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Trattamento di dati personali da parte di un condominio e comunicazione a terzi - 30 ottobre 2014 [3658161]

[doc. web n. 3658161]

Trattamento di dati personali da parte di un condominio e comunicazione a terzi - 30 ottobre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 482 del 30 ottobre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro Presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196; di seguito "Codice");

Visto la segnalazione con la quale la sig.ra XY ha lamentato l´avvenuta comunicazione a terzi, da parte del geom. KW, di informazioni personali a lei riferite in assenza del suo previo consenso;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. Con segnalazione del 31 agosto 2012, la sig. XY, ha lamentato che il geom. KW, in data 6 luglio 2012, in qualità di amministratore del Condominio "Via Don Minzoni 9", sito in Pontedera (PI), aveva inviato una comunicazione a mezzo fax ad un soggetto terzo rispetto alla compagine condominiale –nella fattispecie un´agenzia di intermediazione immobiliare– contenente informazioni in ordine all´ammontare delle spese condominiali ordinarie relative agli esercizi 2011-2012 pendenti sull´unità immobiliare, situata nel condominio indicato, di proprietà della segnalante.

Quest´ultima ha sostenuto che tale comunicazione era avvenuta a sua insaputa e presumibilmente a seguito della decisione assunta dalla medesima di porre in vendita il suddetto appartamento per il tramite di un´agenzia immobiliare.

In particolare, la segnalante ha rappresentato che il geom. KW "venuto probabilmente a conoscenza di una possibile trattativa per la cessione dell´appartamento in questione, si determinava a trasmettere all´agenzia di intermediazione che supponeva aver reperito il potenziale acquirente", la nota del 6 luglio 2012, con la quale dava comunicazione alla "società destinataria della missiva [(l´agenzia immobiliare Tecnocasa di Pontedera)] ed [a]i relativi dipendenti e/o collaboratori" della sussistenza di "un debito per spese condominiali di € 1.217,65 al 30/06/2012, [in quanto riteneva] doveroso che l´intermediario informasse l´acquirente ed il notaio".

Pertanto, nel ritenere che il comportamento osservato dal geom. KW fosse in contrasto con i principi di protezione dei dati personali, la segnalante ha concluso chiedendo al Garante che venisse dichiarata l´illiceità del trattamento dei suoi dati personali.

2. A seguito di apposita richiesta di informazioni formulata dall´Ufficio (prot. n. 24299 del 2 ottobre 2013), il geom. KW, con nota del 18 ottobre 2013, ha ammesso la circostanza, affermando di aver inviato "il conteggio all´Agenzia intendendo tutelare in tal modo sia il Condominio sia, indirettamente, l´acquirente responsabile solidale dell´obbligazione".

Più esattamente, il geom. KW ha precisato che già negli anni precedenti al 2012, in diverse occasioni, alla luce dei conteggi da lui effettuati in sede di rendicontazione dei vari esercizi, aveva recapitato alla sig.ra XY vari avvisi di pagamento concernenti somme di denaro di cui risultava essere debitrice, a titolo di spese condominiali non corrisposte, nei confronti del Condominio. In base a quanto asserito dal geom. KW, proprio a seguito di detti solleciti, rimasti inevasi, la segnalante, "si recava presso lo studio  […] e chiedeva di pazientare in quanto aveva posto in vendita l´immobile tramite l´Agenzia immobiliare "Tecnocasa" di Pontedera […]; [ella] riferiva che la data del rogito era imminente e prometteva di saldare il debito verso il condominio prima di tale data".

Alla luce di tale incontro, il geom. KW provvedeva  previo assenso dell´interessata –alla quale, in base a quanto dichiarato dal geom. KW, era stato chiesto di poter inviare la comunicazione oggetto di contestazione– a trasmettere via fax all´agenzia immobiliare, "in un clima di collaborazione con la condomina uscente e con il condomino subentrante", l´indicazione della somma dovuta a titolo di spese condominiali non onorate dalla segnalante; saldo che veniva poi effettivamente corrisposto dalla sig.ra XY in data 2 agosto 2012.

3. Con nota del 5 dicembre 2013 la segnalante, chiamata ad esprimere le proprie osservazioni in ordine a quanto dichiarato dal geom. KW, ha confermato la propria rappresentazione dei fatti e contestato la ricostruzione fornita da quest´ultimo.

In particolare, la segnalante ha fatto presente che l´unità immobiliare in questione era stata concessa in comodato d´uso precario al sig. XX per il periodo 2008-2012 e che della morosità pendente per ratei condominiali non corrisposti, ella veniva a conoscenza soltanto a seguito dell´inoltro del verbale dell´assemblea condominiale tenutasi il 2 dicembre 2011, ove si fa menzione degli stessi, nonché a seguito di una richiesta di aggiornamenti rivolta, nel luglio 2012, al geom. KW in ordine allo stato dei pagamenti eventualmente effettuati dal comodatario dell´immobile a quella data. Con nota recapitata via e mail, il 4 luglio 2012, la segnalante –nel dare riscontro tra l´altro alla comunicazione dell´amministratore del 3 luglio 2012 in cui venivano indicate "la quota da versare a saldo per le quote condominiali dell´esercizio 2011/2012 fino al 31/08/2012" e le relative coordinate bancarie (cfr. all. 1 alla segnalazione del 31 agosto 2012)– ha pertanto provveduto a dare "rassicurazione [all´amministratore] sulla pronta corresponsione del quantum dovuto", una volta comunque "ottenute le dovute precisazioni sull´importo" da corrispondere (cfr. all. 2 alla segnalazione del 31 agosto 2012).

Considerato, poi, che "l´unica occasione nella quale [la sig.ra XY] ha incontrato l´amministratore è stata quella del 02/08/2012, allorquando ha emesso e consegnato a sue mani l´assegno a saldo della morosità" (cfr. al riguardo all.3 alla nota del 5 dicembre 2012), l´interessata ha dichiarato che è "inventata la ricostruzione in base alla quale l´amministratore [le] «chiedeva di poter inviare il conteggio all´agenzia […]» e [la stessa] «asseriva di non aver nulla in contrario»". Al fine di comprovare tale assunto, la stessa ha evidenziato che "né nell´intercorsa corrispondenza né altrove vi è la benché minima menzione del preteso consenso prestato dalla scrivente in riferimento all´inoltro dell´estratto conto all´agenzia immobiliare Tecnocasa di Pontedera".

La segnalante ha pertanto concluso insistendo per l´accoglimento delle richieste già formulate.

4. La definizione del procedimento è legata alla verifica della corretta applicazione nella vicenda in esame dei principi posti dal Codice in materia di trattamento dei dati personali.

Preliminarmente, merita evidenziare, come già in passato rilevato da questa Autorità  (cfr. Provv. 18 maggio 2006, doc. web n. 1297626), che le informazioni personali riferibili a ciascun partecipante, concernenti le posizioni di dare e avere degli stessi, possono essere trattate da parte della compagine condominiale, unitariamente considerata, con l´ausilio dell´amministratore, per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio. In ragione delle regole sul mandato, l´amministratore può dunque informare ciascun partecipante in ordine all´ammontare della somme dovute dagli altri e degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale (art. 1130 bis cod. civ.), sia, in ogni tempo, a seguito dell´esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun condomino sull´attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr., di recente, Cass. 6 novembre 2012, n. 1593 e Cass. 4 gennaio 2011, n. 186).

Ciò premesso, tenuto conto anche degli obblighi e delle attribuzioni espressamente previsti dalla legge in capo all´amministratore –come di recente rinnovati dalla riforma in materia di condominio di cui alla legge 11 dicembre 2012, n. 220 (v., in particolare, artt. 1129 e 1130 cod. civ.)– si rileva che, in via generale, non è previsto che i dati riferiti alle morosità dei partecipanti nel pagamento degli oneri condominiali possano essere resi noti dall´amministratore al di fuori del contesto condominiale (fatta eccezione per quanto ora stabilito nella nuova formulazione dell´art. 63, comma 1, disp. att. cod. civ.). Pertanto, un´eventuale comunicazione in tale senso dovrebbe essere supportata, affinché possa considerarsi lecita, dalla sussistenza dei presupposti di legittimità previsti dal Codice posti dagli artt. 23 e 24 (cfr., in particolare, punto 3, Provv. 18 maggio 2006, cit.).

Con riguardo al caso di specie è indubbio che la condotta osservata dal geom. KW ha dato luogo ad una comunicazione a terzi dei dati personali riferiti alla segnalante (art. 4, comma 1, lett. l) del Codice); ciò tenuto conto che l´agenzia immobiliare coinvolta nella vicenda in esame è a tutti gli effetti un soggetto estraneo al Condominio (cfr., art. 1117 cod. civ.) e che le informazioni relative alle posizioni debitorie di un condomino nei confronti della relativa compagine costituiscono dati personali (art. 4, comma 1, lett. b) del Codice).

Trattandosi quindi di una comunicazione di dati a soggetti terzi, per le ragioni sopra esposte, essa sarebbe dovuta avvenire sulla base di adeguati presupposti di legittimità del Codice (artt. 23 e 24 già citati) e nel rispetto dei principi di liceità e correttezza (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice) sopra descritti.

In merito occorre evidenziare che, nonostante quanto dichiarato a questa Autorità dal geom. KW in ordine alle presunte modalità con cui è stata inoltrata la comunicazione oggetto di contestazione, nella documentazione acquisita nel corso dell´istruttoria non risulta provato che tale comunicazione, contenente i dati personali relativi alla segnalante, sia avvenuta lecitamente e correttamente con il consenso di quest´ultima (art. 23 del Codice).

Ne consegue, alla luce di quanto rilevato, che il geom. KW ha posto in essere un trattamento di dati personali non conforme a legge, perché in contrasto con gli artt. 11 comma 1, lett. a) (riguardo ai principi di liceità e di correttezza del trattamento) e 23 del Codice (essendosi verificata una comunicazione di dati personali che non risulta essere stata previamente autorizzata dall´interessata, cfr. Provv. 19 giugno 2014, doc. web n. 3275910; Provv. 8 marzo 2007, doc. web n. 1390910); in ragione di ciò, l´Autorità si riserva, con autonomo procedimento, di formulare un´eventuale contestazione amministrativa ai sensi dell´art. 162, comma 2-bis del Codice.

In ogni caso, il verificarsi dell´episodio induce a ritenere che all´interno dello "Studio tecnico Geom. KW" possano residuare margini di incertezza in ordine alla concreta attuazione dei principi del Codice nell´espletamento di operazioni di comunicazione dei dati personali degli interessati; pertanto, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, si ritiene di prescrivere al geom. KW, titolare del predetto Studio, di adottare opportune misure in grado di assicurare che la comunicazione dei dati a terzi avvenga effettivamente nel rispetto delle regole poste dal Codice, impartendo, a tal fine, entro 90 giorni dalla comunicazione della presente decisione, adeguate istruzioni agli eventuali responsabili e incaricati del trattamento.

TUTTO CIO´ PREMESSO, IL GARANTE:

1) dichiara l´illiceità del trattamento posto in essere dal geom. KW riguardo ai dati personali della sig.ra XY;

2) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, prescrive al geom. KW di adottare opportune misure in grado di assicurare che la comunicazione dei dati personali a terzi avvenga effettivamente nel rispetto delle regole poste dagli artt. 23 e 24 del Codice, impartendo, a tal fine, entro 90 giorni dalla comunicazione del presente provvedimento, adeguate istruzioni agli eventuali responsabili e incaricati del trattamento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d. lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 30 ottobre 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia