[doc. web n. 1870510]

Provvedimento del 17 novembre 2011

Registro dei provvedimenti
n. 425 del 17 novembre 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti,  e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato il 12 luglio 2011 da Patrizia Cantoni, Mariapia Casiraghi, Gaetana Colamonico, Emma De Ruvo, Angelo Dembech, Mirko Di Gregorio, Nicoletta Fusaro, Maria Grazia Galli, Ubaldo Greco, Giovanni Grimaldi, Antonio Lamanna, Pasqua Lamantea, Giovanni Lanzo, Maria Mattea Anna Libera Lopane, Massimiliano Mariconti, Patrizia Mudanò, Libera Santoro, Renzo Scalas, Gaetana Simone, Simona Stefania Tartaglia, Patrizia Tomas, Massimo Vergani, Tiziana Vicentini, rappresentati e difesi dall´avv. Gaetano Cro, nei confronti di Sma S.p.A., società di cui i ricorrenti sono dipendenti,  con cui gli interessati, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli art. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali, hanno chiesto, tra l´altro, la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali che li riguardano riferiti agli "orari giornalieri di ingresso e di uscita (comprese le pause) dal lavoro" per il periodo compreso tra novembre 2009 ed aprile 2011; i ricorrenti hanno altresì chiesto  la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 14 luglio 2011, con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato la resistente a fornire riscontro alle richieste degli interessati, nonché la nota del 25 ottobre 2011 con cui è stata disposta, ai sensi del comma 7 del medesimo articolo, la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota, anticipata via fax il 28 luglio 2011, con cui la società resistente, nel fornire riscontro alle istanze avanzate dai ricorrenti, ha rappresentato le modalità con cui la medesima gestisce i dati relativi alla rilevazione delle presenze sul luogo di lavoro, evidenziando come il datore di lavoro abbia sempre "garantito l´accesso ai dati personali che li riguardano secondo modalità che tengano conto, oltre che degli interessi dei lavoratori, anche delle esigenze aziendali e, comunque, in modo da non costituire un onere eccessivo", in particolare consentendo ai dipendenti interessati "la consultazione elettronica (visualizzazione a video) del proprio cartellino"; la resistente ha infine invitato i ricorrenti "a prendere visione dei dati di presenza" riferiti ai periodi indicati nel ricorso, ponendo a tal fine a disposizione degli stessi un proprio incaricato;

VISTA la nota, datata 6 settembre 2011, con cui i ricorrenti, riguardo al riscontro fornito dal datore di lavoro relativamente alla richiesta di accesso ai dati riferiti agli orari di lavoro, si sono dichiarati parzialmente insoddisfatti ritenendo "la proposta aziendale per nulla rispondente alle richieste"; ciò rilevando, in particolare, che il diritto di accesso garantito dalla norma agli interessati non può "consistere nella temporanea presa visione dei dati (…) bensì in una loro "comunicazione in forma intelligibile" condizione che non può essere assolta nella modalità proposta (…) stante l´enormità dei dati che il lavoratore si troverebbe a visionare";

VISTA  la nota, datata 13 ottobre 2011, con cui la società resistente ha ribadito la propria disponibilità a fornire i dati richiesti "tramite invio telematico ad un unico indirizzo di posta elettronica", in quanto l´invio dei "documenti all´indirizzo personale di ciascun dipendente", richiesto dai ricorrenti, "comporterebbe un maggior onere per la società", come tale non giustificato alla luce delle prescrizioni contenute nell´art. 10 del Codice;

VISTA la nota, datata 28 ottobre 2011, con cui gli interessati, hanno ribadito, per ragioni di riservatezza, la volontà di ricevere i dati richiesti ad indirizzi di posta elettronica differenziati facenti capo a ciascun ricorrente, fornendone il relativo elenco;

VISTA  la nota, datata 3 novembre 2011, con cui Sma S.p.A. ha confermato che stava provvedendo alla comunicazione dei dati richiesti dai ricorrenti ad un unico indirizzo di posta elettronica, in quanto, come più volte rappresentato, la modalità dai medesimi richiesta comporterebbe "un maggior onere per la società che, oltre a rappresentare un precedente difficilmente gestibile per eventuali future richieste analoghe a fronte dell´elevato numero dei dipendenti Sma (…) implicherebbe un aggravio sia in termini di personale impiegato (…) sia sotto il profilo dei relativi costi"; riguardo alle perplessità manifestate dai ricorrenti in termini di violazione della riservatezza il titolare del trattamento ha evidenziato che "i dati saranno trasmessi in files separati, riferiti ciascuno ad uno specifico lavoratore", all´indirizzo e-mail del procuratore dei medesimi, autorizzato, in quanto tale, alla raccolta e al trattamento dei dati richiesti;

RILEVATO che l´art. 10 del Codice attribuisce al titolare la facoltà di scegliere, in un´ottica di contemperamento tra i diritti dell´interessato e la necessità di evitare l´insorgere di oneri eccessivi in capo al medesimo, le modalità di riscontro più idonee nel caso concerto; tenuto conto che, nel caso di specie, essendo i ricorrenti rappresentati da un unico procuratore abilitato al compimento degli atti e alla cura degli adempimenti connessi alla procedura del ricorso, la modalità di riscontro proposta dal titolare, tramite l´invio di files separati, riferiti ai singoli lavoratori, all´indirizzo di posta elettronica facente capo al legale che li rappresenta, risulta funzionale alla tutela dei diritti degli interessati;

RITENUTO di dover pertanto dichiarare, ai sensi dell´art. 149, comma 2 del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso, avendo il titolare del trattamento dichiarato (con dichiarazione della cui veridicità l´autore risponde ai sensi dell´art. 168 del Codice "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") di aver provveduto a trasmettere agli interessati i dati richiesti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli, nella misura di 300 euro, a carico di Sma S.p.A.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

b) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento, che vengono posti, nella misura di 300 euro, a carico di Sma S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore dei ricorrenti; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.

Avverso il presente provvedimento, ai sensi dell´art. 152 del Codice, può essere proposta opposizione davanti al tribunale ordinario del luogo ove ha sede il titolare del trattamento, entro il termine di trenta giorni dalla notificazione del provvedimento stesso.

Roma, 17 novembre 2011

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli