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Procedimento relativo ai ricorsi - Dati comunicati attraverso la consegna della documentazione che li contiene - 17 aprile 2002 [1065107]

[doc. web. n. 1065107]

Procedimento relativo ai ricorsi - Dati comunicati attraverso la consegna della documentazione che li contiene - 17 aprile 2002

La normativa sulla privacy impone al titolare del trattamento di estrarre dai propri archivi i dati personali, detenuti su supporto cartaceo o informatico, cui l´interessato abbia richiesto di accedere, e di comunicarli a quest´ultimo con modalità che li rendano agevolmente intellegibili; peraltro, ove l´estrazione risulti particolarmente difficoltosa, il titolare può riscontrare la richiesta di accesso anche tramite l´esibizione o la consegna in copia della documentazione contenente i dati stessi.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI


In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. Alberto Bertagni

nei confronti di

Banca Popolare di Verona, Banco S. Geminiano e S. Prospero Soc. coop. a r.l.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Banca Popolare di Verona, Banco S. Geminiano e S. Prospero soc. coop. a r.l., lamenta di non avere ricevuto riscontro ad una richiesta avanzata ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675 con la quale aveva chiesto di ricevere "sotto forma di supporto cartaceo intelligibile tutta la documentazione" detenuta dal predetto datore di lavoro "con particolare riguardo ad annotazioni, giudizi, appunti…" inerenti alle prestazioni lavorative, agli incarichi ed alle assegnazioni a vari uffici.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675 l’interessato ha ribadito le proprie richieste.

All´invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità in data 22 marzo 2002, il titolare del trattamento ha risposto con nota anticipata via fax il 29 marzo 2002 con la quale ha trasmesso copia della lettera inviata in pari data al ricorrente precisando:

  • di riscontrare le richieste dell’interessato con "involontario ritardo determinato anche dalla mole" dei dati richiesti;
  • di detenere nella cartella personale "copia della corrispondenza intercorsa…nonché la documentazione inerente la posizione" dell’interessato "dalla data di assunzione ad oggi";
  • di essere disponibile ad esibire tale documentazione in data da concordarsi con l’interessato;
  • di comunicare "le valutazioni professionali" dell’interessato già da tempo comunicate allo stesso sotto forma di "nota di classifica" fino al 1999, e di "giudizio professionale" a partire dall’anno 2000;
  • gli altri tipi di documenti detenuti, allegando altresì copia del curriculum di servizio.

L’interessato non ha fatto pervenire ulteriori memorie o controdeduzioni.

CIO’ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull’accesso al complesso dei dati personali di un dipendente riferiti alla relativa carriera professionale, con riguardo anche a giudizi e valutazioni formulate dal datore di lavoro.

Al riguardo il riscontro fornito dal titolare del trattamento risulta idoneo, avendo lo stesso comunicato all’interessato una serie di dati ed avendo manifestato la chiara volontà di mettere subito a sua disposizione "la documentazione inerente" la posizione del dipendente.

Può essere quindi dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998. Il titolare del trattamento dovrà quindi dare pronta esecuzione alla volontà manifestata, consentendo senza ritardo un accesso completo ai dati personali del ricorrente contenuti nel fascicolo personale o in altri archivi o basi di dati del datore di lavoro, e permettendo all’interessato di estrarne eventualmente copia.

Le informazioni oggetto della richiesta di accesso, riportate in supporti di vario tipo cartaceo e automatizzato e conservati o meno in archivi, rientrano nella categoria dei dati personali ed è pertanto legittima la richiesta dell’interessato di venirne a conoscenza ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675.

Per quanto riguarda le modalità di accesso, il citato art. 13 e l’art. 17 del d.P.R. n 501/1998 obbligano il titolare e il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest’ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili.

Qualora l’estrazione di tali dati risulta particolarmente difficoltosa, l’adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione così come prospettato nel caso di specie dal titolare del trattamento (cfr. il provvedimento del Garante dell’11 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 23).

Il riscontro all’interessato è pervenuto solo dopo la presentazione del ricorso al Garante. Appare pertanto congruo determinare, ai sensi dell’art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, l’ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso nella misura forfettaria di euro 250 (di cui euro 25,82 per diritti di segreteria), considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso, da porre a carico del titolare del trattamento in ragione del riscontro non tempestivo alle richieste dell’interessato.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, nei termini di cui in motivazione;

b) determina, ai sensi dell’art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, l’ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso, posti a carico del titolare del trattamento che dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 17 aprile 2002

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli