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Provvedimento del 25 marzo 2008 [1507204]

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[doc. web n. 1507204]

Provvedimento del 25 marzo 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 21 dicembre 2007 da XY nei confronti di Telecom Italia S.p.A., con il quale il ricorrente, dipendente della società, lamentando l´inidoneo riscontro a un interpello preventivo del 13 settembre 2007 ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), ha ribadito le richieste con esso formulate volte, in particolare, a ottenere la conferma dell´esistenza e la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali che lo riguardano in qualunque forma conservati dalla società, a conoscere l´origine degli stessi, la logica, le modalità e le finalità su cui si basa il trattamento, nonché i soggetti o le categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati, oltre agli estremi identificativi del titolare e dei responsabili eventualmente designati; rilevato che l´interessato ha altresì ribadito la richiesta volta a ottenere la trasformazione in forma anonima e/o il blocco dei dati relativi al proprio stato di salute (e, in particolare, a una patologia al ginocchio destro) che lo stesso inserisce nel sistema "Work force management" (utilizzato dall´azienda per la gestione delle risorse tecniche e per la comunicazione con i tecnici sul territorio) ogniqualvolta, per lo svolgimento dei lavori assegnatigli (mediante il medesimo sistema con l´inoltro delle c.d. "Work request (Wr)" sul proprio apparecchio telefonico mobile) è costretto a chiedere la collaborazione di altri colleghi; rilevato che il ricorrente ha ribadito anche la richiesta volta a ottenere "il rilascio di un documento/attestato completo dei vari livelli di inquadramento contrattuale e dei relativi profili professionali maturati" e di un altro "relativo ai corsi di formazione/aggiornamento professionale sostenuti dal ricorrente dalla data di assunzione ad oggi";

RILEVATO che con il ricorso il ricorrente, rappresentando di aver verificato a seguito dell´accesso al proprio fascicolo personale avvenuto il 19 novembre 2007 l´assenza di documentazione che lo stesso "avrebbe dovuto contenere", ha chiesto di inserirvi alcuni documenti che ha indicato specificamente (tra cui, la documentazione inerente a una contestazione disciplinare, la copia della corrispondenza intercorsa con la società e di e-mail scambiate con altri dipendenti) e ha chiesto di porre a carico della resistente le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota dell´8 gennaio 2008 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la successiva nota del 13 febbraio 2008 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 28 gennaio 2008 con la quale la società resistente, nel rappresentare di aver già fornito riscontro all´interpello preventivo del ricorrente mediante alcune comunicazioni (alle quali ha allegato copia di documenti contenenti dati personali che lo riguardano) e "garantendo l´accesso al fascicolo personale che l´interessato ha visionato il 19 novembre 2007", ha sostenuto "la completezza del riscontro, tenuto conto che Telecom Italia S.p.A. non effettua il trattamento di ulteriori dati" oltre quelli resi disponibili;

VISTA la memoria datata 31 gennaio 2008 con la quale la resistente ha ribadito di aver fornito riscontro alla richiesta di accesso fornendo al ricorrente, tutti i dati personali che lo riguardano attualmente detenuti (ivi compresi quelli relativi al livello professionale e retributivo) e richiamando precedenti comunicazioni allo stesso inoltrate in ordine alle informazioni più volte richieste ai sensi dell´art. 7, comma 2, del Codice; rilevato che, in ordine alla richiesta di trasformazione in forma anonima e/o blocco dei dati sensibili inseriti nelle "note di completamento" relative all´attività di lavoro redatte dall´interessato e trasmesse mediante il sistema "Wfm (Work force management)", la resistente ha ribadito l´impossibilità di aderire a tale richiesta (come già comunicato al ricorrente) precisando che, mediante tale sistema, la società "indica quotidianamente ai propri tecnici gli interventi necessari per eliminare i guasti segnalati dai clienti ovvero per la manutenzione della rete telefonica" e che gli stessi rispondono, accettando l´incarico o sospendendolo se ci sono ragioni che impediscono l´intervento e comunicando, mediante la redazione di eventuali "note di completamento", le ragioni ostative; rilevato che la società, nel rappresentare che è il ricorrente medesimo a utilizzare tali note di completamento "per comunicare gli interventi che, a causa della patologia che lo affligge al ginocchio destro, non può svolgere senza l´aiuto di altro tecnico", ha dichiarato di trattare già lecitamente tale informazione in quanto contenuta in un parere medico-legale conservato nel fascicolo personale del ricorrente e che la stessa rileva nell´ambito del sistema in questione "per le esigenze organizzative di Telecom Italia S.p.A. e, in particolare, dell´ufficio che cura il funzionamento della rete ed i connessi, indispensabili interventi tecnici"; secondo la società, la disponibilità di tale informazione nel sistema (cui possono avere accesso soltanto incaricati del trattamento) sarebbe infatti indispensabile "per la corretta gestione del rapporto di lavoro del sig. XY e degli altri tecnici che, in ragione del suo parziale impedimento, lo affiancano nell´esecuzione delle attività che gli sono assegnate"; rilevato infine che la resistente ha eccepito l´inammissibilità della richiesta volta a ottenere l´inserimento di ulteriore documentazione nel fascicolo, rilevando che peraltro compete solo al titolare stabilire quali documenti debbano essere conservati e secondo quali modalità;

VISTE le memorie datate 2 e 7 febbraio 2008 con le quali il ricorrente, nell´insistere sulle proprie richieste, ha rilevato che le informazioni contenute nel sistema "Wfm" sarebbero "consultabili da qualsiasi operatore che si colleghi" a esso e che le stesse "possono essere comunicate ad altri tecnici nel caso in cui l´utente interessato segnali un nuovo malfunzionamento del proprio impianto telefonico"; considerato che il ricorrente ha dichiarato che una comunicazione di tale genere sarebbe avvenuta nel dicembre 2007 quando alcune "note di completamento redatte dal sig. XY (…) in relazione ad un intervento tecnico di riparazione di un´utenza telefonica (…) sono state integralmente comunicate ad un altro tecnico incaricato di riparare il guasto" il giorno successivo; rilevato che, al riguardo, il ricorrente ritiene non necessaria l´indicazione dei dati sensibili "ai fini del soddisfacimento delle esigenze aziendali (riparazione del guasto telefonico)";

VISTA la memoria depositata il 4 marzo 2008 con la quale la resistente ha ribadito "di aver comunicato (l´11/10 ed il 5/11/2007 …) e messo a disposizione del ricorrente (il 19/11/2007…) tutti i dati oggetto di trattamento", di non ritenere di dover "conservare ogni documento connesso al rapporto lavorativo" e di non poter aderire alla richiesta di blocco o anonimizzazione dei dati sensibili del ricorrente relativi alla sua patologia trattati dal sistema "Wfm" risultando essi indispensabili per le esigenze organizzative della società e, in particolare, per il "lineare svolgimento del rapporto di lavoro con il dipendente chiamato all´affiancamento" che "potrà, efficacemente, intervenire soltanto se informato delle limitazioni indotte al sig. XY dalla sua patologia";

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali effettivamente e attualmente trattati dal titolare del trattamento, il quale li deve mettere a disposizione nelle forme e nei modi di cui all´art. 10 del Codice; rilevato anche che il titolare del trattamento non è tenuto a ricercare o raccogliere altri dati che non siano nella propria disponibilità e non siano oggetto, in alcuna forma, di attuale trattamento, né allo stesso si può richiedere, ai sensi di tali disposizioni, la creazione di documenti inesistenti –o non più esistenti– nei propri archivi o la loro aggregazione innovativa secondo modalità prospettate dall´interessato;

RITENUTO, alla luce di ciò, di dover dichiarare inammissibile l´istanza del ricorrente volta a ottenere la creazione di attestati relativi ai vari livelli di inquadramento contrattuale e dei profili professionali maturati, nonché ai corsi di formazione/aggiornamento professionale, non rientrando questa tra le richieste che possono essere avanzate ai sensi degli artt. 7 e s. del Codice;

RITENUTO di dover dichiarare inammissibile la richiesta di integrazione della documentazione contenuta nel fascicolo personale dal momento che la stessa (che, peraltro può essere avanzata, con esclusivo riferimento all´integrazione di dati personali dell´interessato, solo quando sussista un interesse e con le limitazioni di cui all´art. 8, comma 4, del Codice) non risulta essere stata correttamente preceduta dal necessario interpello preventivo;

RITENUTO di dover dichiarare infondato il ricorso in ordine alle richieste avanzate ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice alle quali, alla luce della documentazione in atti, la resistente risulta aver fornito un sufficiente riscontro già prima della presentazione del ricorso, mettendo tra l´altro a disposizione del ricorrente tutti i dati personali presenti nei propri archivi (come ulteriormente dichiarato, con attestazione della cui veridicità l´autore risponde anche ai sensi dell´art. 168 del Codice: "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante" nel corso del procedimento);

CONSIDERATO che il trattamento dei dati sensibili del ricorrente è effettuato nel caso di specie per una legittima finalità di gestione del rapporto di lavoro che risulta lecita in termini generali; rilevato tuttavia che, alla luce della documentazione in atti, non risulta comprovato che la società debba trattare indispensabilmente i dati sulla salute del ricorrente anche nell´ambito di sistema "Working force management", il quale è volto a consentire esclusivamente l´assegnazione e la presa in carico dell´attività lavorativa da parte dei tecnici in servizio i quali possono allo stato conoscere detti dati; rilevato che possono essere individuate da parte della società modalità alternative di gestione dei dati sensibili del ricorrente, la cui menzione anche nel predetto sistema non risulta, allo stato, indispensabile ai fini della sua sostituzione nel servizio;

RILEVATO, quindi, che, in accoglimento della richiesta del ricorrente volta a ottenere la trasformazione in forma anonima e/o il blocco dei dati sulla salute nell´ambito del predetto sistema, va ordinato alla resistente di astenersi, a tutela dei diritti dell´interessato (art. 150 del Codice), dal trattare ulteriormente nel medesimo sistema i dati sensibili del ricorrente, ferma restando la loro possibile utilizzazione interna da parte della società, con altra modalità che risulti lecita e corretta; ciò, dando conferma dell´adempimento al ricorrente e a questa Autorità entro il 30 aprile 2008;

RITENUTO che sussistono giusti motivi per compensare le spese tra le parti alla luce della parziale infondatezza e inammissibilità del ricorso e della novità della vicenda esaminata dal Garante;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di trasformazione in forma anonima e/o di blocco dei dati personali sensibili relativi al ricorrente attualmente contenuti nel sistema "Working force management" e ordina alla resistente di astenersi, a tutela dei diritti dell´interessato (art. 150 del Codice), dal trattare ulteriormente nel medesimo sistema i dati sensibili del ricorrente, ferma restando la loro possibile utilizzazione interna da parte della società, con altra modalità che risulti lecita e corretta; ciò, dando conferma dell´adempimento al ricorrente e a questa Autorità entro il 30 aprile 2008;

b) dichiara infondato il ricorso in ordine alle richieste avanzate ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice;
c) dichiara inammissibili le rimanenti istanze del ricorrente;
d) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 25 marzo 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Fortunato
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli