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Provvedimento del 30 gennaio 2004 [1308642]

[doc. web n. 1308642]

Provvedimento del 30 gennaio 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Ludovica Panizzut, rappresentata e difesa dall´avv. Guido Scorza e dal dott. Silvio Iappelli presso il cui studio ha letto domicilio

nei confronti di

XY di KW;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 e s. del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO

La ricorrente, che aveva aderito per contratto al circuito di strutture ricettive della XY di KW, afferma di aver comunicato a quest´ultima (insieme ai recapiti telefonici ed all´indirizzo di posta elettronica che la riguarda indicati nel citato contratto), un numero di fax del proprio ufficio, al solo scopo, però, di agevolare la resistente "nella comunicazione delle prenotazioni raccolte, laddove avesse avuto difficoltà con la posta elettronica", con l´invito quindi ad utilizzare tale numero "con discrezione".

A seguito, invece, del ripetuto utilizzo da parte della resistente di tale numero di fax "per l´ordinario scambio di corrispondenza", la ricorrente ha perciò formulato diverse istanze, direttamente e per il tramite del proprio avvocato,  con le quali ha chiesto di non utilizzare più il medesimo numero di fax, in considerazione del fatto che lo stesso era stato reso disponibile solo per contatti "eccezionali previsti di volta in volta".

Non avendo ricevuto idoneo riscontro, la ricorrente ha proposto ricorso ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996 (ora, art. 145 e s. del d.lg. n. 196/2003) chiedendo al Garante di ordinare alla resistente di "cessare il trattamento del numero di fax (…), relativo all´ufficio della sig. Panizzut", mediante cancellazione dello stesso, e di porre a carico di controparte le spese sostenute per il procedimento.

All´invito ad aderire spontaneamente alle richieste della ricorrente, formulato il 12 dicembre 2003 ai sensi dell´art. 20 del d.P.R. n. 501/1998 (ora, art. 149 del d.lg. n. 196/2003), la resistente ha risposto con due note del 25 dicembre 2003, sostenendo che:

  • nel contratto sottoscritto il 18 gennaio 2003 (ritenuto ancora valido ed efficace) la ricorrente aveva prestato il consenso al trattamento dei dati che la riguardano;
  • "tale accordo non prevede possibilità alcuna di recesso da parte dell´aderente prima di dodici mesi";
  • l´uso del fax si sarebbe reso a suo avviso "assolutamente indispensabile" per "contestare (…) gravissime inadempienze messe in atto" dalla ricorrente in ordine al contratto;
  • la richiesta della ricorrente sarebbe inefficace "poiché non subordinata al consenso".

Con memoria datata 7 gennaio 2004, la ricorrente ha invece rilevato che:

  • l´efficacia o meno del contratto (a suo avviso già intercorso tra le parti) non rileva ai fini del procedimento, dal momento che il trattamento del numero di fax non figura tra quelli "necessari all´esecuzione di detto accordo";
  • il numero di fax è stato comunicato solo in un secondo momento alla resistente, "affinché lo utilizzasse in particolari situazioni in cui il ricorso agli altri recapiti non risultasse possibile e non già perché se ne facesse un uso sistematico".

Le parti hanno ribadito le proprie posizioni nell´audizione del 9 gennaio 2004. In particolare, la ricorrente ha precisato che il numero di fax in questione è appunto quello del proprio, diverso luogo di lavoro privato e peraltro "non è nella disponibilità esclusiva" della stessa (che, tra l´altro, dal mese di maggio 2003 "non frequenta la sede aziendale essendo in maternità"). La resistente ha invece sostenuto che "non si evince in alcun documento che l´uso del fax dovesse essere limitato ai soli casi eccezionali", e che non era noto alla stessa che "il fax fosse condiviso con altre persone".

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA

Il ricorso concerne una richiesta che va qualificata quale opposizione per motivi legittimi al trattamento dei dati personali della ricorrente con riferimento all´invio di comunicazioni al numero di fax di un ufficio presso cui l´interessata presta un´attività lavorativa diversa da quella oggetto del contratto tra le parti del procedimento (trattamento originariamente autorizzato dalla ricorrente medesima per comunicazioni "eccezionali" che esulavano dall´attività lavorativa ivi prestata).

L´invio sistematico di comunicazioni ad un numero di fax indicato dalla ricorrente "in una situazione particolare" e ad essa associato, anche se non riconducibile esclusivamente alla stessa (la ricorrente risulta uno degli utilizzatori di un´utenza telefonica che, sulla base della documentazione in atti, è intestata ad un terzo), comporta un trattamento di dati personali anche dell´utente ricorrente, che deve essere effettuato in presenza di consenso espresso o di un altro idoneo presupposto equipollente (artt. 23 e 24 d.lg. n. 196/2003.

In proposito è infondata l´eccezione formulata dal resistente circa la possibilità di utilizzare tale dato contro la volontà della ricorrente in ragione delle finalità di un rapporto contrattuale che ritiene a suo avviso ancora efficace. Premesso che il contratto di cui è controversa la perdurante efficacia contiene alcuni dati personali della ricorrente ritenuti in origine necessari per l´esecuzione dell´accordo (indirizzo della ricorrente, i suoi recapiti telefonici e di posta elettronica), ma non prevede l´utilizzo di fax, va rilevato che le circostanze rappresentate dalla ricorrente e non contestate (relative alla collocazione fisica dell´utenza, alla sua titolarità, alla sua finalizzazione a diversa attività svolta da un terzo dove operano anche altre persone fisiche e alle possibili conseguenze anche disciplinari per l´uso di tale utenza) integrano i "motivi legittimi" in relazione ai quali, ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 (ora, art. 7, comma 4, lett. a), del d.lg. n. 196/2003), è meritevole di tutela il diritto della ricorrente di veder interrotto il contestato utilizzo del numero di fax mediante invio di comunicazioni. Ciò a prescindere da quanto le parti potranno eventualmente far valere nella competente sede giudiziaria in ordine ai controversi profili contrattuali. Risulta congrua, a tutela dei diritti dell´interessata, l´interruzione delle ulteriori comunicazioni, senza necessità di procedere allo stato anche alla cancellazione del numero di fax, trattandosi di informazione al momento utile per l´esercizio del diritto di difesa della resistente.

In parziale accoglimento dell´opposizione all´ulteriore utilizzo dell´utenza fax, la resistente dovrà quindi astenersi con effetto dalla data di ricezione del presente provvedimento, dall´utilizzo del numero di fax già fornito dalla ricorrente.

Sussistono giusti motivi per compensare integralmente le spese fra le parti.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) accoglie il ricorso e ordina alla resistente di astenersi dall´invio di ulteriori comunicazioni via fax nei termini di cui in motivazione;

b) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 30 gennaio 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli