[doc. web n. 1079989]

Provvedimento del 2 luglio 2003

Ciascun titolare del trattamento è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative idonee a fornire tempestiva risposta, anche negativa, alle istanze di accesso ai dati personali. Va quindi accolto il ricorso con cui l’interessato, ex dipendente di una società, abbia chiesto la comunicazione dei dati contenuti nei prospetti paga relativi a periodi pregressi, anche lontani nel tempo, ove la titolare del trattamento, nel rispondere di non essere allo stato in grado, per la complessità delle ricerche, di comunicare le informazioni richieste, si riservi di fornire eventuali più precisi ragguagli all’esito degli ulteriori accertamenti in corso.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano

Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato dal sig. Mario Donadio rappresentato e difeso dall´ avv. Massimo Mazzucchiello presso il cui studio ha

eletto domicilio

nei confronti di

Terna S.p.A.;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Gaetano Rasi;

PREMESSO:

Il ricorrente, già dipendente del gruppo Enel, sostiene di non aver ricevuto alcun riscontro ad un´istanza formulata, ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, nei confronti di Terna S.p.A. -dal 1999 subentrata ad Enel in tutti i rapporti giuridici relativi al ramo d´azienda ad essa trasferito (fra cui quello instaurato con l´interessato)- con la quale aveva chiesto di accedere ai dati personali che lo riguardano contenuti nei "prospetti paga riferiti all´intervallo temporale 1972-1983".

Nel successivo ricorso proposto ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996, l´interessato ha ribadito la propria richiesta di accesso ai dati personali, con particolare riferimento anche "alle ore di lavoro straordinario (…) prestato", chiedendo altresì il rimborso delle spese sostenute per il procedimento.

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 9 giugno 2003, ai sensi dell´art. 20 del d.P.R. n. 501/1998, la società resistente, con nota inviata via fax in data 19 giugno 2003, nel confermare l´esistenza presso i propri archivi di "dati relativi ai prospetti paga riferibili al (…) rapporto di lavoro intercorso con Enel e conclusosi il 30 aprile 1996", ha sostenuto:

• di essere tenuta alla conservazione dei suddetti dati personali riferiti al ricorrente "per rispettare gli obblighi di legge esistenti in materia (…)" di libro paga obbligatorio "da tenere ai sensi e per gli effetti del T.U. n. 1124/1965";
• che "dalle ricerche effettuate, i dati a (…) disposizione, relativi ai prospetti paga (…) riferibili" all´interessato "risalgono fino all´anno 1993";
• di non essere "pertanto (…) in grado di fornire le informazioni (…) richieste relative al periodo 1972/1983";
• che "sono attualmente in corso ulteriori ricerche documentali finalizzate a reperire i dati (…) richiesti";
• che "tali ricerche si stanno rivelando particolarmente complesse e laboriose, tenuto conto che tali dati sono ascrivibili ad un periodo lontano nel tempo (tra i 20 e i 30 anni fa), ad un rapporto di lavoro conclusosi da diversi anni e ad un datore di lavoro che ha subito notevoli trasformazioni societarie";
• che sarà propria "cura dare (…) immediata comunicazione circa l´eventuale esito favorevole (…) delle ricerche";
• di essere disponibili a fornire all´interessato, "sempre che ne abbia interesse (…), i dati contenuti nei prospetti paga relativi al suo rapporto di lavoro con Enel, dalla data della sua cessazione (mese di aprile 1996) fino al mese di gennaio 1993".

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte su una richiesta di accesso ai dati personali del dipendente di una società riferiti ad un ampio arco temporale di circa 30 anni interessato da vari processi di trasformazione che hanno più volte inciso sulla figura giuridica dei diversi titolari del trattamento.

L´attuale titolare del trattamento non ha fornito, allo stato, un riscontro pienamente adeguato alla richiesta di accesso del ricorrente.

Il titolare, pur avendo rappresentato una "difficoltà a dare immediato riscontro" all´istanza, ha manifestato solo una generica disponibilità a fornire all´interessato i dati richiesti all´esito positivo delle ricerche attualmente in corso di svolgimento.

In applicazione delle misure organizzative che ciascun titolare del trattamento è tenuto ad adottare ai sensi dell´art. 17, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998, la società resistente avrebbe dovuto invece adoperarsi per un più idoneo e tempestivo riscontro -positivo o negativo- sull´esistenza dei dati richiesti, secondo le modalità di cui al medesimo art. 17.

La resistente dovrà pertanto comunicare all´interessato, entro un termine che appare allo stato congruo fissare al 30 settembre 2003 (tenuto conto dell´impegno ora richiesto per adeguate ricerche) i dati personali riferiti al rapporto di lavoro con l´interessato contenuti nei prospetti paga detenuti presso i propri archivi, relativamente al periodo compreso tra il 1972 ed il 1983, dando comunicazione dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la stessa data.

L´ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento è determinato nella misura forfettaria di euro 250 (di cui euro 25,82 per diritti di segreteria), tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Il medesimo ammontare è posto in misura pari a 100 euro a carico della resistente, previa compensazione per giusti motivi legati al contenuto del riscontro fornito, sia pure tardivamente e in modo non completo.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di conoscere i dati personali dell´interessato detenuti da Terna S.p.A. e ordina alla stessa di corrispondere a tale richiesta entro il 30 settembre 2003, nei termini e nei modi di cui in motivazione, dando comunicazione dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

b) determina in misura forfettaria, ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, in euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l´ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che pone, previa compensazione della restante parte per giusti motivi, in misura pari a 100 euro, a carico di Terna S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 2 luglio 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rasi

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli