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Verifica preliminare: conservazione di immagini per un periodo eccedente i tempi fissati dal provvedimento generale del Garante in materia di vide...

[doc. web n. 1767759]

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provvedimento generale in materia di videosorveglianza]

Verifica preliminare: conservazione di immagini per un periodo eccedente i tempi fissati dal provvedimento generale del Garante in materia di videosorveglianza - 4 novembre 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da ST Incard s.r.l. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

PREMESSO

1. L´istanza della società.
1.1. ST Incard s.r.l., società operante nel settore della "progettazione e produzione di "smart card" principalmente per i mercati GSM, Bancario e Identification", ha formulato istanza di verifica preliminare ai sensi dell´art. 17 del Codice al fine di poter conservare, per un arco temporale pari a 90 giorni, le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza installato presso la sede operativa della società, sita in Marcianise (CE); ciò, in deroga a quanto previsto dal Garante con il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, che prevede un termine massimo di conservazione delle immagini pari a sette giorni.

L´istanza avanzata dalla società muove dall´assunto che l´attività produttiva svolta sarebbe "di fatto assimilabile a quella di una zecca di stato, che produce denaro contante" e che, correlativamente, le carte bancarie e le carte GSM realizzate costituirebbero "prodotti finali ad altissimo rischio di illecito" (cfr. all. "B" all´istanza, pp. 3 e 6).

Tali prodotti sarebbero destinati a segmenti di mercato nel quale "gli "operatori", ai fini della [loro] commercializzazione […], chiedono tassativamente al "produttore" […] di garantire elevati standard di sicurezza certificati"; ciò si tradurrebbe nella necessità per le stesse aziende di adottare "stringenti misure di sicurezza e di controllo" idonee a superare il vaglio degli appositi enti certificatori (tra i più noti, VISA, MASTERCARD, GSM Association), il cui benestare costituirebbe presupposto "per il rilascio e/o rinnovo delle [stesse] certificazioni".

Tra gli standard di sicurezza predisposti dalla società figura, appunto, la conservazione delle immagini registrate per un arco temporale di 90 giorni. Tale periodo di conservazione risponderebbe all´esigenza di rafforzare le misure di prevenzione e contrasto contro possibili comportamenti fraudolenti (allo stato mai verificatisi), consentendo l´accertamento a posteriori, attraverso "una serie di analisi retroattive che coinvolgono le diverse fasi [della] produzione", di eventuali illeciti di natura penale (in particolare, furti, contraffazioni e truffe) posti in essere prevalentemente da personale operante presso la società (cfr. nota del 3 maggio 2010, p. 4; cfr. anche nota del 30 giugno 2010, p. 2); illeciti che, anche in ragione delle diverse fasi che contraddistinguono la produzione dei supporti (cui si aggiungono i tempi di spedizione al cliente e di successiva attivazione delle "card" ad opera dell´utente finale), potrebbero essere scoperti anche a notevole distanza di tempo dalla loro commissione.

Per tali ragioni, secondo la società, il termine massimo di conservazione delle immagini, individuato dall´Autorità nel menzionato provvedimento generale, risulterebbe inadeguato, in quanto non consentirebbe di "poter recuperare, attraverso la registrazione, il momento in cui la carta è stata prodotta, così da verificare tutto il processo produttivo e rilevare eventuali atti criminosi verificatisi nel corso delle diverse fasi produttive"; e ciò a tacere del fatto che la conservazione delle immagini per un arco temporale di 90 giorni sarebbe richiesta dagli stessi enti certificatori quale "periodo minimo", anche in vista del rilascio/rinnovo delle stesse certificazioni.

A tale riguardo, la società ha peraltro precisato di aver rappresentato agli enti certificatori l´esistenza di alcuni "vincoli legali" concernenti la conservazione delle immagini, manifestando a più riprese –ancorché, allo stato, invano– la necessità di una riconsiderazione dei tempi di conservazione alla luce delle attuali previsioni normative; nondimeno, la società ha evidenziato che la mancata conservazione delle immagini per i tempi prolungati richiesti dai suoi committenti potrebbe incidere sullo stesso rinnovo delle certificazioni e sulla conclusione di futuri contratti per la produzione e distribuzione delle suddette smart card.

1.2. A corredo della propria istanza, la società ha fatto pervenire:

a) la policy adottata in materia di videosorveglianza (nella quale vengono ribadite le motivazioni già enunciate nella propria richiesta di autorizzazione, avuto riguardo alle "potenziali azioni illecite realizzabili con i materiali prodotti" e alle "esplicite richieste di sicurezza imposte dai clienti e da questi ultimi verificate con costanti e periodici programmi di audit e di certificazione", oltre all´esistenza di altri "sistemi di sicurezza a protezione delle aree esterne e interne all´azienda");

b) la copia di alcuni estratti relativi alle "prescrizioni" impartite dagli enti certificatori in tema di videosorveglianza, dalle quali, pur risultando confermati i tempi di conservazione delle immagini frutto di videosorveglianza, risulta che, ove prescrizioni legali vigenti nell´ordinamento precludano la possibilità di utilizzare tali sistemi, debbano essere implementate misure di controllo compensative;

c) la copia dell´accordo sindacale sottoscritto con le organizzazioni di rappresentanza dei lavoratori in conformità all´art. 4 della legge n. 300/1970.

La società, che in un primo momento si era riservata di produrre anche documentazione proveniente dagli enti certificatori e attestante "i tempi necessari per l´accertamento delle truffe", oltre che "i tempi e le modalità necessarie per l´indagine su come e quando si sia verificato l´atto criminoso", ha successivamente precisato, stante alcune difficoltà riscontrate nell´acquisizione del materiale, di non essere in grado di poterla fornire in tempi brevi (cfr. nota pervenuta il 6 settembre 2010).

2. I principi di pertinenza e non eccedenza e di proporzionalità.
La richiesta formulata dalla società –che ha ad oggetto il trattamento di dati personali (consistente nella raccolta, registrazione e, per quanto qui di interesse, nella successiva conservazione dell´immagine degli interessati, in particolare dei lavoratori) mediante il sistema di videosorveglianza già installato presso di essa– deve essere valutata, tenuto conto degli elementi complessivamente acquisiti, soprattutto alla luce dei principi di pertinenza e non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice per la protezione dei dati personali.

Al riguardo, occorre anzitutto rilevare che l´esame della documentazione prodotta ha evidenziato, diversamente da quanto sostenuto dalla società, che le "prescrizioni" impartite dagli enti certificatori  sono "derogabili" nel caso in cui sussistano "restrizioni legali" relative all´utilizzo di sistemi di videosorveglianza, come si evince da due degli estratti allegati alla richiesta di autorizzazione ("If legal restrictions preclude the use of CCTV equipment, compensating controls must be implemented" – vedi "Global Physical Security Requirements for Card Vendors, October 2008").

Inoltre, sotto distinto profilo, vale rilevare che non è risultata provata (nonostante l´offerta di produzione documentale originariamente formulata, rimasta senza esito) l´asserita necessità di conservare per un così esteso arco temporale le immagini riprese a mezzo dell´impianto di videosorveglianza utilizzato; ciò, peraltro, a fronte di una semplice prospettazione di ipotetiche condotte criminose che, allo stato, non risultano essersi mai concretamente verificate presso l´impianto di Marcianise, verosimilmente anche in ragione delle numerose misure di sicurezza già approntate dalla società e analiticamente evidenziate nella nota del 30 giugno 2010 (accessi controllati; sensori di allarme e di movimento; sistemi di criptazione dei dati; divieto di utilizzo di strumenti di archiviazione nelle aree destinate alla produzione dei supporti; ecc.), tali da far risultare gli indicati tempi di conservazione come eccedenti e sproporzionati.

Infine, a quanto appena rilevato deve aggiungersi che la stessa giurisprudenza giuslavoristica ha ripetutamente riconosciuto al datore di lavoro la possibilità, nel rispetto delle garanzie previste dall´ordinamento (in particolare, gli artt. 2, 3 e 6 della legge n. 300/1970), di adibire a mansioni di vigilanza e tutela del patrimonio aziendale anche propri dipendenti, a mezzo dei quali poter controllare l´attività di altri lavoratori per accertare eventuali comportamenti fraudolenti estranei alla prestazione lavorativa e incidenti sull´integrità del patrimonio aziendale (tra le tante, cfr. Cass. 9 giugno 1989, n. 2813; Cass. 18 febbraio 1997, n. 1455, non diversamente, Cass. 3 luglio 2001, n. 8998).

Di conseguenza, alla luce degli elementi acquisiti, deve ritenersi che la pretesa di ST Incard s.r.l. di conservare per 90 giorni le immagini registrate mediante l´impianto di videosorveglianza installato presso la sede di Marcianise non possa essere accolta, perché in contrasto con i principi di pertinenza e non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice.

L´odierna pronunzia, resa sulla scorta delle attuali acquisizioni istruttorie, non preclude all´Autorità di adottare una diversa determinazione nel caso in cui la ST Incard s.r.l. proponga una nuova domanda maggiormente documentata, da valutare alla luce della normativa esistente.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

rigetta l´istanza formulata da ST Incard s.r.l. per conservare, per un periodo eccedente il termine massimo di sette giorni fissato dall´Autorità con il provvedimento generale dell´8 aprile 2010, le immagini registrate mediante l´impianto di videosorveglianza installato presso la sede di Marcianise, perché in contrasto con i principi di pertinenza e non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice per la protezione dei dati personali.

Roma, 4 novembre 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli