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Deliberazione n. 15 del 23 dicembre 2004 - Contributo spese in caso di esercizio dei diritti dell'interessato, in riferimento all'istanza presenta...

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[doc. web n. 1710537]

Deliberazione n. 15 del 23 dicembre 2004 - Contributo spese in caso di esercizio dei diritti dell´interessato, in riferimento all´istanza presentata da Crif S.p.A.

Registro delle deliberazioni
Del. n. 15 del 23 dicembre 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO l´art. 12, lett. a), della direttiva europea n. 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui l´esercizio del diritto di accesso dell´interessato ai dati personali che lo riguardano e a talune informazioni sul loro trattamento deve essere garantito liberamente e senza costrizione, ad intervalli ragionevoli e senza ritardi o spese eccessivi;

VISTO l´art. 8 della convenzione n. 108 sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, adottata a Strasburgo il 28 gennaio 1981 e resa esecutiva con legge 21 febbraio 1989, n. 98;

VISTI gli articoli da 7 a 10 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) in tema di esercizio dei diritti dell´interessato e, in particolare, di esercizio del diritto di accesso;

RILEVATO che il principio introdotto dalla previgente disciplina (art. 13, comma 2, legge n. 675/1996; art. 17, commi 7 e 8, d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501) e confermato dal Codice è quello della tendenzìale gratuità dell´esercizio del diritto di accesso, trattandosi appunto di un diritto e non di richiesta di prestazione dietro corrispettivo;

VISTO l´art. 10, commi 7 e 8, del Codice in riferimento all´articolo 7, commi 1 e 2, lettere a), b) e c), secondo cui si può eventualmente chiedere all´interessato un contributo spese non eccedente i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata in ciascun caso specifico, anziché la copertura di tutti gli eventuali costi derivanti dall´esercizio del diritto, solo a seguito di alcune richieste (richiesta di conferma dell´esistenza o meno di dati personali che riguardano l´interessato, oppure dell´indicazione dell´origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento o della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l´ausilio di strumenti elettronici;

CONSIDERATO che il predetto contributo spese può essere chiesto quando non risulta confermata l´esistenza di dati che riguardano l´interessato e che, oltre a non poter eccedere i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico, non può comunque superare l´importo determinato dal Garante con provvedimento di carattere generale; rilevato che il Garante può individuare l´importo forfettariamente in relazione al caso in cui i dati sono trattati con strumenti elettronici e la risposta è fornita oralmente;

RILEVATO che l´esistenza di dati che riguardano l´interessato deve intendersi confermata, agli effetti dell´applicazione del presente provvedimento, anche quando i dati cancellati o non più reperibili risultino, comunque, essere stati trattati in precedenza;

CONSIDERATO che, se risulta confermata l´esistenza di dati, può essere chiesto un contributo spese anche quando, presso uno o più titolari, si determina un notevole impiego di mezzi in relazione alla complessità o all´entità delle richieste;

VISTI gli importi a titolo di contributo spese relativamente ai menzionati casi di esercizio del diritto di accesso ai dati personali o a talune informazioni, determinata dal Garante con il provvedimento n. 14 in data odierna in riferimento a qualunque titolare del trattamento pubblico o privato;

VISTE le deliberazioni del Garante nn. 8 e 9 del 16 novembre 2004 relative al codice di deontologia e di buona condotta e al bilanciamento di interessi in tema di sistemi di informazioni creditizie, dalle quali emerge un nuovo quadro di garanzie che, dopo una breve fase transitoria, dovrebbe contribuire a ridurre l´ingente contenzioso in atto tra soggetti interessati, partecipanti e gestori dei sistemi medesimi;

VISTA l´istanza rivolta a questa Autorità da Crif S.p.A., intesa ad ottenere una determinazione dell´importo massimo del contributo spese per i casi in cui si è determinato un notevole impiego di mezzi in relazione alla complessità o all´entità di richieste pervenute riguardo a dati trattati in sede di sistemi di informazioni creditizie; esaminata la documentazione allegata per documentare le istanze rivolte dai soggetti interessati;

VISTI gli altri atti d´ufficio;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n, 1/2000;

RELATORE il prof Giuseppe Santanielio;

CONSIDERATO ALTRESÌ:

1. APPLICAZIONE DELLA. DISCIPLINA GENERALE.

Crif Sip.a., come ogni altro titolare del trattamento pubblico o privato, è oggetto delle determinazioni e prescrizioni contenute nel menzionato provvedimento di carattere generale adottato con deliberazione n. 14 adottata in data odierna.

2. DISCIPLINA PARTICOLARE PER DETERMINATE RICHIESTE RIVOLTE A CRIF S.P.A.
In aggiunta ai casi oggetto delia menzionata deliberazione n. 14, il Garante può prevedere che si possa chiedere un contributo spese all´interessato in determinati casi in cui, presso uno o più titolari, si determina un notevole impiego di mezzi in relazione alla complessità o ali´entità delie richieste, ed è confermata l´esistenza di dati che riguardano l´interessato (art. 10, comma 7, del Codice).

Quest´ultimo genere di contributo spese è soggetto anch´esso al duplice limite di cui al medesimo articolo 10, comma 7, del Codice: non può quindi eccedere comunque i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico, debitamente documentati, e non può in ogni caso superare l´importo determinato dal Garante.

Nell´ambito degli organismi che gestiscono i sistemi di informazioni creditizie oggetto del predetto codice di deontologia, Crif S.p.A. ha presentato formale istanza al Garante attestando resistenza di alcune circostanze che denotano, allo stato, un particolare impiego di mezzi nel riscontro delle richieste di esercizio del diritto di accesso.

Crif S.p.A., con dichiarazioni che impegnano l´autore anche penalmente agli effetti di quanto previsto dall´art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante"), ha in particolare attestato nel corso del procedimento:

-di aver effettuato alcuni investimenti significativi per semplificare le procedure di riscontro in rapporto al numero crescente di istanze di esercizio dei diritti e rendere maggiormente intelligibili le risposte agli interessati, i quali dimostrano una maggiore consapevolezza dei propri diritti e prospettano richieste a volte complesse che, per essere comprensibili, presupporgono un´istruttoria e una risposta comunque articolata;

-dì aver già sostenuto costi, che ha quantificato, per dotazioni hardware e software, specifico personale, attività amministrative, assisenza telefonica e spese di spedizione, e che si prefìgura la necessità che i sistemi si dotino di ulteriori mezzi al riguardo.

L´art. 10, comma 1, del Codice obbliga ogni titolare del trattamento ad adottare a proprie spese idonee misure per agevolare l´accesso ai dati personali, senza che ciò rilevi ai fini di un contributo dell´interessato. Tuttavia, nel caso specifico, la circostanza relativa agli investimenti effettuati in tema di dirito di accesso va tenuta comunque presente come espressione della complesstà e dell´entità delle richieste formulate.

In particolare, si è tenuta presente la circostanza secondo cui Crif S.p.A. dichiara di effettuare in ogni caso, prima di dare risposta all´interessato, una verifica aggiuntiva sulle informazioni oggetto di istanza. Tale verifica è svolta in particolare presso i partecipanti ai sistemi e richiede, allo stato, specifiche risorse specie in relazione alle ricorrentiposizioni debitorie articolate.

Considerati gli elementi e i suggerimenti forniti da Crif S.p.a. e presumendo che nel 2005 il flusso medio delle istanze rivolte ai gestori non diminuisca nel complesso, ma sia anzi suscettibile di incremento nella prima fase di attuazione del codice di deontologia, va rilevata la necessità di assumere una determinazione in via transitoria riferita al solo 2005, con riserva di riesaminare la questione entro tale anno e di confermare o meno la previsione di un contributo anche all´esito di almeno due accertamenti collaborativi in loco che l´Ufficio del Garante curerà con frequenza quadrimestrale in relazione all´evolversi delle circostanze che giustificano l´adozione del presente provvedimento.

Sulla base di una valutazione ponderata dei casi esaminati e della circostanza che viene in considerazione anche in questi casi un contributo spese, anziché l´integrale compensazione di tutti gli eventuali costi di un riscontro, appare congruo accogliere parzialmente la richiesta di Crif s.p.a., provvedendo nei seguenti termini:

a) non risulta giustificato prevedere un contributo spese per i casi in cui Crif S.p.a. riceva una richiesta sufficientemente dettagliata da soggetti registrati nei sistemi (formulata ad esempio attraverso il modulo-tipo cui rinvia la deliberazione n. 8 del Garante in data 16 novembre 2004 relativa al menzionato codice deontologico) che abbia ad oggetto:

- le finalità, le modalità e la logica del relativo trattamento;

- l´ambito di diffusione, nonché gli estremi identificativi del titolare e/o dell´eventuale responsabile del trattamento o del rappresentante nel territorio dello Stato;

b) con riferimento ai soli casi di richieste volte ad ottenere la conferma dell´esistenza dei dati, la comunicazione dei dati in forma intelligibile o l´origine dei dati, Crif S.p.a. potrà richiedere agli interessati un contributo spese nel corso del 2005 qualora sia presentata una richiesta incompleta e si renda indispensabile contattare previamente per iscritto l´interessato al fine di acquisire le informazioni integrative necessarie per fornire il riscontro ad un soggetto che risulti individuato e legittimato. Per questi stessi casi, il contributo spese non dovrà eccedere i costi effettivamente sostenuti, fino ad un massimo di euro tre;

c) sempre limitatamente al 2005, in caso di richieste volte ad ottenere conferma dell´esistenza dei dati o ad accedere ai dati stessi o a conoscere la loro origine, Crif S.p.a, potrà richiedere un contributo spese omnicomprensivo, e commisurato ai costi effettivamente sostenuti, fino ad un massimo di euro sette o di euro cinque, a seconda che il riscontro avvenga o meno con posta ordinaria.

Crif S.p.a. non potrà chiedere il predetto contributo spese in caso di risposta giunta all´interessato in ritardo rispetto ai termini previsti dall´art, 146, comma 3, del Codice, ovvero quando il trattamento non risulti lecito.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

in parziale accoglimento dell´istanza presentata da Crif S.p.a. determina nei termini di cui in motivazione gli importi relativi al contributo spese che la medesima società potrà richiedere, limitatamente al 2005, in caso di esercizio di determinati diritti dell´interessato.

Roma, 23 dicembre 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli

Scheda

Doc-Web
1710537
Data
23/12/04

Argomenti


Tipologie

Deliberazione