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Cessazione dell'efficacia del provvedimento di divieto adottato il 24 febbraio 2010 - 31 marzo 2011 [1807758]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1807758
Data:
31/03/11
Argomenti:
Lavoro , Assenze , Lavoro autonomo
Tipologia:
Ordinanza ingiunzione o revoca

[doc. web n. 1807758]

vedi anche
[provvedimento del 24 febbraio 2010]

Cessazione dell’efficacia del provvedimento di divieto adottato il 24 febbraio 2010 - 31 marzo 2011

Registro dei provvedimenti
n.  125 del 31 marzo 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

IN DATA ODIERNA, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTO il provvedimento del 24 febbraio 2010, adottato nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A.;

VISTE le comunicazioni inviate dalla società e datate 20 aprile, 24 maggio 2010 e 14 febbraio 2011;

VISTE le risultanze degli accertamenti ispettivi espletati in data 4 novembre 2010;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO

1.  Le comunicazioni della società a seguito del provvedimento.
Con provvedimento del 24 febbraio 2010, questa Autorità, sulla scorta delle risultanze istruttorie e documentali acquisite nell´ambito dell´istruttoria avviata nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. a seguito di alcune notizie di stampa, ha vietato a quest´ultima l´ulteriore trattamento dei dati personali dei lavoratori contenuti nei tagliandi scritti compilati da costoro in occasione dell´allontanamento temporaneo dalla loro postazione lavorativa (perché ritenuto in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice), prescrivendole, al contempo, di predisporre nuove modalità di comunicazione delle assenze temporanee dei dipendenti, tali da assicurare l´effettiva salvaguardia della dignità e della riservatezza degli interessati.

La società, con una prima comunicazione del 20 aprile 2010, ha inizialmente dichiarato di aver "tempestivamente avviato le attività di analisi necessarie a considerare nuove modalità di comunicazione delle assenze temporanee" dei lavoratori, rappresentando tuttavia alcune difficoltà nell´individuazione delle stesse, anche in ragione della complessità del proprio sistema organizzativo e produttivo. Successivamente, la stessa società, con due distinte note (datate, rispettivamente, 24 maggio 2010 e 14 febbraio 2011), ha informato l´Autorità dell´assoluta necessità di dover trattare i dati personali dei lavoratori -sia pure attraverso modalità diverse- in occasione del loro allontanamento temporaneo dalla postazione lavorativa, giustificando tale esigenza sulla base di nuove e ulteriori argomentazioni, non formulate nel corso della precedente istruttoria.

2. Le "nuove" considerazioni svolte dalla società.
La società, nel proporre nuove modalità di trattamento dei dati (meglio illustrate al successivo punto 3), ha ritenuto di offrire anche nuovi elementi di valutazione, in grado di precisare meglio il contesto produttivo e organizzativo in cui la stessa si trova ad operare.

Al riguardo, la società ha dapprima evidenziato che il sito produttivo di Sulmona (presso cui dovrebbero trovare applicazione le "nuove" modalità di rilevazione delle assenze) si sviluppa su una "superficie di 200.000 mq, 66.000 dei quali destinati a reparti produttivi e agli uffici"; la significativa estensione del sito comporterebbe che i tempi relativi agli spostamenti al suo interno avrebbero, già di per sé, "un considerevole impatto […] sul […] flusso produttivo la cui garanzia di costanza e di non interruzione è alla base del sistema produttivo JIT ("just in time")" in uso presso la società.

Secondo quanto riferito, "l´output di ciascuna fase di lavorazione [costituirebbe l´] input della fase successiva, cosicché un qualsiasi rallentamento dovuto [anche] all´allontanamento dalla propria postazione da parte di un addetto […] si tradu[rrebb]e inevitabilmente in mancanze produttive" (e, conseguentemente, in un possibile danno per la stessa società), peraltro non sanabili neanche nei turni successivi, atteso che "i tempi ciclo sono definiti in funzione della capacità massima produttiva di ciascuna UTE" (Unità Tecnologica Elementare). Inoltre, la linea produttiva sarebbe "modulata" dalla società in funzione degli specifici quantitativi di prodotto di volta in volta ordinati dalla clientela, la cui mancata realizzazione (anche a causa degli eventuali allontanamenti non autorizzati da parte dei dipendenti) sarebbe oggetto di varie sanzioni.

In tale contesto, i responsabili delle singole unità sarebbero impossibilitati a gestire le assenze temporanee dei lavoratori su base meramente mnemonica, stante anche le dimensioni delle singole linee produttive (che non consentirebbero il controllo "a vista" "di tutti gli impianti e risorse" ivi presenti) e l´elevato numero di dipendenti complessivamente operanti presso lo stabilimento (circa 750 "suddivisi su 3 turni e in 6 Unità Tecnologiche Elementari"); di qui, la necessità per costoro di avere un´indicazione scritta del "numero degli addetti UTE effettivamente in servizio, [dell´]orario di rientro degli addetti UTE temporaneamente assenti", nonché della durata (orientativa) del loro allontanamento, al fine di poter procedere a una nuova organizzazione del lavoro e assicurare, così, la continuità e la sincronia delle linee produttive. Tale trattamento troverebbe giustificazione, tra l´altro, in alcune disposizioni del contratto collettivo applicabile ai dipendenti, che prevedono la comminazione di sanzioni disciplinari nei confronti di coloro che, senza giustificato motivo, "ritardi[no] l´inizio del lavoro, ovvero lo sospenda[no], o ne anticipi[no] la cessazione" (art. 9, titolo VII, del ccnl per le lavoratrici e i lavoratori addetti all´industria metalmeccanica privata e alla installazione di impianti del 20 gennaio 2008). Inoltre, il trattamento risponderebbe alla necessità di poter consentire eventuali controlli relativi all´effettiva osservanza, da parte di questi ultimi, delle procedure aziendali per l´allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro.

3. Le "nuove" modalità di rilevazione delle assenze.
In base ai nuovi intendimenti, la società vorrebbe trattare i dati personali dei dipendenti sostituendo i tagliandi scritti precedentemente utilizzati (contenenti informazioni relative a: nome e cognome del lavoratore; reparto di appartenenza di quest´ultimo; data e ora di rilascio del permesso; luogo di destinazione) con un sistema basato su un "permesso del tipo matrice/ricevuta", che "sci[nderebbe] su supporti differenti […]le informazioni precedentemente riportate sull´unico tagliando per l´allontanamento temporaneo", originariamente rilasciato ai soli interessati.

In particolare, la "matrice", conservata temporaneamente dal responsabile UTE, recherebbe, oltre a un numero progressivo identificativo del permesso, i soli dati (nome e cognome; reparto di appartenenza; data dell´allontanamento; orari di uscita e di rientro) utili a consentire a quest´ultimo di avere in ogni istante un quadro complessivo degli allontanamenti e, più in generale, della linea produttiva affidata alla sua gestione, mentre la "ricevuta", rilasciata al dipendente in occasione dell´allontanamento, sarebbe invece priva di riferimenti immediatamente identificativi, contenendo solo un numero progressivo (identico a quello presente sulla matrice), il luogo di destinazione (individuato attraverso un codice generico), la data e gli orari di uscita e di rientro, nonché la firma del responsabile del luogo in cui lo stesso dipendente dichiarerebbe di recarsi; tale soluzione, a detta della società, consentirebbe (tra l´altro) di minimizzare il rischio –già paventato dall´Autorità con il provvedimento del 24 febbraio 2010– di accesso non autorizzato da parte di terzi ai dati contenuti nel permesso (rectius: ricevuta), come nel caso, ad esempio, di smarrimento del tagliando.

Il permesso scritto, secondo quanto riferito, non verrebbe utilizzato per esigenze di allontanamento temporaneo diverse da quelle indicate nella procedura predisposta dalla società (quali, a titolo esemplificativo, "le pause mensa, le pause collettive contrattualmente stabilite, gli allontanamenti dovuti a motivi di carattere strettamente personale, le cause di forza maggiore, le emergenze"), ma troverebbe applicazione nei soli casi in cui il dipendente intendesse recarsi in alcuni luoghi espressamente indicati (spogliatoio; ufficio del personale; sportello dei servizi di amministrazione del personale; ufficio vendite/assegnazione vetture ai dipendenti; infermeria/sala medica; portineria). La procedura, inoltre, sarebbe oggetto di specifica "sessione formativa per i capi UTE", al fine di scongiurare il rischio di interpretazioni  "discrezionali" in ordine all´utilizzo dei permessi (come precedentemente accaduto in relazione all´utilizzo dei tagliandi per recarsi alla toilette) e, quindi, di prevenire trattamenti illeciti dei dati dei lavoratori.

Le finalità del trattamento, secondo la società, sarebbero poi riconducibili, nell´ottica di garantire la continuità e sincronia delle linee produttive, alla verifica dell´osservanza, da parte dei dipendenti, delle disposizioni in tema di allontanamento dalla loro postazione lavorativa, non figurando più tra gli scopi perseguiti -a differenza di quanto accertato in occasione della precedente istruttoria- l´attuazione della disciplina in materia di "tutela e sicurezza sul lavoro". A tale proposito, peraltro, le ricerche effettuate dall´ufficio hanno evidenziato la presenza di disposizioni collettive che impongono il rispetto ai lavoratori di "tutte le altre norme che potranno essere stabilite dalla Direzione purché tali norme non contengano modificazioni o limitazioni dei diritti derivanti al lavoratore dal […] contratto e dagli altri accordi vigenti" (art. 6, Titolo VII, del ccnl per le lavoratrici e i lavoratori addetti all´industria metalmeccanica privata e alla installazione di impianti del 20 gennaio 2008).

4. Gli accertamenti ispettivi.
Nel corso dell´accertamento ispettivo svolto in loco in data 4 novembre 2010, hanno trovato conferma le affermazioni già rese dalla società nel corso dell´istruttoria, avuto particolare riguardo alle dimensioni del sito produttivo e all´impossibilità, per i responsabili UTE, di controllare visivamente l´intera linea produttiva affidata alla loro gestione; inoltre, in tale occasione la società ha anche dichiarato che:

– "gli operai addetti alla produzione sono altamente specializzati", sicché, anche in ragione delle procedure di integrazione salariale cui la società ha dichiarato di ricorrere da circa due anni (che ridurrebbero, di fatto, il personale in concreto disponibile), non risulta agevolmente "praticabile la sistematica sostituzione degli operai medesimi". Peraltro, gli stessi operai –alcuni dei quali, data la peculiarità dell´attività svolta (ad esempio, la saldatura), devono essere necessariamente "in possesso di specifici requisiti professionali, stabiliti dalla legge"– sono sovente "adibiti a[d] attività per le quali è necessario tracciare il percorso produttivo, al fine di garantire la sicurezza dei prodotti da immettere nel mercato". Ne consegue che la loro sostituzione risulterebbe vieppiù difficoltosa, mentre la loro assenza "potrebbe compromettere l´intero ciclo produttivo incidendo pertanto sulle [stesse] previsioni di realizzazione dei prodotti richiesti dai clienti";

– "tutte le risorse impiegate nei cicli produttivi sono consapevoli delle necessità aziendali di assicurare la continuità della catena e anche per questa ragione le disposizioni in tema di allontanamento temporaneo dalla […] postazione [lavorativa] sono state accettate senza particolari obiezioni, anche in ambito sindacale".

5. Considerazioni.
Alla luce dei nuovi e più dettagliati elementi addotti dalla società e di quanto direttamente rilevato nel corso degli accertamenti ispettivi svolti, occorre evidenziare che l´impianto produttivo di Sulmona si contraddistingue, come sottolineato dalla stessa società, per alcune sue peculiarità, obiettivamente connesse a specifiche caratteristiche concernenti i luoghi, l´attività produttiva ed i suoi serrati cicli di lavorazione; tale realtà viene posta a giustificazione di un´efficace e programmata organizzazione del lavoro che, per garantire la continuità e la sincronia delle linee produttive, deve tener conto anche degli allontanamenti temporanei del personale dalle rispettive postazioni di lavoro. Considerato il fatto che il semplice controllo "a vista" delle postazioni lavorative non risulta sufficiente in ragione delle notevoli dimensioni degli impianti, si deve ritenere che il sistema "matrice/ricevuta" prefigurato dalla società, strettamente correlato alla specifica realtà produttiva del sito di Sulmona, sia funzionale a garantire l´osservanza delle disposizioni (anche collettive) in tema di allontanamento dalla postazione di lavoro; inoltre, tale sistema, per le sue caratteristiche applicative, viene considerato concretamente idoneo ad assicurare una tempestiva ed efficace riorganizzazione del lavoro da parte del responsabile UTE, evitando in pari tempo di arrecare significative lesioni alla riservatezza e alla dignità dei lavoratori (art. 2 del Codice).

Al riguardo, giova infatti evidenziare che le modalità di rilevazione degli allontanamenti prospettate dalla società, in quanto preordinate –diversamente da quelle inizialmente adottate– a ridurre sensibilmente il rischio di accesso non autorizzato da parte di terzi ai dati contenuti nella "ricevuta" (priva, come detto, di elementi direttamente identificativi dell´interessato), non risultano in contrasto con il dettato dell´art. 3 del Codice, che sancisce il principio di necessità e di minimizzazione nel trattamento dei dati.

Inoltre, purché l´utilizzazione del permesso venga richiesta -come dichiarato dalla società- solo per recarsi in luoghi per i quali non sono fruibili (fatta eccezione per specifiche esigenze di carattere personale o per eventuali cause di forza maggiore) apposite pause previste a livello contrattuale, il correlato trattamento appare proporzionato e non eccedente (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice), anche in ragione del fatto che le informazioni presenti sulla "matrice", risultano essere solo quelle effettivamente necessarie al responsabile UTE per gestire l´allontanamento temporaneo dei lavoratori.

Pertanto, tenuto anche conto che la società, diversamente da quanto sostenuto nel corso della precedente istruttoria, non ha addotto tra le finalità del "nuovo" trattamento l´attuazione della disciplina in materia di tutela e sicurezza sul lavoro (già ritenuta da questa Autorità incompatibile con le "altre operazioni del trattamento" di cui all´art. 11, comma 1, lett. b) del Codice), si deve ritenere che, a condizione che siano rispettate le modalità di rilevazione di cui sopra, sussistano i presupposti per poter addivenire ad una positiva valutazione del nuovo sistema ideato da Sistemi Sospensioni S.p.A. per trattare i dati degli allontanamenti temporanei dei dipendenti dalla postazione lavorativa presso lo stabilimento di Sulmona.

6. Bilanciamento di interessi.
Considerato il particolare contesto produttivo in cui i lavoratori sono chiamati ad operare e le peculiari modalità di rilevazione degli allontanamenti dalla postazione lavorativa che la società intende utilizzare, tali da far escludere il rischio di possibili significative lesioni alla riservatezza e alla dignità dei lavoratori, questa Autorità –anche alla luce di quanto previsto dal codice civile (artt. 2086, 2094, 2104, 2105 e 2106 c.c.) e dalle disposizioni collettive in precedenza richiamate (art. 6 e 9, Titolo VII del ccnl per le lavoratrici e i lavoratori dipendenti dalle aziende metalmeccaniche private e di installazione di impianti, cit.)– ritiene che nel caso in esame sussistano i presupposti per dare attuazione, con il presente provvedimento, all´istituto del bilanciamento di interessi di cui all´art. 24, comma 1, lett. g) del Codice; ne consegue che, risultando il trattamento compatibile con la protezione dei dati personali, la società potrà lecitamente trattare, senza il consenso degli interessati, i dati personali non sensibili dei lavoratori acquisiti per il tramite del sistema "matrice/ricevuta", a condizione che ciò avvenga nel rigoroso rispetto delle modalità sopra indicate e per il perseguimento delle sole finalità dichiarate.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

verificata, sulla base dei nuovi elementi forniti, l´effettiva necessità della società di dover trattare i dati personali dei lavoratori raccolti in occasione del loro allontanamento temporaneo dalla postazione lavorativa:

– dispone la cessazione dell´efficacia del provvedimento di divieto adottato il 24 febbraio 2010 nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. a decorrere dalla data di ricezione del presente provvedimento;

– ai sensi degli artt. 154, comma 1, lett. c) e 24, comma 1, lett. g) del Codice, dispone che, per effetto del presente provvedimento, Sistemi Sospensioni S.p.A. possa trattare, senza il consenso degli interessati, i dati non sensibili dei dipendenti raccolti con il sistema "matrice/ricevuta" in occasione del loro allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, a condizione che ciò avvenga al solo fine di garantire l´osservanza delle disposizioni collettive ed aziendali in materia e nei soli casi in cui il dipendente intenda recarsi nei luoghi espressamente indicati nella procedura predisposta dalla società.

Roma, 31 marzo 2011

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

Il SEGRETARIO GENERALE
De Paoli