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Lavoro: buste paga e dati che rivelano lo stato di salute del dipendente - 18 giugno 2009 [1640331]

[doc. web n. 1640331]

Lavoro: buste paga e dati che rivelano lo stato di salute del dipendente - 18 giugno 2009

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

IN DATA ODIERNA, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Filippo Patroni Griffi, segretario generale;

VISTO il d.lg. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTA la segnalazione del 3 luglio 2008 con cui XY ha lamentato un illecito trattamento di dati personali a sé riferiti da parte della cooperativa sociale "La Cicala" a r.l., società presso la quale il segnalante presta servizio;

VISTO quanto dichiarato dal segnalante, secondo cui i cedolini paga consegnati mensilmente allo stesso recherebbero in forma esplicita informazioni relative allo status professionale dal medesimo rivestito, nel caso di specie, l´appartenenza alla categoria delle "persone svantaggiate" prevista dall´art. 4 della legge 8 novembre 1991, n. 381 ("Disciplina delle cooperative sociali") e che comprende, tra gli altri, "gli invalidi fisici, psichici e sensoriali, gli ex degenti di ospedali psichiatrici, anche giudiziari, i soggetti in trattamento psichiatrico, i tossicodipendenti, gli alcolisti, i minori in età lavorativa in situazioni di difficoltà familiare, le persone detenute o internate negli istituti penitenziari, i condannati e gli internati ammessi alle misure alternative alla detenzione e al lavoro all´esterno" (cfr. segnalazione del 3 luglio 2008, in atti);

VISTO quanto precisato nella segnalazione, secondo cui tale indicazione risulterebbe ultronea rispetto agli elementi che devono, di regola, essere menzionati nel prospetto di paga, atteso che il documento è suscettibile di circolazione al di fuori dello stretto contesto lavorativo (ad esempio, in caso di acquisti effettuati con modalità di pagamento rateali, per i quali sovente viene richiesta l´esibizione della busta-paga) con conseguente conoscibilità delle informazioni ivi contenute da parte di terzi;

ESAMINATA la documentazione prodotta dal segnalante, avuto riguardo alla copia del prospetto di paga relativo al mese di dicembre 2007, che riporta espressamente nella parte attinente la tipologia di rapporto di lavoro espletato dall´interessato la locuzione "lavoratori svantaggiati ex art. 4 comm" (cfr. all. 1 alla segnalazione del 3 luglio 2008);

VISTE le risultanze degli accertamenti ispettivi effettuati presso la sede della predetta cooperativa sociale dal "Nucleo speciale funzione pubblica e privacy" della Guardia di finanza su delega di questa Autorità, dalle quali è emerso che la cooperativa, ai fini dell´elaborazione e della stampa dei prospetti di paga relativi ai propri dipendenti, si avvale (per il tramite del proprio commercialista) di un software che non consentirebbe di "stampare la busta paga priva della dicitura [in esame]" in quanto l´applicativo opererebbe "su un file di archiviazione in formato pdf non modificabile" (cfr. verbale di operazioni compiute del 19 dicembre 2008, in atti, p. 2);

VISTO peraltro quanto dichiarato dalla cooperativa ai sensi e per gli effetti di cui all´art. 168 del Codice, secondo cui l´indicazione, nel prospetto di paga relativo al segnalante, del riferimento legislativo afferente la condizione di "persona svantaggiata" discenderebbe direttamente dal quadro normativo vigente, che prevede, da un lato, agevolazioni contributive per l´assicurazione obbligatoria previdenziale e assistenziale in favore dei lavoratori svantaggiati (art. 4, l. 8 novembre 1991, n. 381) e, dall´altro, impone la necessaria indicazione, nel prospetto di paga da consegnare ai dipendenti, delle trattenute operate (desumibile in base all´art. 1 della legge 5 gennaio 1953, n. 4). Per effetto del combinato disposto dei predetti articoli sarebbe "stato indicato nella busta paga del sig. XY il riferimento normativo che ne prevede l´agevolazione" (cfr. verbale di operazioni compiute del 19 dicembre 2008, cit., p. 2);

RILEVATO che, diversamente da quanto sostenuto dalla cooperativa, l´art. 4 della legge 8 novembre 1991, n. 381 si limita a prevedere le agevolazioni che devono essere riconosciute in capo ai soggetti ivi indicati (con talune eccezioni), senza tuttavia contemplare la necessaria indicazione, in sede di compilazione del prospetto di paga, dell´appartenenza di questi ultimi alla categoria delle "persone svantaggiate";

RILEVATO che tale indicazione non risulta necessaria neanche alla luce di quanto previsto dall´art. 1 della legge 5 gennaio 1953, n. 4, che individua gli elementi che debbono essere indicati nel prospetto di paga da consegnare al lavoratore (segnatamente: nome; cognome; qualifica professionale; periodo di riferimento della retribuzione; assegni familiari; altri elementi che compongono la retribuzione; singole trattenute);

RILEVATO che la finalità di rendere edotto il lavoratore, in forma chiara e puntuale, degli elementi che compongono la propria retribuzione possono essere ugualmente perseguite, nel caso di specie, avvalendosi di modalità alternative all´indicazione, nel prospetto di paga, della condizione di "lavoratore svantaggiato", ad esempio, attraverso l´adozione di codici sostitutivi (cfr. Provv. 31 ottobre 2007, doc. web n. 1459297; Provv. 19 febbraio 2002, doc. web n. 1063659);

RILEVATO peraltro che, anche a mente dell´art. 3 del Codice, il software utilizzato nell´interesse della cooperativa per la predisposizione delle buste paga dovrebbe essere configurato in modo da ridurre al minimo l´utilizzo di non necessari dati personali (qui peraltro consistenti in dati sensibili di particolare delicatezza nell´ambito delle relazioni interpersonali), pur assicurando il perseguimento di legittime finalità (consistenti qui nella corretta redazione delle voci della busta paga);

RITENUTO dunque che il trattamento svolto dalla cooperativa, limitatamente all´indicazione, nel prospetto di paga consegnato al segnalante, della sua condizione di "lavoratore svantaggiato", sia eccedente (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice) rispetto alla finalità perseguita;

CONSIDERATO che il Garante ha il compito di prescrivere ai titolari del trattamento, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice le misure necessarie al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti;

RITENUTO pertanto di dover prescrivere alla cooperativa sociale "La Cicala" a r.l., quale misura necessaria a garanzia dell´interessato, l´adozione di diciture sostitutive rispetto a quella di "lavoratore svantaggiato" (anche ricorrendo a codici) che, pur rendendo ugualmente comprensibile la voce nel prospetto di paga (assicurando così la completezza delle indicazioni contenute nel documento), non consentano tuttavia a terzi di venire a conoscenza di informazioni personali al medesimo riferite, vietandone al contempo l´ulteriore trattamento;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE:

rilevata l´illiceità del trattamento, ai sensi degli artt. 144, 143, comma 1, lett. b) e c), e 154, comma 1, lett. c) e d), del Codice prescrive nei confronti della cooperativa sociale "La Cicala" a r.l. l´adozione, nel prospetto di paga riferito al segnalante, di diciture o codici sostitutivi rispetto alla locuzione "lavoratore svantaggiato" utilizzata, vietando al contempo l´ulteriore trattamento di tale informazione nel prospetto medesimo.

Roma, 18 giugno 2009

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Patroni Griffi