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Imprese: vietato l'uso della biometria per la rilevazione delle presenze e dei tempi di lavoro - 15 ottobre 2009 [1664257]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1664257
Data:
15/10/09
Argomenti:
Biometria , Lavoro , Impronte digitali , Rilevazione orari di lavoro
Tipologia:
Divieto del trattamento

[doc. web n. 1664257]

vedi anche
[
Linee-guida per il trattamento
di dati dei dipendenti privati
]

[provv. 1150679]
[provv. 
1306523, 1306530 e 1306551]
[provv. 
1571502]

Imprese: vietato l´uso della biometria per la rilevazione delle presenze e dei tempi di lavoro - 15 ottobre 2009

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA RIUNIONE ODIERNA, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Filippo Patroni Griffi, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTE le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali dei lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati" adottate dal Garante con deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006 (pubblicate sulla G.U. 7 dicembre 2006, n. 285);

VISTA la nota del 27 marzo 2006 con cui Lenzi Automobili S.r.l. (ora Lenzi Automobili S.p.A.), concessionaria di automobili operante in Prato, ha comunicato di aver acquistato e installato antecedentemente all´entrata in vigore del Codice un sistema di rilevazione di dati biometrici dei dipendenti per finalità di verifica della loro presenza sul posto di lavoro basato sull´impiego delle loro impronte digitali;

VISTA l´ulteriore comunicazione del 1° febbraio 2008 con cui la società, a seguito di richiesta di chiarimenti formulata da questa Autorità, ha dichiarato ai sensi e per gli effetti di cui all´art. 168 del Codice di aver da tempo sospeso l´utilizzo del sistema, precisando di volerlo comunque impiegare per evitare accessi non autorizzati ad aree ritenute "ad alto rischio di incolumità delle persone" –peraltro non chiaramente individuate nella documentazione trasmessa all´Autorità– nonché per evitare fenomeni di sostituzione tra i dipendenti e per la verifica dell´effettiva presenza del personale sul posto di lavoro;

VISTA la comunicazione del 30 settembre 2008 con cui la società, in riscontro alla nota dell´ufficio datata 9 settembre 2008 (con la quale è stata ribadita la non conformità dei trattamenti di dati biometrici dei lavoratori, in assenza di idonei e comprovati elementi attestanti la necessità di presidiare l´accesso ad aree sensibili e per finalità di accertamento delle presenze sul posto di lavoro), ha dichiarato di aver adottato accorgimenti "tecnici" al fine di rendere il sistema maggiormente rispettoso dei principi di protezione dei dati personali, senza tuttavia specificare quali fossero le predette aree ritenute sensibili, rimaste indeterminate (comunicazione 30 settembre 2008);

VISTE le risultanze degli accertamenti ispettivi svolti in loco dal "Nucleo speciale funzione pubblica e privacy" della Guardia di finanza su delega di questa Autorità in data 26 novembre 2008;

PRESO ATTO delle dichiarazioni rese dalla società, secondo cui l´impianto di dati biometrici (asseritamente sostituito "a seguito delle comunicazioni intervenute con [questa] […] Autorità Garante", come da citata comunicazione del 30 settembre 2008) sarebbe "entrato in funzione presumibilmente a settembre-ottobre" del 2008 con lo scopo "di verificare e provare la funzionalità dell´apparecchio stesso" (cfr. verbale di operazioni compiute del 26 novembre 2008, cit., p. 2), riservandosi la società stessa di ottemperare successivamente "a tutti gli eventuali adempimenti di legge (notificazione del trattamento)" richiesti non appena ricevuta conferma della legittimità del trattamento da parte di questa Autorità. Rilevato peraltro che, alla luce dell´omessa notificazione del trattamento svolto, alla società è stata contestata la violazione degli artt. 37 e 163 del Codice;

VISTO quanto precisato dalla società in ordine alle finalità del trattamento, "riconducibili alla limitazione degli accessi all´area officina" –ritenuta "sensibile" in quanto ospitante "apparecchiature e macchinari pericolosi per l´incolumità dei non addetti ai lavori" e "beni di ingente valore economico" (parti di ricambio custodite nel relativo magazzino) (cfr. verbale di operazioni compiute del 26 novembre 2008, cit., p. 3 e nota 12 dicembre 2008)– e "per rilevare l´effettiva presenza dei singoli lavoratori impiegati in officina" (cfr. verbale, cit., pp. 2-3);

RILEVATO che il sistema è risultato "idoneo alla rilevazione delle presenze dei lavoratori ed alla commisurazione delle ore lavorative da essi prestate" e che tali dati sono risultati essere "visibili solo dalla persona preposta alla verifica delle presenze e degli accessi" (cfr. verbale, cit., p. 3);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla società, secondo cui l´impianto in questione "non si pone in assoluto contrasto con quanto stabilito dell´art. 4 dello Statuto dei lavoratori poiché non è utilizzat[o] per controllare a distanza i lavoratori ma, eventualmente, solo per verificare l´effettiva presenza (entrata e uscita) dei lavoratori dell´officina sul posto di lavoro". Rilevato peraltro che la società, a tale riguardo, ha raggiunto un accordo "con ciascun dipendente interessato", non sussistendo in proposito "rappresentanze sindacali aziendali né commissioni interne" (cfr. verbale di operazioni compiute del 26 novembre 2008, cit., p. 4);

RILEVATO che il sistema, in sede di ricognizione dei locali adibiti ad officina, è risultato in funzione e con display recante data e ora corrente e che la società utilizza nell´ambito della menzionata procedura di riconoscimento per l´accesso all´area officina i dati personali "relativi agli orari di entrata ed uscita" dei dipendenti per finalità di rilevazione delle presenze. Rilevato altresì che tale trattamento avviene per mezzo di apposito software che consente la formazione del "cartellino mensile delle presenze" di ciascun dipendente e la visualizzazione delle "timbrature" di tutti i dipendenti dell´officina aggiornate in tempo reale (cfr. verbale, cit., pp. 4-5; cfr. altresì all. nn. 3 e 4 al verbale);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla società con la comunicazione del 12 dicembre 2008, secondo cui l´installazione del sistema di rilevazione di dati biometrici "non ha comunque escluso l´utilizzo dei vecchi metodi standard di rilevamento della presenza dei lavoratori". Rilevato che la relativa documentazione allegata reca un "Manuale di istruzioni" relativo all´utilizzo del sistema in esame ove è espressamente indicato che "il Garante della privacy si è pronunciato in modo negativo sull´utilizzo di sistemi biometrici per il fine della rilevazione delle presenze" (cfr. all. 1, p. 10, alla nota 12 dicembre 2008);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla società con l´ulteriore comunicazione del 26 dicembre 2008, secondo cui il sistema in questione, al momento della ricognizione effettuata in sede di accertamento ispettivo, ancorché funzionante, era comunque inutilizzato, e che "i dipendenti addetti all´officina hanno sempre utilizzato per la certificazione delle presenze sistemi tradizionali di attestazione e firma presenze";

RITENUTO che, allo stato degli atti, diversamente da quanto sostenuto nei vari riscontri in parte contraddittori, la società effettua un trattamento di dati biometrici dei dipendenti (anche) per finalità di rilevazione delle presenze. Ciò risulta comprovato, oltre che dalle dichiarazioni rese in sede di accertamento ispettivo (secondo cui la società utilizza, nell´ambito della menzionata procedura di riconoscimento per l´accesso all´area officina, i dati personali "relativi agli orari di entrata ed uscita" dei dipendenti –memorizzati per il tramite di un apposito software in dotazione presso l´ufficio del personale– per finalità di rilevazione delle presenze), dalla relativa documentazione acquisita (che ha evidenziato, a prescindere dalla rilevazione "tradizionale" della presenza dei lavoratori, la formazione del "cartellino mensile delle presenze" riferito a un dipendente per effetto dell´avvenuta acquisizione dei suoi dati biometrici: cfr. all. n. 3 al verbale, cit.). Ritenuto peraltro che l´asserito impiego sperimentale dell´apparecchio per finalità di verifica della sua funzionalità avrebbe potuto essere effettuato ricorrendo a modalità alternative, non necessariamente coinvolgenti i lavoratori (ad esempio, per il tramite degli stessi installatori, ovvero, in ogni caso, disabilitando la funzionalità del sistema di registrazione delle fasce orarie di entrata e uscita);

RITENUTO che il trattamento di dati biometrici dei dipendenti addetti all´officina, finalizzato alla rilevazione delle presenze e alla commisurazione dei tempi di lavoro, non risulta allo stato giustificato, tenuto conto che la società non ha addotto specifiche ragioni volte a chiarire la necessità dell´utilizzo di tali peculiari modalità di trattamento per verificare la puntuale osservanza dell´orario di lavoro; verifica peraltro che, dato il numero esiguo di lavoratori autorizzati ad accedere all´area "officina" (circa una decina), può essere agevolmente svolta mediante ricorso a misure alternative (ad es., mediante i "tradizionali" badge), tali da far apparire, oltre che non necessario (art. 3 del Codice), sicuramente eccedente e sproporzionato (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice) il ricorso a dati biometrici per la menzionata finalità (cfr. Provv. 21 luglio 2005, doc. web n. 1150679; Provv. 15 giugno 2006, docc. web nn. 130652313065301306551; Provv. 2 ottobre 2008, doc. web n. 1571502);

RILEVATO peraltro che la liceità di detto trattamento (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice) deve essere valutata anche alla luce dell´art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, non risultando acquisiti agli atti elementi comprovanti che l´installazione del predetto sistema di rilevazione dei dati biometrici dei dipendenti sia avvenuta nel rispetto delle garanzie procedurali ivi previste (cfr. verbale, cit., p. 4). Ciò, tenuto anche conto di quanto recentemente stabilito dalla Corte di Cassazione in ordine alla necessità di osservare la procedura prescritta dal menzionato art. 4 anche nel caso in cui le apparecchiature consentano "di controllare il rispetto o non degli orari di entrata e uscita e presenza sul luogo di lavoro da parte dei dipendenti" (cfr. Cass., 17 luglio 2007, n. 15892);

CONSIDERATO che il Garante può disporre il divieto del trattamento ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. d), del Codice in caso di trattamento di dati illecito o non corretto;

RITENUTO di dover disporre, nei confronti di Lenzi Automobili S.p.A., il divieto dell´ulteriore trattamento dei dati biometrici dei dipendenti per finalità di rilevazione delle presenze e per la commisurazione dei tempi di lavoro;

RILEVATO che, in caso di inosservanza del provvedimento di divieto, si renderanno applicabili le sanzioni di cui agli artt. 162, comma 2-ter, e 170 del Codice;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. d), del Codice, vieta a Lenzi Automobili S.p.A. di trattare ulteriormente i dati biometrici dei dipendenti per finalità di rilevazione delle presenze e della commisurazione dei tempi di lavoro.

Roma, 15 ottobre 2009

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Patroni Griffi