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Consegna di comunicazioni ai lavoratori e misure per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali

Il reclamante ha lamentato la violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali con riguardo alle modalità con cui le sarebbero state trasmesse due note dirigenziali

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2174351
Data:
18/10/12
Argomenti:
Lavoro pubblico
Tipologia:
Prescrizioni del Garante

[doc. web n. 2174351]

Consegna di comunicazioni ai lavoratori e misure per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali - 18 ottobre 2012

Registro dei provvedimenti
n. 296 del 18 ottobre 2012

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTO il reclamo dell´11 agosto 2011, proposto ai sensi dell´art. 142 del Codice da XY e regolarizzato in data 30 settembre 2011, concernente il trattamento di dati personali riferiti all´interessata effettuato dall´Istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti dell´Amministrazione Pubblica (Inpdap) - sede di Latina;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTE le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate con provvedimento del 14 giugno 2007 (pubblicato nella G.U. 13 luglio 2007, n. 161);

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.1. Con reclamo regolarizzato il 30 settembre 2011, XY – dipendente, presso la sede di Latina, dell´Istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti dell´Amministrazione Pubblica (Inpdap) – ora Inps ex Gestione Inpdap, per effetto del d.l. 6 dicembre 2011, n. 201, conv. con mod. nella l. 27 dicembre 2011, n. 214) – ha lamentato la violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali con riguardo alle modalità con cui le sarebbero state trasmesse due note dirigenziali (datate 20 maggio 2011, prot. n. 132, e 3 giugno 2011, prot. n. 149) concernenti il mancato raggiungimento degli obiettivi annuali programmati per il periodo 2009/2010 dell´area cui la stessa reclamante era preposta.

1.2. Tali comunicazioni – cui ha fatto seguito un processo di riorganizzazione dell´Ufficio con la revoca di posizioni organizzative, tra cui quella ricoperta dalla reclamante (con ordine di servizio n. 2/2011 del 3 giugno 2011: cfr. reclamo 11 agosto 2012, p. 4) – sarebbero state consegnate "a vista, a mezzo di persona addetta alla Segreteria […]" e sarebbero state firmate "per ricevuta […] innanzi alla persona incaricata della [loro] consegna materiale" (cfr. reclamo dell´11 agosto 2011, p. 2).

Le predette modalità di notifica, a detta della reclamante, sarebbero in violazione del Codice nonché delle "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", secondo le quali (al punto 5.3) "l´amministrazione deve utilizzare forme di comunicazione individualizzata con il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali, in particolare se sensibili, da parte di soggetti diversi dal destinatario, ancorché incaricati di talune operazioni di trattamento (ad esempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso o spillato; invitando l´interessato a ritirare personalmente la documentazione presso l´ufficio competente; ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali)". A questo proposito la reclamante lamenta, infatti, che, a causa delle modalità di notifica delle note dirigenziali sopra richiamate, prima di apprendere il contenuto delle note a sé indirizzate, si sarebbe verificata una fuga di notizie verso terzi (cfr. reclamo dell´11 agosto 2011; la circostanza è allegata altresì nelle note datate 6 e 8 febbraio 2012, 24 e 29 febbraio 2012 nonché 4, 11 e 17 settembre 2012). La lamentata modalità di trasmissione sarebbe poi in contrasto con il punto B/3 dedicato a "informazioni su materie riservate" del Protocollo Relazioni sindacali (reclamo dell´11 agosto 2011 e comunicazione 29 febbraio 2012).

1.3. Inoltre, collaboratori della direttrice, avendo partecipato ad una "stesura collettiva" del menzionato ordine di servizio, sarebbero indebitamente venuti a conoscenza di informazioni personali a sé riferite contenute in "e-mail riservate" scambiate con la direttrice (reclamo dell´11 agosto 2011, p. 4; verbale del 31 maggio 2011 relativo all´incontro tra la Direzione Inpdap e le OO.SS.; nota 6 febbraio 2012; punto 3 della nota dell´8 febbraio 2012; nota 4 settembre 2012 e 11 settembre 2012; da ultimo nota del 17 settembre 2012). Tanto, anche alla luce di quanto contenuto nel verbale di un incontro tenuto tra l´Amministrazione, le RSU e le OO.SS., nel quale, riportando le dichiarazioni rese in tale occasione dalla direttrice si legge che l´ordine di servizio "è stato elaborato consultando alcune persone che ho voluto ascoltare e che hanno collaborato nella stesura dello stesso" (verbale del 31 maggio 2011, p. 6).

1.4. Alla luce di quanto sopra, la reclamante ha chiesto al Garante:

a. di dichiarare illeciti "i comportamenti tenuti e gli atti adottati […] dalla dirigente della sede INPDAP di Latina nei confronti della reclamante" (reclamo dell´11.08.2011, cit.);

b. di "emanare tutti i provvedimenti che riterrà giusti ed opportuni" (cfr. reclamo dell´11.08.2011, cit.).

1.5. Nel corso del procedimento sono stati inoltre lamentati dalla reclamante, per il tramite del proprio legale, elementi nuovi rispetto alle richieste formulate nel reclamo (emersi nel corso del pendente ricorso gerarchico), e segnatamente che la stessa avrebbe formato "oggetto nel corso dell´anno 2011 di una illegale attività di dossieraggio" ad opera della dirigente. Quest´ultima avrebbe "raccolto nei suoi confronti dati, elementi, informazioni ed altro materiale confluiti in ben n. 2 fascicoli tenuti segreti, chiusi a chiave, e ciò al di fuori di ogni corretto comportamento e soprattutto protocollo" (cfr. nota 4 settembre 2012; in merito, cfr. anche le dichiarazioni spontanee rese dalla reclamante il 16 luglio 2012 in occasione delle operazioni di accesso ai documenti amministrativi contenuti nel fascicolo del procedimento avvenute in pari data presso la sede dell´Autorità, p. 4). Tale illecito trattamento di dati personali troverebbe conferma, a detta della reclamante, nella relazione del 12 dicembre 2011 (alle pp. 3 e 7) formata dalla direttrice a beneficio del direttore regionale nell´ambito del procedimento su ricorso gerarchico.

2. Al fine di verificare la liceità del trattamento di dati personali effettuato e di acquisire elementi idonei ad accertare la conformità al Codice dei trattamenti oggetto del reclamo, l´Ufficio ha formulato richieste d´informazione nei confronti dell´Istituto, cui è stato dato un primo riscontro con la nota del 20 gennaio 2012 con la quale, nel trasmettere gli atti ritenuti rilevanti per la trattazione del reclamo, è stato altresì rappresentato che il provvedimento dirigenziale è stato impugnato con ricorso ex art. 700 c.p.c. avanti al Tribunale di Latina.

Con successiva nota integrativa dell´8 febbraio 2012 l´Istituto ha dichiarato che "le persone che hanno materialmente consegnato alla reclamante le note […] sono state preposte con ordine di servizio n. 2 del 2009 agli atti di questa direzione".

3. Nel ribadire il contenuto del reclamo, nelle proprie controdeduzioni la reclamante ha dichiarato che solo a seguito delle proprie rimostranze, in data 23 settembre 2011 sarebbe stata emanata la determinazione dirigenziale n. 167 con la quale sarebbero stati designati gli incaricati e sarebbero state loro fornite istruzioni (cfr. note del 6 e 8 febbraio 2012; profilo ribadito anche nella nota del 4 settembre 2012).

La stessa ha inoltre rappresentato di aver inoltrato anche ricorso per via gerarchica avverso il menzionato ordine di servizio del 3 giugno 2011 nonché avverso l´atto di revoca della posizione organizzativa formalizzato con determinazione dirigenziale n. 87 del 2001 (cfr. copia del ricorso, all. n. 5 alla nota dell´8 febbraio 2012).

4.1. In data 13 marzo 2012 sono stati effettuati, ad opera del personale delegato del Nucleo speciale privacy della Guardia di Finanza, accertamenti presso la sede dell´Istituto in Latina finalizzati alla verifica dell´osservanza della disciplina in materia di protezione dei dati personali con riguardo alla designazione degli incaricati ai sensi dell´art. 30 del Codice e alle circostanze oggetto del reclamo. Informazioni sono state altresì acquisite presso la sede di Roma dell´Istituto dalla stessa direttrice firmataria delle note oggetto del reclamo, nel frattempo destinata a diverso incarico.

4.2. Dagli accertamenti effettuati presso la sede di Latina è emerso che (cfr. verbale 13 marzo 2012):

a. le note oggetto del reclamo indirizzate ai titolari delle posizioni organizzative interessati, sono state notificate "a mano", non in busta chiusa, come risulta dalla sottoscrizione apposta dalla reclamante "per ricevuta";

b. i "report produttivi" sono stati inoltrati, "su disposizione della Dirigente […] via mail a tutto il personale";

c. "in merito agli atti promananti dal dirigente, è lo stesso che dà le istruzioni circa le modalità di protocollazione (riservato o ufficiale) e di consegna (notificazione). Nel caso in cui un atto venga notificato a mano, la notifica può esser effettuata [dalle] addette alla segreteria a supporto del dirigente […] le uniche che hanno accesso al protocollo riservato, come risulta espressamente dalle funzioni attribuite con ordini di servizio".

4.3. In base alle informazioni acquisite nel corso degli accertamenti effettuati in Roma è risultato che (cfr. verbale 19 marzo 2012) l´atto notificato alla reclamante "recava osservazioni e rilievi relativi a report produttivi […] sull´andamento del processo pensioni, conosciuti da tutto il personale dipendente" e "a giudicare dal fatto che il documento de quo è firmato su frontespizio per ricevuta [sembrerebbe] che lo stesso sia stato notificato a mano e aperta, quindi senza ricorrere a formalità alcuna (busta chiusa o altro)".

4.4. Con specifico riferimento alla vicenda oggetto del reclamo, la menzionata direttrice ha dichiarato che, dopo due settimane dall´assunzione della titolarità della Direzione provinciale di Latina, veniva invitata dal direttore regionale a "porre in essere tutte le misure organizzative atte al recupero della produzione" e, a tal fine, aveva inoltrato una mail con la quale invitava le persone responsabili preposte al processo pensioni "a mettere sul campo le loro capacità gestionali, organizzative, tecniche e relazionali in vista del raggiungimento dell´obiettivo programmato" ponendo in essere, anche di concerto con i sindacati, alcuni atti gestionali volti all´innalzamento dei livelli produttivi (cfr. verbale 7 maggio 2012).

A seguito della circolare 5/2011, promanata dal direttore generale dell´Istituto (contenente nuove linee organizzative, quali la soppressione e l´accorpamento di processi produttivi nonché, ad esempio, il trasferimento delle linee produttive del processo pensioni ad altro ambito di attività: sul punto cfr. diffusamente p. 3 verbale 7 maggio 2012, cit.), la direttrice ha dichiarato di aver "predisposto una lettera, datata 20 maggio 2011, recante protocollo nr. 132 ris., che, pur priva dell´indicazione del destinatario, era indirizzata alla [reclamante …] non personalmente ma in qualità di titolar[e] di posizioni organizzative e responsabil[e] del processo pensioni. Tale lettera, da me direttamente vergata, è stata consegnata nelle mani della mia collaboratrice […], addetta alla Segreteria del dirigente, Area Amministrazione e Affari Generali, impartendo, per le vie brevi, direttive precise in ordine alla consegna nelle mani" dell´interessata "in maniera e secondo modalità tali per le quali nessuno, al di fuori del destinatario, ne potesse prendere visione. La consegna è stata fatta brevi manu il primo giorno di servizio utile per la reclamante […] come risulta dalla data apposta, per avvenuta ricezione, al margine della nota consegnata". È stato altresì precisato dalla direttrice che tale nota, con la quale si evidenziava "un disallineamento tra il prodotto ed il programmato del processo pensioni", "non conteneva alcun nominativo, né identificativo né tantomeno dati sensibili" (cfr. p. 3 verbale 7 maggio cit.).

A tale nota sarebbe stata fornita risposta con altra comunicazione scritta trasmessa "con le stesse modalità […] utilizzate per notificare [quella] in questione" alla quale ha fatto seguito altra nota (del 3 giugno 2012, nr. 149 ris.) anch´essa consegnata "secondo le medesime modalità sopra descritte". Le note furono consegnate a mano "da parte di personale ordinariamente addetto alla trattazione di corrispondenza riservata" in quanto le stesse "non contenevano provvedimenti disciplinari, né revoche di posizioni, bensì unicamente dati produttivi, comunicati anche dalla Direzione regionale ed inoltrati dalla segreteria della Direzione a tutto il personale" (cfr. p. 4 verbale 7 maggio 2012, cit.).

Da ultimo è stato altresì dichiarato che, "in attuazione della circolare 5/2011" è stato predisposto dalla stessa dirigente "l´ordine di servizio di riorganizzazione della sede", chiarendo che la collaborazione richiesta circa la redazione dello stesso "era legata unicamente all´acquisizione della disponibilità, da parte di talune unità di personale, ad essere riallocate all´interno del nuovo assetto organizzativo" (cfr. p. 4 verbale 7 maggio 2012, cit.).

4.5. Con riguardo al profilo della designazione degli incaricati del trattamento ai sensi dell´art. 30 del Codice, ad integrazione delle dichiarazioni rese in sede di accertamento in loco del 19 marzo 2012 – secondo cui presso la sede provinciale "sono presenti atti di carattere organizzativo nei quali sono delineate e ben perimetrate le competenze e gli ambiti di trattamento consentito in relazione alle mansioni che ciascun dipendente espleta all´interno di ciascun ufficio" (cfr. verbale 19 marzo 2012, p. 2) −, è stata fornita copia della nota del 18 settembre 2008 contenente l´elenco del personale della sede di Latina contenente la lista degli incaricati del trattamento (cfr. nota del 20 marzo 2012).

Con ulteriore comunicazione del 2 maggio 2012 l´Istituto ha, per quanto interessa la vicenda in esame, allegato l´ordine di servizio del 1° giugno 2009, n. 2/2009 (cfr. all. 1) con il quale, contrariamente a quanto affermato dalla reclamante, già anteriormente all´emanazione della determinazione dirigenziale n. 167 del 23 settembre 2011, era stato individuato il personale che, alla data cui si riferiscono i fatti oggetto del reclamo, risultava assegnato alla segreteria di supporto del Dirigente con la contestuale indicazione dei trattamenti dei dati personali allo stesso consentiti.

Da ultimo l´Istituto ha precisato che nella intranet accessibile a tutti i dipendenti è presente un´apposita sezione "Privacy" ove sono reperibili tutti gli atti adottati dall´Istituto in materia, "ivi compresa l´informativa ai dipendenti e le istruzioni scritte cui gli incaricati devono attenersi" (nota del 16 luglio 2012).

5. In via preliminare va rilevato che il presente provvedimento riguarda unicamente i profili di competenza dell´Autorità relativi al trattamento dei dati personali; sono pertanto esclusi i profili concernenti l´asserita violazione del protocollo relativo alle relazioni sindacali (punto B/3 "informazioni su materie riservate"), la ritenuta illegittimità degli atti organizzativi dell´istituto o degli atti riguardanti eventuali addebiti sul piano disciplinare nei confronti della reclamante, profili questi, peraltro, già oggetto di sindacato sia in sede amministrativa gerarchica, sia in sede giudiziaria, ambito quest´ultimo nel quale potranno anche essere fatte valere eventuali pretese risarcitorie.

6. Con riguardo ai fatti oggetto di reclamo – segnatamente in relazione alla notifica a mano della reclamante delle note sopra menzionate del 2o maggio 2011, prot. n. 132 e del 3 giugno 2011, prot. n. 149 – deve anzitutto rilevarsi che l´Istituto titolare del trattamento (nonché la direttrice della sede di Latina) escludono che, nel caso di specie, rispetto a tale operazione di trattamento, ricorra un trattamento di dati personali. Secondo la direttrice, le note non contenevano "alcun nominativo, né dato identificativo, né tantomeno dati sensibili, anche se era[no] indirizzate [alla reclamante nella sua] funzione di responsabil[e] dei processi pensioni" (cfr. verbale 7 maggio 2012, p. 3); a sua volta, l´Istituto ha evidenziato che "tali comunicazioni […] non contengono neppure dati personali [trattandosi di] comunicazioni tra datore di lavoro e lavoratore, riguardanti lo svolgimento dell´attività lavorativa […] rispetto alle quali non vengono in rilievo profili di natura personale [e che] contengono dati numerici, riassunti in report elaborati al fine di monitorare l´andamento produttivo della sede" (cfr. nota Inps 16 luglio 2012, p. 1 s.).

Questa Autorità ritiene invece che nel caso di specie abbiano formato oggetto di trattamento anche dati personali riferibili alla segnalante – ancorché non rientranti nel novero dei dati sensibili, così come definiti all´art. 4, comma 1, lett. d), del Codice –, tali dovendosi ritenere, in ragione dell´ampia latitudine propria della nozione di dato personale di cui all´art. 4, comma 1, lett. b), del Codice, i dati quantitativi e qualitativi riferiti allo svolgimento delle attività professionali che, pur facendo complessivamente capo ad un´unità organizzativa esistente presso l´Istituto, rientravano comunque nelle attribuzioni della reclamante (che ne era responsabile). In tal senso, peraltro, si è chiaramente pronunciato anche il Gruppo di lavoro per la protezione dei dati personali Articolo 29 nel Parere 4/2007 sul concetto di dati personali (adottato il 20 giugno 2007, WP 136, p. 6 ss.).

Non osta poi alla qualificazione di "dato personale" la circostanza che le informazioni contenute nelle note oggetto del reclamo facciano riferimento ad attività professionali svolte dall´interessata e non a vicende esclusivamente personali della stessa.

Né è dubbio, pur non essendo la reclamante nominativamente indicata quale destinataria nelle note oggetto di reclamo, che le stesse facessero riferimento alla sua persona, in qualità di responsabile dell´area di competenza assegnatale (sì da risultare comunque "identificabile, anche indirettamente, mediante il riferimento a qualsiasi altra informazione": cfr. art. 4, comma 1, lett. b), del Codice); non a caso, è la reclamante che sottoscrive per presa visione le comunicazioni notificatele.

7.1. Tanto premesso, ritenuta applicabile al caso di specie la disciplina di protezione dei dati personali, alla luce delle dichiarazioni rese all´Autorità nel corso del procedimento – della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell´art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") –, con riguardo alle modalità di trasmissione delle note sopra menzionate deve rilevarsi che:

a. la consegna materiale delle note risulta essere avvenuta ad opera di un´incaricata assegnata alla segreteria della dirigente firmataria delle note medesime che poteva legittimamente prenderne conoscenza nello svolgimento delle proprie attribuzioni. Tanto in ragione dei compiti espressamente attribuiti alla medesima con l´ordine di servizio n. 2 del 1° giugno 2009 (cfr. nota 2 maggio 2012, all. 1, p. 3), tra i quali espressamente figurano quelli di provvedere:

i.  alla riproduzione di "ogni documento utile alle attività del personale addetto";

ii. "alla spedizione della corrispondenza della segreteria del personale e del dirigente […]"

iii.  alla "notifica e conservazione di tutti gli atti della segreteria del personale e del dirigente";

iv.  alla archiviazione dei "fascicoli del personale";

v.  al "protocollo in entrata e uscita riservato";

b. la trasmissione delle note oggetto di reclamo è avvenuta, pertanto, ad opera di personale incaricato del trattamento, tale essendo anche quello, come nel caso di specie in ragione del menzionato ordine di servizio n. 2/2009, la cui designazione risulti comunque effettuata "mediante atti di preposizione del lavoratore a unità organizzative per le quali venga altresì previamente individuato, per iscritto, l´ambito del trattamento consentito" (art. 30, comma 2, del Codice; cfr. altresì il punto 3 delle menzionate "Linee guida" ove si ribadisce che "la designazione degli incaricati può essere effettuata nominativamente o, specie nell´ambito di strutture organizzative complesse, mediante atti di preposizione del lavoratore a unità organizzative per le quali venga altresì previamente individuato, per iscritto, l´ambito del trattamento consentito (art. 30 del Codice))".

7.2. Da ciò deriva che, in considerazione dell´ambito delle operazioni di trattamento espressamente consentite all´incaricata della segreteria che ha provveduto ad effettuare la notificazione alla reclamante – come si è visto, non limitate alla mera consegna della documentazione –, non ricorre nel caso in esame alcuna violazione della disciplina di protezione dei dati personali, avendo trovato compiuta attuazione la disciplina di cui all´art. 30 del Codice.

Diversamente, la disciplina di protezione dei dati personali determinerebbe un ingiustificato aggravio di adempimenti in capo al titolare del trattamento (nel caso in esame, l´Istituto) inutilmente onerosi laddove il personale incaricato non solo della consegna, ma altresì preposto all´effettuazione di operazioni di trattamento tali da comportare la redazione materiale di atti o da implicare la conoscenza del contenuto dei medesimi, fosse chiamato, in fase di notifica all´interessato, ad adottare la cautela (in questo caso inutile) di "spillare" o consegnare "in busta chiusa" un documento di cui, in ragione delle mansioni svolte, può legittimamente aver preso conoscenza.

Misure queste, invece, opportune, nel diverso caso in cui – con particolare riguardo al trattamento di dati sensibili – il titolare si avvalga di personale incaricato del solo recapito, al fine di prevenire l´acquisizione non necessaria all´espletamento delle proprie mansioni di informazioni personali (si pensi, ad esempio, ai commessi; cfr. in tal senso, le indicazioni, richiamate anche nel reclamo, fornite in termini generali dal Garante al punto 5.3 delle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", cit.; non diversamente il punto 5.5 della Deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006, doc. web n. 1364939, Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati).

7.3. Peraltro, anche in relazione alla consegna di documentazione contenente informazioni particolari (e comunque non sensibili), qual è il caso delle contestazioni disciplinari, l´ordinamento prevede come legittima la consegna "a mano" del primo atto del procedimento disciplinare contenente la contestazione degli addebiti (cfr. art. 55 bis, comma 5, d.lg. n. 165/2001), contemperando così l´esigenza di speditezza del procedimento e di certezza in capo al datore di lavoro quanto alla circostanza dell´avvenuta notificazione della comunicazione all´interessato con la necessità di assicurare la riservatezza del lavoratore.

7.4. Più in generale, il titolare del trattamento può avere un legittimo interesse, specie in relazione a particolari tipologie di atti (ad es. con riguardo ad atti per i quali è stabilito un termine o dalla cui ricezione decorrono particolari effetti), ad acquisire prova dell´avvenuta ricezione degli stessi che ben può essere precostituita, salva l´adozione delle menzionate cautele nell´individuazione dell´incaricato, mediante l´apposizione di una sottoscrizione ad opera del destinatario su copia della comunicazione allo stesso diretta (cfr., con riguardo, ad esempio, alle modalità di consegna di atti contenenti contestazioni disciplinari ovvero dell´atto di recesso, Cass civ., Sez. lav., 1° giugno 1988, n. 3716, e Cass. civ., Sez. lav., 4 febbraio 1997, n. 1024).

7.5. Infine, va altresì evidenziato che, in ragione dell´avvenuta designazione dell´incaricata del trattamento che ha consegnato le note in questione, nel caso di specie neanche ricorre una comunicazione di dati a terzi (art. 4, comma 1, lett. l), del Codice) (in tal senso cfr., ad esempio, Provv. 6 dicembre 2007, doc. web n. 1480772).

8. In merito alla lamentata "circolazione" tra il personale all´interno dell´amministrazione di informazioni riferite alla reclamante per effetto di un´asserita propalazione del contenuto delle note da parte dell´incaricata alla trasmissione, deve rilevarsi che tale circostanza risulta solo allegata ma non provata dalla reclamante (che fa riferimento, tra le possibili modalità, all´"eventuale fotocopiatura" delle note: cfr. reclamo), né è altrimenti emersa dalle risultanze degli accertamenti effettuati.

9. Con riguardo alla lamentata "illegale attività di dossieraggio" e di "fascicolazione segreta" che sarebbe stata effettuata dalla dirigente nei confronti della reclamante (cfr. punto 1.5) – profilo distinto rispetto alle richieste avanzate nel reclamo ed allegato nel corso del procedimento dalla reclamante, ed in ordine al quale si prospetta una responsabilità di natura penale in capo alla direttrice (senza che tuttavia siano state indicate negli scritti difensivi le norme violate) – deve rilevarsi che, salvo quanto previsto dall´art. 5 comma 3, del Codice, non risulta in atti che l´Istituto, titolare del trattamento, abbia conseguito la disponibilità di tale documentazione (di cui peraltro non emerge in atti la natura); al riguardo, resta ferma la facoltà della reclamante di avvalersi del diritto di accesso previsto dagli art. 7 e ss. del Codice al fine di prendere conoscenza dei dati eventualmente acquisiti dall´Istituto.

10.1. Da ultimo, nell´ambito del procedimento sono state formalizzate dalla reclamante le richieste volte:

a.  a conoscere la data fissata per la discussione del reclamo avanti al Garante;

b. ad intervenire personalmente nell´ambito della riunione collegiale del Garante.

10.2. In proposito, deve essere osservato che non sussiste un obbligo legale di comunicazione alle parti (non solo a chi propone un reclamo o una segnalazione) della data in cui, conclusa l´istruttoria disciplinata quanto al suo svolgimento dal Regolamento del 14 dicembre 2007, n. 1/2007 (Regolamento concernente le procedure interne all´Autorità aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti demandati al Garante per la protezione dei dati personali, doc. web n. 1477480), il tema viene messo all´ordine del giorno per la sua discussione collegiale in vista di una eventuale adozione della decisione da parte del Collegio. In base ai principi (e alla disciplina regolamentare dell´Autorità che ad essi dà attuazione in materia di procedimento amministrativo), sono invece stabiliti soltanto i termini entro i quali l´atto deve essere adottato.

10.3. Quanto al diverso profilo dell´eventuale intervento delle parti avanti al Garante in relazione al procedimento su reclamo, deve rappresentarsi quanto segue.

Nel caso di specie, come risulta dal presente provvedimento, in ripetute circostanze i soggetti coinvolti sono stati messi in condizione di partecipare al procedimento − il quale deve comunque essere "orientato a criteri di semplicità delle forme osservate, speditezza ed economicità, anche in riferimento al contraddittorio" (art. 9, Regolamento n. 1/2007, cit.) − e, con riguardo alla reclamante, ciò è avvenuto per il tramite di inviti a riscontrare il contenuto degli elementi informativi trasmessi dal titolare del trattamento nella fase preliminare dell´istruttoria, in sede di accesso alla documentazione presente nel fascicolo, nonché mediante audizione personale della reclamante (su richiesta della medesima) avanti all´unità organizzativa dell´Ufficio incaricata della trattazione del reclamo. Tanto in base all´art. 12, comma 1, del menzionato Regolamento n. 1/2007 che stabilisce che "il responsabile del procedimento amministrativo cura gli accertamenti necessari per la decisione sul reclamo e garantisce la partecipazione delle parti al procedimento, se del caso sentendo personalmente o a mezzo di procuratore speciale l´interessato, il titolare o il responsabile del trattamento i quali possono comunque presentare memorie e documenti".

Alla luce delle considerazioni che precedono non si ravvisano, pertanto, gli estremi per una nuova audizione della parte.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

dichiara non fondato il reclamo.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 18 ottobre 2012

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia