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Provvedimento del 10 gennaio 2013 [2330251]

[doc. web n. 2330251]

Provvedimento del 10 gennaio 2013

Registro dei provvedimenti
n. 08 del 10 gennaio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTA l´istanza dell´11 maggio 2012 avanzata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lg. 30 giugno 2003, n. 196) nei confronti di R.A.I.-Radiotelevisione italiana S.p.A., con la quale XY, dipendente della predetta società dal 1992, ha chiesto di avere conferma dell´esistenza di dati personali che lo riguardano e di ottenere la loro comunicazione in forma intelligibile, nonché di conoscerne l´origine, la logica e le finalità del loro  trattamento, gli estremi identificativi dei responsabili nonché le categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati o che possono comunque venirne a conoscenza; rilevato che unitamente a tale richiesta, che fa riferimento ad un ingente complesso di dati trattati dalla resistente, il ricorrente ha prodotto un elenco dettagliato di oltre 2000 documenti e tipologie di documenti che lo stesso ritiene contengano dati personali che lo riguardano e di cui chiede pertanto la comunicazione;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 5 ottobre 2012 nei confronti di R.A.I. - Radiotelevisione italiana S.p.A. con il quale XY (rappresentato e difeso dall´avv. Maria Teresa Muglia), ritenendo parziale il riscontro fornito dalla società in data 13 giugno 2012 (in un incontro nel corso del quale gli è stata fornita copia di un cd-rom contenente, a suo avviso, solo una parte dei dati personali che lo riguardano che dovrebbero essere conservati dalla società), ha chiesto a questa Autorità di ordinare alla resistente, oltre alla conferma che il cd-rom consegnatogli contiene tutti i dati personali che lo stesso elenca nel ricorso (riassunti in 1232 punti dallo stesso dettagliatamente descritti), la comunicazione in forma intelligibile di quelli che non gli sarebbero stati comunicati (e contenuti in documenti che lo stesso riassume in 1016 punti), nonché la formazione di un elenco nel quale, in relazione ai singoli dati, vengano fornite indicazioni in ordine all´origine, alla logica, alle finalità e modalità del trattamento, nonché agli estremi identificativi dei responsabili del trattamento medesimo; rilevato che il ricorrente ha chiesto che le spese sostenute per il procedimento siano poste a carico della resistente;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 10 ottobre 2012 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché l´ulteriore nota del 3 dicembre 2012 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTE le note datate 29 ottobre 2012 e 5 novembre 2012 con le quali la società resistente, nel rappresentare di aver già fornito riscontro alle istanze del ricorrente in data 13 giugno 2012 mediante consegna di un "cd-rom in cui i documenti contenenti i suoi dati personali sono stati analiticamente riprodotti", ha lamentato che il ricorrente "ancora una volta, come nelle sue precedenti e numerose istanze risalenti al maggio 2000 (…) ha chiesto la consegna di interi documenti e/o atti che sono stati nella maggior parte dallo stesso direttamente formati e/o comunque prodotti (e dal medesimo dunque ben conosciuti) e, in ogni caso, allo stesso già più volte forniti in sede di riscontro a precedenti istanze di accesso ai dati personali"; rilevato che la resistente ha rappresentato che l´interessato con il presente ricorso avrebbe richiesto anche documenti in merito ai quali l´Autorità si è già espressa con una declaratoria di non luogo a provvedere (provvedimento del 19 dicembre 2008); rilevato altresì che la resistente ha inoltre rappresentato che "il ricorrente persiste (…) nel richiedere documenti che la Rai ha, più volte, precisato di non avere nella propria disponibilità in quanto non più conservati e insiste altresì, nel richiedere corrispondenza di carattere personale inviata dall´interessato a dipendenti della Rai che non è mai stata nell´effettiva e libera disponibilità di quest´ultima ed insiste ancora nel richiedere documenti non contenenti dati personali", violando in tal modo i "canoni di buona fede e correttezza";

VISTE le memorie datate 6 novembre 2012, 4 dicembre 2012 e 7 dicembre 2012 con le quali il ricorrente, nel ripercorrere le vicende relative alle proprie istanze di accesso ex art. 7 del Codice, anche con riferimento a quelle che hanno dato luogo ai precedenti ricorsi dallo stesso promossi dinanzi al Garante e decisi con provvedimenti del 21 febbraio 2001, 7 luglio 2005 e 19 dicembre 2008, ha ribadito le richieste formulate con il ricorso, rilevando che la resistente non ha fornito idoneo riscontro in ordine ai dati non oggetto di comunicazione che, a suo avviso, dovrebbero essere tuttora conservati dalla società;

VISTA la memoria datata 12 dicembre 2012 con la quale la resistente, nel  rilevare che il ricorrente contesta la "mancata trasmissione di alcuni tra gli oltre 2000 documenti risalenti a far data dal 1991, per la precisione 2077 (…) tra i quali molti già trasmessi in precedenza, alcuni in merito ai quali il Garante si è già pronunciato ravvisando che nulla dicono circa l´identità del richiedente, alcuni del tutto privi di interesse, quali ad esempio e-mail inviate dall´interessato aventi come oggetto "riparazione serratura e condizionatore", "attaccapanni", "perdita di acqua nella stanza n. 9118" o riunione delle ore 16.30 che si sarebbe tenuta cinque anni fa o altro tipo di corrispondenza mai protocollata e ufficializzata", ha affermato che gli stessi non sono più nella disponibilità dell´azienda;

VISTA la nota datata 19 dicembre 2012 con la quale il ricorrente ha ribadito le richieste formulate con  il ricorso, sottolineando come la resistente, con la sua ultima memoria del 12 dicembre 2012, pur non contestando la veridicità "dell´elenco dei documenti consegnati e di quelli non consegnati" (dallo stesso prodotto nelle memorie precedenti), "ha continuato a non produrli in riscontro, confermando di non voler spiegare e/o giustificare in alcun modo la mancata consegna dei documenti specificatamente indicati e richiesti";

RILEVATO che l´esercizio del diritto di accesso, come più volte rappresentato dal Garante anche tra le stesse parti dell´odierno procedimento in occasione di precedenti decisioni, consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del Codice, solo la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali relativi al richiedente detenuti dal titolare del trattamento e che questi deve estrarre da atti e documenti che siano attualmente conservati presso i propri archivi; rilevato che tale diritto non permette di richiedere il diretto e illimitato accesso a documenti e a intere tipologie di atti, o la creazione di documenti allo stato inesistenti negli archivi del titolare, o la loro innovativa aggregazione secondo specifiche modalità prospettate dall´interessato o, ancora, di ottenere, sempre e necessariamente, copia dei documenti detenuti, ovvero di pretendere determinate modalità di riscontro (salvo quanto previsto per la trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico: cfr. art. 10, comma 2, del Codice);

RILEVATO che, nel fornire riscontro a una richiesta di accesso formulata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice, il titolare del trattamento non è tenuto a ricercare o raccogliere presso terzi altri dati che non sono nella propria disponibilità e non sono oggetto, in alcuna forma, di un attuale trattamento (perché utilizzati originariamente ma ora non più disponibili), ovvero perché, come nel caso di dati contenuti nella corrispondenza intercorsa, in qualunque forma, tra dipendenti di un determinato datore di lavoro, non siano mai stati nell´effettiva disponibilità del titolare del trattamento, trattandosi in molti casi di mera corrispondenza occasionale, scambiata fra dipendenti e collaboratori dell´azienda, che per le sue caratteristiche (fissazione di appuntamenti, brevi note organizzative, richieste connesse allo svolgimento delle ordinarie mansioni lavorative, ecc.) non è soggetta a protocollazione e conservazione ed è quindi destinata a rapida distruzione o a rimanere confinata nella sfera di conoscenza personale dei soli destinatari;

RILEVATO inoltre che la scelta circa l´eventuale esibizione o consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti può essere effettuata dal titolare del trattamento nel caso in cui l´estrapolazione dei dati personali da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare medesimo (art. 10, comma 4, del Codice) e che comunque l´adozione di tale modalità di riscontro non comporta l´obbligo in capo al titolare di fornire copia di tutti i documenti che contengano i "medesimi" dati personali dell´interessato, quando essi siano conservati in più atti, lettere o note relative alle medesime vicende e indirizzate ad una pluralità di destinatari;

RILEVATO che la disciplina in materia di protezione dei dati personali, nel consentire che la richiesta di cui all´art. 7, commi 1 e 2, del Codice "può essere rinnovata (…) con l´intervallo non minore di novanta giorni", non legittima tuttavia un esercizio di diritto di accesso che non risponda ai principi generali di buona fede e correttezza, così come evidenziato dal Garante già nella decisione del 19 dicembre 2008;

RILEVATO che, nel caso di specie, all´ampia istanza proposta dal ricorrente che fa riferimento ai dati contenuti in documentazione dallo stesso evidentemente detenuta e conosciuta –tanto da essere elencata precisamente e dettagliatamente– il titolare del trattamento risulta aver consentito l´accesso già prima della proposizione del ricorso e, rispetto ad essa, risulta aver fornito, anche nel corso dell´istruttoria, ulteriori indicazioni atte a confermare l´avvenuta messa a disposizione del ricorrente di tutte le informazioni ancora conservate dall´azienda e a precisare (con attestazione della cui veridicità l´autore risponde ai sensi dell´art. 168 del Codice "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") che le ulteriori informazioni richieste non sono più nella disponibilità dell´azienda medesima;

RITENUTO che, alla luce di tali considerazioni, va dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice dal momento che il titolare del trattamento ha fornito un sufficiente riscontro alle istanze formulate ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice, specificando ulteriormente nel corso del procedimento quanto aveva già rappresentato a seguito dell´interpello preventivo;

RITENUTO che sussistono giusti motivi per compensare le spese tra le parti alla luce della peculiarità della vicenda e, in particolare, del fatto che a molti dati personali comunicati dalla resistente il ricorrente, per sua stessa ammissione, aveva già avuto accesso in occasione di precedenti istanze di accesso e ricorsi;
VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

b) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 10 gennaio 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia