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Provvedimento del 7 luglio 2004 [1068778]

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[doc. web n. 1068778]

Provvedimento del 7 luglio 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY

nei confronti di

Ministero dell´interno-Questura di Terni;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

L´interessata, funzionario amministrativo in servizio presso la Questura di Terni, afferma che i dati personali, anche sensibili, che la riguardano contenuti nel proprio fascicolo personale (e relativi anche allo stato di salute della madre), sono stati resi conoscibili, in modo illecito, ad alcuni dirigenti della Questura tramite una lettera datata 10 settembre 2003 inviata da altre due dipendenti della medesima Questura.

In tale lettera -sostiene la ricorrente- erano "addirittura riportate virgolettate (…) frasi e termini" relativi a permessi usufruiti per assistere la madre (ai sensi delle leggi nn. 104/1992 e 53/2000 in materia di assistenza ai genitori portatori di handicap) al fine di contestare la legittimità di tali permessi, nonché di altri adempimenti connessi allo svolgimento delle proprie prestazioni lavorative. L´interessata ha poi precisato che le colleghe (sig.e ZY e KY) che avrebbero inviato tale lettera "non sono né le responsabili e nemmeno le addette alla trattazione del (…) procedimento amministrativo" connesso all´utilizzo di tali dati.

Con un´istanza formulata l´11 febbraio 2004 (contenente anche richieste non comprese fra i diritti tutelati dagli artt. 7 e 8 del Codice), l´interessata si era rivolta alla questura opponendosi al trattamento dei dati personali in questione e chiedendo di conoscerne le modalità e le finalità.

Il Questore di Terni ha risposto all´interessata con una nota in data 25 febbraio 2004 affermando che, a seguito di "accertamenti fatti espletare dal vice questore vicario (…) circa quanto asserito dall´assistente amministrativo ZY e dall´operatore amministrativo KY (…) nella nota del 10.9.2003", è emerso che la ricorrente "non ha posto in essere comportamenti censurabili". Inoltre, con riferimento agli "altri quesiti posti" dall´interessata, il questore ha precisato che "l´organizzazione del lavoro di archivio è stata già oggetto di regolamentazione (…)" con ordine di servizio del 12 marzo 2001 relativo al "Funzionamento degli archivi della Questura. Organizzazione del lavoro" "a cui tutti gli operatori del settore devono attenersi".

Ritenendosi insoddisfatta del riscontro, l´interessata ha proposto ricorso a questa Autorità ai sensi degli artt. 145 e s. del Codice con il quale ha ribadito le proprie richieste, chiedendo anche la cancellazione "al protocollo dell´archivio del personale della Questura di Terni" della lettera del 10 settembre 2003, "poiché i dati contenuti sono stati raccolti in violazione delle vigenti disposizioni di legge".

A seguito dell´invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 19 aprile 2004 ai sensi dell´art. 149 del Codice, la Questura di Terni, con fax inviato in data 27 aprile 2004, ha sostenuto che la lettera scritta dalle dipendenti ZY e KY "non è mai stata inserita nel fascicolo dell´archivio del personale (…)", ma "è stata trattenuta dal vice questore vicario (…) per compiere gli accertamenti circa quanto asserito dalle predette". La resistente ha poi affermato che dal contenuto della lettera "era apparso evidente che (…) vi fossero contrasti ed incomprensioni tra impiegati (…)" ed ha altresì precisato che in ordine alla vicenda "si è proceduto ad interessare la locale Procura della Repubblica".

L´interessata, con nota del 12 maggio 2004, ha ribadito la richiesta di cancellazione della lettera in questione, segnalando che "vi sono altre tre copie della stessa lettera mandate ad altrettanti funzionari (…) in servizio presso la Questura di Terni" ed ha dichiarato che, "per quanto la riguarda, (…) alla base dello scritto delle sig.re ZY e KY" non vi sono "contrasti ed incomprensioni tra impiegati che possano nuocere il buon andamento dell´ufficio". La ricorrente ha ribadito infine l´opposizione al trattamento dei suoi dati personali, sottolineando il nocumento derivato dal fatto che le due citate dipendenti "abbiano potuto liberamente accedere, senza titolo e motivo, ai dati sensibili e personali suoi e di un suo familiare".

Tali posizioni sono state confermate dall´interessata nel corso dell´audizione che si è svolta in data 14 maggio 2004.

Con memoria pervenuta l´8 giugno 2004, successivamente alla proroga del termine per la decisione sul ricorso disposta ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, la Questura di Terni, nel ribadire quanto già sostenuto nei precedenti riscontri, ha affermato che:

  • "l´archivio personale è unico ed in esso sono conservati (…) sia i fascicoli del personale della Polizia di Stato, sia quelli relativi al personale dell´Amministrazione civile dell´Interno";
  • "preposta" all´archivio personale "è l´operatore amministrativo KZ (…) che ha, pertanto, la disponibilità dei relativi fascicoli";
  • come si rileva dalla lettera del 10 settembre 2003 "fu proprio la KZ e non la ZY a prendere "i fogli ed il registro delle presenze curati dalla signora XY" e da questa custoditi nel suo ufficio, come accertato dal vice questore vicario"
  • tale lettera "non ha avuto alcuna propalazione, essendo stata oggetto di trattazione solo da parte del vice questore vicario, destinatario anch´egli di copia della stessa (…)";
  • le copie della lettera indirizzata ai dirigenti, alla divisione anticrimine ed all´ufficio personale "sono rimaste nella disponibilità esclusiva degli stessi senza alcuna propalazione (…)".

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA

Il ricorso verte sul trattamento di dati personali di una dipendente del Ministero dell´interno.

Va dichiarata inammissibile la richiesta di cancellazione dei dati personali dell´interessata contenuti nella lettera del 10 settembre 2003 acquisita al protocollo della Questura di Terni. Si tratta di richiesta che è stata proposta solo con il ricorso e che non è stata previamente oggetto di istanza ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice. L´attuale conservazione dei dati in questione non appare peraltro illecita, sulla base della documentazione in atti, in quanto limitata alla necessaria conservazione da parte dell´amministrazione di atti alla stessa inoltrati e rispetto ai quali sono state compiute attività amministrative e si è instaurato un procedimento penale.

Va poi dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, in ordine alla richiesta volta a conoscere le modalità e le finalità del trattamento, avendo al riguardo la resistente fornito un sufficiente riscontro.

Il ricorso va invece parzialmente accolto in relazione all´opposizione al futuro trattamento dei dati personali in questione dell´interessata.

Dalla documentazione acquisita nel procedimento è infatti emerso che due dipendenti della Questura di Terni hanno trattato in modo illecito dati personali, anche sensibili, della ricorrente e di un suo familiare, utilizzandoli per formulare proprie rimostranze all´amministrazione di appartenenza.

Non risulta anzitutto dagli atti che le dipendenti in questione siano state designate incaricate del trattamento in conformità al Codice e in stretto riferimento alle funzioni espletate.

Dai medesimi atti emerge poi che una delle due dipendenti (la sig.a ZY) non è preposta al pertinente archivio delle pratiche in questione, mentre l´altra (la sig.a KZ) ha utilizzato dati personali cui aveva accesso, senza che peraltro risulti la necessaria designazione, per fini personali diversi da quelli di servizio.

Dall´ordine di servizio del 12 marzo 2001 prodotto in atti risultano già alcune prescrizioni volte a garantire la riservatezza dei dati, prescrizioni che però non esauriscono il novero delle istruzioni da impartire necessariamente agli incaricati e ai responsabili del trattamento (artt. 29 e 30 del Codice), anche in riferimento a possibili trattamenti illeciti in larga parte ascrivibili alla condotta di singoli dipendenti.

In aggiunta alla già avvenuta trasmissione degli atti relativi alla vicenda alla competente Procura della Repubblica, la Questura di Terni dovrà adottare entro il 20 ottobre 2004 (dando conferma di tale adempimento entro la stessa data anche a questa Autorità) ogni ulteriore idonea misura volta ad impedire il futuro, illecito trattamento dei dati personali dell´interessata, con particolare riferimento alla menzionata disciplina relativa agli incaricati del trattamento e a quella concernente le misure minime di sicurezza applicabili, a pena di sanzione penale, ai trattamenti non automatizzati di dati sensibili e giudiziari (regole nn. 27 s. dell´Allegato B) del Codice). Ciò tenendo anche presente (con specifico riferimento alla contestata lettera del 10 settembre 2003) che, in base all´art. 11, comma 2, del Codice, i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali non possono essere utilizzati.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara inammissibile la richiesta di cancellazione dei dati personali della ricorrente;

b) accoglie il ricorso in ordine all´opposizione al trattamento dei dati dell´interessata, e, quale misura necessaria a tutela dei diritti dell´interessato ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, ordina all´amministrazione resistente di adottare ogni ulteriore idonea misura volta ad impedire il futuro illecito trattamento dei dati personali dell´interessata, nei termini di cui in motivazione;

c) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in relazione ai restanti profili.

Roma, 7 luglio 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli

Scheda

Doc-Web
1068778
Data
07/07/04

Tipologia

Decisione su ricorso