[doc. web n. 7450667]

Verifica preliminare. Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dall´impianto di videosorveglianza - 14 dicembre 2017

Registro dei provvedimenti
n. 529 del 14 dicembre 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Fieldcore Service Solution International LLC ai sensi dell´art. 17 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali; di seguito "Codice");

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

Con istanza proposta il 24 marzo 2017, Fieldcore Service Solution International LLC (già Granite Service International Inc) - società che fornisce soluzioni di installazione, manutenzione, assistenza tecnica e service, in riferimento ad impianti e tecnologie di produzione di energia - in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento generale adottato dal Garante in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (pubblicato in G.U. n. 99 del 29 aprile 2010, e in www.gpdp.it, doc. web n. 1712680) ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) avente ad oggetto l´allungamento, sino a 6 mesi, dei tempi di conservazione delle immagini registrate dall´impianto di videosorveglianza che la società intenderebbe installare all´interno di ogni singolo container ("Tool Container") atto alla custodia, trasporto, stoccaggio di attrezzature sofisticate e di pregio, di proprietà della società stessa, dedicate alla manutenzione meccanica, elettrica e alla ricerca guasti, su cantieri di lavoro temporanei in Italia e all´estero.

La richiesta posta a base della verifica preliminare è riferita inoltre alla necessità di garantire la sicurezza dei beni custoditi all´interno dei "Tool Container" anche attraverso una più puntuale identificazione di chiunque acceda agli stessi attraverso dispositivi RFIDLa società ha sottolineato che la necessità di un allungamento dei tempi di conservazione è dovuta, in particolare, alle difficoltà dell´azienda di accertare in tempi rapidi eventuali illeciti o ammanchi di materiale che potrebbero verificarsi in occasione dell´invio dei Tool Container presso i diversi siti di lavoro localizzati in tutta Italia.

Il Tool Container – del valore medio approssimativo di 200.000,00 euro e di dimensioni variabili tra i 4 e i 16 mq – contenendo materiali e attrezzature sofisticate e di pregio necessarie allo svolgimento delle attività dell´azienda, rappresenta un elemento rilevante del patrimonio aziendale.

I Tool Container – attualmente la società ne possiede 15 – vengono allestiti e predisposti presso la sede di Livorno e successivamente vengono inviati ai diversi cantieri di lavoro distribuiti su tutto il territorio italiano, ove vi rimangono per circa tre mesi. Al termine delle attività, i Tool Container rientrano presso la sede di Livorno per effettuarvi le operazioni di inventario – al fine di verificare lo stato e la differenza inventariale, gli ammanchi di materiali di consumo e delle attrezzature tecniche, gli eventuali danni. A tal proposito, è stato evidenziato che negli ultimi quattro mesi sono stati rilevati ammanchi per un valore di 24.742 euro (corrispondente, se valutato su un anno di attività, ad una perdita effettiva di 90.000 euro).

A corredo della propria istanza, la società ha fatto pervenire in sede di presentazione dell´istanza e, successivamente, nel corso della successiva istruttoria:

a) la piantina planimetrica del Tool Container;

b) copia del verbale dell´incontro con le Rappresentanze Sindacali Unitarie e con le Organizzazioni Sindacali Aziendali datato 30 ottobre 2017 finalizzato al raggiungimento di un accordo sul sistema di videosorveglianza e controllo accessi che la società vorrebbe implementare.

2. Le modalità di funzionamento del sistema.

Il sistema di videosorveglianza che la società intenderebbe installare all´interno dei Tool Container – e, precisamente, sopra la porta di ingresso degli stessi - si compone di una telecamera di tipo fisso con raggio di ripresa non modificabile e senza zoom puntato solo verso l´interno e di un apparecchio di registrazione. La telecamera, dotata di una "spia" luminosa quando è in funzione, disattivabile anche da remoto, verrebbe spenta durante le operazioni di inventario.

Per quanto riguarda l´informativa, la società ha dichiarato che provvederà a informare tutto il personale dipendente nelle forme del d.lgs. n. 196/2003 e che dopo l´installazione verranno affissi, sia all´interno che all´esterno dei Container, appositi cartelli informativi della presenza delle telecamere.

Le immagini riprese dalle telecamere verranno registrate su un  videoregistratore collocato in un apposito armadietto posto all´interno del Tool Container e conservate  in una memoria interna allo stesso.

Per quanto concerne il dispositivo di controllo accessi RFID (Radio Frequency Identification), la società ha dichiarato che:

- i Tool Container sono identificati attraverso un codice numerico a cui sono associati una serie di tag di accesso (etichette magnetiche) da consegnare ad ogni singolo dipendente che consentono il riconoscimento e l´accesso al Container stesso;

- ciascun dipendente avrà un identificativo numerico (tag di accesso) posizionato sul proprio elmetto di protezione, sincronizzato ad un sistema di lettura automatica che verrà installato sopra la porta di accesso al Container;

- al momento del ritorno dai siti di lavoro il software permetterà di associare il tag al dipendente; prima di tale momento i dati rimarranno anonimi;

- le misure adottate per rendere minimi i rischi di accesso non autorizzato "sono l´utilizzo di più livelli di password di accesso e la crittografia delle stesse".

Al termine del prospettato periodo di conservazione, che fa salve speciali esigenze di ulteriore custodia in relazione a festività o chiusura di uffici ovvero nel caso in cui sui debba aderire a una specifica richiesta investigativa dell´autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria, le immagini verranno cancellate per sovrascrittura.

Infine la società ha dichiarato di aver provveduto a nominare uno specifico responsabile del trattamento dei dati personali; analoga designazione riguarda il soggetto preposto presso la ditta installatrice abilitata che effettua attività di assistenza tecnica e di supporto.

3. Presupposti di liceità del trattamento.

Il sistema che la società intende adottare deve essere valutato alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel citato provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, derivante da speciali esigenze, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Al riguardo, si evidenzia che, in linea generale, la finalità perseguita nel caso di specie, volta a preservare il patrocinio aziendale, appare lecita alla luce della disciplina in materia di protezione dei dati personali, tenuto anche conto del fatto che, secondo quanto dichiarato in atti, i dispositivi in questione non saranno utilizzati come strumenti per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti del personale dipendente.  - In particolare, si rileva che ciascun Tool Container contiene – come detto in precedenza- beni di pregio, del valore medio di circa 200.000,00 euro, necessari allo svolgimento delle attività presso i diversi cantieri di lavoro.

La società ha sottolineato che l´esigenza di prevedere un tempo di conservazione delle immagini registrate sino a sei mesi dipende dall´inevitabile lunghezza dei tempi necessari per accertare eventuali illeciti e/o ammanchi dei materiali contenuti nei Container; a tal proposito va infatti tenuto conto sia del tempo di permanenza degli stessi presso i siti di lavoro, sia del tempo necessario al trasporto degli stessi, oltre che a quello necessario per l´attività inventariale.

Pertanto la società ha ritenuto opportuno chiedere a questa Autorità l´autorizzazione all´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dalle telecamere sino a sei mesi. Tale periodo temporale, se può apparire particolarmente esteso se confrontato con il tempo massimo di conservazione di una settimana prescritto in termini generali dal Garante  (punto 3.4 del provvedimento generale dell´8 aprile del 2010), non risulta eccessivo né sproporzionato se parametrato ai tempi tecnici necessari alla società per effettuare le opportune verifiche degli illeciti e delle giacenze.

Tale richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate trova quindi la propria giustificazione in obiettive e concrete esigenze di tutela del patrimonio aziendale, considerato che, stando a quanto dichiarato in atti, in tempi recenti si sono rilevati rilevanti ammanchi in danno della società.

Per quanto concerne le misure di sicurezza adottate, la società ha dichiarato che l´accesso alle immagini conservate all´interno dei videoregistratori sarà consentito solo ad alcuni dipendenti, appositamente nominati e a ciò espressamente autorizzati, dotati di credenziali di accesso personali.

Inoltre, stando a quanto emerso dalla documentazione in atti, verrà resa apposita informativa ai sensi del Codice, ed i relativi cartelli saranno posizionati in maniera tale da essere immediatamente visibili.

Pertanto, ad avviso di questa Autorità, per i profili concernenti la protezione dei dati personali, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi di liceità, correttezza, non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. a), d) ed e) del Codice e che dalla stessa non conseguano significative lesioni alla riservatezza dei soggetti interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, autorizza Fieldcore Service Solution International LLC a conservare sino a 6 mesi le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza installati presso i Tool Container e a rendere operativo il sistema di controllo accessi agli stessi basato sull´utilizzo di dispositivi RFID di cui in motivazione.

Roma, 14 dicembre 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia