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Scarto di atti di archivio - 16 novembre 1999

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Scarto di atti di archivio

Gli enti pubblici che provvedono allo scarto di atti d´archivio non devono effettuare una nuova notificazione al Garante.

Dopo l´entrata in vigore della legge n.675 del 1996 alcune amministrazioni pubbliche e alcune ASL hanno comunicato all´Autorità di essere in procinto di effettuare uno scarto di atti d´archivio, ritenendo che tale circostanza dovesse essere notificata al Garante come cessazione di un trattamento di dati personali ai sensi dell´art.16 della stessa legge.

La legge sulla protezione dei dati non modifica le norme vigenti in materia di archivi di Stato e, in particolare, delle norme in materia (D.P.R. n.1409 del 1963), che prevedono per gli enti pubblici la possibilità di stabilire quali documenti d´archivio siano da scartare e distruggere, sulla base di un apposito provvedimento da sottoporre all´approvazione dell´autorità vigilante sull´ente e previo nulla osta del competente sovrintendente archivistico.

Il Garante ha precisato che le ipotesi di cessazione del trattamento previste dalla legge n.675 del 1996 riguardano i soli casi in cui il titolare, anche se ente pubblico (regione, provincia, comune, azienda ospedaliera, camera di commercio, ecc.) intenda, per qualsiasi causa, interrompere in via definitiva l´intero complesso di operazioni concernenti un determinato trattamento di dati personali.

Come già chiaro nel modello di notificazione predisposto dall´Autorità, se l´amministrazione pubblica sopprime, anche se in parte, un singolo archivio o elimina taluni dati ma prosegue, comunque, la complessiva attività di trattamento di dati personali, non deve effettuare una nuova notificazione al Garante, non deve cioè comunicare nuovamente l´esistenza della banca dati modificata.

Questo perché l´effettuazione di uno scarto di atti d´archivio non corrisponde, di per sé, ad una effettiva e completa cessazione del trattamento di dati connesso alle attività istituzionali dell´amministrazione, ma soltanto ad una parziale eliminazione, attraverso la distruzione di documenti o fascicoli, di quelle informazioni personali la cui conservazione sia ormai ritenuta inutile ai fini amministrativi e storici.

Si dovrà, invece, procedere alla modifica della notificazione già inviata se la distruzione degli atti comporta un cambiamento di uno o più degli elementi fondamentali del trattamento dei dati personali (ad esempio, delle finalità, delle modalità, del luogo di custodia dei dati, ecc.).

Roma, 16 novembre 1999

Scheda

Doc-Web
47661
Data
16/11/99

Tipologie

Comunicato stampa