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In bagno senza il permesso dell'azienda - 24 febbraio 2010 [1705070]

[doc. web n. 1705070]

In bagno senza il permesso dell´azienda - 24 febbraio 2010
[vedi: cessazione efficacia del provvedimento]

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale reggente;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTE le notizie di stampa relative a presunti illeciti trattamenti di dati personali svolti da Sistemi Sospensioni S.p.A. presso il proprio stabilimento di Sulmona;

ESAMINATA la documentazione acquisita agli atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale reggente ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali per finalità di allontanamento dalla postazione di lavoro.
1.1. A seguito delle notizie di stampa riportate da un quotidiano a diffusione nazionale –secondo cui Sistemi Sospensioni S.p.A. (di seguito, la società), presso il proprio stabilimento di Sulmona, avrebbe adottato modalità organizzative dell´attività lavorativa che prevedono la compilazione, da parte dei dipendenti, di appositi "tagliandi" volti ad autorizzare gli allontanamenti temporanei dalla postazione di lavoro, ivi compresi quelli per recarsi alle toilettes–, questa Autorità ha provveduto ad avviare accertamenti presso la società onde valutarne l´operato (limitatamente all´utilizzo dei predetti tagliandi) alla luce della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Le risultanze istruttorie hanno preliminarmente evidenziato che la società, che produce sistemi di sospensione per autoveicoli, opera secondo modalità organizzative che prevedono l´articolazione dell´attività produttiva "su 3 turni lavorativi" e "secondo la logica JIT (Just in Time) che prevede la fornitura del prodotto finito ai clienti dello stabilimento con frequenza predeterminata al fine di limitare eccessivi stock di prodotto finito".

Secondo quanto dichiarato dalla società, "la logica di produzione JIT prevede un flusso produttivo costante ed ininterrotto, al fine di assicurare al cliente una fornitura di prodotti continua, determinata sulla base delle necessità produttive del cliente stesso", sì da non costringerlo a "doversi dotare di eccessive scorte". Ciò comporterebbe la necessità di assicurare la tempestiva e costante "organizzazione dei cicli di lavorazione, […]la sincronia delle linee produttive, [i]l corretto calcolo dei tempi di lavorazione", onde garantire "il raggiungimento dei dovuti obiettivi di efficacia ed efficienza" da parte dello stabilimento produttivo.

In questo contesto, la società ha ritenuto opportuno che "l´allontanamento di qualsiasi addetto dedicato direttamente o indirettamente al ciclo produttivo [fosse] adeguatamente segnalato in modo tale che la produzione [potesse] essere organizzata diversamente in quello stesso lasso di tempo ed indipendentemente dalla brevità del medesimo".

Le modalità prescelte dalla società per il perseguimento di detto obiettivo sono state individuate nell´utilizzo di appositi tagliandi scritti da parte dei dipendenti.

1.2. Secondo quanto dichiarato dalla società, l´utilizzo dei tagliandi all´interno dello stabilimento risponderebbe a "ragioni di opportunità ed evidenza", costituendo il tagliando scritto "titolo valido per il lavoratore per dimostrare che il proprio allontanamento è avvenuto nel rispetto delle procedure aziendali, con la debita segnalazione al proprio capo […] e nel rispetto dell´intero ciclo di produzione". I dati ivi contenuti (segnatamente riconducibili a: nome e cognome del dipendente; reparto di appartenenza; data e ora di rilascio; luogo ove si reca il dipendente; firma di convalida del responsabile), infatti, consentirebbero di perseguire tale finalità e risulterebbero altresì necessari per garantire "l´ottemperanza […] alla normativa vigente in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro". Peraltro, secondo la società, "la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale […] potrebbe […] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del responsabile della linea produttiva" (cfr. nota del 15 gennaio 2010).

Inoltre, a dire della società, la presentazione di un tagliando in forma scritta consentirebbe di valutare se "la presenza di personale presso aree o edifici che sono normalmente inibiti all´accesso generalizzato [ad esempio, la centrale termica] [sia stato] debitamente autorizzato". In quest´ottica, l´indicazione del luogo ove si reca il lavoratore risponderebbe ad esigenze di verifica della "corrispondenza di quanto dichiarato dal lavoratore in sede di richiesta di permesso ed il comportamento concreto" dallo stesso tenuto; ciò, anche in considerazione della presenza di aree "ad accesso ristretto" (ad esempio, gli uffici direzionali), come pure di aree accessibili subordinatamente alla previa dotazione di dispositivi di protezione individuale.

Secondo la società, peraltro, "le richieste per l´allontanamento temporaneo sono [generalmente] effettuate affinché il dipendente possa recarsi negli spogliatoi, presso gli uffici direzionali, allo sportello informazioni […], all´ufficio che provvede alla vendita delle autovetture per i dipendenti, ecc.".

Infine, alla luce delle dichiarazioni rese, i tagliandi "sono consegnati in unica copia agli addetti e da questi gestiti e conservati durante l´utilizzo", al termine del quale gli stessi "se restituit[i] al capo UTE [Unità Tecnologica Elementare] [vengono] eliminat[i]; altrimenti [rimangono] in possesso [degli] interessat[i]". In altri termini, la funzione assolta dai tagliandi si esaurirebbe "nel momento [stesso] in cui gli addetti ritornano presso la propria postazione di lavoro segnalandolo al proprio responsabile diretto (capo UTE)".

1.3. Tenuto conto delle finalità perseguite, la società ha dichiarato di non aver "interesse e necessità alla conservazione o registrazione" delle informazioni contenute nei tagliandi "e per questo motivo non ha previsto modalità di archiviazione" delle stesse.

Peraltro, la stessa società ritiene di non trattare i dati personali contenuti nei tagliandi medesimi, restando questi nella disponibilità degli stessi interessati (ovvero dei responsabili delle singole unità, cui i tagliandi verrebbero restituiti in vista della loro successiva "eliminazione"); per tale ragione, la stessa ha ritenuto di non dover procedere, limitatamente alle operazioni in esame, al rilascio di una specifica informativa ai lavoratori, né all´adozione di particolari misure di sicurezza.

Infine, per quanto riguarda il novero dei "soggetti che concretamente hanno titolo a visionare i tagliandi", la società ha dichiarato di averli individuati ne: i responsabili diretti degli addetti al ciclo produttivo, "formalmente nominati incaricati del trattamento dei dati personali inerenti alle attività […] cui sono preposti"; il personale addetto alla sorveglianza e alla sicurezza operante per conto di una società esterna, designata quale "responsabile esterno al trattamento dei dati"; il responsabile dell´unità produttiva di Sulmona, nella sua veste di "responsabile del trattamento dei dati con finalità legate alle esigenze di corretta operatività dell´impianto produttivo".

1.4. Rispetto, da ultimo, all´utilizzo dei predetti tagliandi per la gestione degli allontanamenti dalla postazione di lavoro dovuti all´espletamento delle necessità "fisiologiche" da parte dei dipendenti, la società ha precisato che "l´estensione […] dell´utilizzo dei permessi di allontanamento temporaneo anche per le necessità personali non è stata una direttiva aziendale", rispondendo piuttosto ad una interpretazione non corretta delle disposizioni impartite dalla direzione di stabilimento; trattandosi di comportamento non rispettoso dello spirito gestionale in vigore presso gli stabilimenti, la società ha dichiarato di aver "provveduto a correggerlo", richiamando i responsabili delle singole unità "al corretto utilizzo dei permessi per l´allontanamento dalla postazione di lavoro".

2. Profili di illiceità del trattamento.
2.1. La vicenda, come evidenziato, concerne il trattamento di dati personali dei dipendenti correlato all´utilizzo di tagliandi scritti volti ad autorizzare l´allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro.

La società, al riguardo, ha valutato tale scelta confacente alle proprie esigenze organizzative e produttive, ritenendola altresì rispettosa della disciplina di protezione dei dati personali, attesa anche la ritenuta riconducibilità (della titolarità) del trattamento direttamente in capo agli interessati, ovvero ai responsabili delle Unità tecniche elementari.

Sul punto, deve preliminarmente rilevarsi che dalla documentazione acquisita e dalle dichiarazioni rese dalla società non è stato possibile ricavare con certezza l´esistenza di un autonomo potere decisionale -quanto alle finalità e alle modalità del trattamento in questione (art. 4, comma 1, lett. f), del Codice)- né in capo ai lavoratori, né in capo ai responsabili delle predette unità tecniche, i quali, peraltro, risultano essere stati designati dalla società quali incaricati del trattamento ai sensi dell´art. 30 del Codice. Inoltre, non sono emersi elementi atti a qualificare come titolare del trattamento la società di sicurezza e di vigilanza addetta alle attività di controllo (tra l´altro) del "legittimo" allontanamento temporaneo dei dipendenti dalla propria postazione lavorativa, né il responsabile dell´unità produttiva di Sulmona; infatti, dalla documentazione in atti entrambi risultano essere stati designati quali responsabili (uno dei quali "esterno") del trattamento.

Pertanto, deve ritenersi che la titolarità del trattamento debba essere ricondotta direttamente in capo a Sistemi Sospensioni S.p.A., che tratta i dati personali contenuti nei tagliandi compilati dai dipendenti per il tramite dei soggetti ritenuti legittimati ad avere accesso a tali informazioni (principalmente individuabili proprio nei menzionati responsabili, i quali –in quanto chiamati, in sede di autorizzazione all´allontanamento, ad apporre la "firma di convalida" sul tagliando presentato dai dipendenti– non possono non venire a conoscenza delle informazioni ivi contenute, anche nel caso in cui i tagliandi siano poi conservati direttamente dai singoli interessati).

Sotto distinto profilo, poi, la società ha dichiarato di operare in un contesto organizzativo e produttivo che, in astratto, potrebbe giustificare l´adozione di misure tali da garantire, in caso di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, la tempestiva sostituzione del lavoratore assentatosi e, di conseguenza, anche la continuità del ciclo produttivo; però, nonostante tutto, le concrete modalità prescelte a tale scopo dalla società non risultano soddisfare alcuni fondamentali requisiti di conformità alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

2.2. In primo luogo, vale rilevare che l´acquisizione, a mezzo compilazione dei tagliandi scritti, di dati personali relativi alle necessità "fisiologiche" dei lavoratori risulta contraria all´art. 2 del Codice, il quale prevede che il trattamento dei dati personali debba essere effettuato nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati; ciò, soprattutto in considerazione del potenziale condizionamento (finanche in termini di mortificazione personale) che tale trattamento può ingenerare nei lavoratori in ordine alla propria libertà di movimento per l´espletamento dei relativi bisogni fisiologici.

Peraltro, va sottolineato che il menzionato comportamento (e, di riflesso, il correlato trattamento) è stato già oggetto di censura da parte della stessa società (che ne ha così riconosciuto, sia pure indirettamente, la relativa illiceità), la quale ha dichiarato di essersi immediatamente attivata per "correggere" l´interpretazione invalsa presso lo stabilimento di Sulmona circa l´utilizzo dei tagliandi anche per "finalità personali" dei dipendenti. Ne consegue che, stando alle dichiarazioni rese, presso il menzionato stabilimento tale trattamento non dovrebbe più avere luogo.

Pertanto, preso atto di tali dichiarazioni (rese anche ai sensi e per gli effetti di cui all´art. 168 del Codice), si deve ritenere che, limitatamente al trattamento in esame, allo stato siano venute meno le ragioni per formulare specifiche prescrizioni nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A.

Resta comunque impregiudicata la facoltà per gli interessati di far valere innanzi all´autorità giudiziaria eventuali profili di danno connessi a tale ipotesi di trattamento.

2.3. Per quanto concerne, invece, l´utilizzo dei tagliandi per finalità diverse da quelle personali, le risultanze documentali hanno evidenziato che la società ha adottato tale modalità organizzativa per perseguire, all´interno dello stabilimento interessato, legittime esigenze legate alla tempestiva sostituzione (funzionale a garantire la continuità dell´attività produttiva) del dipendente momentaneamente assentatosi. Inoltre, a dire della società, l´impiego dei tagliandi sarebbe anche volto a dare attuazione alla disciplina in materia di "tutela e sicurezza sul lavoro", in quanto preordinato a impedire o a limitare l´accesso dei lavoratori alle aree ritenute "a rischio" (o, comunque, ad accesso ristretto).

Anche in tale quadro, però, il trattamento di dati personali dei lavoratori effettuato dalla società per il tramite dei predetti tagliandi non risulta conforme alla disciplina del Codice.

2.3.1. In primo luogo, alla luce della documentazione in atti, non risulta provata l´impossibilità della società di ricorrere a differenti modalità di comunicazione che, in concreto, risultino meno lesive della libertà e della dignità dei dipendenti (art. 2 del Codice); tale considerazione, peraltro, è avvalorata dalla stessa genericità delle giustificazioni addotte dalla società, la quale si è laconicamente limitata ad affermare che "la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale […] potrebbe […] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del responsabile della linea produttiva", senza individuare rigorosi elementi, strettamente rapportati alla specifica realtà produttiva, volti a dimostrare l´effettiva indispensabilità di ricorrere a tali modalità di comunicazione per garantire l´immediata sostituzione dei dipendenti temporaneamente allontanatisi dalla propria postazione lavorativa.

Peraltro, l´impiego di tagliandi scritti non esclude che i terzi (in ipotesi, altri dipendenti, ma anche soggetti estranei alla compagine aziendale) possano comunque venire a conoscenza dei dati personali riferiti all´utilizzatore, e ciò soprattutto qualora il tagliando, per qualsiasi ragione (ad es., smarrimento, furto, ecc.), durante il periodo di allontanamento temporaneo venga a trovarsi al di fuori della disponibilità dell´interessato.

Si tratta, dunque, di una modalità organizzativa che non tiene in debita considerazione neanche il principio di necessità stabilito dall´art. 3 del Codice, che impone la minimizzazione dei dati personali oggetto di trattamento qualora la finalità possa essere ugualmente perseguita mediante il ricorso a strumenti e misure di maggiore garanzia per gli interessati (ad esempio, mediante la menzionata richiesta in forma orale resa ai propri responsabili di unità dai dipendenti, di per sé già tenuti ad operare secondo correttezza e buona fede ai sensi degli artt. 1175 e 1375 c.c.).

2.3.2. Sotto distinto profilo, alla luce dei principi posti dall´art. 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice (finalità, pertinenza e non eccedenza), non può essere condivisa l´affermazione della società secondo cui il trattamento in questione si renderebbe necessario anche per garantire la tutela e sicurezza sul lavoro.

Infatti, ancorché la specifica disciplina di settore imponga al datore di lavoro di adottare misure "appropriate" affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano a zone che li espongono ad un rischio grave e specifico (art. 18, comma 1, lett. e), del d.lg. n. 81/2008), l´impiego di tali tagliandi, oltre a non impedire in concreto tale evenienza (risultando essi, pertanto, insuscettibili di essere qualificati come misura "appropriata" ai sensi della normativa vigente), è volto a perseguire una finalità assai specifica (accertare le ragioni della temporanea assenza del dipendente dalla postazione di lavoro), difficilmente compatibile con ulteriori operazioni di trattamento (art. 11, comma 1, lett. b) del Codice.

Al riguardo, paiono sicuramente più idonee ad assicurare le finalità di legge in materia di tutela e sicurezza sul lavoro modalità organizzative che, tenendo anche conto dei rischi specifici e delle peculiari attività lavorative che si svolgono nelle aree c.d. "a rischio", consentano un reale "filtro" per l´accesso da parte di soggetti non autorizzati (ad es.: personale di vigilanza addetto alla verifica degli accessi; smart card in dotazione agli interessati; ecc.).

Infine, il trattamento non risulta nemmeno proporzionato in relazione alle richieste di allontanamento che la stessa società ha riferito essere usualmente  formulate dai dipendenti, le quali, per lo più, hanno ad oggetto l´accesso agli spogliatoi, agli uffici direzionali, allo sportello informazioni ed all´ufficio che provvede alla vendita delle autovetture per i dipendenti.

Sulla base di tali valutazioni, non si ravvisano allo stato i presupposti per ricondurre il trattamento in esame nell´alveo dell´art. 11, comma 1, lett. d), del Codice.

2.4. Alla luce delle considerazioni che precedono, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, deve disporsi nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell´ulteriore trattamento dei dati personali contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per finalità di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, perché in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice.

Inoltre, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati, va prescritto alla società di predisporre per i dipendenti nuove modalità di comunicazione delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa, tali da assicurare l´effettiva salvaguardia della dignità e della riservatezza dei lavoratori, fornendo al contempo a questa Autorità documentato riscontro in ordine alle misure adottate.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

a) accertata l´illiceità del trattamento, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, dispone nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell´ulteriore trattamento dei dati personali riferiti ai dipendenti, contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per finalità di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, perché in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice;

b) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati, prescrive alla Sistemi Sospensioni S.p.A. di predisporre per i dipendenti nuove modalità di comunicazione delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa;

c) prescrive a Sistemi Sospensioni S.p.A. di dare documentato riscontro a questa Autorità, entro e non oltre il 24 aprile 2010, delle misure adottate in ottemperanza al presente provvedimento, fornendo ogni informazione utile al riguardo.

Roma, 24 febbraio 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE REGGENTE
De Paoli