[doc. web n. 1702017]

Provvedimento del 21 gennaio 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale reggente;

VISTA l´istanza ex artt. 7 e 8 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) avanzata con note datate 13 luglio 2009 e 4 agosto 2009 da XY nei confronti del Comando Provinciale della Guardia di Finanza di KW, con le quali l´interessato aveva chiesto di accedere a tutti i dati personali che lo riguardano contenuti nei documenti custoditi presso alcune articolazioni del predetto Comando e con riferimento al periodo successivo al 29 gennaio 2009, nonché a quelli "sottratti all´accesso nei giorni 22 e 29 gennaio 2009 se non più vincolati da segretezza", nonché ad ogni altro documento detenuto da qualsiasi articolazione del Comando riguardante un contenzioso specificamente indicato dall´interessato; rilevato che l´interessato aveva anche chiesto di conoscere l´origine dei dati, le finalità e le modalità del trattamento; rilevato che con nota datata 19 agosto 2009 il Comando aveva dato riscontro a tali richieste fornendo un riassunto sintetico dei dati che riguardano l´interessato contenuti nei documenti dallo stesso custoditi, allegando copia della scheda personale dell´interessato e fornendo ragguagli in ordine alle richieste formulate ai sensi dell´art. 7, comma 2, lett. a) e b); rilevato che, con nota datata 20 settembre 2009, l´interessato, aveva anche chiesto "la cancellazione di tutte le diagnosi riportate (…), anche di quelle relative al periodo antecedente l´entrata in vigore delle normativa sulla privacy" contenute nella scheda personale fornita dal Comando;

VISTO il ricorso pervenuto in data 19 ottobre 2009, con il quale il ricorrente, sostenendo di aver ottenuto una risposta inidonea dal titolare del trattamento perché, a suo dire, limitata solamente agli estremi di protocollo ed all´oggetto dei documenti custoditi agli atti, ha ribadito la richiesta di ottenere tali documenti in copia fotostatica o cd Rom ed ha anche reiterato la richiesta di cancellazione "delle diagnosi sui documenti matricolari"; inoltre, il ricorrente ha chiesto anche di porre a carico del titolare del trattamento le spese del procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 20 ottobre 2009, con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 17 dicembre 2009, con la quale questa Autorità ha disposto la proroga del termine per la decisione sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 7 del Codice;

VISTA la nota datata 10 novembre 2009 con la quale il Comando provinciale della Guardia di Finanza di KW ha dichiarato che già con la nota datata 19 agosto 2009 aveva fornito riscontro alla richiesta di accesso formulata dal ricorrente; il Comando, infatti, tenuto conto dell´arco temporale di riferimento (31.01.2009-22.07.2009) e della "esiguità della documentazione reperita", e avendo la "necessità di garantire (…) la tutela dei soggetti terzi, menzionati negli atti oggetto di accesso", dopo aver provveduto ad escludere la documentazione contenente i dati rispetto ai quali non può essere esercitato il diritto di accesso ai sensi dell´art. 8, comma 2, lett. h) del Codice ("documentazione all´attenzione dell´Autorità Giudiziaria e non ancora svincolata dal segreto istruttorio) e dell´art. 8, comma 4, del Codice ("atti attraverso i quali si estrinseca l´azione di comando, di indirizzo e controllo dei livelli gerarchici mediante l´indicazione di condotte da tenersi e di decisioni in via di assunzione da parte del titolare del trattamento"), ha effettuato una estrapolazione dei dati che riguardano il ricorrente comunicandoli allo stesso su supporto cartaceo; rilevato che, esclusivamente per la documentazione già in possesso del ricorrente "in quanto allo stesso notificata o dallo stesso consegnata all´Amministrazione", ha effettuato "un espresso rimando" alla medesima, "inequivocabilmente individuata da numero e data di protocollo", mentre, per la restante documentazione, ritiene di avere fornito un riscontro completo alla richiesta di accesso, "comunicando in modo intelligibile tutte le informazioni in suo possesso"; rilevato, inoltre, che il Comando resistente ha sostenuto che la trascrizione delle assenze per malattia del ricorrente e delle relative diagnosi sul foglio matricolare è stata effettuata in conformità con il D.P.R. 11.10.1972 n. 795 e le circolari del 17.01.1970 n. 4000, 2.1.2006 n. 30, 10.07.2006 n. 120000/105 e 4.08.2004 n. 258000/102 e che, pertanto, alla luce della richiamata normativa le assenze per "riposi medici" risultano annotate fino al dicembre 2005, mentre a partire dal 2 gennaio 2006 le stesse non sono più state oggetto di annotazione, contrariamente alle assenze per "licenze di convalescenza" per malattia ed infermità ed ai periodi di "aspettativa per motivi di salute" che invece, devono risultare annotati unitamente alle diagnosi nel foglio matricolare, come infatti avvenuto nel caso di specie;

VISTA la nota pervenuta via e.mail il 19 novembre 2009 con la quale il ricorrente ha ritenuto insoddisfacente il riscontro fornito dal Comando provinciale resistente ed ha ribadito le proprie richieste;

VISTA la nota datata 8 gennaio 2010 con la quale il Comando provinciale resistente ha confermato le deduzioni contenute nel precedente riscontro datato 10 novembre 2009;

RITENUTO, alla luce delle risultanze istruttorie, che, in ordine alla richiesta del ricorrente di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati che lo riguardano, debba essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2 del Codice, avendo il titolare del trattamento fornito un sufficiente riscontro in merito;

RITENUTO, invece, che, in ordine alla richiesta di cancellazione delle diagnosi di malattia riportate nel foglio matricolare del ricorrente, il ricorso deve essere dichiarato infondato limitatamente alle annotazioni ivi effettuate fino al 31 dicembre 2008, tenuto conto che la trascrizione delle diagnosi di malattia nel relativo foglio matricolare (fino al 31 dicembre 2005 per i c.d. "riposi medici" e successivamente fino al 31 dicembre 2008 per "licenza di convalescenza" per malattia e infermità e "aspettativa per motivi di salute") è avvenuta in modo lecito ai sensi delle disposizioni di legge e circolari applicative al tempo in vigore; rilevato, invece, che, secondo quanto previsto dall´art. 6, comma 5, del D.P.R. 8 dicembre 2007, n. 265 ("Regolamento concernente disposizioni in materia di nuovo servizio matricolare del Corpo della Guardia di Finanza", pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 25 gennaio 2008, n. 21, che ha abrogato il D.P.R. 11.10.1972 n. 795 con la decorrenza ed i limiti ivi indicati), a decorrere dal 1° gennaio 2009, possono essere "acquisiti alla documentazione matricolare (…) esclusivamente gli eventi di interessi indicati nella tabella A" e che al punto 5 di tale tabella, intitolato "Vicende sanitarie ed altri dati", non risulta essere ricompresa la diagnosi di infermità, ma esclusivamente gli estremi del provvedimento di riconoscimento di dipendenza da causa di servizio dell´infermità e l´indicazione della categoria, della tabella e della misura dell´ascrivibilità dell´infermità riconosciuta; rilevato peraltro che una volta divenuto operativo il nuovo servizio matricolare, i documenti matricolari previsti dalle disposizioni precedentemente in vigore verranno progressivamente sostituiti  dal documento unico matricolare nel quale verranno trascritti solo gli eventi di interesse e dal fascicolo personale in cui vengono raccolti i documenti che non formano oggetto di acquisizione al documento unico matricolare; ritenuto, comunque, di dover ordinare al Comando provinciale della Guardia di Finanza di KW di cancellare le diagnosi di malattia relative al ricorrente riportate a decorrere dal 1° gennaio 2009 nel relativo foglio matricolare entro e non oltre trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, dando comunicazione al ricorrente e a questa Autorità dell´avvenuto adempimento entro il medesimo termine;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per i diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del Comando provinciale della Guardia di Finanza di KW, nella misura di euro 300, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Francesco Pizzetti;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alla richiesta di comunicazione in forma intelligibile dei dati riferiti al ricorrente;

b) dichiara infondata la richiesta di cancellazione delle diagnosi di malattia riportate nel foglio matricolare del ricorrente limitatamente alle annotazioni effettuate fino al 31 dicembre 2008;

c) dichiara fondato il ricorso limitatamente alle diagnosi di malattia annotate nel foglio matricolare del ricorrente a partire dal 1° gennaio 2009 e per l´effetto ordina al Comando provinciale della Guardia di Finanza di KW di cancellare tali dati entro e non oltre trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, dando comunicazione al ricorrente e a questa Autorità dell´avvenuto adempimento entro il medesimo termine;

d) determina nella misura forfettaria di euro 500, l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento, posti nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico del Comando provinciale della Guardia di Finanza di KW, la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 21 gennaio 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE REGGENTE
De Paoli