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Postel: esonero dall'informativa per il trattamento di dati personali a fini di marketing postale - 16 dicembre 2010 [1781973]

[doc. web n.1781973]

Postel: esonero dall´informativa per il trattamento di dati personali a fini di marketing postale - 16 dicembre 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice") con particolare riferimento agli artt. 2 e 13, comma 5, lett. c);

VISTO il provvedimento del 26 novembre 1998 (in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 39624) con il quale l´Autorità ha fornito indicazioni sull´esonero dall´obbligo di informativa agli interessati relativamente ai dati raccolti presso terzi;

VISTO il provvedimento del 14 luglio 2005 (in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1151640) sulle procedure semplificate per gli elenchi "categorici";

VISTO il provvedimento del 14 maggio 2009 (in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1616828) sull´"esonero dall´informativa per l´Associazione nazionale tra le imprese di informazioni commerciali e di gestione del credito (ANCIC)";

VISTO il provvedimento del 18 marzo 2010 con il quale l´Autorità ha vietato a Postel S.p.A. (società del gruppo Poste Italiane, di seguito "Postel"), tra gli altri, il trattamento dei dati personali, presenti nel "DB Postel", raccolti presso terzi in assenza di un´informativa ai sensi dell´art. 13, comma 4, del Codice il quale prevede espressamente in tale ipotesi che gli interessati debbano essere informati del trattamento al momento della registrazione dei dati stessi, ovvero se ne è prevista la comunicazione, non oltre la prima comunicazione;

RILEVATO infatti che nell´attività ispettiva, svolta precedentemente all´emanazione del suddetto provvedimento, era emerso che la società, pur raccogliendo i dati personali presso terzi, non fornisse agli interessati un´informativa né al momento della registrazione, né al momento della prima comunicazione così come stabilito dalla norma, essendo invalsa la prassi di rendere l´informativa con il primo mailing postale inviato per conto dei propri clienti o direttamente da questi ultimi;

RILEVATO che Postel ha pertanto temporaneamente sospeso il trattamento dei dati personali presenti nei propri sistemi aziendali;

RILEVATO che l´art. 13 del Codice al successivo comma 5 lett. c) prevede che la disposizione di cui al menzionato comma 4 possa non applicarsi qualora l´informativa, da rendere all´interessato in forma individualizzata, comporti un impiego di mezzi che il Garante, prescrivendo eventuali misure appropriate, dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli, a giudizio dell´Autorità, impossibile;

VISTA l´istanza formulata da Postel, in data 21 ottobre 2010, avente ad oggetto la richiesta di esonero, ai sensi del predetto art. 13, comma 5, lett. c) del Codice dall´obbligo di rendere l´informativa e la conseguente individuazione di eventuali misure appropriate a garanzia degli interessati (operatori economici ed istituzionali) in relazione ai trattamenti di dati personali che non siano raccolti presso gli interessati ma provengano da registri, elenchi, archivi pubblici o "elenchi categorici," ovvero siano acquisiti da soggetti terzi (società specializzate) i quali, in veste di distinti titolari, cedano a titolo oneroso tali elenchi o i dati estratti dagli stessi;

RILEVATO che la società effettua, in qualità di autonomo titolare, i suddetti trattamenti per l´erogazione dei servizi che ne caratterizzano l´attività (servizi integrati di stampa, imbustamento ed invio postale di comunicazioni commerciali, elettorali, istituzionali e no profit di terzi);

VISTO che Postel ha dichiarato nella citata istanza che i dati personali ineriscono esclusivamente allo svolgimento di attività economiche (con esclusione di dati sensibili e giudiziari), sono utilizzati dalla stessa nell´ambito dell´offerta di servizi integrati di mailing postale e che il relativo trattamento, svolto prevalentemente attraverso procedure informatizzate, riguarda le operazioni di raccolta e successiva comunicazione degli stessi;

VISTO che la società ha dichiarato altresì di limitarsi ad effettuare le operazioni di natura prettamente tecnica ed organizzativa necessarie per la predisposizione ed il corretto recapito dei mailing postali dei clienti, senza il ricorso all´uso di sistemi di comunicazione automatizzata (art. 130, commi 1 e 2 del Codice);

VISTE inoltre le note di chiarimenti presentate dalla società rispettivamente in data 17 novembre e 7 dicembre 2010;

CONSIDERATO che Postel ha evidenziato di provvedere a fornire agli interessati, con il mailing postale, un´apposita informativa sul trattamento dei dati acquisiti, direttamente o per il tramite di altri operatori, da elenchi e registri pubblici, nonché da elenchi categorici, per finalità di comunicazione commerciale e di marketing;

CONSIDERATO che Postel ha dichiarato nell´istanza di mantenere le modalità dell´informativa che rende agli interessati al momento del primo mailing postale inviato (dal o) per conto del cliente;

RILEVATO che la società ha indicato, nella successiva nota del 17 novembre 2010, come ulteriore misura a garanzia di una piena consapevolezza dei soggetti interessati circa il trattamento dei relativi dati, un possibile modello di informativa, da inserire nel mailing postale curato dalla medesima per conto dei propri clienti;

RILEVATO che detta informativa contiene anche il riferimento alle fonti da cui i dati sono tratti, compresa l´ipotesi in cui gli stessi siano acquisiti da società specializzate, oltre alle modalità del trattamento ed alle finalità dello stesso, nonché alle modalità per l´esercizio, da parte degli interessati, del diritto di opposizione all´invio di ulteriori comunicazioni commerciali e degli altri diritti previsti dall´art. 7 del Codice;

RILEVATO altresì che i dati raccolti dalla società possono anche essere comunicati o ceduti ad altri soggetti (i clienti di Postel che si rivolgono alla società per l´acquisto dei dati) e che, in tal caso, la stessa si è impegnata, con le note del 17 novembre e del 7 dicembre 2010, a prevedere contrattualmente l´obbligo del cliente, quale titolare del trattamento, di fornire unitamente all´informativa ex art. 13 del Codice, presente nel proprio mailing postale, alcune ulteriori informazioni, inerenti, in particolare, alle fonti da cui Postel ha tratto i dati, alle modalità e finalità del trattamento da parte della stessa, nonché alla possibilità per gli interessati di rivolgersi direttamente a Postel per opporsi all´utilizzo dei dati per finalità di marketing diretto e per l´esercizio degli ulteriori diritti sanciti dall´art. 7 del Codice;

CONSIDERATO che, con la menzionata nota del 7 dicembre 2010, Postel ha anche evidenziato come nelle condizioni generali di contratto, per la fornitura dei servizi di marketing diretto, sia previsto l´obbligo del cliente cessionario dei dati e, quindi, titolare del trattamento, di trasmettere tempestivamente a Postel le richieste con le quali gli interessati si oppongano all´invio di ulteriori comunicazioni per finalità di marketing, non solo da parte del cliente stesso, ma anche da parte di Postel;

CONSIDERATO che con la propria istanza Postel chiede di essere esonerata, ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c) del Codice, dall´obbligo di fornire preventivamente un´informativa "individualizzata" agli interessati, con la determinazione delle eventuali misure appropriate da adottare;

RILEVATO che tale istanza è motivata dal fatto che la società istante ritiene che l´impiego dei mezzi necessari per fornire un´informativa in forma "individualizzata" sia manifestamente sproporzionato rispetto ai diritti tutelati posto che il trattamento dei dati, effettuato dalla società, riguarda un numero molto elevato di operatori economici ed istituzionali e fornire l´informativa a ciascuna azienda o ente interessato sarebbe estremamente gravoso sotto il profilo sia organizzativo che economico;

CONSIDERATO che Postel ha comunque rappresentato la volontà di predisporre modalità alternative rispetto a quelle individualizzate per rendere l´informativa agli interessati, quali la pubblicazione della stessa su tre quotidiani ad ampia diffusione nazionale con cadenza periodica e con modalità analoghe a quelle individuate nel provvedimento dell´Autorità del 14 luglio 2005 in tema di elenchi categorici, nonché la pubblicazione sul proprio sito Internet con modalità che rendano l´informativa stessa adeguatamente visibile e consultabile dagli interessati;

CONSIDERATO che la disciplina in materia di protezione dei dati personali prevede che, laddove i mezzi necessari per rendere singolarmente l´informativa a ciascun interessato risultino sproporzionati rispetto all´interesse tutelato dal menzionato art. 13 del Codice, il Garante possa prescrivere "misure appropriate" al fine di assicurare comunque un´adeguata informativa generale a vantaggio degli interessati (art. 13, comma 5, lett. c) del Codice);

RITENUTA sussistente, ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c) del Codice, la manifesta sproporzione per Postel dell´obbligo di rendere un´informativa in forma individualizzata in relazione al trattamento dei dati personali, acquisiti direttamente o per il tramite di società specializzate, da fonti pubblicamente accessibili ed utilizzati nei servizi integrati di mailing postale offerti dalla società, visto l´ingente numero degli interessati, nonché la complessità ed onerosità delle procedure necessarie per adempiere al suddetto obbligo;

RITENUTO necessario disporre in capo a Postel alcune misure considerate appropriate, al fine di consentire agli interessati di venire comunque a conoscenza degli elementi contenuti nell´art. 13 del Codice, anche in assenza di un´informativa individualizzata fornita dalla società;

RITENUTO che, alla luce del principio di semplificazione (art. 2 del Codice), un´ampia conoscibilità da parte degli interessati dei trattamenti effettuati per finalità di comunicazione commerciale e di marketing, possa essere assicurata da Postel:

1) pubblicando un´unica informativa contenente, oltre agli elementi indicati all´art. 13 del Codice, anche le specifiche fonti da cui i dati provengono, compresa l´ipotesi in cui gli stessi siano acquisiti da società terze, le quali dovranno essere espressamente indicate, tramite un avviso su tre quotidiani ad ampia diffusione nazionale con dimensioni non inferiori ad ¼ di pagina e con modalità e di tenore tali da renderne agevole la leggibilità. Tale pubblicazione dovrà essere effettuata almeno una volta l´anno;

2) pubblicando la suddetta informativa, sul proprio sito Internet, in un´apposita sezione dedicata alla privacy, in maniera permanente, adeguatamente evidenziata in appositi riquadri di immediata consultazione, tenendo costantemente aggiornato l´elenco delle fonti da cui i dati sono tratti;

3) fornendo, in ogni mailing postale, inviato per conto dei propri clienti, un´informativa chiara ed essenziale contenente anche l´indicazione delle fonti da cui i dati provengono, compresa l´ipotesi in cui gli stessi siano acquisiti da società terze, appositamente indicate, ad integrazione dell´informativa di cui al punto 2) che dovrà essere espressamente richiamata;

CONSIDERATO altresì che, nel caso di cessione dei dati da parte di Postel ai propri clienti, l´informativa che questi ultimi sono tenuti a fornire ex art. 13 del Codice con il contatto commerciale, in base a quanto dichiarato da Postel, dovrà essere integrata da alcune specifiche informazioni inerenti, in particolare, alle fonti da cui Postel ha tratto i dati, alle modalità e finalità del trattamento da parte della stessa, nonché alla possibilità per gli interessati di rivolgersi direttamente a Postel per opporsi all´utilizzo dei dati per finalità di marketing diretto e per l´esercizio degli ulteriori diritti sanciti dall´art. 7 del Codice;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 del 28 giugno 2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

TUTTO CIO´ PREMESSO IL GARANTE:

individua e prescrive, a Postel S.p.A. con sede legale a Roma, Via Guglielmo Massaia, 31, ai sensi dell´art. 13, comma 5 lett. c) del Codice, le seguenti misure appropriate, al solo fine di fornire servizi integrati di mailing postale per finalità di comunicazione commerciale e di marketing:

a) pubblicare l´informativa prevista dall´art. 13 del Codice, con la specifica indicazione delle fonti da cui i dati sono tratti, compresa l´ipotesi in cui gli stessi siano acquisiti da società terze le quali dovranno essere appositamente indicate, tramite un avviso su tre quotidiani ad ampia diffusione nazionale con dimensioni non inferiori ad ¼ di pagina e con modalità e di tenore tali da renderne agevole la leggibilità. Tale pubblicazione dovrà essere effettuata almeno una volta l´anno;

b) pubblicare in maniera permanente la suddetta informativa sul proprio sito Internet, in un´apposita sezione dedicata alla privacy, adeguatamente evidenziata in autonomi riquadri e di immediata consultazione;

c) aggiornare costantemente l´elenco delle fonti da cui i dati sono tratti nonché fornire agli interessati, in ogni mailing postale inviato per conto dei propri clienti, un´informativa chiara ed essenziale, contenente anche l´indicazione delle fonti da cui i dati provengono, compresa l´ipotesi in cui gli stessi siano acquisiti da società terze appositamente indicate, ad integrazione dell´informativa resa con le modalità di cui alla lett. b) alla quale si dovrà fare espresso richiamo, così come previsto nel seguente testo:

" Informativa ai sensi del Codice sulla protezione dei dati personali (Art. 13 d.lg. 30 giugno 2003, n. 196)

Ai sensi dell´art. 13 del d.lg. n. 196/2003 sulla protezione dei dati personali, Postel S.p.A. con sede in…, titolare del trattamento dei Suoi dati, ad integrazione dell´informativa presente sul proprio sito web al seguente indirizzo… la informa che:

  • per l´invio della presente comunicazione i Suoi dati sono stati tratti da pubblici registri o elenchi conoscibili da chiunque (ovvero acquisiti attraverso società specializzate ed in particolare da…);
  • i suddetti dati sono registrati  in un archivio elettronico gestito da Postel S.p.A. ed utilizzati con modalità strettamente funzionali a finalità di comunicazione commerciale e di marketing;
  • potrà accedere in ogni momento ai dati personali che la riguardano, ai fini dell´esercizio dei diritti di cui all´art. 7 del Codice ed in particolare opporsi all´invio di ulteriori comunicazioni rivolgendosi a Postel S.p.A. ai  seguenti recapiti…".

Roma, 16 dicembre 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli