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Organizzazione e funzionamento della Commissione per le adozioni internazionali - 12 aprile 2007 [1401738]

[doc. web n. 1401738]

Organizzazione e funzionamento della Commissione per le adozioni internazionali - 12 aprile 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Vista la richiesta di parere della Presidenza del Consiglio dei ministri– Dipartimento per le politiche per la famiglia;

Visto l´articolo 1, comma 19-quinquies, del decreto-legge 18 maggio 2006, n. 181, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 luglio 2006, n. 233, nonché l´articolo 7 della legge 31 dicembre 1998, n. 476;

Visto l´articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO

La Presidenza del Consiglio dei ministri–Dipartimento per le politiche della famiglia ha chiesto, ai sensi dell´articolo 154, comma 4, del Codice in materia di protezione dei dati personali, il parere del Garante su uno schema di regolamento recante norme in materia di composizione, compiti, organizzazione e funzionamento della Commissione per le adozioni internazionali istituita dalla legge 4 maggio 1983, n. 184 (art. 38).

Lo schema di regolamento intende riunire in un unico atto normativo tutte le disposizioni riguardanti la Commissione, allo stato contenute, principalmente, nella predetta legge n. 184/1983 e nel relativo regolamento di attuazione (d.P.R. 1 dicembre 1999, n. 492).

OSSERVA

1. Trattamento di dati sensibili o giudiziari

1.1. Il regolamento in esame interviene su una materia -ingresso nel Paese di minori stranieri adottati o affidati a scopo di adozione a genitori italiani- che presenta aspetti di interesse per la protezione dei dati personali.

Taluni compiti attribuiti alla Commissione sulla base della Convenzione per la tutela dei minori e la cooperazione in materia di adozione internazionale (l. di ratifica n. 476/1998; l. n. 184/1983, in particolare il capo I del titolo III: "Dell´adozione dei minori stranieri"), e menzionati nello schema di regolamento, possono comportare un trattamento di dati personali collegati agli atti e ai documenti relativi alle procedure di adozione internazionale (art. 39, comma 1, lett. c), e), h) ed i), l. n. 184/1983; artt. 6, comma 1, lett. c), e), h) ed i), e 7, comma 3, dello schema).

Tali atti e documenti possono riguardare anche informazioni aventi natura sensibile (ad esempio, dati relativi all´origine razziale o etnica o alla salute del minore), oppure giudiziaria (in relazione ai "requisiti di onorabilità" delle persone preposte agli enti che richiedono l´autorizzazione a svolgere attività in materia, ai sensi dell´art. 39-ter della legge n. 184/1983: art. 11 dello schema). Tali informazioni possono essere raccolte ed utilizzate dalla Commissione solo in base alle disposizioni dettate dal Codice per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte dei soggetti pubblici (artt. 20, 21 e 22 del Codice).

1.2. L´Autorità prende atto che lo schema di regolamento intende individuare i tipi di dati sensibili e giudiziari che possono essere trattati e di operazioni eseguibili riproducendo, peraltro, il vigente articolo 2, commi 7 e 8, del d.P.R. n. 492/1999 (art. 7, commi 5 e 6 dello schema).

Coordinando tale individuazione, alla luce dei compiti attribuiti alla Commissione, con quella già effettuata con il regolamento concernente il trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso la Presidenza del Consiglio dei ministri (d.P.R. 30 novembre 2006, n. 312, all. 13), si ritiene necessario che l´articolo 7 dello schema sia integrato:

a) inserendo nell´articolo 7, comma 5, seconda riga, dopo le parole: "il trattamento dei dati sensibili" le parole: "e giudiziari", e menzionando anche gli articoli 4, comma 1, lett. e) e 21 del Codice;

b) indicando anche le finalità di rilevante interesse pubblico già previste dalla legge e perseguite dalla Commissione nei singoli casi, in riferimento a quanto specifica il Codice (artt. 64, 67, 68 e 73 del Codice; art. 7, commi 5 e 6 dello schema);

c) individuando specificamente i tipi di dati sensibili o giudiziari e di operazioni eseguibili che potranno essere, rispettivamente, trattati ed effettuati per svolgere i previsti compiti ispettivi, di vigilanza e di controllo, sempreché il loro trattamento risulti effettivamente indispensabile, anche in caso di trasferimento dei dati stessi all´estero (cfr. art. 39-ter l. n. 184/1983; art. 7, comma 6, dello schema). Per quanto riguarda più specificamente i compiti attribuiti alla Commissione in materia di rilascio e di revoca dell´autorizzazione agli enti interessati, è poi necessario specificare che i dati giudiziari possono essere trattati solo nell´ambito della verifica delle "idonee qualità morali" delle persone che dirigono gli enti o che vi operano al loro interno (art. 11, comma 1, lett. a) e b), dello schema).

 

2. Accesso ai dati personali

Appare necessario che l´articolo 7, comma 4, dello schema -il quale prevede (in termini peraltro superflui) che l´accesso "agli atti e ai documenti" sia regolato dalla legge n. 241/1990, nonché dal Codice in materia di protezione dei dati personali- sia integrato (se mantenuto nello schema) in modo da prevenire equivoci interpretativi.

La legge n. 184/1983, come modificata dalla legge n. 476/1998 e dal Codice, contiene infatti alcune disposizioni che prevedono specificamente quali informazioni relative al minore da adottare o ai genitori biologici possano essere conosciute dal minore stesso o dai genitori adottivi, nel corso della procedura o anche successivamente all´adozione stessa, e individuano altresì precisi limiti alla loro acquisizione (artt. 28 e 37 l. n. 184/1983).

La medesima disposizione dello schema dovrebbe essere, pertanto, integrata specificando che trovano comunque applicazione le citate norme di legge e che le disposizioni del Codice riguardano non l´accesso ad atti o documenti (come recita attualmente lo schema), ma l´accesso a dati personali. In tal senso, al comma 4 dell´articolo 7 si potrebbero, ad esempio, sostituire le parole da: "nonché" sino alla fine del periodo con le seguenti: "Restano ferme le disposizioni del Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di accesso a dati personali, nonché le disposizioni di legge e di regolamento che disciplinano specificamente la conoscibilità di dati, informazioni e notizie in caso di adozioni.".

 

3. Indispensabilità dei dati trattati e finalità perseguite

Per assicurare il rispetto dei principi di proporzionalità e di finalità nel trattamento dei dati (artt. 11, comma 1, lett. a) e b), e 22, comma 3, del Codice) si ritiene necessario inserire nel regolamento una specifica clausola di finalità per sottolineare specificamente, in un contesto così delicato, che nelle procedure di adozione e in caso di conseguente conservazione di dati, possono essere trattati solo dati personali indispensabili, utilizzandoli esclusivamente per finalità di adozione.

 

4. Conservazione temporanea dei dati
Lo schema di regolamento prevede che la Commissione e gli enti autorizzati conservino gli atti e le informazioni relativi alle procedure di adozione (artt. 6, comma 1, lett. e), e 14 dello schema).

Trattandosi di materiale documentale e informativo particolarmente utile, ma, al tempo stesso, delicato, appare necessario che il regolamento specifichi per quali periodi di tempo la Commissione e gli enti autorizzati possano conservarli (art. 11, comma 1, lett. e) del Codice).

 

5. Utilizzo di sistemi informativi e sicurezza dei dati

5.1. Qualora per il trattamento dei dati siano utilizzati sistemi informativi, la delicatezza dei dati trattati impone il loro utilizzo proporzionato rispetto alle finalità perseguite e rende necessaria una particolare attenzione all´uso di tali sistemi, nonché alla loro sicurezza e all´integrità dei dati trasmessi.

Si ritiene quindi necessario integrare lo schema prevedendo che l´utilizzo dei medesimi sistemi informativi sia improntato al rispetto del principio di necessità (in base al quale, ai sensi dell´art. 3 del Codice, i sistemi informativi sono configurati riducendo al minimo l´uso di dati personali e identificativi).

5.2. Lo schema non contiene specifiche indicazioni relative all´adozione di misure di sicurezza; ciò, nonostante la presenza anche di dati sensibili e giudiziari.

Tutte le disposizioni del Codice in materia di misure di sicurezza sono già direttamente operanti per questo genere di trattamenti, e non è quindi necessario inserire nello schema dettagliate disposizioni in materia. Resta, però, fermo l´obbligo di attuare comunque, in concreto, tutte le idonee misure previste dagli artt. 31 ss. e dall´Allegato B del medesimo Codice, anche per quanto riguarda la distinzione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute rispetto ad altri dati personali e l´eventuale cifratura dei dati sensibili e giudiziari.

Appare, invece, necessario introdurre nello schema una clausola di specificazione delle misure di sicurezza previste dal Codice, prevedendo espressamente che ciascun accesso a dati personali contenuti negli archivi resti in ogni caso tracciato tramite registrazione, al fine di verificare a posteriori (per un congruo tempo predeterminato) il corretto utilizzo dei dati e la loro inalterabilità.

TUTTO CIÓ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere favorevole sullo schema di regolamento recante norme in materia di composizione, compiti, organizzazione e funzionamento della Commissione per le adozioni internazionali, a condizione che lo schema medesimo sia modificato, nei termini di cui in motivazione:

a) prevedendo che le disposizioni che individuano i tipi di dati sensibili o giudiziari trattati e di operazioni eseguibili siano coordinate con le indicazioni contenute nel regolamento concernente il trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso la Presidenza del Consiglio dei ministri (d.P.R. 30 novembre 2006, n. 312, all. 13: punto 1.2);

b) coordinando espressamente la previsione dell´accesso agli atti e documenti relativi alle procedure di adozione con le altre disposizioni che disciplinano specificamente la conoscibilità di dati, informazioni e notizie in caso di adozione, nonché con la disciplina in materia di accesso a dati personali (punto 2);

c) inserendo nel decreto una clausola di finalità (punto 3);

d) individuando espressamente periodi di tempo di conservazione dei dati da parte della Commissione e degli enti autorizzati (punto 4);

e) integrando lo schema con specifiche disposizioni per il rispetto del principio di necessità (punto 5.1.) e in tema di misure di sicurezza nel trattamento dei dati personali (punto 5.2.).

Roma, 12 aprile 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli