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Diritto di accesso - Solo l'effettiva comunicazione dei dati costituisce adempimento alla richiesta di accesso ' 20 marzo 2002 [1063482]

[doc. web. n. 1063482]

Diritto di accesso - Solo l´effettiva comunicazione dei dati costituisce adempimento alla richiesta di accesso – 20 marzo 2002

La semplice manifestazione, da parte del titolare del trattamento, dell´intenzione di aderire alla richiesta di accesso, ove non seguita dall´effettiva comunicazione dei dati all´interessato, comporta l´accoglimento del ricorso proposto al Garante.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato dalla Sig.a XY

nei confronti di

ARCA, Associazione nazionale ricreativa, culturale, sportiva dipendenti Enel;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Gaetano Rasi;

PREMESSO:

La ricorrente lamenta di avere ricevuto un riscontro generico ed incompleto ad una richiesta avanzata ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675 con la quale aveva chiesto di conoscere "in modo intelligibile tutti i dati a diverso scopo e titolo trattati" da ARCA, Associazione nazionale ricreativa, culturale, sportiva dipendenti Enel.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675 l’interessata ha ribadito la propria richiesta di accedere all’indicato insieme di dati, con specifico riferimento a tutte le informazioni trattate negli ultimi anni relativamente ai numerosi servizi di cui l’interessata si è avvalsa (prestiti, richiesta concessione mutuo, ecc.). La ricorrente ha altresì chiesto di porre a carico del titolare del trattamento le spese del procedimento.

Con nota in data 20 febbraio 2002 questa Autorità, preso atto dell’assenso delle parti, ha dato comunicazione, ai sensi dell’art. 20, comma 8, del d.P.R. n. 501/1998, della proroga di venti giorni del termine per la decisione sul ricorso.

All’invito ad aderire spontaneamente alle richieste della ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 1315 del 5 febbraio 2002, il titolare del trattamento ha risposto con nota anticipata via fax il 7 marzo 2002 nella quale ha precisato:

  • logica, modalità e finalità del trattamento di dati svolto, specificando altresì l’articolazione territoriale dell’associazione ed i diversi settori in cui la medesima opera;
  • i provvedimenti e le procedure adottate per conformare i trattamenti alla legge n. 675 ;
  • di voler "fornire il più ampio e completo riscontro alle richieste della ricorrente", dichiarandosi disponibile "fin da ora a fornire tutte le informazioni e la documentazione necessaria".

L’interessata, con fax in data 11 marzo 2002, ha messo in luce il ritardo con cui è pervenuto il predetto riscontro, privo, peraltro, dei dati personali richiesti.


CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull’accesso al complesso dei dati personali detenuti da un’associazione operante nel settore ricreativo, culturale e assistenziale, e trattati in relazione ad un proprio socio.

Le informazioni richieste (di cui la ricorrente ha evidenziato la molteplice tipologia) rientrano nella nozione di "dato personale" di cui all’art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675 ed è pertanto legittima la richiesta dell’interessata di venirne a conoscenza ai sensi dell’art. 13 della medesima legge.

Il citato art. 13 e l’art. 17 del d.P.R. n 501/1998 obbligano il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutti i dati personali oggetto di richiesta, detenuti su supporto cartaceo o informatico e che riguardano la richiedente, e a riferirli a quest’ultima con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L’accesso, quindi, non obbliga ad esibire o a copiare interamente ogni singolo atto, ma rende piuttosto necessario estrarre dagli atti, dai documenti e dagli archivi e banche dati tutte le informazioni di carattere personale relative all’interessata (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l’estrazione di tali dati risulta particolarmente difficoltosa, l’adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (cfr. il provvedimento del Garante dell’11 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, l’associazione titolare del trattamento ha manifestato l’intenzione di aderire alle richieste della ricorrente (nota pervenuta dopo il 28 febbraio 2002, termine indicato nella nota del 20 febbraio), ma si è limitato a descrivere alcune modalità e finalità del trattamento, senza fornire i dati richiesti.

L’associazione ARCA dovrà quindi rendere concreta la volontà adesiva manifestata, comunicando all’interessata tutti i dati personali relativi all’interessata oggetto di richiesta, entro un termine che appare congruo fissare al 30 aprile 2002.

L’interessata potrà visionare ed estrarre eventualmente copia dei dati personali che la riguardano, anche avvalendosi di persona a ciò delegata (art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998) o facendosi assistere da persona di sua fiducia (art. 20, comma 4, d.P.R. cit.).

Deve essere invece dichiarato non luogo a provvedere sulla richiesta di conoscere alcune modalità del trattamento, in particolare per ciò che riguarda la sicurezza, in ragione dei sufficienti riscontri comunicati in proposito all’interessata.

In considerazione del riscontro tardivo e parzialmente inidoneo, va posto a carico di ARCA, Associazione nazionale ricreativa, culturale, sportiva dipendenti Enel, metà dell’ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento, (determinato nella misura forfettaria di euro 250,00 di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante), stante la ritenuta necessità di disporre una parziale compensazione delle spese per giusti motivi derivanti dalla particolarità del caso.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

  • accoglie parzialmente il ricorso e ordina ad ARCA, Associazione nazionale ricreativa, culturale, sportiva dipendenti Enel, di comunicare all’interessata tutti i dati personali che la riguardano oggetto di richiesta, nei termini di cui in motivazione, entro il 30 aprile 2002, dando conferma entro la stessa data a questa Autorità dell’avvenuto adempimento;
  • dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in relazione alla richiesta relativa alle modalità del trattamento;
  • determina, ai sensi dell’art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250,00 di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, l’ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento, posto in misura pari alla metà, previa parziale compensazione delle spese per giusti motivi, a carico di ARCA, Associazione nazionale ricreativa, culturale, sportiva dipendenti Enel, la quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente.


Roma, 20 marzo 2002

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rasi

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli