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Proroga dei termini per l'adempimento delle prescrizioni di cui al provvedimento del 15 giugno 2011 in materia di titolarità del trattamento di da...

[doc. web n. 1839211]

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[provvedimento del 15 giugno 2011]

Proroga dei termini per l´adempimento delle prescrizioni di cui al provvedimento del 15 giugno 2011 in materia di titolarità del trattamento di dati personali in capo ai soggetti che si avvalgono di agenti per attività promozionali - 7 settembre 2011
(Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 24 settembre 2011, n. 223)

Registro dei provvedimenti
n. 327 del 7 settembre 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito Codice);

VISTO il provvedimento del Garante del 15 giugno 2011, n. 230/2011, in materia di "Titolarità del trattamento di dati personali in capo ai soggetti che si avvalgono di agenti per attività promozionali", pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 153 del 4 luglio 2011 (di seguito, il provvedimento);

CONSIDERATO che detto provvedimento ha analizzato i rapporti intercorrenti tra le società preponenti ed i soggetti esterni che, in qualità di agenti, svolgono attività di promozione e di commercializzazione di beni e servizi in favore e per conto delle stesse società ed ha rilevato come, al ricorrere di determinati presupposti analiticamente indicati, tali soggetti esterni, sebbene formalmente qualificati titolari autonomi del trattamento dei dati dei destinatari delle iniziative a carattere promozionale, operano in concreto quali responsabili di quel trattamento, del quale sono dunque titolari le stesse società preponenti che commissionano le attività promozionali;

CONSIDERATO pertanto che, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, al fine di rendere il trattamento conforme, anche sotto il profilo formale, alle disposizioni vigenti, il Garante ha disposto che nelle situazioni delineate le società preponenti, nella loro richiamata qualità di titolari, procedano, entro 60 giorni dalla pubblicazione del provvedimento nella Gazzetta Ufficiale, a designare quei soggetti esterni responsabili del trattamento ai sensi e per gli effetti degli artt. 1, lett. g) e 29, commi 4 e 5 del Codice;

VISTE le note inviate, rispettivamente, da H3G S.p.A. il 1° agosto 2011, da Wind Telecomunicazioni S.p.A. il 2 agosto 2011, da Vodafone Omnitel N.V. l´8 agosto 2011 e da BT Italia S.p.A. il successivo 10 agosto 2011, nelle quali queste società hanno affermato di aver tempestivamente avviato il processo di adeguamento alle prescrizioni contenute nel provvedimento, rappresentando tuttavia all´Autorità situazioni di oggettiva difficoltà nel portarlo a compimento nei tempi stabiliti, specie con riguardo agli adempimenti relativi alla modifica della modulistica contrattuale inerente i rapporti instaurati con gli agenti nonché alla predisposizione ed alla trasmissione degli atti formali di designazione di ciascun agente a responsabile del trattamento ed alla ricezione dei relativi atti di accettazione;

CONSIDERATO che le menzionate società hanno, tra l´altro, attribuito le ragioni del ritardo sia al numero considerevole dei soggetti coinvolti, in alcuni casi quantificabile in "diverse migliaia", sia allo specifico periodo feriale interessato, caratterizzato anche da chiusure aziendali obbligatorie ed hanno, pertanto, chiesto un differimento del termine previsto nel provvedimento avanzando formali istanze di proroga in tal senso;

CONSIDERATO, inoltre, che anche altri soggetti operanti in settori diversi da quello della telefonia (ad esempio quelli bancario, dell´energia etc.), pur non avanzando alcuna richiesta di differimento, hanno comunque informalmente rappresentato all´Autorità analoghe preoccupazioni in ordine al rispetto del termine fissato nel provvedimento per l´adozione degli adempimenti ivi previsti, per le medesime ragioni rappresentate da H3G, Wind Telecomunicazioni S.p.A., Vodafone Omnitel N.V. e BT Italia S.p.A;

CONSIDERATO che, anche alla luce di tali circostanze, le argomentazioni poste a sostegno delle richieste di differimento pervenute paiono in realtà potersi riferire ad un numero più ampio ed indeterminato di soggetti destinatari delle prescrizioni di cui al richiamato provvedimento;

CONSIDERATO, poi, che il differimento viene richiesto essenzialmente per il perfezionamento delle già intraprese procedure di predisposizione ed adozione della rinnovata modulistica contrattuale e dei provvedimenti idonei a formalizzare la designazione dei soggetti esterni quali responsabili del trattamento dei dati dei destinatari delle attività promozionali;

CONSIDERATO, in ogni caso, che gli adempimenti, seppure ancora in via di perfezionamento, non incidono sugli aspetti sostanziali dei rapporti tra società preponenti ed agenti con specifico riferimento a quelli connessi alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, in relazione ai quali l´Autorità ha già avviato, con autonomi procedimenti, la verifica dei presupposti per contestare ai titolari del trattamento, nei termini di cui al richiamato provvedimento del 15 giugno 2011, le violazioni amministrative di cui agli artt. 130, comma 3-bis, 161 e 162, commi 2-bis e 2-quater;

CONSIDERATO, infine, che le motivazioni addotte a supporto delle richieste di differimento appaiono congrue rispetto alle finalità ritenute meritevoli di attenzione rappresentate dalle diverse società, anche tenuto conto delle ragioni di calendario connesse al periodo feriale;

RITENUTO, pertanto, di poter concedere una proroga del termine inizialmente previsto per consentire a tutti i titolari destinatari delle prescrizioni di cui al provvedimento che non vi avessero ancora provveduto di completare il processo di formalizzazione della designazione dei soggetti esterni quali responsabili del trattamento ai sensi e per gli effetti degli artt. 4, comma 1, lett. g) e 29, commi 4 e 5 del Codice, valutando, quale termine congruo entro il quale deve essere data integrale attuazione alle sue prescrizioni, la data ultima del 30 novembre 2011;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 del 28 giugno 2000;

Relatore il Prof. Francesco Pizzetti

DISPONE

a) la proroga del termine per l´adempimento delle prescrizioni di cui al provvedimento del 15 giugno 2011, n. 230/2011, in materia di "Titolarità del trattamento di dati personali in capo ai soggetti che si avvalgono di agenti per attività promozionali", prescrivendo che tutti i soggetti interessati, in qualità di titolari del trattamento dei dati dei destinatari di contatti promozionali effettuati in loro favore da soggetti esterni, adottino le misure e gli accorgimenti ivi indicati entro il 30 novembre 2011;

b) la trasmissione di copia del presente provvedimento al Ministero della giustizia-Ufficio pubblicazione leggi e decreti per la sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 7 settembre 2011

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli