Per quanto riguarda la comunicazione oggetto di reclamo, ha rappresentato che la costituzione di un ufficio unico di avvocatura ai sensi dell’art. 2, comma 12, della legge n. 244/2007, rappresenta una “problematica che non tocca soltanto la corretta applicazione da parte degli enti locali della norma [di settore] e, dunque, la legittimità della relativa azione amministrativa, ma si riverbera anche nella violazione di norme dell’ordinamento professionale forense con potenziali conseguenze disciplinari a carico dell’avvocato iscritto nell’elenco speciale interessato, per via della sua adibizione ad un ufficio unico di avvocatura costituito illegittimamente”, come dimostrato anche dal contenzioso rinvenibile in ambito forense. Nel caso di specie, i Comuni di XX e di XX hanno costituito un “Ufficio Unico di Avvocatura Pubblica” (v. convenzione da essi stipulata in data 29 giugno 2018), al quale è stato preposto l’avv. XX, dipendente del Comune di XX in regime di “distacco parziale” presso il Comune di XX (v. provvedimenti del Sindaco di XX, 6 luglio 2018, n. 88/IV, e del Sindaco di XX, 10 agosto 2018, n. 34). Pertanto, non si potevano trascurare i connessi “profili suscettibili di incidere sulla relativa legittimità e, dunque, di esporre anche l’XX, nominativamente individuato … quale preposto a tale ufficio, ad eventuali responsabilità disciplinari, XX, … su richiesta dei propri associati ha incaricato il proprio Consiglio Direttivo di evidenziare dette criticità attraverso un atto che, volutamente, è stato chiamato ‘segnalazione’ e non ‘esposto’”.

In particolare, il Comune di XX è stato inserito tra i destinatari della “segnalazione” in quanto, avendo costituito con il Comune di XX l’ufficio unico di avvocatura pubblica, “ha posto in essere un’azione amministrativa che … si è ritenuta illegittima ed ha esposto l’XX ad eventuali responsabilità sotto il profilo deontologico”; a sua volta, è stato interessato il Comune di XX che avrebbe parimenti posto in essere una azione illegittima e “potenzialmente forier[a] di responsabilità disciplinare per l’XX” in considerazione del suo progetto di aderire alla predetta convenzione per l’ufficio unico di avvocatura (v. delibera di Giunta, 11 luglio 2018, n. 117).

La medesima segnalazione è stata altresì indirizzata al Consiglio dell’Ordine di XX, al Consiglio dell’Ordine di XX e al Consiglio Nazionale Forense, poiché non era immediatamente individuabile il Consiglio dell’ordine competente ad irrogare un’eventuale sanzione disciplinare (cfr. art. 11 del regolamento del CNF, 21 febbraio 2014, n. 2, che disciplina il procedimento disciplinare, ai sensi dell’art. 50, comma 5, della legge n. 247/2012), essendo diverso il Consiglio distrettuale di disciplina relativo al distretto ove l’avv. XX è iscritto (ossia quello di XX, con competenza del Consiglio distrettuale di disciplina di XX) e il Consiglio distrettuale di disciplina del distretto nel quale si è verificata parte del fatto per cui la “segnalazione” di XX è stata inviata (ossia, XX, Provincia di XX, il cui Consiglio distrettuale di disciplina ha sede a XX). Analogamente la “segnalazione” è stata trasmessa al C.N.F., che, ai sensi dell’art. 5 del regolamento citato, si pronuncia sui conflitti di competenza, anche territoriale, fra i consigli distrettuali di disciplina per quanto concerne l’esercizio del potere disciplinare.

Infine la “segnalazione” è stata trasmessa all’Autorità Nazionale Anticorruzione in considerazione del suo generale compito di vigilanza e controllo sui contratti pubblici, pure con riferimento al loro affidamento attraverso procedure diverse rispetto a quelle ordinarie, quale si rivela la non corretta istituzione di un ufficio avvocatura unico tra più enti locali (art. 213 del d. lgs. n. 50/2016).

La missiva contiene dunque unicamente un invito a valutare la vicenda anche sotto il profilo deontologico per quanto concerne l’avv. XX, in termini volutamente ipotetici e neutri, i cui dati sono stati trattati secondo gli scopi statutari dell’XX in applicazione dell’istituto del legittimo interesse di cui all’art. 6, par. 1, lett. f), del Regolamento.

In ordine alla lamentata trasmissione a terzi della e-mail che l’avv. XX ha inviato all’XX il 25 gennaio 2019, essendo stata a lui diretta in relazione alle iniziative intraprese in qualità di presidente della XX e contenente la dichiarata intenzione del reclamante di “esperire ogni rimedio previsto dall'ordinamento” avverso tali iniziative, non riveste carattere riservato e personale tale da non potersi comunicare ai componenti dell’XX, dovendo egli invece fornire “doverosa informazione ai medesimi, che ne compongono l’assemblea, degli sviluppi di un’iniziativa da questa richiesta. Infine, una volta doverosamente informati gli associati non vi è stato più alcun trattamento della comunicazione, né vi potrà essere, non essendovene alcun interesse per XX e per i suoi associati”.

Pertanto, l’XX chiede l’archiviazione del reclamo, ritenendo insussistenti i presupposti per l’irrogazione di un provvedimento sanzionatorio, non essendovi dolo o colpa nella sua condotta e sussistendo la buona fede di XX “che ha legittimamente agito entro il perimetro delle proprie finalità associative e per il proprio legittimo interesse”.

L’avv. XX ha a sua volta formulato le proprie controdeduzioni (v. nota del 26 ottobre 2019) alla quale ha fatto riscontro una nota dell’XX (v. nota del 15 novembre 2019), con le quali entrambi hanno sostanzialmente ribadito le argomentazioni già rese.

Con nota del 18 dicembre 2019 (prot. n. 44461), l’Ufficio, sulla base degli elementi acquisiti dalle verifiche compiute e dei fatti emersi a seguito dell’attività istruttoria, nonché delle successive valutazioni, ha notificato all’XX ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, l’avvio del procedimento per l’adozione di eventuali misure di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento, invitando il predetto titolare a produrre al Garante scritti difensivi o documenti ovvero a chiedere di essere sentito dall’Autorità (art. 166, commi 6 e 7, del Codice; nonché art. 18, comma 1, dalla legge n. 689/1981). Ad essa ha fatto seguito una audizione su richiesta dell’XX (v. verbale del 3 febbraio 2020), nella quale lo stesso ha confermato quanto già rappresentato nelle memorie difensive.

3.  Esito dell’attività istruttoria.

In base alla disciplina vigente, costituisce trattamento di dati personali qualsiasi operazione o insieme di operazioni, comprese, tra l’altro, la comunicazione, ovvero il dare conoscenza dei dati personali a una o più soggetti determinati (art. 4, par. 1, punto 2, del Regolamento, e 2-ter, comma 4, lett. a, del Codice).

Pertanto, la comunicazione ad una pluralità di soggetti specificatamente individuati, effettuata dall’XX, in qualità di presidente della XX, indirizzata ai comuni coinvolti ai fini delle valutazioni di competenza sulla legittimità dell’azione amministrativa e contenente l’invito ai Consigli dell'Ordine degli Avvocati a interessare l'Autorità deputata a vagliare eventuali responsabilità disciplinari dell'XX costituisce trattamento dei dati personali riguardanti quest’ultimo.

Analogamente, costituisce trattamento dei dati personali del reclamante l’inoltro, da parte dell’XX ai soci della XX, della nota che questi ha a sua volta ricevuto dal reclamante stesso.

La disciplina in materia di protezione dei dati personali stabilisce che il trattamento di informazioni diverse da quelle rientranti nelle categorie particolari ovvero relativi a condanne penali e reati di cui rispettivamente agli artt. 9 e 10 del Regolamento, può essere effettuato solo se e nella misura in cui ricorre almeno una delle condizioni di liceità individuate tassativamente all’art. 6 del Regolamento medesimo.

Nel caso di specie si osserva che la c.d. “segnalazione” oggetto di reclamo sembrerebbe effettivamente estrinsecare – come dichiarato dall’XX nella memoria difensiva del 21 ottobre 2019 - una finalità statutaria della XX (cfr. art. 2, comma 2, lett. b), dello Statuto, ai sensi del quale essa può “proporre azioni giudiziali e stragiudiziali volte alla tutela dell’esercizio dell’attività professionale per quanto specificatamente inerente il settore del diritto amministrativo e pubblico”), tale per cui non appare errato ritenere che il trattamento in questione possa rientrare nel perimetro di applicazione dell’art. 6, par. 1, lett. f), del Regolamento.

Occorre precisare che il legittimo interesse del titolare può costituire una idonea base giuridica del trattamento dei dati purché  - all’esito di un test comparativo, che spetta al titolare stesso effettuare in base al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 5, par. 2, del Regolamento - siano bilanciati i diritti tra il titolare e l'interessato, verificando che il trattamento non abbia degli effetti pregiudizievoli ingiustificati sui diritti e le libertà del singolo, tenendo conto delle ragionevoli aspettative degli interessati, e che il trattamento rispetti comunque i principi di correttezza, finalità, minimizzazione ed esattezza dei dati ai sensi dell’art. 5, par. 1, del Regolamento (cfr. in tal senso anche il Gruppo art. 29, Parere 6/2014 sul concetto di interesse legittimo del responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 7 della direttiva 95/46/CE, 9 aprile 2014, WP 217).

Nel caso di specie, il titolare del trattamento, nella persona dell’XX, ha comunque operato un corretto bilanciamento dei diritti contrapposti, avendo agito non solo nell’ambito delle finalità statutarie dell’XX, ma essendosi altresì limitato a comunicare agli enti destinatari della “segnalazione”, ai fini di eventuali determinazioni, unicamente il nominativo, la qualifica e l’inquadramento professionale del reclamante, senza trattare dati ultronei o comunque incompatibili con i principi di cui all’art. 5, par. 1, del Regolamento.

Si rileva, infatti, che le criticità legate all’istituzione di un ufficio di avvocatura unica tra enti locali appositamente consorziati tra loro (come previsto dall’art. 2, comma 12, della legge n. 244/2007), deriverebbero dalla circostanza che, nel caso di specie, l’istituendo ufficio sarebbe privo di talune fondamentali caratteristiche di conformità alle norme.

Secondo quanto si sostiene nella c.d. “segnalazione”, da un lato la stipulazione di convenzioni fra enti non implica di per sé la creazione di un nuovo soggetto giuridico, cioè di un nuovo ente associativo (in difformità dai parametri individuati dalla giurisprudenza del Consiglio di Stato per l’istituzione dell’ufficio unico di avvocatura tra enti locali); e, dall’altro lato, l’intenzione di preporre all’ufficio in questione, in regime di “distacco parziale” ex art. 30, d.lgs. n. 267/2000, un legale - l’avv. XX – già in servizio presso uno dei comuni firmatari della convenzione, potrebbe contrastare con la disciplina di settore in tema di esercizio della professione forense.

Qualora le circostanze paventate nella c.d. “segnalazione” - che non spetta al Garante valutare nel merito - venissero confermate, sarebbe violato il principio di esclusività sancito dalla legge professionale forense con conseguente responsabilità deontologica dell’avv. XX (v. art. 23 legge n. 247/2012).

Pertanto, non pare doversi escludere, ma si giustificherebbe, una stretta e reciproca correlazione tra la denunciata illegittimità dell'istituzione dell’ufficio di avvocatura unica e l'inosservanza delle norme anche da parte del reclamante, incluse quelle di natura prettamente deontologica, tale per cui l’una può essere ragionevolmente correlata all’altra nella ricostruzione del caso de quo effettuata nella c.d. “segnalazione”.

Considerato lo stretto legame asseritamente sussistente tra le argomentazioni riportate nella predetta “segnalazione”, indipendentemente dalla fondatezza della questione sottostante, si ritiene che la circostanza per la quale la stessa è stata indirizzata contemporaneamente ai diversi enti, ognuno per quanto di competenza, non abbia comportato un trattamento sproporzionato dei dati personali riguardanti il reclamante o comunque illecito.

Per quanto riguarda l’inoltro, da parte dell’XX ai soci della XX, della nota che questi ha ricevuto dal reclamante stesso, occorre considerare che la c.d. “segnalazione” è stata effettuata in attuazione di uno specifico mandato dell’Assemblea dei soci della XX, come risulta dell’estratto del verbale della riunione del suo consiglio direttivo 21 novembre 2018.

Deve quindi ritenersi che la comunicazione ai soci della XX della nota con la quale il reclamante preannunciava l’intenzione di “esperire ogni rimedio previsto dall'ordinamento” contro la ritenuta lesione del suo diritto alla riservatezza causato dall’iniziativa assunta dall’XX, non può considerarsi come comunicazione a terzi estranei di dati personali del reclamante, in quanto recava informazioni che riguardavano non solo il presidente, ma anche l’XX nel suo complesso. L’apposizione, nel testo dell’email dell’avv. XX, della dicitura “diretta personalmente all'XX”, non poteva fare venire meno l’interesse degli associati alla conoscenza di azioni che l’avv. XX intendeva assumere in relazione alla iniziativa svolta su mandato assembleare e di cui, pertanto, anch’essi erano destinatari. Per tali motivi, la comunicazione non appare contraria alla disciplina in materia di dati personali.

Valutata la documentazione in atti, nonché gli ulteriori approfondimenti istruttori posti in essere dall’Ufficio, si ritiene che il trattamento dei dati personali riguardanti l’avv. XX, realizzato nei termini di cui in motivazione dall’XX in qualità di presidente della XX, non sia stato effettuato in difformità dalle disposizioni vigenti, per cui si ritiene di dover considerare il reclamo infondato ai sensi dell’art. 57, par. 1, lett. f), del Regolamento, secondo quanto previsto dall’art. 14, par. 3, del Regolamento del Garante n. 1/2019.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell’art. 57, par. 1, lett. f), del Regolamento, dichiara il reclamo infondato con riferimento al trattamento dei dati personali riguardanti XX, realizzato nei termini di cui in motivazione dall’XX in qualità di presidente della XX.

Ai sensi dell’art. 78 del Regolamento, nonchè degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. 1° settembre 2011, n. 150, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 28 maggio 2020

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia