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Forze armate - Quali informazioni nei 'documenti caratteristici' del personale militare - 24 aprile 2001 [1075677]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1075677
Data:
24/04/01
Argomenti:
Pubblica Amministrazione , Valutazioni , Pubblica Sicurezza , Lavoro dipendente
Tipologia:
Parere del Garante

[doc web n. 1075677]

Forze armate - Quali informazioni nei "documenti caratteristici" del personale militare - 24 aprile 2001

Nell´articolato parere l´Autorità richiama al rispetto del principio di proporzionalità quale criterio guida per la redazione di giudizi ed informazioni riportati nei documenti caratteristici del personale militare, con particolare riguardo alle finalità e necessità del trattamento e all´informativa. Altre osservazioni riguardano il diritto di accesso, la comunicazione a terzi dei documenti caratteristici e la loro conservazione.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice-presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. G i o vanni Buttarelli, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero della difesa in ordine allo schema di d.P.R. relativo alla documentazione caratteristica del personale appartenente all´Esercito, alla Marina e all´Aeronautica;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

OSSERVA:

1. Il Ministero della difesa ha trasmesso per il parere uno schema di decreto del Presidente della Repubblica concernente il "Regolamento riguardante la redazione della documentazione caratteristica del personale appartenente all´Esercito, alla Marina e all´Aeronautica".

Il regolamento sostituirà il d.P.R. 15 giugno 1965, n. 1431 per porre rimedio alle carenze e agli inconvenienti dell´attuale disciplina evidenziati nella relazione illustrativa allo schema.

Il presente parere è espresso per quanto di competenza del Garante ovvero per i profili attinenti al trattamento dei dati personali.

PERTINENZA E NON ECCEDENZA DEI DATI
I modelli dei "documenti caratteristici" annessi allo schema di regolamento prevedono la redazione di vari giudizi ed informazioni sui militari interessati, in termini più ampi rispetto a quelli relativi al personale civile della pubblica amministrazione.

Diversi giudizi riportati nei modelli sono tipizzati secondo una precisa casistica, e solo alcune informazioni sembrano poter assumere natura sensibile (in quanto ad esempio idonee a rivelare lo stato di salute delle persone).

Si delinea comunque una raccolta consistente di delicate informazioni sulla personalità degli interessati.

Il Garante ritiene quindi di segnalare al Ministero della difesa l´esigenza di valutare con particolare attenzione l´effettiva necessità di raccogliere tutte le informazioni e i giudizi attualmente previsti negli allegati, in rapporto alla finalità perseguite con la redazione dei documenti caratteristici.

La legge n. 675/1996 ha introdotto il principio della pertinenza e non eccedenza dei dati personali trattati, che comporta una scrupolosa verifica dell´adeguatezza dei dati agli scopi del trattamento (art. 9, comma 1, lett. d)), che nel caso di specie riguardano la valutazione delle attitudini professionali degli interessati.

Il medesimo principio presuppone poi verifiche più rigorose in caso di dati sensibili (art. 3 d.lg. n. 135/1999) .

Il Ministero deve quindi inquadrare la problematica e il contenuto di modelli dei documenti caratteristici garantendo il rispetto del principio di proporzionalità in relazione alle peculiari figure professionali interessate.

Va inoltre segnalata l´esigenza di introdurre il principio poc´anzi richiamato nell´art. 4 dello schema o in altra disposizione di carattere generale, quale criterio-guida per redigere i giudizi più articolati previsti nei modelli che non si esauriscono nel contrassegnare l´una o l´altra casella.


INFORMATIVA AGLI INTERESSATI

L´introduzione dei nuovi documenti caratteristici rende necessario informare gli interessati delle finalità e delle modalità del trattamento dei dati, quantomeno nel momento in cui gli interessati conferiscono i dati e le informazioni utilizzati per i giudizi (art. 10, comma 1, legge n. 675/1996). Tale aspetto deve trovare anche espressa menzione nel regolamento.


DIRITTO DI ACCESSO AI DATI PERSONALI
Oltre al diritto di accesso al "documento caratteristico" quale documento amministrativo, nei limiti previsti dalla legge n. 241/1990, l´interessato ha diritto di accedere ai dati personali che lo riguardano ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, in quanto le informazioni e i giudizi contenuti nel documento hanno natura di dato personale sebbene siano composti da diverse valutazioni di ordine soggettivo.

Si ritiene quindi necessario precisare in tal senso l´art. 8, comma 1, dello schema in tema di accesso alla documentazione caratteristica.


COMUNICAZIONE A TERZI DEI DOCUMENTI CARATTERISTICI
L´art. 8, comma 2, riguarda l´obbligo di fornire copia dei documenti caratteristici all´autorità giudiziaria, al Consiglio di stato o alla Corte dei conti. Il secondo periodo del comma, che prevede la facoltà di fornire l´originale del documento in casi particolari, va perfezionato per evitare che il Ministero debba procedere comunque ad una valutazione di merito e ad una motivazione specifica anche quando l´autorità giudiziaria abbia ordinato l´acquisizione dell´originale.

È poi necessario, attraverso una più precisa definizione, delimitare l´art. 8, comma 3, che riconosce al Ministero ampia discrezionalità nel rilasciare copia dei documenti caratteristici per "motivi di interesse pubblico", fuori dei casi di accesso ai documenti amministrativi e di acquisizione da parte degli organi poc´anzi citati. Tale situazione giuridica configura infatti una deroga al segreto d´ufficio che va peraltro collegata espressamente alla disciplina introdotta dall´art. 27, comma 2, della legge n. 675/1996, in materia di comunicazione di dati personali tra soggetti pubblici.

Analoga modifica appare necessaria per l´art. 8, comma 4, che deve menzionare, almeno per grandi linee, le finalità che giustificano la visione dei documenti caratteristici da parte delle autorità centrali dell´Esercito, della Marina e dell´Aeronautica, nonché dei superiori dell´interessato nella stessa linea ordinativa .


MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

L´espressione secondo cui i documenti sono custoditi "con cura e riservatezza" (art. 12, comma 4), presente anche nel vigente regolamento, va integrata con un riferimento alle vigenti disposizioni in materia di sicurezza dei dati e di utilizzazione dei dati sensibili (artt. 15 legge n. 675/1996; d.P.R. n. 318/1999; artt. 3 e 4 d.lg. n. 135/1999).

TUTTO CIÓ PREMESSO IL GARANTE:

esprime il parere richiesto nei termini di cui in motivazione .

Roma, 24 aprile 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli