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18. Il registro dei trattamenti.Relazione 2006 - Parte II - L'attività svolta dal Garante - 12 luglio 2006 [1425284]

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[doc. web n. 1425284]

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Relazione 2006 - Parte II - L´attività svolta dal Garante - 12 luglio 2006

 

18. Il registro dei trattamenti

Il registro dei trattamenti (previsto dall´art. 37 del Codice), che permette all´utente di compilare direttamente dal proprio computer la notificazione dei trattamenti di dati personali effettuati in qualità di titolare, ha continuato a fornire esiti particolarmente positivi in termini di efficienza, affidabilità e soddisfazione del pubblico.

I contenuti della notificazione sono limitati a informazioni essenziali che rendono comunque possibile effettuare ampi controlli, estrazioni di dati ed elaborazioni statistiche. Il registro viene infatti utilizzato dall´Autorità a fini di monitoraggio, controllo e orientamento delle attività ispettive in determinati settori.

Una serie di messaggi automatici via mail ricapitolano all´utente le operazioni intraprese, con possibilità di contattare direttamente il Dipartimento registro dei trattamenti. Dal punto di vista della sicurezza, l´impiego di un codice segreto (Cun, codice univoco del notificante), permette al titolare di apportare modifiche alle precedenti notificazioni o di dichiararne la cessazione. Il pagamento dei diritti di segreteria può essere effettuato anche con carta di credito.

Il registro è consultabile liberamente da chiunque, tramite il sito dell´Autorità.

Gli obiettivi posti col sistema di notificazione (contenimento delle informazioni da chiedere ai titolari; massima semplificazione della procedura; pubblicità completa del registro dei trattamenti) possono ritenersi interamente raggiunti e prevedono, tra l´altro, la possibilità di utilizzare le procedure sviluppate, per la loro flessibilità, in ulteriori applicazioni.

Può dirsi inoltre raggiunto l´ulteriore obiettivo di consentire contatti diretti e rapidi con l´utenza, tramite il monitoraggio costante e quotidiano dei messaggi in arrivo e delle notificazioni in corso, anche quando non ancora concluse.

Per quanto riguarda le difficoltà segnalate dagli utenti nella compilazione della notificazione (rilevando che si tratta di fenomeno assolutamente marginale) si evidenzia, come già esposto nella Relazione 2005, che esse attengono quasi esclusivamente alla fase di apposizione della firma digitale (possesso di un certificato scaduto, mancata lettura delle istruzioni). In merito, è in corso una procedura di collaborazione del Dipartimento registro dei trattamenti con altra struttura dell´Autorità e con il Cnipa per l´implementazione di una soluzione software maggiormente efficace.

Con riferimento a specifiche questioni giuridiche rispetto a nuove attività di trattamento dati è stato, in particolare, avviato un approfondimento in ordine alla necessità o meno della notificazione da parte di titolari e gestori di pubblici esercizi e circoli privati che pongano a disposizione del pubblico, dei clienti o dei soci, apparecchi terminali utilizzabili per comunicazioni anche telematiche (cfr. l. 31 luglio 2005, n. 155 e d.m. 16 agosto 2005 del Ministro dell´interno, recanti misure per il contrasto del terrorismo internazionale).