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Lavoro: comunicazione di dati relativi alle valutazioni personali e alle sanzioni disciplinari - 3 ottobre 2013 [2747867]

[doc. web n. 2747867]

Lavoro: comunicazione di dati relativi alle valutazioni personali e alle sanzioni disciplinari - 3 ottobre 2013 [2747867]

Registro dei provvedimenti
n. 431 del 3 ottobre 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTO il reclamo del 14 marzo 2013 presentato da XY, concernente il trattamento di dati personali riferiti all´interessata effettuato dall´Autorità portuale di Brindisi;

VISTE le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate con provvedimento del 14 giugno 2007 (pubblicato nella G.U. 13 luglio 2007, n. 161), in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1417809;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.1. Con reclamo del 14 marzo 2013, XY, dipendente dell´Autorità portuale di Brindisi, ha lamentato la consegna ai propri colleghi di una copia di un processo verbale concernente il raggiungimento degli obiettivi oggetto di contrattazione collettiva, contenente altresì, per quanto la riguarda, note valutative e l´attestazione di due sanzioni disciplinari irrogatele. Ciò sarebbe avvenuto in occasione della consegna al personale delle busta paga nelle quali venivano altresì liquidati gli "importi legati al riconoscimento di premi di produttività".

L´accaduto risulterebbe comprovato, a detta della segnalante, dalle sottoscrizioni apposte per ricevuta dalla "maggior parte dei dipendenti che prima della reclamante avevano […] ricevuto la busta paga unitamente al [menzionato] processo verbale". In ragione dell´asserita consegna di detto verbale a tutto il personale dell´Autorità portuale si sarebbe pertanto determinata un´indebita circolazione nel contesto lavorativo dell´informazione concernente le inerzie contestatele e le due sanzioni disciplinari irrogatele, con pregiudizio per la stessa.

1.2. Al fine di verificare la liceità del trattamento di dati personali effettuato ed acquisire elementi idonei ad accertare la conformità alla disciplina di protezione dei dati personali del trattamento oggetto della segnalazione, l´Ufficio ha formulato una richiesta d´informazioni nei confronti della Autorità portuale, la quale ha dichiarato che:

a. i dati concernenti l´irrogazione delle sanzioni disciplinari riferite alla reclamante sono necessari al fine di verificare gli obiettivi raggiunti e, quindi, pervenire alla quantificazione del premio di produzione in conformità alla contrattazione collettiva di secondo livello;

b. della verifica degli obiettivi, in relazione al personale operante presso l´Autorità portuale, si è dato conto nell´ambito del processo verbale redatto nella seduta del 31 gennaio 2013;

c. nell´ambito dei procedimenti disciplinari l´Ente avrebbe "sempre garantito il trattamento riservato dei dati personali adoperando forme di notifica sigillate in busta chiusa e notificate con apposita relata per il tramite dell´ufficio personale e protocollo a ciò preposto";

d. "la lamentata violazione del dato personale (due sanzioni disciplinari irrogate), presuntivamente realizzatasi perché conosciuta dai terzi, ovvero dagli altri dipendenti che hanno ricevuto copia del verbale redatto dai dirigenti, non sussiste perché l´Ente non ha svelato alcun dettaglio riferibile alla tipologia ed alle motivazioni dei provvedimenti disciplinari adottati, essendosi limitato a citare numericamente le "due sanzioni disciplinari irrogate". Tale dato, infatti, rende di per sé applicabile la decurtazione dell´emolumento legato alla produttività dei dipendenti";

e. la stessa ricorrente avrebbe reso noto nel contesto lavorativo l´esistenza dei procedimenti disciplinari che l´hanno interessata "facendo acquisire ufficialmente al protocollo dell´Ente, senza cautele di riservatezza […] note personali e difensive", essendo noto ai dipendenti "che l´accesso al protocollo informatico è esteso a più soggetti, e non solo all´addetto alla protocollazione". Al riguardo, la reclamante "ben avrebbe potuto consegnare le proprie memorie e difese in busta chiusa al segretario generale o al dirigente del personale, evitando il passaggio "pubblico" del protocollo";

f. l´art. 20, d.lg. 14 marzo 2013, n. 33, avrebbe, peraltro, incrementato notevolmente gli obblighi di pubblicità anche in relazione ai premi di risultato.

1.3. Nella nota di replica fatta pervenire dalla reclamante per il tramite del proprio legale, nel ribadire le ragioni di violazione della disciplina di protezione dei dati personali, si contesta la non pertinenza, rispetto ai fatti lamentati, del rispetto da parte dell´Autorità portuale delle modalità di contestazione delle violazioni nel corso del procedimento disciplinare come pure la non rilevanza, nel caso di specie, della disciplina contenuta nell´art. 20, d.lg. n. 33/2013.

2.1. Con riguardo ai fatti oggetto del reclamo – segnatamente in relazione alla non contestata consegna ai dipendenti dell´Autorità portuale del menzionato verbale contenente informazioni riferite (anche) alla reclamante –, ritenuta applicabile la disciplina di protezione dei dati personali, deve ritenersi che abbia avuto luogo una comunicazione di dati personali in violazione di legge (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a) e 19, comma 3, del Codice) nonché secondo modalità non conformi al principio di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice).

Ancorché non possa revocarsi in dubbio che l´Autorità portuale nel legittimo perseguimento della propria attività istituzionale debba tener conto delle eventuali sanzioni disciplinari comminate al personale in sede di commisurazione del premio di risultato, ciò non comporta che delle misure disciplinari adottate debba essere data notizia a soggetti diversi dall´interessata in assenza di una specifica norma di legge o di regolamento che legittimi tale comunicazione (la cui sussistenza nel caso di specie non è stata peraltro neanche dedotta).

Né rileva, a tal fine, che siano state osservate nel corso del procedimento disciplinare le garanzie procedimentali dettate dalla legge (che l´Autorità portuale ha dichiarato di aver rigorosamente rispettato nei confronti della reclamante).

2.2. Anche il richiamo all´art. 20, d.lg. n. 33/2013 deve ritenersi non pertinente, non solo perché tale previsione normativa non trovava applicazione al tempo in cui i fatti oggetto del reclamo si sono verificati, ma anche considerato che, dal punto di vista contenutistico, la disposizione fa riferimento a forme aggregate (e non individualizzate) di pubblicazione dei dati riferiti ai premi di risultato erogati dalle amministrazioni.

2.3. Non diversamente, merita rilevare che già nelle "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico" del 14 giugno 2007 il Garante ha precisato che "fuori dei casi in cui forme e modalità di divulgazione di dati personali siano regolate specificamente da puntuali previsioni […], l´amministrazione deve utilizzare forme di comunicazione individualizzata con il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali […] da parte di soggetti diversi dal destinatario, ancorché incaricati di talune operazioni di trattamento (ad esempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso o spillato; invitando l´interessato a ritirare personalmente la documentazione presso l´ufficio competente; ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali)" (punto 5.3).

2.4. Non merita infine accoglimento l´argomento, sollevato dall´Autorità portuale, concernente l´asserita partecipazione delle proprie vicende personali da parte della stessa reclamante attraverso l´avvenuta consegna al protocollo dell´Ente (in luogo del ricorso a modalità trasmissive alternative) delle proprie memorie difensive a fronte delle contestazioni disciplinari indirizzatele, atteso che non può ritenersi che mediante il deposito di scritti difensivi nell´ambito del procedimento disciplinare (regolato secondo una rigida scansione temporale: cfr. art. 55 bis, comma 4, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165) al personale incaricato della protocollazione (peraltro tenuto al segreto d´ufficio) al fine di far risultare la certa e tempestiva consegna di tale documentazione, la reclamante abbia per ciò solo comunicato indiscriminatamente  vicende personali a tutti i colleghi (sulla necessità di una corretto trattamento dei dati personali anche attraverso il servizio di protocollo, cfr. Provv. 11 ottobre 2012, n. 280, doc. web n. 2097560).

3. Ritenuta quindi illecita ai sensi degli artt. 11, comma 1), lett. a) e d) e 19, comma 3, del Codice, per le ragioni illustrate, la comunicazione di dati personali riferiti alla reclamante in occasione della liquidazione del premio di risultato ai dipendenti, segnatamente quelli concernenti le valutazioni personali unitamente all´avvenuta irrogazione di due sanzioni disciplinari, deve essere prescritto all´Autorità portuale di adottare, in occasione di analoghe operazioni di trattamento, forme di comunicazione individualizzata con i lavoratori circa vicende che li riguardano (conformemente a quanto previsto nelle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico), al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali da parte di soggetti (nel caso di specie, colleghi) diversi dal destinatario.

4. L´Autorità si riserva di valutare, con separato procedimento, gli estremi per la contestazione della violazione amministrativa prevista dall´art. 162, comma 2-bis, del Codice.

5. In caso d´inosservanza del presente provvedimento, si renderà applicabile la sanzione amministrativa di cui all´art. 162, comma 2-ter del Codice.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

nei confronti dell´Autorità portuale di Brindisi:

1. ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett.  b), del Codice, dichiara illecita ai sensi degli artt. 11, comma 1), lett. a) e d) e 19, comma 3, del Codice la comunicazione di dati personali riferiti alla reclamante, segnatamente quelli concernenti le valutazioni personali unitamente all´avvenuta irrogazione di due sanzioni disciplinari, secondo le modalità descritte in narrativa in occasione della liquidazione del premio di risultato ai dipendenti;

2. prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, quale misura necessaria, di adottare, in occasione di analoghe operazioni di trattamento, forme di comunicazione individualizzata con i lavoratori circa vicende che li riguardano, al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali da parte di soggetti diversi dal destinatario.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 3 ottobre 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia