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Procedimento relativo ai ricorsi - Accesso ai dati trattati da un sindacato ' 7 febbraio 2002 [1063705]

[doc. web. n. 1063705]

Procedimento relativo ai ricorsi - Accesso ai dati trattati da un sindacato – 7 febbraio 2002

In caso di adempimento da parte del sindacato alle richieste dell´iscritto volte ad accedere ai dati detenuti, nonché a conoscere la logica e le finalità del trattamento, va dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dalla Sig.a XY

nei confronti di

FNLE CGIL (Federazione nazionale lavoratori energia);

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Stefano Rodotà;


PREMESSO:

La ricorrente, iscritta al sindacato di categoria FNLE CGIL, lamenta di non avere ricevuto idoneo riscontro ad una richiesta avanzata ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675, datata 6 dicembre 2001, con la quale aveva chiesto di conoscere "in modo intelligibile" tutti i dati personali trattati dalla Federazione (anche presso "tutte le sedi decentrate, segreterie regionali…"), nonché le relative modalità di conservazione e trattamento, anche per ciò che concerne le misure di sicurezza adottate.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675 l’interessata ha ribadito le proprie richieste, sottolineando di aver ricevuto una risposta incompleta, limitata all’elencazione delle tipologie di dati contenuti negli archivi della FNLE. In tale riscontro non sarebbero state comunicate le informazioni contenute negli atti e nei documenti relativi ai procedimenti disciplinari promossi dal datore di lavoro nei confronti della ricorrente, rispetto ai quali la stessa aveva chiesto l’intervento della predetta organizzazione sindacale. In proposito la ricorrente ha evidenziato di conservare traccia di parte della corrispondenza intercorsa con il segretario nazionale della FNLE.

All’invito ad aderire spontaneamente alle richieste della ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 536 del 16 gennaio 2002, la Segreteria nazionale della FNLE CGIL ha risposto con nota anticipata via fax il 17 gennaio 2002:

  • precisando gli estremi identificativi della Federazione titolare del trattamento (che non può essere quindi individuato nella persona fisica designata dalla segreteria nazionale, come invece erroneamente indicato in altro punto della nota), nonché le modalità e finalità del trattamento;
  • richiamando, per quanto concerne l’adozione delle misure di sicurezza, il rispetto della normativa vigente e l’avvenuta designazione degli incaricati del trattamento;
  • comunicando all’interessata i dati personali detenuti presso gli archivi della Federazione, fornendo copia di alcune lettere aventi ad oggetto le vertenze nelle quali l’interessata era coinvolta. Ha precisato inoltre di non detenere altri dati oltre quelli messi a disposizione, dichiarando che la corrispondenza pervenuta "per via informatica…non viene protocollata e non viene detenuta in forma cartacea" ed è comunque conservata per un periodo di tempo limitato;
  • sostenendo che le informazioni relative alle vertenze individuali della ricorrente non sarebbero in possesso della Federazione nazionale "in quanto…presentate e trattenute presso la banca dati della…struttura sindacale di riferimento che è la FNLE-Lazio".

Con fax in data 30 gennaio 2002 la ricorrente ha replicato alla predetta nota con una serie di osservazioni riferite al complesso dei trattamenti e delle attività svolte dal titolare del trattamento, in riferimento anche a profili non pertinenti in rapporto alla legge sulla protezione dei dati personali od ai diritti specificamente previsti dall’art. 13 della legge n. 675.

In particolare:

  • ha sottolineato l’inesattezza di alcuni dati personali detenuti dalla Federazione nazionale;
  • ha evidenziato l’incompletezza delle informazioni ricevute in riferimento alle modalità del trattamento con particolare riferimento all’informativa rilasciata dalla Federazione ed ai "moduli di acquisizione del consenso" sottoscritti in favore della stessa.

Con fax in data 31 gennaio 2002 FNLE ha evidenziato che le richieste di rettifica e aggiornamento dei dati, non formulate in sede di ricorso, dovranno essere presentate "alla struttura sindacale regionale di competenza (FNLE Lazio)…che resta il referente", come già ricordato, per tutte le vicende attinenti agli iscritti al sindacato. Il titolare ha infine spiegato il senso dell’espressione "iscritto…tramite l’azienda" che compariva nella documentazione inviata all’interessata e che era stata oggetto di una esplicita richiesta di chiarimenti da parte della ricorrente.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull’accesso al complesso dei dati personali relativi ad una persona iscritta alla Federazione nazionale di categoria, nonché su una serie di richieste volte, nella sostanza, a conoscere la logica e le finalità del trattamento.

In ordine al ricorso può essere dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, in ordine alla richiesta dell’interessata di accedere ai dati personali che la riguardano.

A seguito del ricorso il titolare ha infatti comunicato in modo analitico le informazioni riportate nell’archivio iscritti, indicandole in modo intelligibile e spiegando il significato di alcuni codici impiegati. Sono state anche messe a disposizione della ricorrente copie di lettere conservate e sono state spiegate le ragioni dell’assenza di ulteriori riscontri documentali, nonché la prassi impiegata nella conservazione dei dati con particolare riferimento ai messaggi di posta elettronica.

La FNLE CGIL ha inoltre precisato che altri dati dell’interessata, riferiti, ad esempio, alle "vertenze individuali…presentate" dalla stessa, potrebbero essere conosciuti presentando un’apposita istanza ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675 alla struttura sindacale regionale di riferimento, che, sulla base di quanto affermato da FNLE CGIL in data 31 gennaio 2002 e di altri riscontri in atti, potrebbe operare in qualità di autonomo titolare del trattamento, ma che è comunque tenuta ad effettuare eventuali operazioni di rettifica e aggiornamento dei dati.

Il titolare ha poi fornito sufficienti indicazioni in ordine alle modalità e alle finalità del trattamento, precisando i tipi di trattamento svolti dalla Federazione nazionale ed evidenziando le attività che fanno capo alle strutture regionali del sindacato, che mirano più direttamente il trattamento dei dati relativi agli iscritti.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

dichiara non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, nei termini di cui in motivazione.


Roma, 7 febbraio 2002


IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli