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Trattamento di dati personali effettuato attraverso impianti di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Dhl Aviation (Italy) s.r.l. -...

[doc. web n. 1877751]

Trattamento di dati personali effettuato attraverso impianti di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Dhl Aviation (Italy) s.r.l. - 10 novembre 2011

Registro dei provvedimenti
n. 422 del 10 novembre 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Dhl Aviation (Italy) s.r.l.. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO

1. L´istanza della società.
In data 3 settembre 2010 Dhl Aviation (Italy) s.r.l., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (che, al punto 1, lett. b) del dispositivo, prescriveva ai titolari del trattamento di sottoporre, entro sei mesi, i trattamenti che presentavano rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali degli interessati alla verifica di cui all´art. 17 del Codice), ha presentato, per il tramite dell´Associazione Italiana Corrieri Aerei Internazionali (AICAI), una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice), al fine di prolungare, fino a 30 giorni, la conservazione delle immagini registrate dalle videocamere di sorveglianza presenti nei propri magazzini situati presso alcuni aeroporti italiani e utilizzati in funzione dell´espletamento del proprio servizio di "corriere aereo internazionale".

Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha dichiarato di far parte del Gruppo Dhl, leader mondiale di settore, il quale, grazie ad una propria rete di società, si occupa del trasporto multimodale di documenti e pacchi in tutto il mondo, in prevalenza per via aerea.

In particolare, la società ha riferito di operare nel settore aereo in qualità di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008, con conseguente assunzione dell´obbligo di garantire, attraverso l´adozione di adeguate misure di sicurezza, l´effettuazione dei controlli sulle merci e sulla posta trasportata per via aerea; inoltre, la società ha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazione all´Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n° 648/2005 e n° 1875/2006- lo status di "Operatore economico autorizzato", ottenendo un´apposita certificazione comunitaria che ne attesta l´affidabilità non solo dal punto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza in ragione di quanto previsto dai regolamenti Transported asset protection association (TAPA) (cfr. e-mail del 3/10/2011).

Sul piano logistico, la società ha precisato che i locali oggetto di videosorveglianza sono complessivamente sette (tra magazzini e tensostrutture) e si trovano, rispettivamente, presso i seguenti aeroporti: Ciampino, Treviso, Bologna, Orio al Serio, Ancona e Pisa; inoltre, detti ambienti si trovano tutti nell´area cd. "land side" degli aeroporti (liberamente accessibile al pubblico e costituita, perlopiù, da parcheggi, check-in ed uffici), ad eccezione del sito di Ciampino dove, invece, sono ubicati nell´area "air side" (lato merci), a cui possono accedere, una volta espletati i controlli di sicurezza, solo i passeggeri in partenza o in arrivo, nonché il personale che lavora in aeroporto (cfr. nota del 21 settembre 2011).

Ciò premesso, Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha giustificato la sua richiesta con la necessità di mettere a disposizione degli Enti di controllo (tra cui le Forze dell´ordine) eventuali immagini relative ad "avvenimenti che siano attinenti non solo alla criminalità comune ma anche e soprattutto a matrici terroristiche", sottolineando che il prolungamento dei tempi di conservazione sarebbe volto ad "esclusive finalità di sicurezza e di tutela del patrimonio aziendale del quale fanno parte sia i beni di proprietà che le spedizioni dei clienti" (cfr. nota del 3 settembre 2010).

Infine, la società ha aggiunto che la conservazione delle immagini per 30 giorni le consentirebbe di mantenere uno standard di sicurezza più elevato, fino ad oggi comunque garantito, in linea  con quanto previsto dalle regole del sistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi aerei  gestito da "Transported asset protection association" (TAPA), ritenuto nel settore "parametro di riferimento per gli adempimenti finalizzati a garantire la sicurezza dei trasporti e delle merci" (cfr. nota del 26 settembre 2011).

Nel corso dell´istruttoria, la società ha dichiarato, sotto la propria responsabilità (art. 168 del Codice), che in ognuna delle realtà aeroportuali oggetto della presente istanza sono intervenuti appositi accordi sindacali, in ossequio a quanto previsto dall´art. 4 della legge n. 300/1970 relativamente al divieto di controllo a distanza dei lavoratori.

2. Il funzionamento del sistema
Gli impianti di videosorveglianza di cui la società già si avvale si trovano nei magazzini aeroportuali e fanno parte di un più ampio apparato di sicurezza già implementato a protezione degli ambienti utilizzati, costituito da un sistema di allarme e da sensori volumetrici. Le telecamere, in numero variabile a seconda dell´ampiezza di ciascun sito, "hanno la funzione primaria di monitorizzare la filiera di sicurezza delle spedizioni" (cfr. e-mail del 5 ottobre 2011) e, in parte, sono dislocate lungo il perimetro dei depositi e nelle zone di carico e scarico; altre, invece, sono posizionate all´interno dei magazzini e, alcune di esse, sono  anche dotate di "speed dome".

Inoltre, è risultato che, presso le sedi aeroportuali di Ancona, Bologna, Pisa e Treviso, l´impianto di videosorveglianza è dotato anche da un "sensore di movimento" per ridurre lo spazio di registrazione "nei vari dischi dei computer" (cfr. e-mail del 5 ottobre 2011).

Le immagini, conservate per 30 giorni, trascorsi i quali sono cancellate automaticamente, vengono registrate su videoregistratori digitali protetti nel seguente modo:

- presso il sito di Orio al Serio, i videoregistratori sono collocati in una "control room" protetta da un lettore badge di prossimità, a sua volta collegato al sistema di controllo degli accessi. La stanza di controllo è "presidiata h24, 7 giorni su 7 da personale dell´Istituto di Vigilanza Nuova Polnotte, certificato ai sensi del d.m. 85/99" (cfr. e-mail del 7 ottobre 2011);

- tutti gli altri siti, invece, sono forniti di locale CED TVCC, al quale si accede attraverso un "lettore reader di prossimità collegato al sistema centrale controllo accessi di BGY".

L´accesso alle immagini registrate, normalmente, è riservato alla sola Autorità giudiziaria, per il solo caso in cui si verifichino eventi illeciti e/o dannosi; tuttavia, nel caso in cui sussistano "fondate ragioni per ritenere che la visualizzazione delle immagini possa essere necessaria al fine di individuare la commissione di atti illeciti", è previsto che le immagini possano essere visionate anche dai responsabili della sicurezza aziendale, ma solo alla presenza di "almeno un rappresentante sindacale dei lavoratori", con l´eccezione di quelle relative ai parcheggi aziendali (se presenti), in quanto in tal caso le riprese sono concordemente finalizzate soltanto a "garantire l´accesso alle sole auto autorizzate" (cfr. nota del 3 novembre 2010). La procedura per la visione delle immagini, poi, prevede l´utilizzo di una doppia password di accesso al software, in possesso, rispettivamente, del "Security manager" e "della RSA" (cfr. nota del 26 settembre 2011). Al termine della visione delle immagini, viene compilato un apposito verbale recante anche l´esito del controllo, firmato e sottoscritto da entrambe le parti aziendali (cfr. nota del 7 ottobre 2011).

Quanto alla nomina dei responsabili e degli incaricati del trattamento, Dhl Aviation (Italy) s.r.l., titolare del trattamento, ha dichiarato che presso ognuna delle sue sedi sono stati ritualmente designati sia i responsabili che gli incaricati del trattamento, così come previsto anche dal Documento programmatico sulla sicurezza.

Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa, la società ha specificato che "l´accesso alla zona videosorvegliata è correttamente segnalato da appositi cartelli", collocati "a distanza della zona stessa e tali da poter essere letti prima di entrarvi".

3. Presupposti di liceità del trattamento
Per una corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiarità dell´attività commerciale svolta da Dhl Aviation (Italy) s.r.l. che, essendo per lo più esercitata presso le aree aeroportuali, è soggetta a stringenti norme poste da Regolamenti comunitari e, in via amministrativa, dall´Ente Nazionale per l´Aviazione Civile (ENAC), volte a garantire la sicurezza delle persone, delle merci e delle strutture.

In particolare, giova rammentare che il Regolamento (CE) n. 300/2008 ha fissato norme comuni per proteggere l´aviazione civile da atti di interferenza illecita che ne mettano in pericolo la sicurezza (art. 1), alla cui osservanza sono soggetti tutti gli operatori, compresi i vettori aerei, che forniscono servizi negli aeroporti, nonché tutti coloro che, operando in locali situati all´interno o all´esterno del sedime aeroportuale, forniscono beni e/o prestano servizi nell´ambito di aeroporti situati nel territorio di uno Stato membro (purché non siano utilizzati esclusivamente per scopi militari). Inoltre, detto Regolamento, dopo aver definito la figura di "agente regolamentato" (come nel caso specifico è Dhl Aviation (Italy) s.r.l.), intendendo per tale il "vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunque altro soggetto che garantisce l´effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci o sulla posta", ha imposto ad ogni operatore aeroportuale la redazione, l´attuazione e il mantenimento di un programma per la sicurezza dell´aeroporto, che dev´essere presentato all´autorità competente "che, se del caso, può adottare ulteriori misure".

Con specifico riferimento al trasporto delle merci e della posta, infine, l´Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse "devono essere sottoposte a controlli di sicurezza prima di essere caricate a bordo di un aeromobile" e che è precluso ai vettori aerei "di trasportare con aeromobile merci o posta a meno che esso stesso non abbia effettuato i controlli in questione ovvero l´effettuazione di essi sia stata confermata e attestata da un agente regolamentato, un mittente conosciuto o un mittente responsabile". Le merci e la posta destinate a tale tipo di trasporto "devono essere protette da interferenze non autorizzate dal momento in cui sono stati effettuati i controlli di sicurezza fino alla partenza dell´aeromobile sul quale devono essere trasportate" e, in caso contrario, devono essere sottoposte a screening.

Con successivo Regolamento (CE) n. 185/2010 sono state dettate norme particolareggiate per l´attuazione delle norme fondamentali comuni sulla sicurezza dell´aviazione civile al fine di armonizzare l´applicazione del Regolamento (CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è stato ribadito che "l´agente regolamentato", dopo aver effettuato i controlli di sicurezza previsti, deve provvedere affinché l´accesso a tali spedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate da apposita documentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loro consegna ad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il 29 aprile 2010, il Direttore generale dell´Ente Nazionale per l´Aviazione Civile (ENAC), al fine di garantire –nelle more dell´adeguamento del Programma Nazionale di Sicurezza- l´immediata applicazione delle misure di sicurezza poste dai suindicati Regolamenti, ha fissato una serie di regole, imponendo, tra l´altro, ad ogni "agente regolamentato" la presentazione di un proprio Programma di sicurezza per assicurare il rispetto delle stesse. In particolare, tra le precauzioni che un agente regolamentato è tenuto ad applicare vi è quella di garantire che i locali dove vengono depositati e custoditi gli effetti postali e le merci prima dell´invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire che persone non autorizzate possano manomettere o introdurre oggetti pericolosi nei colli ivi depositati e che, una volta terminati i controlli di sicurezza, l´accesso alle spedizioni sia sorvegliato/protetto da interferenze non autorizzate dal momento in cui sono state ricevute fino alla loro consegna ad altro "agente regolamentato" o vettore aereo o gestori aeroportuali (vedi scheda n. 3).

Pertanto, alla luce delle norme comunitarie e delle regole imposte da ENAC, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deve ritenere che l´utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte degli operatori aeroportuali sia giustificata.

Ciò premesso, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate deve essere comunque valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall´esigenza di osservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilascio dell´apposita certificazione da parte della Transported asset protection association (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore come standard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immagini videoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo non può non tenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l´obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Anzi, proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad un settore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autorità pubbliche a promuovere l´osservanza di tali standard o, addirittura, a fare diretto riferimento ad essi, come nel caso della Commissione europea-Direzione generale fiscalità e unione doganale, che, nel fissare gli "Orientamenti" per la concessione dello status di "Operatore economico autorizzato" (previsto dal Codice Doganale Comunitario, Reg. (CE) 1875/2006), nell´ambito dei "Riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale" nel settore del "magazzinaggio delle merci" ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA" (vedi "Taxud/2006/1450").

Ne deriva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, può attribuirsi una valenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbe loro spettare in ragione delle modalità di adozione, sicché gli standard di sicurezza da esse fissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale, sia in sede internazionale- come un punto di riferimento importante nell´intero settore dell´approvvigionamento delle merci.

In secondo luogo, Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha sottolineato che, spesso, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere conservate per vari giorni a disposizione della Guardia di finanza, delle Autorità doganali e delle Forze dell´ordine "per controlli di natura fiscale, vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale, la violazione di diritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione ed il contrabbando"(cfr. nota 3 novembre 2010; D.M. n. 85/1999 in materia di affidamento dei servizi di sicurezza negli aeroporti); a ciò si aggiunge il fatto che Dhl Aviation (Italy) s.r.l., in virtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha il dovere di segnalare alla Dogana "sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate" e di "tenere a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui essa segnali di voler effettuare i controlli".

Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute in magazzino per parecchi giorni e che, in caso di "eventi dannosi da interferenze illecite" che si accertino solo al termine del trasporto, o anche vari giorni dopo l´arrivo a destinazione della merce, "la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni di svariati giorni prima" anche antecedenti la settimana. E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciuta all´interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Ad ulteriore sostegno della richiesta, la società ha prodotto copia di numerose denunce presentate presso le Forze dell´ordine per episodi di furto o di smarrimento che hanno interessato spedizioni effettuate presso i propri magazzini ubicati nei siti aeroportuali interessati, dalle quali emerge che tra la data della spedizione e quella di scoperta dell´evento sono intercorsi più di sette giorni e, sovente, anche più di un mese, con conseguente impossibilità, in mancanza di immagini videoregistrate, di supportare le indagini dell´Autorità giudiziaria.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto aereo delle merci, nonché l´acclarata difficoltà delle strutture della società di accertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni, valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a 30 giorni, all´esclusivo fine dell´accertamento degli accadimenti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.

Resta inteso che, ad eccezione della visione da parte dell´Autorità giudiziaria, l´accesso alle immagini in questione potrà avvenire solo nel rispetto di quanto stabilito dagli accordi sindacali aziendali, con conseguente divieto di loro comunicazione a terzi (fatte salve le esigenze dell´Autorità giudiziaria) o di diffusione.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità la Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, prende atto del trattamento di dati personali effettuato da Dhl Aviation (Italy) s.r.l. attraverso gli impianti di videosorveglianza installati presso i propri magazzini ubicati negli aeroporti di Ancona, Bologna, Ciampino, Orio al Serio, Pisa e Treviso, autorizzando la conservazione delle immagini fino a trenta giorni al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili.

Roma, 10 novembre 2011

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli