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16 - Il registro dei trattamenti

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[doc. web n. 1638187] 

Relazione 2008 

Relazione 2008 - 2 luglio 2009
Parte II - L´attività svolta dal Garante

  
 

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Tra i compiti del Garante, rientra la tenuta del Registro dei trattamenti (art. 154, comma 1, lett. l) del Codice) formato sulla base delle notificazioni ricevute. Come previsto dall´art. 37, comma 4, il Registro è accessibile a chiunque e la sua consultazione gratuita avviene per via telematica attraverso il sito web dell´Autorità.

Nel perseguire le finalità di semplificazione e accelerazione delle procedure amministrative l´art. 29 del d.l. n. 112/2008, come modificato dalla legge di conversione n. 133/2008, ha modificato l´art. 38 del Codice relativo alle modalità di notificazione. Il Garante, che sin dal 2004 aveva posto in essere profondi cambiamenti in relazione alla procedura di notificazione, ha operato una ulteriore drastica semplificazione dei contenuti e delle modalità di compilazione del modello informatico.

Con il provvedimento a carattere generale del 22 ottobre 2008 (G.U. 9 dicembre 2008, n. 287 [doc. web n. 1571196]), il Garante ha infatti approvato un nuovo modello di notificazione che è stato reso disponibile e operativo sul sito Internet dell´Autorità già all´inizio di gennaio 2009, entro la metà dei previsti sessanta giorni.

L´introduzione del nuovo modello non ha comportato l´obbligo di effettuare una nuova notificazione da parte dei soggetti che l´avevano già effettuata.

Tra gli elementi di novità, oltre ad una generale riorganizzazione senza alcun aggravio di carattere tecnico o procedurale per i notificanti, si segnala la limitazione dei casi di obbligatorietà dell´indicazione del luogo principale di custodia dei dati e la sottrazione all´obbligo del pagamento dei diritti di segreteria nel caso di modifica di elementi quali il numero telefonico, di fax e l´indirizzo di posta elettronica.

Né l´utilizzazione del modello in vigore dal 2004, né quella del nuovo hanno evidenziato significative difficoltà da parte dei notificanti. Lo sperimentato servizio di assistenza on-line, tramite messaggi di posta elettronica sia di tipo automatico che personalizzato, affiancato dal tradizionale supporto telefonico hanno fornito anche nell´anno 2008 riscontri fortemente positivi in termini di soddisfazione dell´utenza. Il controllo in tempo reale della procedura da parte del dipartimento ha assicurato una soluzione estremamente rapida delle problematiche più comuni rilevate dagli utenti ed un´opera di costante prevenzione delle possibili disfunzioni del sistema.

Rispetto al passato ha segnato un netto miglioramento la soluzione dei problemi relativi all´apposizione della firma digitale, per una maggiore familiarità dell´utenza con tale strumento.

Si è mantenuto costante il numero dei cittadini interessati al contenuto del Registro che si sono avvalsi del servizio di ausilio svolto dal Dipartimento. Sono altresì significativamente aumentati i casi di accesso diretto al Registro da parte degli utenti con una media giornaliera di circa novanta accessi.

L´aumento di tale modalità di fruizione delle notificazioni è particolarmente soddisfacente, quale segno della effettiva realizzazione del dettato dell´art. 37, comma 4, del Codice che ha a suo tempo stabilito la consultazione telematica gratuita del Registro e che si accompagna alla ulteriore possibilità di stampa integrale delle notificazioni di interesse del cittadino.

Si sottolinea come, anche per le notificazioni presentate in data antecedente al 1º gennaio 2004, si sia provveduto a semplificare al massimo l´iter di richiesta al dipartimento e si sia in grado di effettuare invii on-line di file in formato pdf contenenti l´immagine delle notificazioni che venivano a suo tempo presentate su supporto cartaceo. Tale tipo di supporto comportava nel passato l´invio di copie conformi all´originale con tempi decisamente più lenti e modalità di invio estremamente complesse rispetto alle attuali ed ovviamente alle esigenze degli interessati.

Si è ulteriormente consolidata l´attività di controllo delle notificazioni effettuate e di accertamento delle violazioni all´obbligo di notificazione, in vista delle attività ispettive del Garante.

Il 2008 ha fatto registrare una inversione di tendenza rispetto al numero delle notificazioni presentate, con un aumento del 30% rispetto all´anno precedente.

Risultano in contrazione le notificazioni di trattamenti relativi a dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, trattati per le specifiche finalità previste dall´art. 37, comma 1, lett. b), del Codice, mentre aumentano notevolmente i trattamenti di dati trattati con strumenti elettronici e volti a definire il profilo o la personalità dell´interessato o ad analizzarne abitudini o scelte di consumo. I descritti scostamenti si riflettono anche sulle statistiche generali del periodo 2004-2008, che presentano infatti un significativo scarto dei valori percentuali di incidenza sul totale dei trattamenti notificati, per queste specifiche tipologie di trattamento.