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Soggetti pubblici - Dipartimento della funzione pubblica - Misure per la riservatezza dei dati - 21 luglio 1999 [1091963]

[doc. web n. 1091963]

Soggetti pubblici - Dipartimento della funzione pubblica - Misure per la riservatezza dei dati - 21 luglio 1999

Questa Autorità, al fine di evitare che vi sia una forte concentrazione di dati, anche attraverso ampi collegamenti tra diversi tipi di informazioni, suggerisce di adottare tutte le misure idonee per garantire la riservatezza di terzi. Si ritiene quindi fortemente auspicabile, nel caso in esame, una gestione informatica separata, per ciascun comune, dei dati relativi agli atti dello stato civile.

Roma, 21 luglio 1999

Presidenza del Consiglio dei
Ministri
Dipartimento della funzione
Pubblica
Ufficio legislativo
R O M A


OGGETTO: schema di d.P.R. recante "Regolamento per la revisione e la semplificazione dell´ordinamento dello stato civile, ai sensi dell´art. 2, comma 12 della legge 127/97" .


Con la nota sopra evidenziata è stato richiesto il parere di questa Autorità in merito allo schema di regolamento indicato in oggetto.

L´atto in esame, come si legge anche nella relazione di accompagnamento, si propone di "ridurre alle fasi essenziali gli atti e i procedimenti di stato civile, allo scopo di semplificare e di rendere più agevoli gli adempimenti chiesti o spettanti ai cittadini" . A tal fine si prevede la formazione degli atti e dei relativi registri su supporto informatico e l´utilizzazione di sistemi automatizzati per l´acquisizione e per il rilascio diretto di estratti e di certificati dello stato civile.

Per assicurare la necessaria continuità al nuovo sistema in caso di eventi dannosi o calamitosi, lo schema prevede l´istituzione di un archivio nazionale informatico dello stato civile.

Tale archivio nazionale, oltre alla funzione principale di disaster recovery, sarebbe tenuto, in caso di prolungata impossibilità di accesso ai dati conservati negli archivi comunali, a: a) trasmettere alle pubbliche amministrazioni che ne fanno richiesta gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile, b) rilasciare gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile; c) verificare, per le pubbliche amministrazioni che ne facciano richiesta, la veridicità dei dati contenuti nelle autocertificazioni prodotte dai cittadini in tutti i casi consenti dalla legge.

Sono note le preoccupazioni che questa Autorità ha avuto modo più volte di evidenziare allorché si prevedano forti concentrazioni di dati, soprattutto quando questi riguardino profili particolarmente delicati relativi alla vita privata delle persone o permettano, anche attraverso ampi collegamenti tra diversi tipi di informazioni, di utilizzare i dati anche per finalità diverse da quelle connesse al disaster recovery e che dovrebbero essere previste, semmai, da una norma più specifica (e con garanzie più adeguate) rispetto a quella che è alla base dello schema in esame.

Nel caso specifico, si comprende l´utilità di assicurare l´integrità dei dati ivi conservati e la necessaria continuità dei servizi di stato civile al verificarsi degli eventi eccezionali sopra ricordati. Appare tuttavia necessario che tali finalità dell´archivio nazionale vengano meglio evidenziate e che si prevedano maggiori garanzie contro eventuali utilizzi dello stesso che possano discostarsi dallo spirito della norma.

Pur ritenendo praticabile la soluzione prospettata dal Ministero dell´interno, favorevole a una concentrazione dei dati presso un´unica sede, in modo da poter meglio garantire l´adozione di elevati standard di sicurezza, si ritiene quindi fortemente auspicabile una gestione informatica separata, per ciascun comune, dei dati relativi agli atti dello stato civile.

In particolare, occorrerebbe mantenere una ferma distinzione logica fra diversi supporti relativi ai singoli comuni, permettendo così un´agevole ricostruzione o utilizzazione degli atti dello stato civile eventualmente andati dispersi o distrutti, o temporaneamente inutilizzabili, a livello locale, ma evitando al tempo stesso che la finalità di disaster recovery porti ad introdurre, in maniera surrettizia, un archivio unico utilizzabile anche per ulteriori finalità, estranee a quelle ufficialmente indicate. Detta soluzione pare del tutto idonea a garantire la conservazione di tali supporti perché essi possano essere consultati per le finalità previste dallo schema, assicurando contestualmente il massimo livello di sicurezza e la riduzione dei rischi intrinsecamente connessi alla costituzione di banche dati di tale tipo e dimensione.

A tale fine si propone, pertanto, di modificare l´art. 10, comma 2, lett. d) come segue:

"d) istituzione di un centro nazionale di raccolta dei supporti informatici contenenti tutti i dati registrati negli atti dello stato civile per assicurarne la conservazione in presenza di eventi dannosi o calamitosi; tale centro è tenuto a svolgere i compiti di cui alle lettere b), c) e d) dell´articolo 5, comma 1, in caso di prolungata impossibilità di accesso ai dati conservati negli uffici comunali; i dati sono conservati separatamente per ciascun comune, secondo modalità tali che ne rendano possibile la consultazione su base comunale e per le sole finalità indicate nella presente lettera da parte degli ufficiali dello stato civile;-".

Auspicando la modifica dell´art. 10, il Garante manifesta anche ampie perplessità circa l´eventuale modifica del testo in senso opposto a quello qui indicato e, in particolare, al recepimento del suggerimento proposto dalla Conferenza Stato-Città, teso a prevedere forme di interconnessione tra "l´archivio nazionale e le basi di dati in materia di anagrafi" .

Il Garante, nel restare a disposizione per ogni ulteriore chiarimento, richiama infine l´attenzione per future richieste, sulla recente modifica normativa con la quale si è previsto che le richieste di pareri alle autorità amministrative indipendenti e al Consiglio di Stato competano agli organi di governo (art. 3, comma 1, lett. f) del d. lg. n. 29/1993, così come sostituito dall´art. 3 del d. lg. 31 marzo 1998, n. 80).

IL PRESIDENTE