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Conservazione di immagini acquisite attraverso un sistema di videosorveglianza - Verifica preliminare richiesta da Con.Fid s.r.l. - 6 giugno 2013 [2544109]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2544109
Data:
06/06/13
Argomenti:
Videosorveglianza , Conservazione di dati , Videosorveglianza aziende
Tipologia:
Verifica preliminare

[doc. web n. 2544109]

Conservazione di immagini acquisite attraverso un sistema di videosorveglianza - Verifica preliminare richietsa da Con.Fid s.r.l. - 6 giugno 2013

Registro dei provvedimenti
n. 278 del 6 giugno 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Con.Fid s.r.l. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 27 aprile 2012, Con.Fid s.r.l., in ossequio a quanto prescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza istallato all´interno del capannone-magazzino ubicato in Bolzano, in via Toni Ebner n. 20, preso la sede della filiale SDA Express Courier di Bolzano.

Con.Fid s.r.l., in primo luogo, ha dichiarato di operare nel settore dei trasporti e di svolgere in tutta la provincia di Bolzano attività di smistamento, distribuzione, consegna e ritiro pacchi e corrispondenza per conto di SDA Express Courier e di UPS-United Parcel Service, società di trasporto facenti parte dell´Associazione Corrieri Aerei Internazionali.

Inoltre, al fine di chiarire le reali condizioni di svolgimento dell´attività produttiva all´interno dell´azienda, la società ha illustrato le diverse fasi in cui essa quotidianamente si articola e le relative modalità di espletamento. In proposito, è stato riferito che, nel corso della prima fase, che va dalle ore 05.00 alle 11.00, il personale, una volta scaricate le circa 5000 spedizioni giornaliere provenienti dai centri di smistamento della SDA Express Courier (segnatamente, di Bologna e di Milano) e di UPS, inizialmente provvede a pesare, fotografare ed etichettare i colli per poterli "tracciare"; successivamente, gli stessi vengono trasferiti su altri furgoni di proprietà di "vari padroncini", che provvedono alla loro consegna nell´ambito della provincia. Dalle ore 16.00 alle 20.00, invece, si procede al carico delle spedizioni ritirate dai corrieri presso i clienti (nell´ordine di circa 1000-1200), al loro tracciamento e al loro trasferimento presso gli HUB di Milano e Bologna.

Per lo svolgimento dell´attività di smistamento dei colli all´interno del magazzino, Con.Fid s.r.l. ha dichiarato di avvalersi anche dei servizi della Cooperativa A&R Service, che effettua attività di facchinaggio.

Per ciò che riguarda, in particolare, l´attività di videosorveglianza espletata all´interno del magazzino, volta a monitorare la merce e i suoi vari spostamenti dal momento dell´ingresso nella struttura sino a quello della sua fuoriuscita, la società ha dichiarato che essa, attualmente, sarebbe "insufficiente", in quanto i ridotti tempi di conservazione delle immagini registrate dall´impianto, limitati a sole 24 ore (come autorizzati dall´Ufficio Tutele sociale del Lavoro di Bolzano ai sensi dell´art. 4, comma 2 della legge 300/1970), non renderebbero possibile effettuare una concreta verifica riguardo a possibili "ammanchi" di merci o ad eventuali danneggiamenti dei colli.

Pertanto, stante l´esigenza di rafforzare il livello di sicurezza delle merci custodite e, al contempo, di rispondere alle richieste in tal senso provenienti da SDA Express Courier e Ups-United Parcel Service -che, imponendo "una tempistica specifica per la consegna della merce", di fatto rendono necessario "implementare stringenti misure di sicurezza lungo tutta la filiera al fine di garantire la celerità del servizio" e l´integrità delle spedizioni (cfr. nota del 6/11/2012)-, la società ha ritenuto di presentare l´odierna richiesta di autorizzazione per poter conservare le immagini per 30 giorni.

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza di cui la Società già si avvale è parte di un più ampio apparato di sicurezza implementato a protezione del magazzino, il quale risulta provvisto anche di un allarme antintrusione -dotato di sensori di movimento in corrispondenza di porte, finestre, corridoi e lucernai- che viene attivato nei soli periodi di riposo lavorativo.

L´impianto si compone di 24 telecamere, di cui 9 situate esternamente e aventi un angolo di visuale orientato, rispettivamente, verso la "ribalta esterna" ("dove vengono scaricati i camion in arrivo e caricati quelli in partenza"), lungo il marciapiede (dove vengono caricati i furgoni dei corrieri) e verso il "cancello di entrata nel piazzale". Le altre, invece, sono dislocate all´interno del magazzino e, in particolare, "sopra i nastri trasportatori" […], "all´interno dello spazio adibito alla lavorazione dei pacchi", sopra "l´area adibita alla sosta dei pacchi, dopo la lavorazione" e nella zona impegnata per la distribuzione della merce ai corrieri di zona; infine, una telecamera è posizionata anche nel corridoio che collega "il luogo di carico/scarico con il magazzino" (cfr. nota del 27/04/2012, nonché la piantina allegata alla nota del 6/11/2012).

La società ha dichiarato che l´impianto è impostato per registrare in modo continuo solamente "durante gli orari di movimentazione della merce" (e cioè dalle 04.00 alle 11.00 e dalle 16.00 alle 20.00), mentre negli altri momenti della giornata –tra cui la notte- le telecamere restano in modalità "stand by", a meno che non si verifichi un "tentativo di intrusione per furto", nel qual caso è previsto l´azionamento dell´allarme e la contestuale attivazione di tutte le telecamere per acquisire elementi "utili alla ricostruzione del fatto".

Le immagini, attualmente conservate solo per 24 ore (a meno di proroghe dovute a festività), sono registrate su un server collocato, insieme al monitor, in un locale chiuso a chiave, al quale possono accedere solo le persone autorizzate alla loro visione in qualità di "responsabili" e "incaricati" del trattamento dei dati.

Circa gli incaricati del trattamento, la società ha riferito che essi possono accedere alle registrazioni solo "per il tempo strettamente necessario al controllo di eventuali immagini legate a problematiche derivate dalla lavorazione della merce o per verificare il corretto funzionamento dell´impianto" (cfr. nota del 6 novembre 2012.), escludendo esplicitamente -così come previsto anche nell´autorizzazione rilasciata dall´Ufficio Tutela sociale del lavoro di Bolzano- qualsiasi possibilità di utilizzare il sistema per controllare a distanza l´attività lavorativa dei dipendenti (cfr. nota del 27 aprile 2012).

Inoltre, è stato altresì prodotto un apposito accordo sindacale datato 14 febbraio 2012, dal quale emerge che, a meno di richieste provenienti dall´Autorità giudiziaria o dalle Forze dell´ordine, ogni utilizzazione delle immagini deve essere comunicata ai rappresentanti dei lavoratori, ai quali spetta la possibilità di "effettuare verifiche sulla corretta applicazione dello stesso" accordo.

Riguardo, invece, alla cooperativa A&R Service, la società ha dichiarato che la stessa, che non ha alcun accesso alle immagini del sistema di videosorveglianza, ha già "assicurato ai propri lavoratori il rispetto delle previsioni dell´art. 4 comma 2 della legge 300/1970".

Infine, dopo aver prodotto copia dell´atto di nomina a "responsabile" del trattamento della Sol Invictus s.r.l. (cfr. e-mail del 29 aprile 2013), quale delegata alla manutenzione del sistema di videosorveglianza, la Società ha affermato di aver assolto all´obbligo di rendere l´informativa apponendo dei cartelli sia all´interno che all´esterno del magazzino (cfr. nota del 27 aprile 2012).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiare attività svolta da Con.Fid s.r.l che, pur essendo per lo più esercitata presso il magazzino, comunque attiene al settore del trasporto aereo, il quale è notoriamente soggetto a stringenti norme europee ed internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo tutta "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell´UE: principali risultati e sfide future", pag. 7).

La stessa Autorità garante, del resto, nell´ambito della sua attività di esame e definizione di alcune richieste di verifica preliminare provenienti da tale specifico settore, ha avuto modo di appurare quanto le norme internazionali e comunitarie, prima ancora di quelle poste a livello nazionale, richiedano un alto livello di sicurezza nello svolgimento delle varie fasi in cui si articola l´attività di trasporto aereo, anche attraverso l´assunzione di impegni volti a sviluppare standard internazionali per garantire la sicurezza nella catena logistica e, al contempo, a facilitare il commercio (cfr. Provvedimento del 10 novembre 2011, doc. web n. 1877751; Provvedimento del 21 dicembre 2011, doc. web n. 1878871; Provvedimento del 7 febbraio 2013 doc. web n. 2305006).

Ciò premesso, l´odierna richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Con.Fid s.r.l. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimento dell´attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero di poter risalire tempestivamente all´identificazione di eventuali pacchi mancanti o rispetto ai quali siano state accertate eventuali anomalie al momento della consegna.

Infatti, la società ha riferito che, in molti casi, la "irregolarità del pacco", giunto al magazzino apparentemente integro, non sarebbe immediatamente rilevabile, ma solo al momento della sua apertura ad opera del destinatario, con conseguente apprensione dell´evento da parte dell´azienda solo a distanza di tempo; e ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", l´interessato ha la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione. Inoltre la società, nel dare contezza di una serie di episodi denunziati dalle "parti offese" agli Uffici di Polizia postale di Bolzano, ha precisato che in più di un´occasione, tra la data di spedizione del pacco dalla sede di Con.Fid s.r.l. e quella di segnalazione dell´evento alle Forze di polizia, sarebbe intercorso un lasso temporale di gran lunga superiore ai sette giorni, con conseguente impossibilità, in mancanza di immagini videoregistrate, di supportare le indagini intraprese dall´Autorità giudiziaria, della cui esistenza, peraltro, la società viene spesso notiziata in ritardo.

A causa di ciò, la società ha dichiarato di essersi trovata in numerosi casi –anche in ragione di un obbligo di manleva contrattualmente assunto con SDA- in condizione di dover sostenere i costi derivanti da richieste di risarcimento avanzate dai clienti per danni alle merci verificatisi "anche a titolo di colpa e/o comunque" nella "zona di competenza della Ditta", senza avere alcuna possibilità di verificare l´accaduto.

In secondo luogo, Con.Fid s.r.l. ha affermato che l´esigenza di allungamento della conservazione delle immagini deriverebbe anche dalla necessità di rispondere alle istanze provenienti dagli stessi vettori (SDA e UPS) che, imponendo "una tempistica specifica per la consegna della merce, di fatti impongono l´adozione di "stringenti misure di sicurezza lungo tutta la filiera al fine di garantire la celerità del servizio" e l´integrità delle spedizioni (cfr. nota del 6/11/2012).

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In primo luogo, in tal senso depone la peculiarità delle modalità di espletamento dell´attività produttiva e, segnatamente, i tempi mediamente necessari per accertare eventuali mancate consegne di merce o l´esistenza di possibili alterazioni dell´integrità dei colli, che, come dichiarato dalla stessa società (che al riguardo ha assunto ogni responsabilità ai sensi dell´art. 168 del Codice), nella maggioranza dei casi si estendono sino ad alcune settimane, con conseguente impossibilità per la stessa, in ragione dell´attuale conservazione delle immagini limitata a sole 24 ore, di poter verificare l´accaduto e, quindi, di accertare a chi vada effettivamente ascritta la relativa responsabilità.

Inoltre, non possono essere disconosciute le particolari esigenze di sicurezza connesse allo specifico settore del trasporto aereo delle merci, a più riprese richiamate da norme poste anche a livello internazionale.

In proposito, va rilevato che il ruolo di "Agente regolamentato", già acquisito da UPS e in via di formalizzazione in capo a SDA, obbliga il vettore a garantire l´effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci (Regolamento (CE) n. 300/2008), nonché ad assicurare che i locali dove vengono depositati i "colli" prima del loro invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire interferenze illecite, in alcuni casi, anche legate ad atti di terrorismo internazionale (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 ENAC - Comitato Interministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degli aeroporti del 12 novembre 2007).

Tali esigenze di sicurezza, pertanto, debbono ritenersi ravvisabili anche in relazione all´attività di trasporto, smistamento, deposito e custodia delle merci commissionata dai predetti vettori ad altri soggetti, soprattutto in vista del loro successivo trasferimento pressi gli HUB aeroportuali.

Ne consegue che questa Autorità, anche alla luce delle illustrate  modalità di funzionamento dell´impianto di videosorveglianza, volto a tutelare il patrimonio aziendale e la sicurezza delle merci, ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

L´accesso alle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Resta inteso che le modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 30 giorni delle immagini registrate da Con.Fid s.r.l mediante l´impianto di videosorveglianza attualmente in uso presso il magazzino ubicato in Bolzano, Via Toni Ebner n. 20, al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili; tali modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970.

L´accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Roma, 6 giugno 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califan
o

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia